OL2000: (CW) O Que São Pastas Off-line e Como Utilizá-las?

Quando você usar o Outlook 2000 com o Serviço de Informações do Microsoft Exchange Server, poderá trabalhar com pastas "off-line", isto é, você podrá usar o conteúdo de uma pasta sem uma conexão de rede. Este artigo aborda como você pode criar, usar, e sincronizar as pastas off-line.

As pastas off-line estão disponíveis somente com o Exchange Server.

As pastas off-line são a maneira mais rápida e fácil de trabalhar off-line com o Exchange Server. As pastas Off-line possibilitam trabalhar com o conteúdo de uma pasta do Exchange Server enquanto você não está conectado à rede (off-line), e depois quando estiver conectado à rede, sincronizar as pastas.

As pastas off-line são armazenadas em um arquivo de pastas off-line (.ost); o local padrão do arquivo .ost é a sua pasta atual do Windows. Semelhante às pastas particulares (arquivos .pst), o arquivo .ost também pode ser compactado para economizar espaço no computador.

A diferença entre um arquivo de pasta off-line e uma série de pastas pessoais é que o arquivo de pastas off-line inicia como uma imagem espelho das suas pastas no computador do Exchange Server, e é atualizada pelo servidor durante a sincronização. Por outro lado, um conjunto de pastas pessoais, é simplesmente um local de armazenamento em seu disco rígido ou em um servidor que não é o do computador do Exchange Server.

Quando está trabalhando offline, você trabalha com o conteúdo de uma pasta off-line exatamente como faz com uma pasta que está num servidor. Por exemplo, você pode mudar e mover os itens em sua caixa de entrada off-line, enviar mensagens colocadas em sua caixa de saída off-line, e ler as pastas públicas off-line. Você continuará a receber novas mensagens em sua caixa postal on-line. No entanto, você não estará ciente destas mudanças no servidor até se conectar à rede.

Quando precisar atualizar o conteúdo da pasta off-line, você sincronizará a pasta com o servidor, e depois continuará a trabalhar off-line. O comando Sincronizar conecta ao servidor através de Rede Dial-Up, copia as alterações feitas, e em seguida desconecta. Qualquer item que você excluir da pasta off-line ou da pasta correspondente do servidor é excluído de ambas as pastas após a sincronização.

Criando um Arquivo de Pasta Off-line

Para criar um arquivo de pasta offline, siga esses passos:

1. No menu Ferramentas, clique em Serviços.
2. Clique em Microsoft Exchange Server e em Propriedades.
3. Clique na guia Avançado, e então clique em Configurações do Arquivo de Pasta Offline.
4. Digite o caminho até o arquivo que você deseja usar como arquivo de pasta off-line.
5. Se você receber a seguinte mensagem:
   caminhonomedoarquivo.ost não pode ser localizado. Deseja criá-lo?
   clique em OK.
6. Clique em OK, e então clique em OK novamente.

NOTA: O Outlook deve estar conectado ao computador com o Exchange Server para a criação e sincronização inicial do arquivo de pasta off-line.

Todas as pastas padrão do Outlook (Caixa de Entrada, Ítens Excluídos, Ítens Enviados, Calendário, Contatos, Diário, Notas e Tarefas) no computador com o Exchange Server estarão agora prontas para uso off-line. Você não pode escolher seletivamente qual pasta ficará e qual não ficar[á disponível para uso off-line. Para definir pastas públicar para uso off-line, consulte a seção "Trabalhando com Pastas Públicas Off-line" neste artigo.

Configurar Pastas Definidas pelo Usuário para Uso Off-line

Para configurar qualquer pasta definida pelo usuário para uso off-line, siga estes passos:

1. Clique com o botão direito do mouse na pasta definida pelo usuário e clique em Propruedades no menu de atalho.
2. Na guia Sincronização, clique para marcar a caixa de seleção Off-line ou on-line em Esta pasta está disponível.
3. Clique em OK.

Você não pode usar um arquivo .ost que já foi utilizado anteriormente com uma caixa de correio diferente. Se fizer isso, receberá a seguinte mensagem de erro: NOTA: Quando iniciar o Windows, não pressione ESCAPE ao ser solicitado a informar a senha do Windows, ou você não conseguirá acessar o arquivo .ost porque as informações de credencial não foram fornecidas.

Trabalhando com Pastas Públicas Off-line

Para trabalhar com pastas públicas off-line, siga estes passos:

1. Usando o botão direito do mouse (clicar com o botão direito), clique na pasta pública com a qual deseja trabalhar e clique em Copiar nomedapasta no menu de atalho.
2. Na caixa de diálogo Copiar Pasta, vá até a pasta Favoritos e clique emOK.
3. Na pasta Favoritos, clique com o botão direito do mouse na pasta recém-copiada e clique em Propriedades no menu de atalho.
4. Clique na guia Sincronização e clique para marcar a caixa de diálogo Off-line ou on-line.
5. Clique em OK.

A sua pasta pública já estará pronta para uso off-line. Agora você pode definir de forma seletiva para uso off-line cada pasta que copiar para a pasta Favoritos.

Sincronizando Pastas

Ao sincronizar, um arquivo de log será exibido como uma mensagem na sua pasta Itens Excluídos. Esse arquivo de log contém informações como a hora em que você sincronizou, os nomes das pastas que foram sincronizadas e o número de itens adicionados.

Para sincronizar pastas off-line, use um dos seguintes métodos.

Sincronizando uma Pasta Específica

Clique para marcar a pasta que você deseja sincronizar, clique em Sincronizar no menu Ferramentas e clique em Esta Pasta.

Sincronizando Todas as Pastas

No menu Ferramentas, clique em Sincronizar e em Todas as Pastas para sincronizar todas as suas pastas off-line.

Sincronizando um Grupo de Pastas

Para sincronizar um grupo de pastas, primeiro certifique-se de que as pastas estão disponíveis para uso off-line. Depois aponte para Sincronizar no menu Ferramentas, clique em Configurações da Pasta Off-line e clique nas pastas que você deseja agrupar para sincronização.

Sincronizando Automaticamente Todas as Pastas ao Sair do Outlook

Para sincronizar automaticamente todas as pastas quando você sair do Outlook, siga estes passos:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções e clique na guia Serviços de Email.
2. Em Serviços de Email, clique para marcar a caixa de seleção Ativar Acesso Off-line e clique para marcar a caixa de seleção Estando on-line, sincronizar todas as pastas ao sair.
3. Clique em OK.

Todas as pastas disponíveis off-line serão automaticamente sincronizadas quando você sair do Outlook.

É importante sincronizar e fazer download do Catálogo de Endereços antes de fazer logoff no computador com o Exchange Server. Isto é especialmente importante na primeira vez para garantir que as suas pastas off-line sejam atualizadas.

Para fazer download do Catálogo de Endereços, use os seguintes passos:

1. No menu Ferramentas, clique em Sincronizar e clique em Fazer Download do Catálogo de Endereços.
2. Em Informações para download, clique na opção Detalhes completos ou Sem detalhes, dependendo de sua preferência, e clique em OK.

Observe que a caixa de diálogo Fazer Download do Catálogo de Endereços Off-line contém informações sobre as ramificações de se fazer download sem as informações detalhadas.

O recurso Email Remoto não estará disponível se você não tiver definido o uso da pasta off-line. Para obter informações adicionais sobre como usar o Email Remoto e sobre como utilizá-lo, clique no número abaixo para visualizar o artigo na Base de Dados de Conhecimento da Microsoft: