Hoe voer ik een samenvoegbewerking uit met mijn lijst met contactpersonen in Outlook 2000

Vertaalde artikelen Vertaalde artikelen
Artikel ID: 192258 - Bekijk de producten waarop dit artikel van toepassing is.
Dit artikel is eerder gepubliceerd onder NL192258
Alles uitklappen | Alles samenvouwen

Op deze pagina

Samenvatting

Klik op 287561 voor een Microsoft Outlook 2002-versie van dit artikel.
Outlook biedt een nieuwe functie waarmee u vanuit Outlook afdrukken kunt samenvoegen met uw lijst van contactpersonen. In eerdere versies van Outlook werd Afdruk samenvoegen in Microsoft Word uitgevoerd.

Meer informatie

In eerdere versies van Outlook moest u Word gebruiken om afdrukken met uw contactpersonen samen te voegen. In Word was het niet mogelijk om op Outlook-categorieën te filteren, om samenvoegcriteria op basis van Outlook-categorieën in te stellen of op een andere wijze te filteren.

In Outlook 2000 kunt u specifieke contactpersonen voor het samenvoegen selecteren, samenvoegen op basis van een gefilterde weergave of de volledige lijst van contactpersonen samenvoegen. Het eigenlijke samenvoegen gebeurt nog steeds in Word, maar het instellen en filteren van de contactpersonen gebeurt in Outlook. Het starten van de samenvoegbewerking vanuit Outlook in plaats van Word heeft als belangrijk voordeel dat u in Outlook meer standaardvelden van contactpersonen kunt samenvoegen en u er ook aangepaste velden kunt opnemen.

Een eenvoudige afdruksamenvoeging maken

  1. Open de map Contactpersonen en stel de filtercriteria in (zie de sectie "De criteria definiëren" hieronder).
  2. Klik in het menu Extra op Afdruk samenvoegen. Als Afdruk samenvoegen niet zichtbaar is, plaatst u de muisaanwijzer op de pijltjes onderaan in het menu. Na enkele seconden worden alle menuopties zichtbaar. Klik op Afdruk samenvoegen; deze optie zal voortaan altijd beschikbaar zijn.
  3. Selecteer de gewenste opties voor Afdruk samenvoegen en klik vervolgens op OK. Word wordt gestart en de werkbalk Afdruk samenvoegen van Word wordt zichtbaar. Vanaf dit punt werkt u verder in Word.
  4. Typ de brief en klik op Samenvoegvelden invoegen om de contactpersoonvelden van Outlook weer te geven. Selecteer de gewenste velden een voor een om deze in het document te plaatsen.
  5. Als de samenvoegvelden eenmaal in het document zijn geplaatst en de brief af is, klikt u in het menu Extra op Afdruk samenvoegen en klikt u vervolgens op Samenvoegen of op de gewenste samenvoegknop op de werkbalk, zoals Samenvoegen naar nieuw document, Samenvoegen naar printer of Afdruk samenvoegen. Als u samenvoegt naar een nieuw document, kunt u het nieuwe document opslaan, zodat u het later opnieuw kunt gebruiken.

Beschrijving van de opties in het venster Afdruk samenvoegen

Hier volgt een beschrijving van de verschillende opties in het venster Afdruk samenvoegen.
  • Contactpersonen Alle contactpersonen in de huidige weergave: hiermee worden alle contactpersonen in de huidige weergave samengevoegd. U kunt aangepaste weergaven maken met filters die worden toegepast voor verschillende samenvoegsets. Zie de sectie "Aangepaste weergaven maken".

    Alleen geselecteerde contactpersonen: hiermee worden alleen de contactpersonen samengevoegd die u hebt geselecteerd. Zoals in alle Microsoft Office-programma's kunt u ook hier klikken terwijl u de toets Ctrl ingedrukt houdt om afzonderlijke contactpersonen te selecteren. Door deze optie in combinatie met de optie Gegevensbestand met contactpersonen te gebruiken, kunt u gegevensdocumenten maken die op een later moment kunnen worden samengevoegd met Word.
  • Samen te voegen velden Alle contactpersoonvelden: Hierdoor worden alle velden in de map Contactpersonen beschikbaar.

    Contactpersoonvelden in huidige weergave: Hierdoor worden alleen de velden beschikbaar die zichtbaar zijn in de huidige weergave. Zie "Velden aan de huidige weergave toevoegen" hieronder voor informatie over het toevoegen van velden aan de huidige weergave. U kunt deze mogelijkheid gebruiken om het aantal velden te beheren dat beschikbaar is voor invoeging bij het bewerken van het hoofddocument.
  • Documentbestand Nieuw document: gebruik deze optie als u nog geen document voor samenvoeging met de gegevens hebt voorbereid.

    Bestaand document: gebruik deze optie als u al een document voor samenvoeging met de gegevens hebt voorbereid. Dit document bevat mogelijk al samenvoegvelden die tijdens een eerdere samenvoegbewerking zijn gedefinieerd. Klik op Bladeren om het document te zoeken en te selecteren.
  • Gegevensbestand met contactpersonen: gebruik deze optie om een permanent bestand voor toekomstige samenvoegbewerkingen te maken. Selecteer Permanent bestand en typ vervolgens een naam voor het bestand. Het bestand wordt opgeslagen in Word-indeling.
  • Opties voor samenvoegen: Standaardbrieven: hiermee voegt u samen naar een standaardbrief. U kunt elke brief afzonderlijk aanpassen door her en der in het document samenvoegvelden te plaatsen.

