WD: 如何建立郵寄標籤使用合併列印功能

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結論

本文將告訴您,如何使用合併列印功能在 Word 中建立標籤。郵件合併牽涉到主文件與資料來源合併。主要文件包含文字和保持不變的每個標籤中其他項目。資料來源包含如名稱和每個收件者的地址的每個標籤中變更的資訊。

合併將您到主文件指示 Word 的地方要列印的資訊從資料來源插入的欄位。您在執行郵件合併時 Word 會使用資料來源中的資訊取代主文件中的合併欄位。資料來源中的每一列 (或記錄) 都會產生個別的標籤。

其他相關資訊

下列程序將示範如何執行合併列印來建立標籤。

步驟 1: 主文件

開始新的文件,以建立新的標籤,或開啟現有文件先前用來合併標籤。

  1. 在 Word 中開啟文件。在 [工具] 功能表上按一下 [合併列印]。 [合併列印] 對話方塊隨即出現。
  2. 在"1 的。主要文件 」 按一下 [建立],然後再按一下 [郵寄標籤。
  3. 按一下 [使用中視窗。 使用中文件即變成 [合併列印主文件。
  4. Word 會傳回合併列印。

步驟 2: 資料來源

資料來源所包含的每個標籤可以不同的資訊。 您可以開啟 Word,建立的一個現有的資料來源或您可以建立新的資料來源,並填入收件者資訊。

注意: 資料來源也可以建立另一個程式 (如 Microsoft Excel 或 Microsoft Access 或您可以使用個人通訊錄,建立在 Microsoft Exchange 或 Schedule +,或者您可以使用一 ASCII] 文字檔或另一個分隔的檔案。

  1. 低於 2。資料來源] 按一下 [取得資料。
  2. 若要建立新的資料來源,請開啟現有的資料來源] 或 [欄位名稱選項有選項。如果您使用的 Word 7.0 或 Word 98 Macintosh 版,使用通訊錄則也可以使用。

    您想要使用的資料來源類型使用適當的方法:

    方法 1: 建立新的資料來源:

    1. [建立資料來源] 對話方塊隨即出現一份套印信件、 郵寄標籤和信封中常用的欄位名稱。您可以重新命名欄位,並移除您不需要的欄位。新增欄位名稱、 欄位名稱] 方塊中輸入名稱及然後按一下 [新增欄位名稱。當您完成時,請按一下 [確定]。

      Word 會提示您儲存的資料來源。
    2. 為檔案名稱,然後按一下 [確定]。

      Word 會顯示一則訊息編輯資料來源] 與 [編輯主文件的選項。
    3. 按一下 [編輯資料來源]。
    4. 表格單] 對話方塊會顯示您輸入地址資訊。如果的特定欄位沒有資訊將方塊保留空白。

      在每個表單中的資訊集構成一個資料記錄。

      輸入的一筆記錄資訊後, 按一下 [加入新的移到下一筆記錄]。新增所有資料後, 按一下 [確定]。
    5. 在 [工具] 功能表上按一下 [合併列印]。[合併列印] 對話方塊隨即出現。
    6. 跳到本文稍後"-步驟 3-編輯主文件 > 一節。
    方法 2: 開啟現有的資料來源:

    1. 在 [合併列印] 對話方塊中按一下 [取得資料]。
    2. 按一下 [開啟舊檔的資料來源]。
    3. 從 [] 對話方塊中的檔案清單,選取您想要使用的資料來源,然後再按一下 [確定]。 如果您想要的資料來源不在檔案清單中,按一下適當的磁碟機與目錄。然後在清單檔案類型] 方塊中選取適當的選項。 Word 接著會顯示訊息,設定主文件。
    4. 按一下 [設定主文件。
    5. 跳到本文稍後"-三個步驟-編輯主文件 > 一節。
    方法 3: 使用通訊錄
    (Word 7.0 和 Word 98 Macintosh 版本):
    1. 在 [合併列印] 對話方塊按一下 [取得資料],然後選取使用通訊錄。

