WD97: Bagaimana menggunakan MS Query untuk menggabungkan dua Excel file sumber Data gabungan surat

Terjemahan Artikel Terjemahan Artikel
ID Artikel: 180599 - Melihat produk di mana artikel ini berlaku.
Perbesar semua | Perkecil semua

Pada Halaman ini

RINGKASAN

Informasi di dalam artikel ini menjelaskan cara menggunakan Microsoft Query untuk menggabungkan dua file Excel 97. Anda mungkin ingin melakukan hal ini sehingga Anda dapat menggabungkan informasi terkait ke satu file dan menggunakannya dalam gabungan surat.

INFORMASI LEBIH LANJUT

Penggabungan dua Excel file memungkinkan Anda untuk menggabungkan informasi terkait ke satu file. Perhatikan bahwa ada banyak cara lain untuk membuat sumber data gabungan surat.

Untuk informasi lebih lanjut tentang sumber data gabungan surat, klik Daftar isi dan indeks pada Bantuan menu, klik Indeks tab di Microsoft Word bantuan, ketik teks berikut
gabungan surat, sumber data
kemudian klik dua kali teks yang dipilih untuk pergi ke "sumber data gabungan surat" topik. Jika Anda tidak dapat menemukan informasi yang Anda butuhkan, bertanya asisten kantor.

Berikut ini adalah contoh dari penggabungan dua Excel file:

Satu berkas Excel (workbook) bisa memuat daftar ID nomor, nama pertama, terakhir nama dan posisi, sementara file Excel lain (workbook) bisa berisi daftar nomor ID, alamat, dan gaji.

Jika nomor ID di kedua file yang sama, Anda dapat menghubungkan dua file dengan menggunakan field atau kolom ID serupa. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat gabungan surat yang berisi berisi ID nomor, nama pertama, terakhir nama, alamat, posisi, dan gaji. Untuk menempatkan file bersama-sama di dalam Microsoft Query mereka harus dalam format yang benar di Excel. Setiap kolom informasi harus memiliki nama judul (jangan menggunakan spasi, tanda kutip, apostrof, atau tanda hubung dalam nama judul).

Berikut adalah dua contoh Excel file. File1, sel A1 mengandung kata IDNumber, cell B1 berisi kata nama depan, sel C1 adalah nama belakang dan sel D1 adalah posisi. File2, sel A1 mengandung kata IDNumber, cell B1 adalah alamat dan sel C1 adalah gaji.

File1:
   A1: IDNumber B1: Firstname C1: Lastname   D1: Position
   A2: 1        B2: James     C2: Jones      D2: Clerk
   A3: 2        B3: Harry     C3:  Anderson  D3: Administration
				
File2:
   A1: IDNumber   B1: Address        C1:  Salary
   A2: 1          B2: 333 3rd Ave.   C2: $20,000
   A3: 2          B3: 444 4th St.    C3: $25,000
				
Kolom IDNumber dalam File1 harus serupa dengan IDNumber kolom di File2. Yaitu kolom pos harus sama dan informasi dalam File1 harus sesuai dengan informasi dalam File2. IDNumber 1 harus mewakili karyawan sama dalam lembar kedua. Itu adalah James Jones (IDNumber 1 dalam File1) harus hidup di 333 3rd Ave (IDNumber 1 dalam File 2). Ketika Anda menghubungkan dua file menggunakan Microsoft Query, Anda dapat mengambil semua informasi tentang James Jones ke sumber tunggal data.

Memodifikasi file di Excel

Setelah file telah dibuat, nama rentang informasi dalam setiap lembar. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:
  1. Memulai Microsoft Excel.
  2. Buka buku kerja yang pertama dan Pilih sheet yang berisi informasi yang Anda ingin menggunakan dalam gabungan surat. Pilih bagian dari file yang berisi teks.
  3. Pada Masukkan menu, titik Nama, lalu klik Menentukan. Ketik nama, klik Tambahkan kemudian klik Oke.
  4. Simpan berkas tersebut.
  5. Ulangi langkah 1-4 untuk kedua file. (Jangan lupa untuk menyimpan file dalam direktori yang sama.)
  6. Tutup Excel.
Setelah memodifikasi file di Excel, Anda dapat mulai gabungan surat pada Word.

