WD97: Come avviare una stampa unione

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Sommario

In questo articolo viene descritto come avviare una stampa unione.

Il processo Ŕ suddiviso in quattro parti:

  1. Aprire o creare il documento principale.
  2. Aprire o creare l'origine dati
  3. Modifica documento principale.
  4. Esecuzione dell'unione.

Informazioni

PASSAGGIO 1: APRIRE O CREARE IL DOCUMENTO PRINCIPALE

Per aprire o creare il documento principale, attenersi alla seguente procedura:

  1. Se si dispone giÓ di un documento che si desidera utilizzare come documento principale, Ŕ possibile aprirlo ora.

    Il documento di principale pu˛ essere una lettera esistente, una nuova lettera in base a un modello di lettera o un nuovo documento vuoto. Se ancora non si dispone di un documento da utilizzare come documento principale, Ŕ possibile creare nel passaggio 4.
  2. Aprire il documento in Word. Dal menu Strumenti, scegliere Stampa unione.

    VerrÓ visualizzata la finestra di dialogo Prepara stampa unione.
  3. Nella sezione "1. Documento principale,"scegliere Crea e fare clic su lettere.
  4. Word richiesto se si desidera utilizzare la finestra attiva o di una nuova finestra del documento. Se si desidera utilizzare il documento che Ŕ aperto in passaggio 1, scegliere finestra Active. (Il documento attivo diventa il documento principale di stampa unione.) Se ancora non si dispone di un documento, scegliere Nuovo documento di Main. (In Word viene creato un nuovo documento).
Viene nuovamente visualizzata la finestra di dialogo Prepara stampa unione.

PASSAGGIO 2: APRIRE O CREARE L'ORIGINE DATI

L'origine dati contiene le informazioni che possono variare in ogni versione della lettera. ╚ possibile aprire un'origine dati esistente creata in Word oppure crearne una nuova da completare con le informazioni relative al destinatario.

Nota: L'origine dati pu˛ inoltre essere creato in un altro programma ad esempio Microsoft Excel, Microsoft Access, una Rubrica personale creata in Exchange o Schedule +, un file di testo ASCII o qualsiasi altro file delimitato.

Nella Prepara stampa unione, nel gruppo "origine dati 2", fare clic su dati. Le opzioni sono Crea origine dati (ovvero, creare una nuova origine dati), Apri origine dati (aperte di un'origine dati esistente), opzioni di intestazione e utilizza Rubrica.

Utilizzare uno dei metodi descritti di seguito.

Metodo 1: Immissione di nomi e indirizzi per la prima volta

Se non Ŕ ancora inserito i nomi e gli indirizzi e se si desidera farlo in Word, attenersi alla seguente procedura:

  1. In "2. Origine dati,"fare clic di dati, quindi scegliere Crea origine dati.
  2. La finestra di dialogo Crea origine dati contiene un elenco di nomi campo utilizzati in lettere, etichette e buste. ╚ possibile rinominare i campi ed eliminare quelli non necessari. Per aggiungere i nomi dei campi, digitare il nome nella casella Nome campo e quindi scegliere il pulsante Aggiungi nome campo. Scegliere OK al termine dell'operazione.
  3. Quando verrÓ richiesto di salvare l'origine dati, denominare il file e scegliere OK.
  4. Quando Word viene chiesto se si desidera modificare l'origine dati o impostare il documento principale, scegliere il pulsante Modifica origine dati.
  5. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo dati modulo inserire le informazioni del destinatario. (Se non c'Ŕ Nessuna informazione disponibile per un determinato campo, lasciare la casella vuota.)

    L'insieme delle informazioni contenute in ciascun modulo costituisce un record di dati.

    Dopo aver immesso i dati relativi a un record scegliere <b>Nuovo</b> per passare al record successivo. Completato l'inserimento di tutti i dati scegliere <b>OK</b>.
  6. Passare al "passaggio 3: modifica del documento principale."

Metodo 2: Utilizzo di un'origine dati che Ŕ giÓ stata creata

Per aprire un'origine dati esistente, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella finestra di dialogo <B>Prepara stampa unione</B> scegliere il pulsante <B>Dati</B>.
  2. Scegliere Apri origine dati.
  3. Dall'elenco dei file, selezionare l'origine dati che si desidera utilizzare e scegliere OK.

    Se l'origine dati non Ŕ presente nell'elenco dei file, scegliere l'unitÓ appropriata e la cartella. Selezionare l'opzione appropriata nell'elenco casella Tipo file.
  4. Word determina se Ŕ necessario impostare il documento principale e che viene visualizzato un messaggio. Fare clic su documento principale di modifica.
  5. Passare al "passaggio 3: modifica del documento principale."

