WD98: 如何建立使用 Excel 資料的合併文件

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結論

這篇文章提供詳細的指示建立簡單的合併使用儲存在 Microsoft Excel 活頁簿中的資料。依照這些指示您將建立套印信件 (主要文件),選取 Excel 資料文件並合併成兩個文件中的資訊的第三個文件。

其他相關資訊

下列是適當的格式會用來做為簡單的 Microsoft Word 合併列印中的資料文件的 Microsoft Excel 工作表的一般資訊。

資料應該是在 Excel 活頁簿中第一張工作表中。雖然資料可能是這個簡單的合併列印的某具名範圍內工作表應該包含資料進行合併。資料應該在第一列的第一欄中啟動。第一列資料 (標頭資料列) 應該包含欄位名稱將用來參考至各種不同的資料行的資料。欄位名稱應該是可用的標點符號,而且應該組成每個欄位的一個字。含有資料,每個資料行都必須有該資料行頂端的欄位名稱。

範例:
   A1:FName B1:LName C1:Address1   D1:Address2
   A2:Betty B2:Smith C2:1401 A St. D2:Apt. 5
				
TIP: 結合在合併文件中的不同欄位中的資訊是很容易 ; 不過,分隔欄位中的資訊是很困難。因此,當您建立資料文件,建立實用的欄位一樣多。比方說您可以從最後一個名稱,以方便姓氏排序資料文件中的記錄將第一個名稱放在獨立的欄位。 將姓氏和名字分開可以也讓您輕易用於問候語的第一個名稱。

當您建立並儲存在 Microsoft Excel 中的資料文件時,使用下列指示來建立套印信件,並執行合併列印使用儲存在 Microsoft Excel 工作表中的資料。

建立主要文件

若要建立主要文件,請依照下列步驟執行:
  1. Microsoft Word 98 Macintosh 版本請先按兩下 [Microsoft Office 98] 資料夾中的 「 Microsoft Word 」 圖示。

    插入點應該會在文件 1 中閃爍。這表示文件 1] 是使用中文件。
  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [合併列印]。
  3. 在主文件下按一下 [建立],然後選取表單信件]。
  4. 按一下 [使用中視窗。
  5. 在 [資料來源] 下按一下 [取得資料]。

選取資料來源

如果要選取資料來源,請依照下列步驟執行:
  1. 從下的 [取得資料的命令清單中,按一下 [開啟資料來源]。
  2. 瀏覽到包含 Excel 資料文件的資料夾。
  3. 變更清單檔案類型選擇必要時,並再選取資料文件然後按一下 [開啟]。
  4. 按一下 [編輯主文件。

編輯主要文件

插入點應該回在文件 1 (也就是文件 1 應為使用中文件),而且應該可以看到 [合併列印] 工具列。

若要編輯主文件 (Document1 本例中),請依照下列步驟執行:
  1. 在文件中鍵入一些文字。
  2. 在 [合併列印] 工具列上按一下 [插入合併欄位],然後從清單中選取欄位名稱]。

    重複步驟 1 和 2,視需要在主文件中建立適當的文字和想要的合併欄位數目的次數。

    注意: 當您資料合併時您可以使用較少或最多的資料欄位當您需要和您可以使用它們以任何順序。而且,每個欄位可以用一次以上。
  3. 若要將主文件按一下 [檔案] 功能表上的 [另存新檔]。

    提示: 的名稱應該指示這是主要文件 (如範例為名稱檔案 「 我的主要文件 」)。文件應該存放在與資料文件相同的位置 (資料夾)。

合併主要文件和資料文件

若要進行合併按一下 [合併列印] 工具列上的 [合併列印到新文件] 按鈕。這會建立一個新的文件,包含合併結果。這個新文件可以列印、 儲存,或刪除,不會影響主文件或資料文件使用。

TIP: 一旦您有正常運作的簡單合併,詳細資料可以變更一次以增加合併的複雜性。請務必測試由每個變更後的合併列印。

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有關如何執行這項操作在的其他版本中,請參閱下列文件 「 Microsoft 知識庫 」 中:
141922WD: 如何啟動合併列印
如需有關合併列印] 和 [資料文件類型的詳細資訊,按一下 [Office 小幫手]、 [Office 小幫手] 的 [查詢] 區域中鍵入 合併列印資料,再按 [搜尋]。

注意: 如果隱藏 [小幫手] 按一下 [一般] 工具列上的 [Office 小幫手] 按鈕。如果您的電腦未安裝 Word 說明,請參閱下列的 「 Microsoft 知識庫 」 中文件:
179216OFF98: 如何使用 Microsoft Office 安裝程式的程式

屬性

文章編號: 178708 - 上次校閱: 2013年10月7日 - 版次: 1.1
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 98 for Macintosh
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