Mulai gabungan surat

Untuk memulai gabungan surat, ikuti langkah berikut:
  1. Buka kata.
  2. Pada Berkas menu, klik Baru, lalu klik Oke.
  3. Pada Alat menu, klik Gabungan Surat.
  4. Klik Buat, klik Surat formulir, klik Jendela aktif.
Sekarang Anda siap untuk membuat sumber Data.

Membuat sumber Data Microsoft Query

Untuk membuat sumber Data Query Microsoft, ikuti langkah berikut:
  1. Dalam kata Gabungan surat Helper, klik Mendapatkan Data, klik Membuat sumber Data. Klik MS Query tombol.
  2. Dengan <new data="" source=""></new> dipilih, klik untuk memilih Menggunakan Wisaya Query untuk membuat/mengedit permintaan kotak centang dan klik Oke.
  3. Ketik nama untuk sumber data Anda.
  4. Di bawah Pilih Driver, pilih Microsoft Excel Driver (*.xls).
  5. Klik Menghubungkan.
  6. Pilih Versi database (misalnya, Excel 97), dan klik Pilih buku kerja.
  7. Cari dan pilih file Excel pertama.
  8. Klik Oke untuk menutup Pilih buku kerja kotak dialog.
  9. Klik Oke untuk menutup Setup Microsoft Excel ODBC kotak dialog.
  10. Klik Oke untuk menutup Membuat sumber Data baru kotak dialog.

Membuat permintaan

Untuk membuat query, ikuti langkah berikut:
  1. Sumber data yang baru dibuat Anda harus disorot dalam Pilih sumber Data kotak dialog. Jika tidak, klik untuk memilih itu, dan kemudian klik Oke.
  2. Dalam Permintaan Wizard - memilih kolom dialog kotak, di bawah Tersedia meja dan kolom, klik dua kali kisaran bernama yang muncul.

    Ini akan mengungkapkan judul kolom.
  3. Satu per satu waktu, pilih nama kolom yang ingin Anda gunakan untuk membuat sumber data gabungan surat dan klik "mengatakan" tombol (Perhatikan bahwa Anda harus memilih kolom yang lembar kedua memiliki kesamaan--dalam IDNumber kasus ini).
  4. Klik Berikutnya Tiga kali (mengabaikan penyaringan dan pengurutan kecuali jika Anda ingin menyaring atau menyortir data Anda).
  5. Pilih Lihat Data atau Edit Query dalam Microsoft permintaan pilihan dan klik Menyelesaikan.
Microsoft permintaan akan mulai dan informasi dari berkas Excel pertama akan tersedia.

Menambahkan File kedua dan bergabung dengan Data dalam Microsoft permintaan

Untuk bergabung dengan data dalam Microsoft permintaan, ikuti langkah berikut:
  1. Dalam Microsoft Query, klik Tambahkan tabel pada Tabel menu.
  2. Di bagian bawah Tambahkan tabel kotak dialog, perubahan Buku kerja kotak ke file Excel lain yang ingin Anda gunakan dalam penggabungan. (Perhatikan bahwa file ini harus terletak di direktori yang sama sebagai file Anda ditambahkan pada Wisaya Query.)
  3. Klik Tambahkan kemudian klik Tutup.
  4. Dalam tabel Excel pertama, klik bidang Anda ingin bergabung (misalnya, IDNumber lapangan) dan seret penunjuk ke bidang yang serupa dalam tabel Excel kedua.

    Garis bergabung akan muncul.

    CATATAN: Nama kolom dari tabel pertama akan muncul di jendela permintaan (persegi putih besar di bawah tabel). Anda dapat menggunakan bidang ini, atau Anda dapat menghapus bidang yang Anda tidak ingin menggunakan dengan posisi titik penyisipan atas nama field sampai panah bawah ditampilkan. Untuk menghapus bidang, klik untuk memilih kolom, dan tekan DELETE kemudian.