Metodo 3: Mediante nomi e indirizzi memorizzati in Rubrica

Per utilizzare il nome e indirizzi memorizzati nella Rubrica, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella finestra di dialogo <B>Prepara stampa unione</B> scegliere il pulsante <B>Dati</B> e fare clic su <B>Utilizza Rubrica</B>.

    La finestra di dialogo utilizza Rubrica viene visualizzata con le rubriche disponibili sotto scegliere Rubrica.
  2. Selezionare la rubrica che si desidera utilizzare come origine dati. Word potrebbe essere chiesto di confermare l'origine dati se si dispone di conferma conversioni selezionato come un'opzione.

    Se si utilizza un elenco di/contatto della Rubrica di indirizzi da Schedule +, verrÓ chiesto di accedere a Schedule + e fornire una password se necessario.

    Se si utilizza una rubrica da Exchange, in Word verrÓ richiesto di accedere a servizi di Exchange.

    Word determina se Ŕ necessario impostare il documento principale e che viene visualizzato un messaggio.
  3. Fare clic su <b>Imposta documento principale</b>.
  4. Continuare con il "passaggio 3: modifica del documento principale."

PASSAGGIO 3: MODIFICARE IL DOCUMENTO PRINCIPALE

Word restituisce il documento principale. (Si noti l'aspetto della barra degli strumenti Stampa unione.) Dal documento principale, attenersi alla seguente procedura:

  1. Digitare o aggiungere testo e grafica che si desidera includere nella lettera.
  2. Ogni volta che si raggiunge un punto in cui si desidera inserire informazioni dall'origine dati, fare clic sul pulsante Inserisci campo unione sulla barra di unione. Scegliere il campo unione appropriato.

    Digitare eventuali spazi o segni di punteggiatura desiderati tra due campi unione o dopo un campo unione.
  3. Quando aver modificato il documento principale, fare clic su Salva o Salva con nome dal menu file. Denominare il file e fare clic su Salva.

PASSAGGIO 4: ESEGUIRE LA STAMPA UNIONE

Per eseguire l'unione, attenersi alla seguente procedura:

  1. Dal menu Strumenti, scegliere Stampa unione.

    Questo consente di tornare Prepara stampa unione.
  2. Nella sezione "3. Unisci i dati con il documento"fare clic su Unisci.

    VerrÓ visualizzata la finestra di unione finestra di dialogo. (Se si sceglie Opzioni Query invece di unione, si ha l'opzione per selezionare determinati record di dati per includere nella stampa unione o per ordinare i record nell'origine dati.)
  3. Unisci a selezionare nuovo documento per visualizzare il documento unito sullo schermo.

    Consente di visualizzare il documento prima di stamparlo. (Selezionare la stampante per inviare il documento unito direttamente alla stampante).
  4. Dopo aver selezionato <B>Nuovo documento</B> sotto <B>Unisci a</B> scegliere il pulsante <B>Unisci</B>.
  5. Il documento unito verrÓ visualizzato e sarÓ quindi possibile salvarlo come nuovo documento oppure stamparlo scegliendo <B>Stampa</B> dal menu <B>File</B>.

Guida in linea

Per ulteriori informazioni sulla stampa unione, scegliere Sommario e indice dal menu?. Scegliere la scheda <b>Indice</b> e digitare "Stampa unione" nella finestra di ricerca. Verranno visualizzati gli argomenti pertinenti tra cui scegliere. Selezionarne uno e scegliere <b>Visualizza</b>.

Oppure fare clic sull'Assistente di Office, tipo "stampa unione," fare clic su Cerca e quindi scegliere per visualizzare l'argomento "Stampa o invia un documento di stampa unione".

Nota: Se l'Assistente Ŕ nascosto, fare clic sul pulsante Assistente di Office sulla barra degli strumenti standard. Se la Guida di Word non Ŕ installata, vedere il seguente articolo della Knowledge Base:
120802Office: Come installazione un singolo programma di Office o componente

Altri articoli correlati

Per ulteriori informazioni sulla stampa unione, vedere i seguenti articoli della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:
141991WD: Come creare buste mediante unione

141992WD: Procedura creare indirizzi mediante unione di etichette

ProprietÓ

Identificativo articolo: 141922 - Ultima modifica: venerdý 19 gennaio 2007 - Revisione: 1.1
Le informazioni in questo articolo si applicano a:
  • Microsoft Word 97 Standard Edition
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Traduzione automatica articoli
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Clicca qui per visualizzare la versione originale in inglese dell?articolo: 141922
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