    Adresetiketten: hiermee kunt u Outlook-contactpersoongegevens samenvoegen naar adresetiketten.

    Enveloppen: hiermee kunt u Outlook-contactpersoongegevens samenvoegen naar enveloppen.

    Catalogus: hiermee kunt u Outlook-contactpersoongegevens samenvoegen naar een massalijst. Deze indelingen verschillen niet van hetgeen u in Word te zien zou krijgen.
  • Samenvoegen naar: Nieuw document: hiermee kunt u de samenvoeging uitvoeren, deze controleren voordat u afdrukt en de afdruksamenvoeging opslaan voor later gebruik.

    Printer: hiermee kunt u rechtstreeks naar de ingestelde printer samenvoegen.

    E-mail: hiermee kunt u samenvoegen naar e-mailberichten. Er wordt dan voor elke contactpersoon een e-mailbericht gemaakt. Niet alle namen worden daarbij op de regel Aan: geplaatst.
Gebruik de Office-assistent van Word voor meer informatie over het uitvoeren van een afdruksamenvoeging.

Als u geavanceerde opties wilt gebruiken, dient u ook te weten hoe u de volgende taken moet uitvoeren:
  • Velden aan de huidige weergave toevoegen
  • Aangepaste weergaven maken
  • Filters instellen en een nieuwe weergave maken

Velden aan de huidige weergave toevoegen

  1. Klik met de rechtermuisknop op een veldnaam, zoals Volledige naam of Bedrijf, en klik vervolgens op Veldkiezer.
  2. Selecteer het veld in de lijst en sleep het vervolgens van de Veldkiezer naar de header. U kunt de volgorde van de velden wijzigen door deze naar de gewenste posities in de huidige weergave te slepen.

Aangepaste weergaven maken

Het maken van aangepaste weergaven gebeurt in twee stappen. Eerst definieert u de sorteer- of filterparameters en vervolgens selecteert of definieert u de weergave. In dit artikel wordt een filter als voorbeeld gebruikt; het proces voor sorteercriteria is in principe hetzelfde.

De criteria definiëren

Opmerking het dialoogvenster Filter is contextafhankelijk en heeft betrekking op de momenteel geopende map. We gebruiken de map Contactpersonen en filteren op het veld Categorie.

Als u een filtercriterium wilt definiëren, gaat u als volgt te werk:
  1. Wijs in het menu Beeld de optie Huidige weergave aan en klik op Huidige weergave aanpassen.
  2. Klik in Samenvatting van weergave op Filter.
  3. Klik op het tabblad Meer opties en klik vervolgens op Categorieën.
  4. Selecteer de categorie die u wilt weergeven en klik vervolgens tweemaal op OK om de dialoogvensters te sluiten.

De weergave definiëren

U kunt de weergave op twee manieren definiëren als het filter eenmaal is ingesteld.

Methode 1

Selecteer op de werkbalk Geavanceerd de tekst in het vak Huidige weergave en typ de naam voor de aangepaste weergave. Druk op Enter en klik op OK.

Methode 2

  1. Wijs Huidige weergave in het menu Beeld aan, klik op Weergaven definiëren en klik vervolgens op Nieuw.
  2. Typ in het vak Naam van nieuwe weergave een naam voor de aangepaste weergave.
  3. Klik tweemaal op OK en klik vervolgens op Sluiten.

Filters instellen en een nieuwe weergave maken

  1. Wijs Huidige weergave in het menu Beeld aan, klik op Weergaven definiëren en klik vervolgens op Nieuw.
  2. Typ een naam voor de weergave.

    Opmerking Als u de map met behulp van Net Folders gaat publiceren of als u de map op een af andere manier wilt delen, selecteert u Deze map, zichtbaar voor iedereen en klikt u vervolgens op OK.
  3. Als u elementen van de weergave wilt definiëren, klikt u op Velden, Groeperen op, Sorteren, Filter, Overige instellingen of Automatische opmaak en maakt u de gewenste keuzen om de weergave-instellingen te definiëren. In de rechterbovenhoek van de titelbalk staat een vraagteken; als u op het vraagteken klikt en vervolgens op een van de items klikt, wordt er nadere informatie over het item weergegeven.
  4. Klik op OK en klik vervolgens op Sluiten om alle vensters te sluiten.

Afdruk samenvoegen met aangepaste velden

Als de gegevens die u probeert samen te voegen afkomstig zijn uit aangepaste Outlook-velden, zijn de velden in Word alleen beschikbaar als deze in de Outlook-map zijn gedefinieerd. Als u meer informatie wilt over de wijze waarop aangepaste velden in Outlook worden opgeslagen en hoe u kunt nagaan of de aangepaste velden zich in de map bevinden, klikt u op het volgende artikelnummer in de Microsoft Knowledge Base:
201438Werken met door de gebruiker gedefinieerde velden in oplossingen

Eigenschappen

Artikel ID: 192258 - Laatste beoordeling: donderdag 16 februari 2006 - Wijziging: 4.0
De informatie in dit artikel is van toepassing op:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
Trefwoorden: 
kbfunctions kbemail kbfea kbhowto kbinfo kbinterop kbusage KB192258

Geef ons feedback

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com