Memilih bidang yang Anda inginkan untuk penggunaan di gabungan surat

Untuk memilih kolom dari tabel kedua yang Anda ingin menggunakan dalam gabungan surat, ikuti langkah berikut:
  1. Dalam tabel kedua, klik nama field pertama yang Anda ingin gunakan.
  2. Drag dan drop lapangan untuk lokasi yang sesuai di jendela permintaan.
  3. Ulangi langkah 1-2 untuk masing-masing bidang yang ingin Anda gunakan dari setiap meja.
  4. Pada Berkas menu, klik Kembali Data ke Microsoft Word.

Membuat dokumen utama gabungan surat

Untuk membuat dokumen utama gabungan surat, ikuti langkah berikut:
  1. Setelah kembali ke Microsoft Word, klik Edit dokumen utama Ketika Anda akan menerima pesan berikut:
    Kata ditemukan tidak ada kolom gabungan di dokumen utama Anda. Pilih tombol Edit dokumen utama untuk memasukkan kolom gabungan ke dokumen utama Anda.
    Kolom gabungan dari kedua file Excel sekarang tersedia pada Sisipkan Kolom gabungan tombol pada Anda Gabungan Surat Toolbar.
  2. Untuk memasukkan kolom gabungan di dokumen Anda, klik Sisipkan Kolom gabungan pada Gabungan Surat Toolbar.
  3. Pada Alat menu, klik Gabungan Surat.
  4. Dalam Gabungan surat Helper, klik Penggabungan.
  5. Dalam Penggabungan kotak dialog, klik untuk memilih Dokumen baru dalam Bergabung kotak dan klik Penggabungan.
Data gabungan sekarang harus mencakup informasi dari tabel Excel kedua.

Untuk informasi selengkapnya, klik nomor artikel berikut ini untuk melihat artikel di Pangkalan Pengetahuan Microsoft:
155179WD: Bagaimana menggunakan sumber Data Microsoft Excel untuk gabungan surat Word
159817 WD97: Tidak dapat terhubung, masukkan Database dengan ODBC dan MSQuery
141922 WD: Bagaimana untuk memulai gabungan surat

Properti

ID Artikel: 180599 - Kajian Terakhir: 16 September 2011 - Revisi: 2.0
Berlaku bagi:
  • Microsoft Word 97 Standard Edition
  • Microsoft Excel 97 Standard Edition
Kata kunci: 
kbinfo kbinterop kbmerge kbmt KB180599 KbMtid
Penerjemahan Mesin
PENTING: Artikel ini diterjemahkan menggunakan perangkat lunak mesin penerjemah Microsoft dan bukan oleh seorang penerjemah. Microsoft menawarkan artikel yang diterjemahkan oleh seorang penerjemah maupun artikel yang diterjemahkan menggunakan mesin sehingga Anda akan memiliki akses ke seluruh artikel baru yang diterbitkan di Pangkalan Pengetahuan (Knowledge Base) dalam bahasa yang Anda gunakan. Namun, artikel yang diterjemahkan menggunakan mesin tidak selalu sempurna. Artikel tersebut mungkin memiliki kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa, hampir sama seperti orang asing yang berbicara dalam bahasa Anda. Microsoft tidak bertanggung jawab terhadap akurasi, kesalahan atau kerusakan yang disebabkan karena kesalahan penerjemahan konten atau penggunaannya oleh para pelanggan. Microsoft juga sering memperbarui perangkat lunak mesin penerjemah.
Klik disini untuk melihat versi Inggris dari artikel ini:180599
Sanggahan Konten KB yang Tidak Lagi Diperbarui
Artikel ini berisi tentang produk yang tidak lagi didukung oleh Microsoft. Oleh karena itu, artikel ini disajikan ?sebagaimana adanya? dan tidak akan diperbarui.

Berikan Masukan

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com