Asiakirjan käsitteleminen yhdessä muiden kanssa |  |
|
Kun usea henkilö käsittelee samaa asiakirjaa, tehtyjen muutosten tarkasteleminen on joskus hankalaa. Office 2003:ssa on useita hyödyllisiä ominaisuuksia, joiden avulla tämä voidaan välttää.
Asiakirjojen vertaileminen rinnakkain
Office 2003:lla voit vertailla asiakirjoja uudella tavalla. Asiakirjoja voi vertailla rinnakkain, jolloin on helppo nähdä, kuinka ne eroavat toisistaan. Samaan asiakirjaan ei myöskään enää tarvitse yhdistää usean muokkaajan tekemiä muutoksia.
Voit vertailla asiakirjoja rinnakkain seuraavasti:
- Avaa asiakirjat, joita haluat vertailla keskenään.
- Valitse Ikkuna-valikko.
- Valitse Vertaile rinnakkain.
- Valitse vertailtava asiakirja.
- Valitse OK.
Molemmat asiakirjat avautuvat, ja voit helposti nähdä niiden erot vierittämällä kumpaakin asiakirjaa yhtä aikaa.
Vertailtaviin asiakirjoihin tehtyjen muutosten näyttäminen
Voit myös vertailla asiakirjoja niin, että vain niiden väliset erot näkyvät. Toimi seuraavasti:
- Avaa asiakirja.
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Vertaile ja yhdistä asiakirjat.
- Valitse Jäljitetyt muutokset -valintaruutu.
- Valitse asiakirja, jota haluat vertailla avoinna olevaan asiakirjaan.
- Valitse Vertaile.
Näkyviin tulee kolmas asiakirja, jossa ensimmäiseksi avaamasi asiakirjan jäljitetyt muutokset hyväksytään ja valitun asiakirjan muutokset näytetään jäljitettyinä muutoksina. Vertailtavaan asiakirjaan ei tehdä muutoksia.
Huomautusten ja muutosten yhdistäminen
Voit yhdistää usean muokkaajan tekemät muutokset seuraavasti:
- Avaa asiakirja, johon haluat yhdistää muutokset.
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Vertaile ja yhdistä asiakirjat.
- Valitse jokin yhdistettäviä muutoksia sisältävistä asiakirjoista.
- Napsauta Yhdistä-painikkeen vieressä olevaa nuolta.
- Valitse Yhdistä nykyiseen asiakirjaan.
- Toista nämä vaiheet, kunnes olet yhdistänyt kaikki asiakirjan kopiot.
Asiakirjan jakaminen | |
|
Office 2003:n sisältämän parannetun Microsoft Windows SharePoint Services -tekniikan ansiosta tietoja voidaan jakaa nyt entistäkin helpommin muiden kanssa Internetin välityksellä. SharePoint Services -palvelun avulla voidaan luoda ryhmäsivustoja, joissa työryhmät voivat jakaa asiakirjoja, vaihtaa tietoja ja tehdä projekteihin liittyvää yhteistyötä.
Voit luoda ryhmäsivuston suoraan jossakin Office-ohjelmassa tai voit käyttää selaintasi. Sinun ei tarvitse tuntea HTML-kieltä. SharePoint Team Services luo ja ylläpitää linkkejä sivuille automaattisesti sekä pitää kirjaa siitä, milloin uusia asiakirjoja lisätään sivustoon tai nykyisiä poistetaan siitä.
Tietoja asiakirjatyötiloista
Office 2003:ssa on uusi tehtäväruutu nimeltä Jaettu työtila, jonka avulla voit luoda asiakirjatyötilan. Asiakirjatyötila on Windows SharePoint Services -pohjainen Web-sivusto, jossa käsitellään yhtä tai useaa asiakirjaa. Tällaisia asiakirjoja voit työstää yhdessä työtoveriesi kanssa. Voit käsitellä asiakirjatyötilassa sijaitsevaa asiakirjaa suoraan, tai voit käsitellä asiakirjan kopiota, jonka tallennat käsittelemisen jälkeen takaisin asiakirjatyötilaan.
