XL97: 描述及資料驗證範例

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結論

資料驗證是在 Microsoft Excel 97 中可用的新功能。它可讓您執行下列動作:

  • 請將項目清單,限定允許在儲存格中的值。
  • 建立提示訊息,說明的儲存格內允許的資料種類。
  • 建立輸入不正確的資料時出現的訊息。
  • 使用 [稽核] 工具列來檢查的不正確的項目。
  • 設定可以在儲存格中輸入的數字值的範圍。
  • 判斷某個項目是否有效根據另一個儲存格的計算。

其他相關資訊

本文將告訴您一些使用新的資料驗證功能,在 Microsoft Excel 97 和範例來說明如何實作這項功能的方法。

注意: 以下範例假設您正在使用新的 Microsoft Excel 97 活頁簿,而且您第一個範例的開頭,然後繼續進行中的顯示的順序範例。

製作一份允許在儲存格中的項目清單

您可以讓您將接受工作表上儲存格的項目清單。然後,您可以限制要接受只使用資料驗證功能取自清單的項目之儲存格。

若要建立下拉式清單,並限制這些項目中儲存格的值,執行下列動作:

  1. 選取儲存格 A1。
  2. 在 [資料] 功能表按一下 [驗證]。
  3. 在 [設定] 索引標籤上按一下 [在 [允許] 下拉式清單中的 [清單]。
  4. 預設情況下,會選取 [忽略空白] 和 [在儲存格的下拉式清單] 核取方塊。請勿變更它們。
  5. 在 [來源] 編輯方塊中,輸入 a,b c

    注意: 您也可以輸入已命名的範圍或儲存格參考如果它包含的值清單。前面兩者都必須有等號。
  6. 按一下 [確定]。

    儲存格 A1 現在擁有它旁邊的下拉式清單,並且您可以使用這個清單來選取要在儲存格中輸入值。
  7. 按一下下拉式清單,然後再按一下它包含的任何項目。
這個值會在儲存格中輸入。

注意: 您可以手動輸入 bc 在儲存格中 ; 沒有這些從清單選取。如果嘗試以手動方式輸入其他的任何這些值會出現停止訊息,並無法保留在此儲存格中的值。您唯一選項是重試或按 [取消]。

建立提示訊息,說明的儲存格內允許的資料型別

您可以建立一則訊息,說明可以在儲存格中輸入的資料型別。當您選取儲存格附近儲存格會出現訊息。如果必要時,但會保留直到您移至另一個儲存格,或按下 Escape 鍵,您可以移動此郵件。如果 [Office 小幫手是看得見,訊息會出現在上述 [Office 小幫手球形文字說明。

繼續前一個範例執行下列動作:

  1. 選取儲存格 A1。
  2. 在 [資料] 功能表上按一下 [驗證],然後按一下 [輸入訊息] 索引標籤。

    注意: 請確定已選取 [當儲存格被選取時,顯示輸入的訊息] 核取方塊。
  3. 在 [標題] 編輯方塊中,輸入 清單中的儲存格 A1

    這是出現訊息方塊的標題。它會在粗體文字。
  4. 在 [輸入訊息] 編輯方塊輸入 請選取任一 a,b c 上下是否從下拉式清單或

    這是出現訊息的主體。
  5. 按一下 [確定]。

    因為選取儲存格 A1 會出現訊息。
  6. 選取儲存格 A10。

    儲存格 A1 與兩者都消失的儲存格 A1 訊息旁邊的下拉式清單。
  7. 選取儲存格 A1。

    下拉式清單和提示訊息出現儲存格 A1 的旁邊。

    注意: 如果 [Office 小幫手是看得見,提示訊息會出現在上述 [Office 小幫手球形文字說明。
  8. 將郵件移至工作表中的另一個位置。

    若您選取另一個儲存格],然後選取儲存格 A1,該郵件會出現在其新位置。

    注意: 沒有任何方法來變更此郵件的格式設定。

建立輸入不正確的資料時,會出現的訊息

當您輸入不正確的資料時,Microsoft Excel 會顯示錯誤訊息的樣式會決定是否要強制執行限制。您可以顯示一個從輸入資料值,除了指定停止您的訊息。您也可以顯示說明性並且警告訊息,可讓您輸入範圍外的資料,或您可以在資料上設定限制,但不是顯示任何訊息。

繼續前一個範例執行下列動作:

  1. 選取儲存格 A1。
  2. 在 [資料] 功能表上按一下 [驗證],然後按一下 [錯誤提醒] 索引標籤。

    注意:,確定已選取 「 無效的資料輸入後,請顯示錯誤提醒] 核取方塊。

    建立停止提醒訊息

    如果您建立停止提醒訊息,並在儲存格中輸入無效資料,只選項重試或按 [取消] ; 不允許您在儲存格中輸入無效的資料。


    1. 在 [樣式] 清單中按一下 [停止。
    2. 在 [標題] 編輯方塊中,輸入 儲存格 A1 的警告。這是出現訊息方塊的標題。
    3. 在錯誤訊息] 編輯方塊輸入 的儲存格 A1 的只容許值是一個,b 或 c。這是,就會出現,並限於 225 個英數字元來訊息主體。
    4. 按一下 [確定]。
  3. 手動輸入儲存格 A1 中的 t

    您所建立的提醒停止的訊息會出現,而唯一選項是重試或按 [取消]。
  4. 按一下 [取消] 停止提醒的訊息方塊上。
  5. 選取儲存格 A1。
  6. 在 [資料] 功能表上按一下 [驗證],然後按一下 [錯誤提醒] 索引標籤。

