Outlookin kalenterin käyttäminen |  |
|
Outlookin kalenterin avulla voit suunnitella kokouksia ja muita toimia ja laatia niiden aikataulut. Lisäksi voit muistuttaa itseäsi kokousten alkamisajankohdista Outlookin muistutusten avulla. Koska kalenteri on osa Outlookia, siinä on käytettävissä kaikki samat toiminnot kuin sähköpostia ja yhteystietoja käsiteltäessä.
Kokouksen lisääminen kalenteriin
Voit lisätä kokouksen kalenteriin seuraavasti:
- Napsauta haluamaasi päivämäärää kalenterissa.
- Merkitse kokouksen alkamisajankohta.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella alkamisajankohdan kohdalla ja valitse näkyviin tulevasta valikosta, mitä haluat tehdä. Voit valita esimerkiksi Uusi tapaaminen.
- Näkyviin tulee ikkuna, jossa voit täyttää haluamiesi kenttien tiedot.
- Valitse Tallenna ja sulje.
Jos valitset Uusi kokouspyyntö, edellä mainittujen kenttien lisäksi tulee määrittää niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, jotka aiot kutsua kokoukseen. Kokouspyyntö lähetetään kyseisille henkilöille sähköpostitse, ja he voivat hyväksyä tai hylätä pyynnön tai ehdottaa kokoukselle eri ajankohtaa.
Sähköpostin käsittely Outlookin avulla | |
|
Outlook 2003 helpottaa ajanhallintaa sekä nopeuttaa sähköpostiviestien järjestämistä ja hallintaa.
Tärkeiden tietojen löytäminen nopeasti
Jos sinun pitäisi vastata sähköpostiviestiin, mutta et juuri nyt ehdi, voit merkitä viestin pikalipulla napsauttamalla viestin vieressä näkyvää lippukuvaketta. Eriväristen lippujen avulla voit järjestää viestisi haluamallasi tavalla. Merkitty seurattavaksi -kansio sisältää ajan tasalla olevan luettelon kaikista Saapuneet-kansion kansioiden sisältämistä pikalipuilla merkityistä viesteistä.
Voit merkitä viestin tärkeäksi seuraavasti:
- Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse näkyviin tulevasta valikosta Seuranta.
- Valitse haluamasi asetus, esimerkiksi Punainen lippu tai Sininen lippu.
- Tässä valikossa voit myös poistaa liput viesteistä, jotka eivät enää ole tärkeitä, valitsemalla Lisää valmistumismerkintä.
Saapuneet-kansion pitäminen järjestyksessä
Outlook 2003:ssa on useita toimintoja, joiden avulla voit järjestää suuria määriä sähköpostiviestejä. Voit esimerkiksi säästää aikaa järjestämällä viestit keskusteluketjuiksi. Voit ryhmitellä viestit aiheen mukaan, jolloin viestejä on helppo silmäillä nopeasti. Kokonaisen ketjun voi myös poistaa helposti.
Voit näyttää sähköpostiviestit keskusteluketjuna seuraavasti:
- Valitse Näytä-valikko.
- Valitse Lajittelujärjestys.
- Valitse Keskustelu.
Sähköpostiviestien etsiminen | |
|
Saapuneet-kansion ja muiden kansioiden sisältämien viestien määrä kasvaa yleensä nopeasti. Outlookin etsintätoimintojen avulla voit etsiä sähköpostiviestiesi joukosta tarvitsemiasi viestejä.
Kun teet perushaun, Outlook etsii viestien sisällöstä sanaa tai sanoja, jotka määrität. Toimi seuraavasti:
- Napsauta työkalurivillä olevaa Etsi-painiketta tai valitse Työkalut-valikosta Etsi.
- Etsi-ikkuna tulee näyttöön työkalurivin alapuolelle.
- Kirjoita hakusana tai -sanat.
- Valitse, mihin kansioon tai kansioihin haluat kohdistaa haun.
- Valitse Etsi.
Erikoishaussa voit määrittää tarkempia hakuehtoja kuin perushaussa. Voit esimerkiksi etsiä kaikki tietyn lähettäjän vain sinulle lähettämät viestit tai kaikki liitetiedostoja sisältävät viestit. Toimi seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Etsi.
- Valitse Erikoishaku.
- Määritä hakuehdot.
- Valitse Etsi.
Microsoft Outlook 2003:n muistilaput | |
|
Outlook 2003:n muistilapputoiminto on perinteisten paperimuistilappujen sähköinen vastine. Toiminnon avulla voit kirjoittaa muistiin kysymyksiä, ideoita, muistutuksia ja muita tietoja, joita muuten kirjoittaisit paperille.
Voit luoda muistilappuja Outlookissa seuraavasti:
- Valitse Tiedosto-valikko.
- Valitse Uusi.
- Valitse Muistilappu.
- Kirjoita muistilapun teksti.
- Sulje muistilappu valitsemalla Sulje.
Voit halutessasi jättää muistilaput näkyviin näyttöön työskentelyn ajaksi. Kun teet muutoksia muistilappuihin, muutokset tallennetaan automaattisesti. Muistilaput tallennetaan Muistilaput-kansioon, joten voit tarvittaessa etsiä vanhoja muistilappuja sieltä.
Osoitetarrojen luominen yhteystiedoille | |
|
Voit luoda postitse lähetettäviin kirjeisiin osoitetarroja hyödyntämällä Outlookin yhteystietoihin tallentamiasi tietoja. Word 2003:n yhdistämistoiminnon avulla voit kerätä tarvitsemasi tiedot Outlookin yhteystiedoista ja tulostaa ne osoitetarroiksi.
Osoitetarrojen tulostaminen
Voit tulostaa osoitetarroja seuraavasti:
- Käynnistä Word 2003.
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Kirjeet ja postitus.
- Valitse Kirjekuoret ja osoitetarrat.
- Valitse Osoitetarrat-välilehti.
- Jos haluat liittää mukaan palautusosoitteen, valitse Käytä palautusosoitetta.
- Muuta tarvittaessa osoitetta.
- Jos haluat tulostaa vain yhden osoitetarran, valitse Tulosta-kohdassa Yksittäinen tarra.
- Kirjoita tai valitse tulostettavan tarran tarra-arkin rivi- ja sarakenumerot.
- Jos haluat tulostaa samat tiedot kokonaiselle tarra-arkille, valitse Koko sivu samaa tarraa.
- Jos haluat valita tarrojen lajin, paperinsyötön tai muita asetuksia, valitse Asetukset.
- Määritä haluamasi asetukset.
- Valitse OK.
- Valitse Tulosta.
