WD95: 使用合併列印建立依類別排序清單

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結論

您可以使用 Word 中的 [合併列印功能,若要建立的資料排序,並且也可以藉由類別來分隔清單。這份文件包含的指示和範例,您可以使用來建立這類清單。

其他相關資訊

設定資料檔

排序資料檔,讓具有相同的 「 索引鍵欄位 (類別--在其基底排序的欄位) 」 值的所有記錄都都一起下, 面的範例資料檔案中所示。下列的範例清單依據 (CITY 是在這個範例中,索引鍵欄位) 的 CITY 欄位進行排序:
      CITY        EMPLOYEE      SALES
      Atlanta     Smith        $3,000
      Atlanta     Gates       $50,000
      Atlanta     Henderson   $10,000
      Houston     Jones        $8,000
      Houston     Kelley       $9,000
      Houston     Peterson         $0
				

正在設定主文件

注意: 在下列範例中的段落標記會指定為 <p>。執行不鍵入 [<p>,而是按下 ENTER 鍵。

若要設定主文件,做為類別目錄,請依照下列步驟執行:
  1. 從新空白文件按一下 [工具] 功能表上的 [[合併列印]。
  2. 在合併列印中,按一下 [建立] 按鈕,然後按一下 [類別目錄]。
  3. 按一下 [新主文件出現提示時。
  4. 在合併列印中,按一下 [取得資料,然後按一下 ["開啟資料來源 「 若要將的檔案附加在您在本文 」 設定資料檔向上 」 一節中建立。
  5. 插入下列欄位來比較每個索引鍵欄位的資料錄的內容,與下一個索引鍵欄位記錄來判斷是否索引鍵欄位內容從一個資料記錄會變更到下的內容。

    注意: 此範例會從"設定資料檔"] 區段本文的使用範例資料。
    {如果 {MergeSeq} = 1 「 {Mergefield 城市} <p>
    """} {設定 Place1 {Mergefield 城市}} <p>
    {如果 {Place2} < > {Place1}"<p>
    {Mergefield 城市}<p>
    <p>
    {Mergefield 員工}{Mergefield 銷售}""{mergefield
    員工} {Mergefield 銷售}"} {設定 Place2 {Mergefield 城市}} <p>
    本範例所配置的欄位會產生目錄,列出在同一頁上,如下所示:
    亞特蘭大

    Smith $ 3,000
    城門 $ 50,000
    Henderson $ 10,000

    休斯頓

    Jones $ 8,000
    Kelley $ 9,000
    Peterson $ 0

強迫每一個新的類別到新的網頁

在這個範例中索引鍵的欄位是 {Mergefield 城市}。當城市的值變更資料檔中不同城市時,然後新頁面會加入至合併的結果,並且在下一個頁面的頂端繼續合併。
{如果 {MergeSeq} = 1 「 {Mergefield 城市} <p>
"""} {設定 Place1 {Mergefield 城市}} <p>
{如果 {Place2} < > {Place1}"
----------------------------Page Break--------------------------------
{Mergefield 城市}<p>
<p>
{Mergefield 員工}{Mergefield 銷售}""{mergefield
員工} {Mergefield 銷售}"} {設定 Place2 {Mergefield 城市}} <p>
注意: 一個分頁是插入藉著按 CTRL + ENTER 鍵或按一下 [插入] 功能表上的 [分隔設定,選取分頁線,然後按一下 [確定]。

本範例所配置的欄位會產生目錄,列出在不同頁上,如下所示:
亞特蘭大

Smith $ 3,000
城門 $ 50,000
Henderson $ 10,000

----------------------------Page Break--------------------------------

休斯頓

Jones $ 8,000
Kelley $ 9,000
Peterson $ 0

若要設定索引鍵欄位的格式



在這個範例中索引鍵的欄位是 {Mergefield 城市}。若要設定為全部大寫字母 {Mergefield 城市} 結果的格式中,您可以使用的格式設定切換參數 \ * 上端
{如果 {MergeSeq} ="1""{Mergefield 縣/市 \ * 上端} <p>
"""} {設定 Place1 {Mergefield 城市}} <p>
{如果 {Place2} < > {Place1}"<p>
{Mergefield 縣/市 \ * 上端}<p>
<p>
{Mergefield 員工}{Mergefield 銷售}""{mergefield
員工} {Mergefield 銷售}"} {設定 Place2 {Mergefield 城市}} <p>
本範例所配置的欄位會產生目錄,列出全部以大寫字母城市與同一頁面上,如下所示:
ATLANTA

Smith $ 3,000
城門 $ 50,000
Henderson $ 10,000

休士頓

Jones $ 8,000
Kelley $ 9,000
Peterson $ 0
如需有關一般欄位格式化參數的詳細資訊,按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Word 說明主題],再按 [索引] 索引標籤 」 說明主題: Microsoft Word,"中輸入下列文字
格式設定的欄位
然後再連按兩下所選取的文字,以移至"一般參數 > 主題。

注意: 您可以套用不同格式到索引鍵欄位 {Mergefield 城市} 藉由選取整個欄位 (包括欄位大括號 {}) 和格式視該欄位。若要設定欄位的格式按一下 [格式] 功能表上的 [字型]。

?考

如需詳細資訊請參閱 「 Microsoft 知識庫 」 中下列文:
141922WD: 如何啟動合併列印

屬性

文章編號: 181729 - 上次校閱: 2013年10月7日 - 版次: 1.3
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  • Microsoft Word 95 Standard Edition
  • Microsoft Word 95a
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