Uusi siirtymisruutu |  |
|
Outlook 2003:ssa aiempien Outlookin versioiden Outlook-kentän tilalla on uusi siirtymisruutu. Outlook-ikkunan vasemmassa reunassa oleva siirtymisruutu sisältää useita eri ikkunoita. Käytettävissä ovat muun muassa suosikkikansiot, sähköposti-ikkuna ja painikkeita, joiden avulla voit valita näkymän, kuten Saapuneet-kansion, tehtävänäkymän tai kalenterinäkymän. Siirtymisruutua voi mukauttaa lisäämällä tai poistamalla kansioiden pikakuvakkeita Suosikkikansiot-ikkunassa, näyttämällä tai piilottamalla painikkeita ja muuttamalla painikkeiden järjestystä.
Vaivatonta sähköpostin käsittelyä | |
|
Outlook 2003:n uusien ja paranneltujen toimintojen ansiosta voit suunnitella ajankäyttöäsi entistä vaivattomammin sekä järjestää, käsitellä ja etsiä sähköpostiviestejä entistä tehokkaammin.
Tärkeiden tietojen nopea etsiminen
Jos sähköpostiviestiin vastaaminen on tärkeää, mutta et ehdi tehdä sitä, voit lisätä viestiin seurantamerkinnän napsauttamalla viestin kohdalla olevaa lippukuvaketta. Eri väristen merkintöjen avulla voit vaivattomasti järjestää viestejä. Seuranta-kansio sisältää ajankohtaisen luettelon kaikista Saapuneet-kansion alikansioissa olevista seurantamerkinnöillä varustetuista viesteistä.
Voit lisätä tärkeään viestiin merkinnän seuraavasti:
- Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse pikavalikosta Seuranta.
- Valitse sopiva vaihtoehto, esimerkiksi Punainen merkintä tai Sininen merkintä.
Valitsemalla valikosta Lisää valmistumismerkintä voit myös poistaa merkintöjä viesteistä, jotka eivät enää ole ajankohtaisia.
Eri tapoja lajitella sähköposti | |
|
Outlook 2003 sisältää useita uusia toimintoja, jotka helpottavat suurien viestimäärien hallintaa. Voit esimerkiksi ryhmitellä viestejä otsikon mukaan, jolloin saat nopeasti yleiskuvan keskustelusäikeestä tai voit poistaa koko säikeen. Saat sähköpostiviestit näyttöön keskustelusäikeinä seuraavasti:
- Valitse Näytä-valikko.
- Valitse Lajittelujärjestys.
- Valitse Keskustelu.
Voit halutessasi lajitella sähköpostiviestejä myös esimerkiksi päivämäärän, merkinnän, prioriteetin tai koon mukaan.
Lajittelu päivämäärän mukaan
Tässä näkymässä kaikki sähköpostiviestit lajitellaan päivämäärän mukaan. Lajittelua käytetään oletusarvoisesti, ja se yksinkertaistaa näkymää piilottamalla tarpeettomat tiedot. Esimerkiksi tänään vastaanotetuissa viesteissä näkyvät vain kellonajat. Aiempina päivinä saapuneissa viesteissä näkyvät viikonpäivät ja kellonajat, ja yli viikon vanhoissa viesteissä yksityiskohtaiset päivämäärätiedot.
Lajittelu merkinnän mukaan
Tässä näkymässä kaikki sähköpostiviestit on ryhmitelty merkinnän värin mukaan ja lajiteltu vastaanottopäivämäärän mukaan. Vain ne viestit järjestetään, joihin olet itse lisännyt merkinnän. Viestit, joihin joku muu on lisännyt merkinnän, päätyvät Ei merkintää -ryhmään.
Lajittelu prioriteetin mukaan
Tässä näkymässä sähköpostiviestit on ryhmitelty prioriteettitasojen mukaan (Suuri, Normaali tai Pieni) ja lajiteltu vastaanottopäivämäärän mukaan.
Tässä näkymässä sähköpostiviestit ryhmitellään kokoluokkiin, esimerkiksi Suuret, Keskikokoiset, Pienet ja Hyvin pienet. Sen jälkeen viestit lajitellaan koon mukaan.
Outlook 2003:n hakukansiot | |
|
Hakukansiot ovat Outlook 2003:n uusi toiminto. Tavalliseen Outlook-kansioon tallennetaan tietoja, esimerkiksi uusia sähköpostiviestejä (Saapuneet-kansio) tai lähetettyjä sähköpostiviestejä (Lähetetyt). Hakukansioihin ei tallenneta viestejä, vaan ne sisältävät tiettyjä hakuehtoja vastaavia sähköpostiobjekteja. Outlookin oletushakukansioita ovat Seuranta, Suuret sähköpostiviestit ja Lukemattomat viestit. Nämä kansiot tulevat näyttöön, kun napsautat Hakukansiot-kansiota sähköpostinäkymässä.
Oman hakukansion luominen
Voit luoda omia hakukansioita ja määrittää niille ehdot, joiden mukaan sähköpostiviestit näytetään. Voit esimerkiksi luoda kansion viesteille, jotka sisältävät liitetiedoston, tai tietyn henkilön lähettämille viesteille. Toimi seuraavasti:
- Valitse Tiedosto-valikko.
- Valitse Uusi.
- Valitse Hakukansio.
- Noudata sitten Uusi hakukansio -oppaan ohjeita.
