OL98: Como utilizar o Assistente de regras no Outlook 98

O Assistente de regras do Microsoft Outlook 98 é um envio de mensagens Gestor suplemento para o Outlook. Com o mesmo, pode definir instruções para efectuar acções nas mensagens de correio a receber e a enviar.

Este artigo descreve:

• Como instalar o ' Assistente de regras '
• Como converter regras do Assistente da pasta ' a receber '
• Como criar regras
• A modificar regras
• Como eliminar regras
• Como são aplicadas as regras
• Como executar regras no Microsoft Exchange Server

O Assistente de regras utiliza um processo sistemático para o orientar o processo de criação da regra. Por exemplo, pode utilizar o Assistente de regras para:

• Atribua categorias a mensagens recebidas ou enviadas com base no respectivo conteúdo.
• Defina uma notificação tal como uma caixa de mensagem ou um som, quando chegam mensagens importantes.
• Mova mensagens para uma pasta com base no remetente.
• Elimine mensagens numa conversação.
• Sinalizar mensagens de um remetente especificado.
• Adiar a entrega de mensagens por um período de tempo especificado.

Como instalar o ' Assistente de regras '

1. No menu Ferramentas , clique em Opções .
2. No separador outro , clique em Opções avançadas .
3. Clique em Gestor de suplementos , clique para seleccionar o ' Assistente de regras ' e clique em instalar .
4. Clique para seleccionar Rwiz1.ecf e clique em Abrir .
5. Clique em OK três vezes para fechar opções.

Como converter regras do Assistente da pasta ' a receber '

Quando inicia pela primeira vez o Assistente de regras, é-lhe pedido para converter todas as regras de assistente ' a receber ' Assistente de regras. Clique em ' Sim ' e clique em OK para converter todas as regras do Assistente da pasta a receber, excepto qualquer regra que contém condições baseadas um formulário personalizado; estes terão de ser recriados.

Se tiver um grande número de regras e utilizar o Microsoft Exchange Server 4.0, não poderá converter todas as regras. Isto acontece porque o Assistente de regras desactiva e mantém o Assistente de pasta a receber antiga regras e guarda as regras recentemente convertidas para o servidor. A combinação de regras do Inbox Assistant e Assistente de regras pode ocupam mais espaço do que a disponível no servidor.

Como criar regras

Pode criar uma regra de três formas:

1. Crie uma nova regra.
   1. Na pasta a receber Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
   2. Clique em Novo .
   3. Siga as instruções no Assistente de regras.
2. Copiar e modificar uma regra existente.
   1. Na pasta a receber Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
   2. Na caixa Aplicar regras pela seguinte ordem , clique na regra que pretende copiar e, em seguida, clique em Copiar .
   3. Clique em Modificar e siga as instruções no Assistente de regras para modificar as condições conforme necessário.
3. Basear uma regra numa mensagem.
   1. Abra a mensagem que pretende basear a regra.
   2. No menu Acções , clique em Criar regra .
   3. O Assistente de regras já está preenchido com informações básicas da mensagem. Siga as instruções no Assistente de regras para modificar as condições conforme necessário.

Se pretender executar uma regra criada recentemente em mensagens numa pasta diferente da pasta a receber, clique em ' Assistente de regras ' no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Executar agora .

A modificar regras

1. Na pasta a receber Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
2. Na caixa Aplicar regras pela seguinte ordem , clique na regra que pretende modificar.
3. Clique em Modificar .
4. Siga as instruções no Assistente de regras.

Como eliminar regras

1. Na pasta a receber Outlook, no menu Ferramentas , clique em Assistente de regras .
2. Na caixa Aplicar regras pela seguinte ordem , clique na regra que pretende eliminar.
3. Clique em Eliminar .

Como são aplicadas as regras

Quando cria uma regra designar se pretende aplicá-lo quando chegam mensagens na pasta a receber ou quando envia mensagens.

As regras são aplicadas pela ordem em que aparecem na lista "Aplicar regras pela seguinte ordem" no Assistente de regras. Pode mover regras para cima ou para baixo na lista clicando para seleccionar uma regra, em seguida, clicando em Mover para cima ou mover para baixo.

Como executar regras no Microsoft Exchange Server

Se utilizar o Microsoft Exchange Server, as regras são armazenadas no computador e o servidor. Se uma regra pode ser concluída no servidor, será executado mesmo se o Outlook não estiver em execução no computador. No entanto, se requerer actividade baseadas no cliente, tal como mover uma mensagem para uma pasta no ficheiro de pastas pessoais, a regra é aplicada quando iniciar o Outlook.

O Outlook tenta actualizar todas as regras no servidor. Regras que não não possível actualizar marcadas "só para o cliente" depois do respectivo nome. Se a lista contiver regras que tenham sido actualizadas no servidor e regras que não o fez, as regras no servidor são aplicado primeiro, as regras só de cliente.

NOTA: O Outlook não regista o convite para reunião respostas, respostas de atribuição de tarefas e respostas de voto se estas mensagens tem sido movidas da pasta a receber para outra pasta por uma regra.

Para obter mais informações sobre como utilizar regras no Outlook, siga estes passos no menu Ajuda do :

1. No menu Ajuda , clique em Ajuda do Microsoft Outlook .
2. Faça clique sobre o separador Assistente de respostas , escreva regras e, em seguida, clique em Procurar .
3. Clique no tópico que pretende visualizar para ver o respectivo conteúdo.