      使用通訊錄] 對話方塊會出現可用的通訊錄,列在下 「 選擇 「 通訊錄]。
    2. 選取您想要做為資料來源使用的通訊錄。

      Word 可能會提示您確認資料來源,如果確認轉換選取為一個選項。

      如果您正在使用的地址通訊錄或連絡人清單從 Schedule +,Word 將會提示您登入 Schedule +,必要時提供密碼。

      如果您使用 [從 Exchange 通訊錄 Word 會提示您登入 Exchange 服務。

      Word 會顯示訊息,設定主文件。
    3. 按一下 [設定主文件。
    4. 跳到本文稍後 」 步驟三: 編輯主文件 > 一節。

步驟 3: 編輯主文件

  1. Word 會顯示 [標籤選項] 對話方塊。按一下 [印表機 (點陣式/雷射) 的型別、 型別 (例如 Avery) 的標籤產品及產品編號]。如果您使用的自訂標籤,按一下 [詳細資料,並輸入標籤大小。

    Word 會顯示建立標籤] 對話方塊。插入點閃爍在方塊中,在 [範例標籤] 底下。這是您可以在該處插入合併欄位來代表標籤上 Word 應該列印位置將資訊從資料來源。
  2. 按一下 [插入合併欄位],建立標籤] 對話方塊中。 按一下適當的合併欄位。

    請確定您鍵入您想要兩個合併欄位之間或合併欄位之後任何空格或標點符號。
  3. 當您完成將合併欄位放在標籤範例上時,按一下 [確定]。

    這個步驟會讓您回到合併列印。

步驟 4: 執行 「 合併列印

  1. 低於 3。合併資料與 「 文件 」 按一下 [合併列印 Word 會顯示 [合併列印] 對話方塊。(選擇 [查詢] 選項的合併列印而不是讓您選擇選取參與合併,或排序資料來源中的記錄特定資料記錄)。
  2. 在 [合併到下按一下 [在螢幕上顯示合併的文件的新文件]。這可讓您檢視之前先列印這些標籤。(選取 [印表機],以標籤直接傳送到印表機。
  3. 與合併到] 中選取 [新增文件的情況下,按一下 [合併列印]。
  4. 一旦合併的文件出現在螢幕上,您可以將此儲存為個別的文件,或您可以傳送到印表機按一下 [檔案] 功能表上的 [列印合併的文件。

線上 [說明] 主題

如需有關合併列印的 Word 98 Macintosh 版本的詳細資訊,按一下 [說明] 功能表上的 [目錄及索引]。(Word 7.0 中按一下 [在 [說明] 功能表上的 Microsoft Word 說明主題]。在 Word 6.x 按一下"搜尋說明上"在 [說明] 功能表上)。按一下 [索引] 索引標籤,並在 [搜尋] 視窗中輸入"[合併列印 」。適用的主題會列出您可以選擇從。選取一個主題,然後按一下顯示。

或在 Word 98 Macintosh 版中按一下 [Office 小幫手,型別 「 郵件合併,"按一下 [搜尋],並按一下以檢視 「 列印或傳送一份合併列印文件 」 主題。

注意: 如果隱藏 [小幫手] 按一下 [一般] 工具列上的 [Office 小幫手] 按鈕。如果您的電腦未安裝 Word 說明,請參閱下列的 「 Microsoft 知識庫 」 中文件:
120802辦公室: 如何新增/移除單一的 Office 程式或元件

範例及示範 (Word 6.x)

若要存取 [說明] 主題包含示範,先按一下 [說明] 功能表上的範例及示範。從範例及示範類別清單,選取您要的類別,例如 [合併列印產生主題的進一步的分析。按一下您想要的主題,以產生此主題的範例及示範畫面此層級。

?考

「 Microsoft Word 的 Windows 使用者指南 」 版本 6.0 第 29"[合併列印: 逐步 」。

屬性

文章編號: 141992 - 上次校閱: 2005年8月17日 - 版次: 1.1
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 6.0 Standard Edition
  • Microsoft Word 6.0a
  • Microsoft Word 6.0c
  • Microsoft Word 6.0 for Macintosh
  • Microsoft Word 6.01 for Macintosh
  • Microsoft Word 6.0 Standard Edition
  • Microsoft Word 95 Standard Edition
  • Microsoft Word 98 for Macintosh
關鍵字:?
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