Mikä on Microsoft Office System? |  |
|
Kaikki Office 2003:een sisältyvät ohjelmat sekä jotkin suuret, yritysten tarpeisiin mukautetut ohjelmat, kuten Exchange Server, muodostavat yhdessä Microsoft Office Systemin (aiemmin Office-perhe). Nimitys System korvaa perheen, koska ohjelmat toimivat nyt integroituna järjestelmänä entistäkin tehokkaammin. Office Systemiin kuuluva Office 2003 sisältää tekstinkäsittelyohjelma Microsoft Wordin, laskentataulukko-ohjelma Microsoft Excelin, sähköpostiohjelma Microsoft Outlookin ja esitysgrafiikkaohjelma Microsoft PowerPointin uusimmat versiot. Lisäksi mukana on uusi ohjelma nimeltä Microsoft Office OneNote 2003, joka toimii digitaalisena muistiona.
Office System tukee XML:ää | |
|
Yksi tärkeimmistä uusista ominaisuuksista on Office Systemin sisältämä XML:n tuki. Tarkoituksena on helpottaa tietojen jakamista Office-ohjelmien ja muiden ohjelmien, kuten liiketoimintajärjestelmien, välillä. Esimerkiksi Word 2003:ssa laaditut asiakirjat on nyt mahdollista tallentaa XML-muodossa.
Helppokäyttöinen käyttöliittymä | |
|
Kaikissa Office 2003 -ohjelmissa on samanlainen käyttöliittymä, joten uusien ominaisuuksien oppiminen on yhtä helppoa kaikissa ohjelmissa. Kaikissa Office-ohjelmissa on myös uusia tehtäväruutuja, esimerkiksi Aloittaminen-tehtäväruutu, joka avautuu automaattisesti uuden Office-ohjelman ensimmäisellä käynnistyskerralla. Lisäksi Word 2003:n ja Outlook 2003:n parannetut lukuasettelut helpottavat tekstin lukua suoraan näytöstä.
Aiemmista versioista tuttu käyttöliittymä
Officen uusi käyttöliittymä pohjautuu pitkälti aiempien versioiden ulkoasuun ja toimintoihin, joten uusien Office 2003 -ohjelmien käytön oppiminen on nopeaa ja helppoa.
Tärkeiden tietojen suojaaminen | |
|
Office 2003:n avulla voit suojata sähköpostiviestiesi ja asiakirjojesi tiedot. Asiakirjasuojaus on Office 2003:n uusi ominaisuus, joka pohjautuu Officen aiempaan asiakirjojen salasana- tai käyttäjätietosuojaukseen. Nyt voit myös suojata tiettyjä asiakirjojen osia sekä myöntää haluamillesi henkilöille käyttöoikeuksia.
Uuden Suojaa asiakirja -tehtäväruudun avulla voit suojata Office 2003 -asiakirjoja ja sähköpostiviestejä, jotka sijaitsevat eri tasoilla, esimerkiksi käyttäjä- tai ryhmätasolla. Kullekin käyttäjälle tai ryhmälle voidaan myöntää tietyt käyttöoikeudet, esimerkiksi Lukija (voi vain lukea tekstiä), Tarkistaja (voi lukea tekstiä ja kirjoittaa siihen huomautuksia) tai Muokkaaja (voi myös muokata tekstiä). Lisäksi voit määrittää, että tiettyjä asiakirjan tai sähköpostiviestin osia voivat muokata vain tietyt henkilöt.
Voit avata Suojaa asiakirja -tehtäväruudun seuraavasti:
- Valitse Näytä-valikko.
- Valitse Tehtäväruutu.
- Napsauta tehtäväruudun yläosassa olevaa nuolta.
- Valitse näkyviin tulevasta valikosta Suojaa asiakirja.
- Suojaa asiakirja -tehtäväruutu avautuu.
- Määritä haluamasi asiakirjojen suojausasetukset noudattamalla ohjeita.
Mainosten ja roskapostin välttäminen | |
|
Sinunkin sähköpostiisi tulee varmasti ei-toivottua postia eli roskapostia. Mainoksilta ja muilta ei-toivotuilta viesteiltä on vaikea suojautua, mutta Microsoft Outlook 2003:n uusien ominaisuuksien avulla se on huomattavasti aiempaa helpompaa.
Roskapostin suodattaminen Outlook 2003:ssa
Outlook 2003:n uuden roskapostisuodattimen avulla päivittäin saapuvasta roskapostista voidaan suodattaa pois huomattava osa. Roskapostisuodatin päättää usean eri ehdon perusteella, käsitelläänkö viestiä roskapostina. Näitä ehtoja ovat esimerkiksi lähetysajankohta ja viestin sisältö. Suodatin ei estä tietyiltä lähettäjiltä saapuvaa tai tietyntyyppistä postia. Se, onko viesti roskapostiviesti, määräytyy viestin sisällön ja rakenteen perusteella. Kaikki suodattimen roskapostiksi määrittämät viestit ohjataan Roskaposti-kansioon, mistä ne voidaan noutaa ja lukea myöhemmin.
Muut roskapostisuodattimen asetukset
Voit mukauttaa roskapostisuodattimen asetuksia. Voit esimerkiksi lisätä sähköpostiosoitteita luotettavien lähettäjien luetteloon, jos haluat, että heiltä saapuvaa postia ei koskaan käsitellä roskapostina. Toimi seuraavasti:
- Napsauta sähköpostiviestiä hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse Roskaposti.
- Valitse Luotettavat lähettäjät -luettelosta Lisää lähettäjä.
- Valitse OK.
Voit myös estää viestien saapumisen tietyistä sähköpostiosoitteista tai tietyiltä toimialueilta lisäämällä sähköpostiosoitteen tai toimialueen Estetyt lähettäjät -luetteloon. Toimi seuraavasti:
- Napsauta sähköpostiviestiä hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse Roskaposti.
- Valitse Estetyt lähettäjät -luettelosta Lisää lähettäjä.
- Valitse OK.
Office Systemin uudet ohjelmat | |
|
Office 2003:n perustana ovat tutut ohjelmat, kuten Outlook, Word ja Excel, mutta niiden lisäksi se sisältää nyt kaksi uutta ohjelmaa, joista on hyötyä monenlaisissa päivittäisissä toimissa: Microsoft Office InfoPath 2003:n ja Microsoft Office OneNote 2003:n.
Microsoft Office OneNote 2003
OneNote 2003 toimii digitaalisena muistiona, jonka avulla voit tehdä muistiinpanoja nopeasti käyttäessäsi tietokonettasi. Lisäksi ohjelma auttaa pitämään muistiinpanot järjestyksessä.
Microsoft Office InfoPath 2003
InfoPath 2003:n avulla voit luoda kehittyneitä lomakkeita, jotka keräävät tietoja automaattisesti ja lataavat ne sitten erilaisiin järjestelmiin, esimerkiksi joihinkin yritysjärjestelmiin. Lyhyesti ilmaistuna InfoPath 2003 kerää erilaisia tärkeitä tietoja yhteen paikkaan, mistä ne ovat nopeasti noudettavissa tarvittaessa.
