Tulevan sähköpostin lajitteleminen |  |
|
Jos saat paljon sähköpostia, voit lajitella viestejä entistä tehokkaammin Outlook Expressin ohjatun sääntöjen luomisen avulla.
Ohjatun toiminnon avulla voit päättää, kuinka tulevaa sähköpostia käsitellään. Voit esimerkiksi päättää, että tietyn lähettäjän kaikki viestit tai viestit, joiden otsikossa on tiettyjä sanoja, ohjataan ennalta määritettyyn kansioon. Ohjatun sääntöjen luomisen avulla ohjelman voi myös määrittää poistamaan viestejä automaattisesti niiden saapuessa.
Sääntöjen luominen Outlook Expressissä
Voit luoda sähköpostisäännöön Outlook Expressissä seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Viestin säännöt.
- Valitse Sähköposti
- Määritä säännön ehdot valitsemalla haluamasi valintaruudut Valitse säännön ehdot -kohdasta. Voit esimerkiksi valita asetukset Kun Lähettäjä-rivi sisältää tiettyjä henkilöitä tai Kun Aihe-rivi sisältää tiettyjä sanoja.
- Määritä säännön toiminnot valitsemalla haluamasi valintaruudut Valitse säännön toiminnot -kohdasta. Voit esimerkiksi valita viestien siirtämisen määritettyyn kansioon tai viestien poistamisen.
- Voit valita viestien lähettäjät tai tekstin, jonka on sisällyttävä viestiin, napsauttamalla Säännön kuvaus -kohdan tekstilinkkejä sisältää tiettyjä henkilöitä ja sisältää tiettyjä sanoja.
- Valitse Lisää.
- Kirjoita säännön nimi Säännön nimi -ruutuun.
- Jos haluat liittää sääntöön useita henkilöitä tai sanoja, valitse Asetukset.
- Voit muokata ehtoja lisää Henkilöiden valitseminen- ja Tiettyjen sanojen kirjoittaminen -valintaikkunassa.
- Valitse OK.
- Valitse Asetukset-valintaikkunassa uudelleen OK.
Lähettäjän torjuminen | |
|
Outlook Expressissä voit torjua tietyn lähettäjän tai toimialueen lähettämän sähköpostin. Toimialue tarkoittaa nimeä, joka on sähköpostiosoitteessa @-merkin jäljessä. Torjuminen tarkoittaa sitä, että lähettäjältä tai toimialueelta ei enää tule viestejä Saapuneet-kansioon. Nämä viestit menevät suoraan Poistetut-kansioon.
Voit torjua lähettäjän seuraavasti:
- Valitse Saapuneet-kansiosta torjuttavan henkilön lähettämä viesti.
- Valitse viesti.
- Siirry Viesti-valikkoon.
- Valitse Torju tämän lähettäjän viestit.
Jos haluat poistaa lähettäjän tai toimialueen torjuttujen luettelosta ja vastaanottaa jälleen viestejä lähettäjältä tai toimialueelta, toimi seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Viestin säännöt.
- Valitse Torjuttujen lähettäjien luettelo.
- Valitse lähettäjä tai toimialue.
- Valitse Poista.
Sähköpostin varmuuskopioiminen | |
|
Sähköposti kannattaa varmuuskopioida säännöllisesti. Näin varmistat sen, etteivät tärkeät tiedot häviä. Tämä tehdään siten, että kaikki sähköpostiviestit sisältävät tiedostot varmuuskopioidaan ja tallennetaan sitten levykkeelle tai CD-levylle.
Sähköpostikansioiden sijainti
Jotta sähköpostikansion voi varmuuskopioida, sen sijainti on ensin selvitettävä. Toimi seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Ylläpito-välilehti.
- Valitse Tallennuskansio.
- Sähköpostikansion polku on Henkilökohtainen viestisäilösi sijaitsee seuraavassa kansiossa -valintaruudun alla olevassa muokkausruudussa.
- Valitse polku ja kopioi se painamalla CRTL+C-näppäinyhdistelmää.
- Valitse Säilön sijainti -valintaikkunasta Peruuta.
- Valitse Asetukset-valintaikkunasta Peruuta.
