Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas visuales del rendimiento. Con el apoyo de un campo calculado específico, un KPI está diseñado para ayudar a los usuarios a evaluar rápidamente el valor actual y el estado de una métrica en comparación con un objetivo definido. El KPI mide el rendimiento del valor, definido por una medida base , frente a un valor objetivo , también definido por una medida o por un valor absoluto. Si el modelo no tiene medidas, consulte Crear una medida.
Aquí hay una tabla dinámica con el nombre completo del empleado en filas y el KPI de ventas en los valores.
Obtenga más información sobre los KPI a continuación y luego continúe leyendo en la sección siguiente para ver qué tan fácil es crear su propio KPI.
Más información sobre los KPI
Un KPI es una medida cuantificable para medir los objetivos comerciales. Por ejemplo, el departamento de ventas de una organización puede usar un KPI para medir los beneficios brutos mensuales en comparación con los beneficios brutos previstos. El departamento de contabilidad podría medir los gastos mensuales contra los ingresos para evaluar los costos, y un departamento de recursos humanos podría medir la rotación trimestral de empleados. Cada uno de estos es un ejemplo de KPI. Varios profesionales de negocios con frecuencia agrupan los KPI en un cuadro de mando de rendimiento para obtener un resumen histórico rápido y preciso del éxito empresarial o para identificar tendencias.
Un KPI incluye un valor base, un valor objetivo y umbrales de estado.
Valor base
Un valor Base es un campo calculado que debe dar como resultado un valor. Este valor, por ejemplo, puede ser un agregado de ventas o los beneficios de un período específico.
Valor de destino
Un valor de destino también es un campo calculado que da como resultado un valor, quizás un valor absoluto. Por ejemplo, se podría usar un campo calculado como valor objetivo, en el que los gerentes comerciales de una organización desean comparar cómo el departamento de ventas realiza el seguimiento hacia una cuota determinada, donde el campo calculado presupuesto representaría el valor objetivo. Un ejemplo en el que se usaría un valor absoluto como valor objetivo es el caso común de un gerente de recursos humanos que necesita evaluar la cantidad de horas libres pagadas para cada empleado y luego compararlo con el promedio. El número promedio de días de PTO sería un valor absoluto.
Umbrales de estado
Un umbral de estado se define por el intervalo entre un umbral bajo y un umbral alto. El umbral de estado se muestra con un gráfico para ayudar a los usuarios a determinar fácilmente el estado del valor base en comparación con el valor objetivo.
Crear un KPI
Siga estos pasos:
En la Vista de datos, haga clic en la tabla que contiene la medida que servirá como medida base. Si es necesario, aprenda a crear una medida base.
Asegúrese de que aparece el área de cálculo. De lo contrario, haga clic enÁrea de cálculoinicial> para mostrar el área de cálculo que aparece debajo de la tabla.
En el área de cálculo, haga clic con el botón derecho en el campo calculado que servirá como medida base (valor) y, a continuación, haga clic en Crear KPI.
En Definir valor de destino, seleccione una de las siguientes opciones:
Seleccione Medida y, a continuación, seleccione una medida de destino en el cuadro.
Seleccione Valor absoluto y escriba un valor numérico.
Nota
Si no hay campos en el cuadro, no hay campos calculados en el modelo. Necesitas crear una medida.
En Define los umbrales de estado, haz clic y desliza para ajustar los valores de umbral alto y bajo.
En Seleccionar estilo de icono, haga clic en un tipo de imagen.
Haga clic en Descripciones y, a continuación, escriba descripciones para KPI, Valor, Estado y Destino.
Editar un KPI
En el área de cálculo, haga clic con el botón derecho en la medida que sirve como medida base (valor) del KPI y, a continuación, haga clic en Editar configuración de KPI.
Eliminar un KPI
En el área de cálculo, haga clic con el botón derecho en la medida que sirve como medida base (valor) del KPI y, a continuación, haga clic en Eliminar KPI.
Recuerde que la eliminación de un KPI no elimina la medida base o la medida objetivo (si se definió una).
Ejemplo
El director de ventas de Adventure Works desea crear una tabla dinámica que pueda usar para mostrar rápidamente si los empleados de ventas cumplen o no su cuota de ventas para un año específico. Para cada empleado de ventas, quiere que la tabla dinámica muestre el importe de ventas real en dólares, el importe de la cuota de ventas en dólares y una presentación gráfica sencilla que muestre el estado de si cada empleado de ventas está o no por debajo, en o por encima de su cuota de ventas. Quiere poder dividir los datos por año.
Para ello, el jefe de ventas elige agregar un KPI de ventas al libro AdventureWorks. Después, el jefe de ventas creará una tabla dinámica con los campos (campos calculados y KPI) y segmentaciones para analizar si la fuerza de ventas cumple o no con sus cuotas.
En Power Pivot, se crea un campo calculado en la columna ImporteVentas de la tabla FactResellerSales, que proporciona el importe real de ventas en dólares para cada empleado de ventas. Este campo calculado definirá el valor base del KPI. El administrador de ventas puede seleccionar una columna y hacer clic en Autosuma en la pestaña Inicio o escribir una fórmula en la barra de fórmulas.
El campo Ventas calculadas se crea con la siguiente fórmula:
Sales:=Sum(FactResellerSales[SalesAmount])
La columna SalesAmountQuota de la tabla FactSalesQuota define una cuota de importe de ventas para cada empleado. Los valores de esta columna servirán como campo calculado de destino (valor) en el KPI.
El campo calculado SalesAmountQuota se crea con la siguiente fórmula:
Target: SalesAmountQuota:=Sum(FactSalesQuota[SalesAmountQuota])
Nota
Existe una relación entre la columna EmployeeKey de la tabla FactSalesQuota y la clave de empleado de la tabla DimEmployees. Esta relación es necesaria para que todos los empleados de ventas de la tabla DimEmployee se representen en la tabla FactSalesQuota.
Ahora que los campos calculados están listos para servir como valor base y valor objetivo del KPI, el campo calculado Ventas se amplía a un nuevo KPI de ventas. En el KPI de ventas, el campo calculado SalesAmountQuota de destino se define como el valor de destino. El umbral de estado se define como un intervalo por porcentaje, cuyo objetivo es el 100 %, lo que significa que las ventas reales definidas por el campo calculado Ventas cumplieron el importe de cuota definido en el campo calculado Importe de ventas objetivo. Los porcentajes bajos y altos se definen en la barra de estado y se selecciona un tipo de gráfico.
Resumiendo el ejemplo con los beneficios tangibles de los KPI
El jefe de ventas ahora puede crear una tabla dinámica agregando el valor base del KPI, el valor objetivo y el estado al campo Valores. La columna Empleados se agrega al campo EtiquetaDeFila y la columna AñoCalendario se agrega como una segmentación de datos.
Ahora, el administrador de ventas puede ver rápidamente el estado de ventas del departamento de ventas, segmentar por año el importe de ventas real, el importe de la cuota de ventas y el estado de cada empleado de ventas. Puede analizar las tendencias de ventas a lo largo de los años para determinar si necesita ajustar o no la cuota de ventas de un empleado de ventas.