В данной статье описывается, как начать процесс слияния.
Этот процесс состоит из четырех частей:
- Откройте или создайте основной документ.
- Откройте или создайте источник данных
- Изменение основного документа.
- Для выполнения слияния.
ШАГ 1: ОТКРОЙТЕ ИЛИ СОЗДАЙТЕ ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ
Чтобы открыть или создать основной документ, выполните следующие действия.
- Если уже имеется документ, который требуется использовать в качестве основного документа, откройте его.
Основной документ может быть существующую букву, новое письмо, на основе шаблона письма или новый документ. Если у вас еще нет документов для использования в качестве основного документа, можно создать на шаге 4. - Откройте документ в программе Word.. В меню Сервис выберите пункт Мастер слияния.
Откроется диалоговое окно «слияние». - В разделе "1. Основной документ,"нажмите кнопку Создать и нажмите кнопку форма письма.
- Word спросит, следует использовать окна или новое окно документа. Если вы хотите использовать документ, открытой на шаге 1, выберите окно Active. (Активный документ становится основным документом слияния). Если у вас нет документа еще, нажмите кнопку Создать основной документ.
(Создается новый документ).
Word возвращает в слияние.
ШАГ 2: ОТКРОЙТЕ ИЛИ СОЗДАЙТЕ ИСТОЧНИК ДАННЫХ
Источник данных содержит сведения, которые могут различаться в каждой версии письмо с формой. Можно открыть существующий источник данных, созданные в Word, или можно создать новый источник данных и заполните информацию получателя.
Примечание: Также можно создать источник данных в другой программе, например Microsoft Excel, Microsoft Access, личной адресной книги, созданные в Exchange или Schedule+, ТЕКСТОВОГО файла или любой другой файл с разделителями.
В слияние, в разделе «2 источник данных», нажмите кнопку получить данные. Параметры, создание источника данных (т.е., создать новый источник данных), открыть источник данных (открытие существующего источника данных), параметры заголовка и использовать адресную книгу.
Используйте любой из следующих способов.
Метод 1: Ввод имен и адресов в первый раз
Если вы еще не ввели имена и адреса, а если вы хотите сделать это в Microsoft Word, выполните следующие действия.
- В разделе «2. Источник данных», нажмите кнопку получить данные и выберите команду Создать источник данных.
- Диалоговое окно «Создание источника данных» содержит список имен полей, используемые в бланке, почтовых наклеек и конвертов. Можно переименовать поля и удалять ненужные поля. Чтобы добавить имена полей, введите имя в поле имя поля и нажмите кнопку «Добавить имя поля». Закончив, нажмите кнопку "ОК".
- Word предлагает сохранить источник данных, имя файла и нажмите кнопку ОК.
- Word выведет запрос на изменение источника данных или Настройка основного документа, нажмите кнопку Изменить источник данных.
- В появившемся диалоговом окне Форма данных введите данные для адресата.
(Если нет сведений о конкретном поле, оставьте поле пустым.)
Набор данных в каждой форме составляют запись данных.
После ввода сведений для записи, нажмите кнопку Добавить для перехода к следующей записи. После добавления всех данных, нажмите кнопку "ОК". - Перейдите к «шаг 3: Правка основного документа. "
Способ 2: Использование источника данных, ли уже создания
Чтобы открыть существующий источник данных, выполните следующие действия.
- В диалоговом окне '' Слияние '' нажмите кнопку получить данные.
- Выберите источник данных, открыть.
- В списке файлов выберите источник данных, необходимо использовать и нажмите кнопку ОК.
Если источник данных отсутствует в списке файлов, выберите соответствующий диск и папку. Выберите соответствующий параметр в списке поле Тип файлов. - Word определяет, необходимо настроить основной документ и отображает сообщение. Щелкните Правка основного документа.
- Перейдите к «шаг 3: Правка основного документа. "
Способ 3: Использование имен и адресов В адресной книге
Для использования имени и адреса в адресной книге, выполните следующие действия.
- В диалоговом окне '' Слияние '', нажмите кнопку получить данные и выберите адресную книгу.
Откроется диалоговое окно Адресная книга используется с доступных адресных книг, перечисленных в разделе выберите адресную книгу. - Выберите адресную книгу, необходимо использовать в качестве источника данных. Microsoft Word может запросить подтверждение источника данных, если у вас подтверждение преобразования выбран в качестве параметра.
Если используется список адресов книги или контакт из Schedule+, Word предложит войти в Schedule+ и при необходимости пароль.
При использовании адресной книги из Exchange, Microsoft Word предлагает для входа на службы Exchange.