Voit avata sähköpostikansion seuraavasti:
- Napsauta tietokoneen Käynnistä-painiketta.
- Valitse Suorita.
- Liitä sähköpostikansion polku Avaa-valintaikkunaan painamalla CTRL+V-näppäinyhdistelmää.
- Avaa sähköpostikansio valitsemalla OK.
- Siirry Muokkaa-valikkoon.
- Valitse Valitse kaikki.
- Kopioi sähköpostikansion kaikki viestit valitsemalla samasta valikosta Kopioi.
- Sulje ikkuna.
Voit kopioida sähköpostitiedostot uuteen kansioon seuraavasti:
- Luo uusi kansio tietokoneen työpöydälle.
- Avaa kansio.
- Siirry Muokkaa-valikkoon.
- Valitse Liitä.
- Sähköpostitiedostot kopioidaan uuteen kansioon. Tämän jälkeen voit tallentaa ne CD-levylle tai levykkeelle.
Kadonneen sähköpostin palauttaminen | |
|
Jos olet poistanut Outlook Expressin sähköpostiviestejä tai jos viesti on ehkä vahingoittunut, voit palauttaa viestit tuomalla varmuuskopioidut sähköpostitiedostot uudelleen Outlook Expressiin.
Jos olet tallentanut tiedostot CD-levylle tai levykkeelle, aloita asettamalla CD-levy tai levyke levyasemaan.
Poista kirjoitussuojaus käytöstä.
Poista Vain luku määrite käytöstä.Jos sähköpostitiedostot ovat CD-levyllä, tiedostot sisältävä kansio on ensin kopioitava CD-levyltä tietokoneen kiintolevylle. Poista sen jälkeen kansion Vain luku määrite käytöstä. Voit poistaa tämän seuraavasti:
- Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse Ominaisuudet.
- Poista valinta Vain luku kohdasta.
- Valitse OK.
Varmuuskopioitujen sähköpostitiedostojen tuominen
Voit palauttaa varmuuskopioidut sähköpostitiedostot seuraavasti:
- Avaa Outlook Expressin Tiedosto-valikko.
- Valitse Tuo.
- Valitse Viestit.
- Valitse Valitse sähköpostiohjelma, josta tuominen tapahtuu -ruudusta Microsoft Outlook Express 6.
- Valitse Seuraava.
- Valitse Tuo sähköpostiviestejä Outlook Express 6:n säilökansiosta.
- Valitse OK.
- Valitse Selaa.
- Valitse sähköpostitiedostot sisältävä kansio tai levyke.
- Valitse OK.
- Valitse Seuraava.
- Valitse Kaikki kansiot.
- Valitse Seuraava.
- Valitse Valmis.
Outlook Expressin henkilöllisyydet | |
|
Jos sama tietokone on kotonasi usean henkilön käytössä, sinun kannattaa luoda omat Outlook Expressin käyttäjätiedot kullekin käyttäjille. Tällä tavoin kukin käyttäjä pystyy tarkastelemaan omia viestejään ja yhteystietojaan kirjauduttuaan sisään.
Uusien käyttäjätietojen lisääminen
Voit luoda uudet käyttäjätiedot Outlook Expressissä seuraavasti:
- Valitse Tiedosto-valikko.
- Valitse Käyttäjätiedot.
- Valitse Lisää uusi käyttäjä.
- Jos haluat liittää käyttäjätietoihin salasanan, valitse Vaadi salasana.
- Ohjelma kysyy, haluatko kirjautua sisään uutena käyttäjänä.
- Valitse Kyllä, niin kirjaudut sisään uusien käyttäjätietojen avulla.
Käyttäjätietojen vaihtaminen
Käyttäjätietojen vaihtaminen käy helposti Outlook Expressissä. Toimi seuraavasti:
- Valitse Tiedosto-valikko.
- Valitse Vaihda käyttäjätiedot.
- Valitse haluamasi käyttäjätiedot.
- Valitse OK.
Käyttäjätietojen poistaminen
Voit poistaa käyttäjätiedot seuraavasti:
- Valitse Tiedosto-valikko.
- Valitse Käyttäjätiedot.
- Valitse Käyttäjätietojen hallinta.
- Valitse poistettavat käyttäjätiedot.
- Valitse Poista.
