Beschreibung der Verwendung von Offlineordnern in Outlook 2000 mit der Option "Unternehmen oder Arbeitsgruppe"

Wenn Sie Outlook 2000 in Verbindung mit dem Microsoft Exchange Server-Informationsdienst verwenden, können Sie "offline" mit Ordnern arbeiten; das heißt, dass Sie die Inhalte eines Ordners auch ohne Netzwerkverbindung nutzen können. Dieser Artikel beschreibt das Erstellen, die Verwendung und die Synchronisierung von Offlineordnern.

Offlineordner sind nur in Verbindung mit Exchange Server verfügbar.

Offlineordner sind der schnellste und einfachste Weg, offline mit Exchange Server zu arbeiten. Offlineordner bieten Ihnen die Möglichkeit, auch dann die Inhalte eines Exchange Server-Ordners zu verwenden oder zu bearbeiten, wenn Sie nicht mit dem Netzwerk verbunden (offline) sind. Wenn Sie dann eine Verbindung zu Ihrem Netzwerk hergestellt haben, können Sie diese Ordner synchronisieren.

Offlineordner werden in einer Offlineordnerdatei (.ost) gespeichert. Der Standardspeicherort der OST-Datei ist Ihr aktueller Windows-Ordner. Ähnlich wie Persönliche Ordner-Dateien (.pst) können auch OST-Dateien komprimiert werden, um Speicherplatz auf Ihrem Computer zu sparen.

Der Unterschied zwischen einem Offlineordner und einer Gruppe persönlicher Ordner besteht darin, dass der Offlineordner zunächst ein gespiegeltes Abbild der Ordner auf Ihrem Exchange Server-Computer ist und im Rahmen der Synchronisierung durch den Server aktualisiert wird. Eine Gruppe persönlicher Ordner ist wiederum einfach eine lokale Datei, in der Nachrichten gespeichert werden. Andererseits ist ein Satz persönlicher Ordner einfach ein Speicherort auf Ihrer Festplatte oder Ihrem Server, der nicht der Exchange Server-Computer ist.

Wenn Sie offline arbeiten, arbeiten Sie mit den Inhalten eines Offlineordners exakt auf die gleiche Weise, wie Sie mit einem Ordner auf dem Server arbeiten würden. So können Sie beispielsweise Elemente in Ihrem Offline-Posteingang ändern oder verschieben, Nachrichten versenden, die sich in Ihrem Offline-Postausgang befinden, und Ihre öffentlichen Offlineordner lesen. Sie werden auch weiterhin neue Nachrichten in Ihrem Online-Postfach empfangen. Sie werden diese Änderungen auf dem Server jedoch erst wahrnehmen, wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem Netzwerk herstellen.

Wenn Sie den Inhalt eines Offlineordners aktualisieren müssen, synchronisieren Sie den Ordner mit dem Server und arbeiten dann weiter offline. Durch Verwendung des Befehls Synchronisieren wird eine DFÜ-Verbindung zu dem Server hergestellt, die vorgenommenen Änderungen werden kopiert und danach wird die Verbindung getrennt. Jedes Element, das Sie aus einem Offlineordner oder dem entsprechenden Ordner auf dem Server löschen, wird nach erfolgter Synchronisierung aus beiden Ordnern gelöscht.

Erstellen einer Offlineordnerdatei

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Offlineordnerdatei zu erstellen:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Dienste.
2. Klicken Sie auf Microsoft Exchange Server und anschließend auf Eigenschaften.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert auf Einstellungen für Offlineordner.
4. Geben Sie den Pfad zu der Datei ein, die Sie als Offlineordnerdatei verwenden möchten.
5. Wenn die folgende Meldung angezeigt wird:
   Die Datei PfadDateiname.ost kann nicht gefunden werden. Möchten Sie die Datei erstellen?
   Klicken Sie auf OK.
6. Klicken Sie auf OK und anschließend erneut auf OK.

Hinweis: Outlook muss für die Erstellung und erstmalige Synchronisierung der OST-Datei mit dem Exchange-Server verbunden sein.

Alle Outlook-Standardordner ("Posteingang", "Postausgang", "Gelöschte Objekte", "Gesendete Objekte", "Kalender", "Kontakte", "Aufgaben", "Journal" und "Notizen") auf dem Exchange-Server können jetzt offline verwendet werden. Sie können nicht auswählen, welche Ordner für die Offlinenutzung verfügbar sein sollen und welche nicht. Weitere Informationen zum Konfigurieren von öffentlichen Ordnern für die Offlinenutzung finden Sie im Abschnitt "Offline-Arbeit mit öffentlichen Ordnern" dieses Artikels.