Word определяет, необходимо настроить основной документ и отображает сообщение. - Нажмите кнопку Настройка основного документа.
- Продолжить работу с «шаг 3: Правка основного документа. "
ШАГ 3: ИЗМЕНЕНИЕ ОСНОВНОГО ДОКУМЕНТА
Возвращает основной документ Word. (Обратите внимание, внешний вид панели инструментов Слияние.) Из главного документа выполните следующие действия.
- Введите или добавьте любой текст и рисунки, которые требуется включить в письмо.
- Каждый раз, вы находитесь в месте, где требуется вставить сведения из источника данных, нажмите кнопку Вставить поле слияния на панель инструментов слияния. Выберите поле слияния, соответствующий.
Убедитесь в том, что любые пробелы или знаки пунктуации, между двумя полями слияния или после поля слияния. - После завершения редактирования основного документа, нажмите кнопку Сохранить или сохранить как в меню файл. Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
ШАГ 4: ВЫПОЛНЕНИЕ СЛИЯНИЯ
Чтобы выполнить слияние, выполните следующие действия.
- В меню Сервис выберите пункт Мастер слияния.
Возвращает в слияние. - В разделе «3. Слияние данных в документ» нажмите кнопку объединить.
Word отображает диалоговое окно «слияние». (Если нажать кнопку Параметры запроса, вместо того, чтобы объединить, пользователю предоставляется возможность выбора определенных записей данных для включения в слияние или для сортировки записей в источнике данных.) - В поле слияния В выберите новый документ для просмотра объединенных документов на экране.
Это позволяет просмотреть документ перед печатью. (Выберите принтер для отправки объединенных документов на принтер). - С помощью выбранного в поле слияния В новый документ нажмите кнопку объединить.
- После того, как объединенный документ отображается на экране, это можно сохранить в отдельном документе или объединенный документ можно отправить на принтер, выберите в меню Файл команду Печать.
Интерактивная справка
Для получения дополнительных сведений о слиянии нажмите кнопку Содержание и указатель на меню "Справка". Перейдите на вкладку указатель и введите «Слияние» в окне поиска. Для выбора из будут отображены соответствующие разделы. Выберите нужный раздел и нажмите кнопку Показать.
Или щелкнуть, типа «слияния» нажмите кнопку Найти и нажмите кнопку, чтобы просмотреть раздел «Печать или Отправка документа слияния».
Примечание: Если помощник скрыт, нажмите кнопку «помощника» на панели инструментов Стандартная. Если справочной системы не установлен на компьютере, обратитесь к следующей статье Microsoft Knowledge Base:
120802
(http://support.microsoft.com/kb/120802/EN-US/
)
Office: Как добавить или удалить в одной программе Office или компонент
Другие связанные статьи
Для получения дополнительных сведений о слиянии обратитесь к следующим статьям Microsoft Knowledge Base:
141991
(http://support.microsoft.com/kb/141991/EN-US/
)
WD: Как создать конверты, с помощью слияния
141992
(http://support.microsoft.com/kb/141992/EN-US/
)
WD: Как создать рассылки метки, с помощью слияния
Код статьи: 141922 - Последнее изменение :: 13 ноября 2010 г. - Редакция: 2.0
Информация в данной статье относится к следующим продуктам.
- Microsoft Word 97 Standard Edition
| kbhowto kbmerge kbualink97 kbmt KB141922 KbMtru |
Переведено с помощью машинного переводаВНИМАНИЕ! Перевод данной статьи был выполнен не человеком, а с помощью программы машинного перевода, разработанной корпорацией Майкрософт. Корпорация Майкрософт предлагает вам статьи, переведенные как людьми, так и средствами машинного перевода, чтобы у вас была возможность ознакомиться со статьями базы знаний KB на родном языке. Однако машинный перевод не всегда идеален. Он может содержать смысловые, синтаксические и грамматические ошибки, подобно тому как иностранец делает ошибки, пытаясь говорить на вашем языке. Корпорация Майкрософт не несет ответственности за неточности, ошибки и возможный ущерб, причиненный в результате неправильного перевода или его использования. Корпорация Майкрософт также часто обновляет средства машинного перевода.
Эта статья на английском языке:
141922
(http://support.microsoft.com/kb/141922/en-us/
)
Заявление об отказе относительно содержимого статьи о продуктах, поддержка которых прекращенаЭта статья содержит сведения о продуктах, поддержка которых корпорацией Майкрософт прекращена. Поэтому она предлагается как есть и обновляться не будет.
Перейти к началу страницы