Office 2003:n pikaviestit | |
|
Pikaviestit ovat Microsoft Windows Messengerillä ja Microsoft MSN Messengerillä lähetettäviä viestejä. Pikaviesteillä voit viestiä yhteystiedoiksesi määrittämiesi henkilöiden kanssa reaaliajassa. Voit myös nähdä, ovatko yhteystietosi online-tilassa. Yhteystiedoksi määrittäminen tarkoittaa, että lisäät kyseisen henkilön sähköpostiosoitteen yhteystietoluetteloosi.
Office 2003:lla voit lähettää pikaviestejä myös suoraan Outlookista, vaikka tietokoneessasi ei olisi Windows tai MSN Messengeriä asennettuna. Windows ja MSN Messengerin voit ladata maksutta Internetistä.
Pikaviestien lähettäminen Outlookista
Jotta voisit lähettää pikaviestejä Outlookista, sinun on otettava Henkilönnimet-toimintotunniste käyttöön. Toimi seuraavasti:
- Valitse Työkalut-valikko.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Muu-välilehti.
- Valitse Henkilönnimet-kohdassa Ota Henkilönnimet-toimintotunniste käyttöön -valintaruutu.
- Valitse OK.
Pikaviestien lähettämistä varten on annettava myös henkilön sähköpostiosoite. Toimi seuraavasti:
- Avaa henkilön yhteystietokortti Outlookissa.
- Kirjoita IM-osoite-ruutuun yhteystiedon pikaviestintää varten käyttämä sähköpostiosoite. Tämä on Messengerin yhteystietoluettelossa näkyvä henkilön sähköpostiosoite.
- Valitse Tallenna ja sulje.
Voit lähettää pikaviestejä seuraavasti:
- Tarkista, että olet kirjautunut Messengeriin.
- Avaa uusi sähköpostiviesti ja kirjoita sen yhteystiedon sähköpostiosoite, jolle haluat lähettää pikaviestin.
- Sähköpostiosoitteen vieressä näkyy nyt Henkilönnimet-toimintotunniste.
- Napsauta toimintotunnistetta.
- Valitse Lähetä pikaviesti.
- Näkyviin tulee Messengerin pikaviestivalintaikkuna.
- Kirjoita viestisi.
- Valitse Lähetä.
Tietojen jakaminen Outlookissa | |
|
Uuden Outlook 2003:n avulla voit jakaa henkilökohtaisia tietojasi, kuten kalenteritietoja ja yhteystietoja.
Kalenteritietojen ja yhteystietojen jakaminen Outlookissa
Voit jakaa tietoja Outlookissa seuraavasti:
- Valitse Outlookin vasemmassa reunassa sijaitsevan siirtymispalkin Kalenteri-, Yhteystiedot- tai Tehtävät-kohdasta Jaa oma kalenteri, Jaa omat yhteystiedot tai Jaa omat tehtävät.
- Näkyviin tulee valintaikkuna, jossa voit määrittää haluamasi asetukset.
Jos haluat, että kaikki yhteystietosi voivat nähdä määrittämäsi tiedot, toimi seuraavasti:
- Valitse Oletus Nimi -ruudussa.
- Valitse halutut vaihtoehdot Käyttöoikeudet kohdassa.
Voit määrittää tietojesi tarkastelemiseen oikeutetut henkilöt seuraavasti:
- Valitse Lisää.
- Kirjoita nimiruutuun sen henkilön nimi, jolle haluat myöntää oikeudet, tai valitse nimi luettelosta.
- Valitse Lisää.
- Valitse OK.
- Valitse henkilönnimi, jonka juuri kirjoitit nimiruutuun.
- Valitse haluamasi asetukset Käyttöoikeudet-kohdassa.
- Valitse OK.