Festlegen benutzerdefinierter Ordner für die Offlinenutzung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um benutzerdefinierte Ordner für die Offlinenutzung festzulegen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den benutzerdefinierten Ordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
2. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Synchronisierung unter Dieser Ordner steht zur Verfügung das Kontrollkästchen Im Online- und Offlinebetrieb.
3. Klicken Sie auf OK.

Sie können keine OST-Datei verwenden, die zuvor bereits mit einem anderen Postfach verwendet worden ist. Wenn Sie es versuchen, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt: Hinweis: Drücken Sie beim Starten von Windows nicht die Taste [ESC], wenn Sie zur Eingabe des Windows-Kennwortes aufgefordert werden. Sie erhalten keinen Zugriff auf die OST-Datei, wenn Sie nicht die korrekten Anmeldeinformationen angeben.

Offline-Arbeit mit öffentlichen Ordnern

Gehen Sie folgendermaßen vor, um offline mit öffentlichen Ordnern zu arbeiten:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, mit dem Sie arbeiten möchten, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Ordnername kopieren.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Ordner kopieren auf Ihren Ordner "Favoriten", und klicken Sie dann auf OK.
3. Klicken Sie im Ordner "Favoriten" mit der rechten Maustaste auf diesen neuen Ordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Synchronisierung, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Im Online- und Offlinebetrieb.
5. Klicken Sie auf OK.

Der öffentliche Ordner steht jetzt zur Offlinenutzung zur Verfügung. Jeder Ordner, den Sie in Ihren Ordner "Favoriten" kopieren, kann jetzt selektiv für die Offlinenutzung eingerichtet werden.

Synchronisieren von Ordnern

Bei der Synchronisierung wird in Ihrem Ordner "Gelöschte Objekte" eine Protokolldatei in Form einer Meldung angezeigt. Diese Protokolldatei enthält Informationen wie die Uhrzeit der Synchronisierung, die Namen der synchronisierten Ordner und die Anzahl der hinzugefügten Elemente.

Wenden Sie eine der folgenden Methoden an, um Offlineordner zu synchronisieren.

Synchronisieren eines bestimmten Ordners

Klicken Sie auf den zu synchronisierenden Ordner, klicken Sie im Menü Extras auf Synchronisieren, und klicken Sie anschließend auf Diesen Ordner.

Synchronisieren aller Ordner

Klicken Sie im Menü Extras auf Synchronisieren, und klicken Sie anschließend auf Alle Ordner, um alle Offlineordner zu synchronisieren.

Synchronisieren einer Gruppe von Ordnern

Um eine Gruppe von Ordnern zu synchronisieren, stellen Sie zunächst sicher, dass die Ordner für die Offlinenutzung verfügbar sind. Zeigen Sie dann im Menü Extras auf Synchronisieren, klicken Sie auf Offlineordner-Einstellungen, und klicken Sie anschließend auf die Ordner, die Sie für die Synchronisierung gruppieren möchten.

Automatisches Synchronisieren aller Ordner beim Beenden von Outlook

Gehen Sie folgendermaßen vor, um alle Ordner beim Beenden von Outlook automatisch zu synchronisieren:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Dienste.
2. Aktivieren Sie unter E-Mail-Optionen das Kontrollkästchen Offlinezugriff aktivieren, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Wenn online, Ordner bei Beendigung synchronisieren.
3. Klicken Sie auf OK.

Alle Ordner, die offline verfügbar sind, werden beim Beenden von Outlook automatisch synchronisiert.

Es ist wichtig, das Adressbuch zu synchronisieren und herunterzuladen, bevor Sie sich bei Ihrem Exchange-Server abmelden. Dies ist insbesondere beim ersten Mal wichtig, um sicherzustellen, dass alle Offlineordner aktualisiert werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr Adressbuch herunterzuladen:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Synchronisieren und dann auf Adressbuch downloaden.
2. Klicken Sie unter Downloadoptionen entweder auf die Option Alle Details oder auf die Option Keine Details, je nachdem, welche Option Sie bevorzugen, und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie werden feststellen, dass das Dialogfeld Offlineadressbuch downloaden Informationen über die Auswirkungen eines Downloads ohne Detailinformationen enthält.

Die Remotemail-Funktion ist nicht verfügbar, wenn für Sie die Offlineordnernutzung eingestellt ist. Weitere Informationen zur Remotemail-Funktion und ihrer Verwendung finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base: