Ilmoituksen saaminen uudesta sähköpostista |  |
|
Kun odotat erittäin tärkeitä tietoja, haluat varmasti tietää, milloin sinulle tulee uusia sähköpostiviestejä. Kun Outlookin Saapuneet-kansioosi saapuu uusi viesti, työpöydällä näkyy oletusarvoisesti ilmoitus riippumatta siitä, mitä ohjelmaa parhaillaan käytät.
Ilmoitusvalintaikkunan näyttäminen uusien sähköpostiviestien saapuessa
Jos Outlook-toiminto, joka näyttää ilmoitusvalintaikkunan uusien sähköpostiviestien saapuessa, ei ole käytössä, voit ottaa sen käyttöön seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Asetukset-välilehdestä Sähköpostin asetukset.
- Valitse Näytä ilmoitus, kun uusi viesti saapuu.
- Valitse OK.
Muut uuden sähköpostin ilmoitusasetukset
Voit myös valita, että tehtäväpalkissa näytetään kirjekuorikuvake, äänimerkki kuuluu tai hiiriosoitin muuttuu, kun uutta sähköpostia saapuu. Toimi seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Sähköpostiasetukset.
- Valitse Sähköpostin lisäasetukset.
- Valitse Uusien viestien saapuessa Saapuneet-kansioon -kohdan Näytä uuden postin työpöytäilmoitus (vain Saapuneet-oletuskansio) -valintaruutu.
- Valitsemalla Esikatselu näet, miltä viesti näyttää.
- Valitse OK.
Voit määrittää ilmoituksen näkymiskeston ja ulkoasun seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Sähköpostiasetukset.
- Valitse Sähköpostin lisäasetukset.
- Valitse Työpöytäilmoituksen asetukset.
- Valitse haluamasi asetukset.
- Valitse OK.
Muut uuden sähköpostin ilmoitusasetukset
Voit myös valita, että tehtäväpalkissa näytetään kirjekuorikuvake, äänimerkki kuuluu tai hiiriosoitin muuttuu, kun uutta sähköpostia saapuu. Toimi seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Sähköpostiasetukset.
- Valitse Sähköpostin lisäasetukset.
- Valitse Uusien viestien saapuessa Saapuneet-kansioon -kohdasta Anna äänimerkki tai Muuta hiiriosoitinta hetkeksi.
- Valitse OK.
Mainosten ja roskapostin välttäminen | |
|
Sinunkin sähköpostiisi tulee varmasti ei-toivottua postia eli roskapostia. Mainoksilta ja muulta ei-toivotulta postilta on vaikea suojautua täysin, mutta Microsoft Outlook 2003:n uuden roskapostisuodattimen avulla voit lieventää ongelmaa huomattavasti.
Roskapostin suodattaminen Outlook 2003:ssa
Roskapostisuodatin päättää usean eri ehdon perusteella, käsitelläänkö viestiä roskapostina. Näitä ehtoja ovat esimerkiksi lähetysajankohta ja viestin sisältö. Suodatin ei estä tietyiltä lähettäjiltä saapuvaa tai tietyntyyppistä postia. Se, onko viesti roskapostiviesti, määräytyy viestin sisällön ja rakenteen perusteella. Kaikki suodattimen roskapostiksi määrittämät viestit ohjataan Roskaposti-kansioon, mistä ne voidaan noutaa ja lukea myöhemmin.
Muut roskapostisuodattimen asetukset
Voit mukauttaa roskapostisuodattimen asetuksia. Voit esimerkiksi lisätä sähköpostiosoitteita luotettavien lähettäjien luetteloon, jos haluat, että heiltä saapuvaa postia ei koskaan käsitellä roskapostina. Voit myös estää viestien saapumisen tietyistä sähköpostiosoitteista tai tietyiltä toimialueilta lisäämällä sähköpostiosoitteen tai toimialueen Estetyt lähettäjät -luetteloon. Toimi seuraavasti:
- Napsauta sähköpostiviestiä hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse Roskaposti.
- Valitse Lisää lähettäjä Luotettavat lähettäjät -luettelossa tai Estetyt lähettäjät -luettelossa.
Viestien muodot | |
|
Outlookissa voit valita, missä muodossa haluat kirjoittaa sähköpostiviestisi. Voit muuttaa viestien muotoa seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Sähköpostin muoto -välilehti.
- Viestin muoto -kohdassa on avattava luettelo, josta voit valita haluamasi muodon. Voit valita jonkin seuraavista muodoista: HTML, RTF ja Vain teksti.
- Valitse Käytä.
- Valitse OK.
HTML-muoto mahdollistaa eniten muotoiluja, ja useimmat sähköpostiohjelmat tukevat sitä. Jos käytät HTML:ää, voit lisätä sähköpostiviesteihin myös kuvia. Voit lisätä kuvan seuraavasti:
- Avaa uusi sähköpostiviesti.
- Valitse Lisää-valikko.
- Valitse Kuva.
- Valitse ClipArt tai Tiedostosta.
- Etsi haluamasi kuva näkyviin tulevassa Lisää kuva -valintaikkunassa.
- Valitse Lisää.
Sanoista Rich Text Format tuleva RTF-muoto on erityinen Microsoft-muoto, joka mahdollistaa tietyt muotoilut. Kaikki sähköpostiohjelmat eivät tue tätä muotoa, joten sitä on viisainta käyttää ainoastaan sisäisesti yrityksissä, joissa on käytössä Exchange Server -sähköpostipalvelin.
Muotoilematon teksti viestin muotona
Muotoilematon teksti ei mahdollista mitään muotoiluja, mutta kaikki sähköpostiohjelmat pystyvät lukemaan sitä.
Tulevan sähköpostin lajitteleminen | |
|
Outlookissa voit valita, missä muodossa haluat kirjoittaa sähköpostiviestisi. Voit muuttaa viestien muotoa seuraavasti:
Sähköpostin hallinta sääntöjen avulla
Voit luoda säännön seuraavasti:
- Valitse siirtymisikkunassa Sähköposti. (Vaihtoehtoisesti voit valita Työkalut-valikosta Säännöt ja ilmoitukset.)
- Jos sinulla on useampi kuin yksi tili, valitse Toteuta muutokset tässä kansiossa -luettelosta se Saapuneet-kansio, johon haluat tehdä muutoksia.
- Valitse Uusi sääntö.
- Valitse Aloita tyhjästä säännöstä ja valitse Seuraava.
- Valitse Valitse, milloin viestit tarkistetaan -kohdasta Tarkista viestit niiden saapuessa tai Tarkista viestit niiden lähettämisen jälkeen ja valitse Seuraava.
- Valitse Seuraava ja noudata ohjatun sääntöjen luomisen ohjeita.
- Kun olet suorittanut kaikki vaiheet, valitse Valmis.
Liitetiedostojen parannettu suojaus | |
|
Liitetiedostojen välityksellä leviävien virustartuntojen välttämiseksi tietyntyyppisten, ei-turvallisiksi luokiteltujen tiedostojen vastaanottaminen on estetty Outlookissa. Tällaisia tiedostotyyppejä on esimerkiksi seuraavat: *.exe, *.bat, *.ins, *.inf, *.mdb, *.msi ja *.com.
Estetyistä tiedostotyypeistä on lisätietoja Outlookin ohjeen kohdassa Suojaus ja salaus. Voit lukea ohjetta valitsemalla Ohje-valikon ja valitsemalla Microsoft Office Outlook Ohje.
