Outlookin kalenterin käyttäminen |  |
|
Outlookin kalenterin avulla voit suunnitella kokouksia ja muita toimia ja laatia niiden aikataulut. Lisäksi voit muistuttaa itseäsi kokousten alkamisajankohdista Outlookin muistutusten avulla. Koska kalenteri on osa Outlookia, siinä on käytettävissä kaikki samat toiminnot kuin sähköpostia ja yhteystietoja käsiteltäessä.
Kokouksen lisääminen kalenteriin
Voit lisätä kokouksen kalenteriin seuraavasti:
- Napsauta haluamaasi päivämäärää kalenterissa.
- Merkitse kokouksen alkamisajankohta.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella alkamisajankohdan kohdalla ja valitse näkyviin tulevasta valikosta, mitä haluat tehdä. Voit valita esimerkiksi Uusi tapaaminen.
- Näkyviin tulee ikkuna, jossa voit täyttää haluamiesi kenttien tiedot.
- Valitse Tallenna ja sulje.
Jos valitset Uusi kokouspyyntö, edellä mainittujen kenttien lisäksi tulee määrittää niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka aiot kutsua kokoukseen. Kokouspyyntö lähetetään kyseisille henkilöille sähköpostitse, ja he voivat hyväksyä tai hylätä pyynnön tai ehdottaa kokoukselle eri ajankohtaa.
Sähköpostiviestien etsiminen | |
|
Saapuneet-kansion ja muiden kansioiden sisältämien viestien määrä kasvaa yleensä nopeasti. Outlookin etsintätoimintojen avulla voit etsiä sähköpostiviestiesi joukosta tarvitsemiasi viestejä.
Kun teet perushaun, Outlook etsii viestien sisällöstä sanaa tai sanoja, jotka määrität. Toimi seuraavasti:
- Napsauta työkalurivillä olevaa Etsi-painiketta tai valitse Työkalut-valikosta Etsi.
- Etsi-ikkuna tulee näyttöön työkalurivin alapuolelle.
- Kirjoita etsittävä sana tai lause ja valitse, mistä kansiosta haluat etsiä.
- Valitse Etsi.
Erikoishaussa voit määrittää tarkempia hakuehtoja kuin perushaussa. Voit esimerkiksi etsiä kaikki tietyn lähettäjän vain sinulle lähettämät viestit tai kaikki liitetiedostoja sisältävät viestit. Toimi seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Erikoishaku.
- Määritä hakuehdot.
- Valitse Etsi.
Osoitetarrojen luominen yhteystiedoille | |
|
Voit luoda postitse lähetettäviin kirjeisiin osoitetarroja hyödyntämällä Outlookin yhteystietoihin tallentamiasi tietoja. Word 2002:n yhdistämistoiminnon avulla voit kerätä tarvitsemasi tiedot Outlookin yhteystiedoista ja tulostaa ne osoitetarroiksi.
Osoitetarrojen tulostaminen
Voit tulostaa osoitetarroja seuraavasti:
- Käynnistä Word 2002.
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Kirjeet ja postitus.
- Valitse Ohjattu yhdistäminen.
- Näyttöön tulee yhdistämisen tehtäväruutu. Valitse käsiteltävän asiakirjan laji, tässä tapauksessa Osoitetarrat.
- Valitse Seuraava: Aloitusasiakirja.
- Napsauta Osoitetarra-asetukset-kohtaa ja valitse tarrojen muoto.
- Valitse OK ja valitse sitten Seuraava: Valitse vastaanottajat.
- Valitse Valitse vastaanottajat -kohdasta Valitse Outlook-yhteystiedoista -valintanappi.
- Napsauta Valitse Yhteystiedot-kansio -kohtaa.
- Valitse haluamasi kansio ja valitse sitten OK.
- Valitse näyttöön tulevasta Yhdistämisen vastaanottajat -ikkunasta yhteystiedot, joita varten haluat tulostaa tarrat.
- Valitse OK ja valitse sitten Seuraava: Asettele osoitetarrat.
- Napsauta Lisää kohteita -kohtaa.
- Valitse Yhdistämiskentän lisääminen -ikkunassa kentät, jotka haluat tarroihin, esimerkiksi etunimi ja sukunimi.
- Valitse kenttä kerrallaan ja valitse sitten Lisää.
- Valitse Sulje, kun olet valmis.
- Järjestä kentät haluamaasi järjestykseen. Voit tehdä tämän suoraan asiakirjassa lisäämällä välilyöntejä ja rivinvaihtoja haluamiisi kohtiin.
- Valitse ensin Päivitä kaikki osoitetarrat ja tarkista sitten tulokset valitsemalla Seuraava: Esikatsele osoitetarroja.
- Valitse Seuraava: Suorita loppuun ja tulosta osoitetarrat.
Outlookin kalenterin avulla voit suunnitella kokouksia ja muita toimia ja laatia niiden aikataulut. Tässä osassa on lisätietoja Outlookin kalenterista ja sen käyttötavoista.