    注意:,確定已選取 「 無效的資料輸入後,請顯示錯誤提醒] 核取方塊。

    建立警告警示訊息

    如果您建立一個警告訊息,並在儲存格中輸入無效資料,您的選項會稍微比更有彈性停止提醒訊息。 警告警示訊息有三個選項: 以允許輸入不正確的資料] ; [否] 以讓您有機會輸入有效的資料 ; [是] 和 [取消移除無效的項目]。


    1. 在 [樣式] 清單中,按一下 [警告]。
    2. 在 [標題] 編輯方塊中,輸入 儲存格 A1 的警告。這是出現訊息方塊的標題。
    3. 在錯誤訊息] 編輯方塊輸入 的儲存格 A1 的只容許值是一個,b 或 c。這是,就會出現,並限於 225 個英數字元來訊息主體。
    4. 按一下 [確定]。
  7. 以手動方式在儲存格 A1 中輸入 j

    您所建立的警告訊息會出現詢問是否要繼續。
  8. 按一下 [是]。

    儲存格 A1 中輸入 j"的無效的值。
  9. 選取儲存格 A1。
  10. 在 [資料] 功能表上按一下 [驗證],然後按一下 [錯誤提醒] 索引標籤。

    注意:,確定已選取 「 無效的資料輸入後,請顯示錯誤提醒] 核取方塊。

    建立資訊警示訊息

    如果您建立的資訊訊息,並在儲存格中輸入無效資料,您的選項是最有彈性。時的資訊通知訊息出現,您可以按一下 [確定] 以接受無效的值,或者您也可以按一下 [取消] 以拒絕它。

    1. 在 [樣式] 清單按一下 [資訊]。
    2. 在 [標題] 編輯方塊中,輸入 儲存格 A1 的警告。這是出現訊息方塊的標題。
    3. 在 「 錯誤訊息 」 編輯方塊輸入 的儲存格 A1 只容許值是一個,b 或 c。這是,就會出現,並限於 225 個英數字元來訊息主體。
    4. 按一下 [確定]。
  11. 手動輸入 p,儲存格 A1 中。

    如果您想要接受或拒絕您所輸入的值會出現詢問您建立的警示資訊訊息。
  12. 按一下 [確定]。

    儲存格 A1 中輸入"p"的無效的值。

不正確的項目使用 [稽核] 工具列的核取

輸入您的資料之後,您可以搜尋的項目會在您設定的限制外部。當您按一下 [稽核] 工具列上的 [圈選錯誤資料] 時, (圓圈) 會包含不正確的項目之儲存格周圍出現。如果您更正無效的項目,圓形會消失。

繼續前一個範例執行下列動作:

  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [自訂]。
  2. [自訂] 對話方塊中按一下 [工具列] 索引標籤。
  3. 工具列清單中, 選取 [稽核] 核取方塊 (如果尚未選取),然後再按一下 [關閉]。
  4. 稽核] 工具列上按一下 [圈選錯誤資料] 控制項。儲存格 A1 是圈起來。
  5. 選取儲存格 A1。
  6. 按一下 A1 儲存格] 旁的下拉式箭號,然後按一下其中一個清單中的項目。圓形會消失。

設定範圍可以在儲存格中輸入的數字值

您可以放置限制可以在儲存格中輸入資料上,您可以設定 minimums 和最大值或檢查有影響的項目可能有另一個儲存格上。

  1. 選取儲存格 A5。
  2. 在 [資料] 功能表上按一下 [驗證],然後按一下 [設定] 索引標籤。
  3. 在 [允許] 清單中,按一下 [整數]。
  4. 在 [資料] 清單按一下 [另之間新檔]。
  5. 在 [最小值] 方塊中輸入 [1]。
  6. 在 [最大值] 方塊中輸入 [10]。

    注意: 您可以使用步驟 5 和 6 的儲存格參照位址來指定包含最小和最大值的儲存格。
  7. 按一下 [確定]。
  8. 在儲存格 A5 中輸入值 3。值輸入而不會發生錯誤。
  9. 在儲存格 A5 中輸入值 33

    因為您建立的資料驗證設定儲存格 A1 (一個資訊警示) 並不適用於那些儲存格 A5,接受一個停止警訊 」 訊息 (也就是預設值) 並且您唯一的選項是按一下 [重試] 或 [取消]。
  10. 按一下 [取消]。3 的值顯示在儲存格中。

判斷是否有效項目根據另一個儲存格的計算

您可以在 [資料驗證] 對話方塊以判斷這是否為有效您進行此項目在另一個儲存格中使用公式、 運算式或計算參考。

  1. 在儲存格 B10 中輸入值 1
  2. 選取儲存格 A10。
  3. 在 [資料] 功能表上按一下 [驗證],然後按一下 [設定] 索引標籤。
  4. 在 [允許] 清單按一下 [自訂]。
  5. 在 [公式] 方塊中輸入下列公式:
          =IF(A10>B10,TRUE,FALSE)
    						
    注意: 您輸入的公式必須以等號開頭,而且它必須計算出 true 或 false。您不限於 IF 函數。
  6. 按一下 [確定]。
  7. 在儲存格 A10 中輸入值 為-1

    您收到停止提醒訊息,表示值無效。
  8. 按一下 [重試]。
  9. 在儲存格 A10 中輸入值 3

    由於此值大於您輸入儲存格 B10 的值,並沒有收到任何錯誤訊息。

?考

如需有關資料驗證的詳細資訊,按一下 [索引] 索引標籤,Microsoft Excel 97 說明] 中的,鍵入下列文字
資料驗證防止不正確的項目
然後再連按兩下所選取的文字,以移至的儲存格中的不正確資料防止項目 」 主題。

屬性

文章編號: 159252 - 上次校閱: 2013年10月4日 - 版次: 1.0
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  • Microsoft Excel 97 Standard Edition
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