OL2000:(CW) 脱机文件夹的概念与使用方法

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注意: 只有在安装 Outlook 时选用了“用于企业或工作组”选项,本文中的步骤才适用。利用此选项,您可以使用邮件应用程序编程接口 (MAPI) 服务。要确定安装类型,请在帮助菜单上单击关于 Microsoft Outlook。如果您在安装时选择了“用于企业或工作组”,就会看到“用于企业或工作组”。
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本文内容

概要

在联合使用 Outlook 2000 与 Microsoft Exchange Server 信息服务时,可以“脱机”使用文件夹,即可以在没有网络连接的情况下使用文件夹的内容。本文讨论如何创建、使用以及同步脱机文件夹。

脱机文件夹仅在使用 Exchange Server 时可用。

更多信息

脱机文件夹是脱机使用 Exchange Server 的最快捷和最方便的方法。通过使用脱机文件夹,您可以在未连接到网络(脱机)的情况下使用 Exchange Server 文件夹的内容,然后在连接到网络上时,同步这些文件夹。

脱机文件夹存储在脱机文件夹 (.ost) 文件中;.ost 文件的默认位置是当前的 Windows 文件夹。与个人文件夹(.pst 文件)类似,可以压缩 .ost 文件以节省计算机上的空间。

脱机文件夹文件与个人文件夹集的区别在于:脱机文件夹文件在 Exchange Server 计算机上是作为文件夹的镜像启动的,在同步过程中由服务器对它进行更新。与之不同,个人文件夹集只是您的硬盘或一个非 Exchange Server 服务器计算机上的存储位置。

在脱机工作时,您可以使用脱机文件夹的内容,就像使用服务器上的文件夹一样。例如,您可以更改和移动脱机收件箱中的邮件,发送脱机发件箱中的邮件,以及读取脱机公用文件夹。您可以继续接收联机邮箱中的新邮件。但是,直到您连接到网络上后,您才能知道服务器上的这些更改。

当需要更新脱机文件夹的内容时,您可以将该文件夹与服务器进行同步,然后继续脱机工作。同步命令通过拨号网络连接到服务器上,复制所做的更改,然后断开连接。如果从脱机文件夹或相应服务器文件夹中删除任何项目,在进行同步处理后,两个文件夹中都会删除该项目。

创建脱机文件夹文件

若要创建脱机文件夹文件,请按照下列步骤操作:
  1. 工具菜单上,单击服务
  2. 单击Microsoft Exchange Server,然后单击属性
  3. 高级选项卡上,单击脱机文件夹文件设置
  4. 键入要用作脱机文件夹文件的文件的路径。
  5. 如果出现以下消息
    pathfilename.ost could not be found.Would you like to create it?
    请单击确定
  6. 单击确定,然后再次单击确定
注意: 在最初创建和同步脱机文件夹文件时,必须将 Outlook 连接到 Exchange Server 计算机上。

现在,Exchange Server 计算机上的所有标准 Outlook 文件夹(收件箱、发件箱、已删除的邮件、已发送的邮件、日历、联系人、日记、便笺与任务)均可脱机使用。您不能有选择地确定哪些文件夹可以脱机使用,哪些文件夹不能脱机使用。要将公用文件夹设置为脱机使用,请参阅本文“脱机使用公用文件夹”一节。

将用户定义的文件夹设置为脱机使用

若要将任何用户定义的文件夹设置为脱机使用,请按照下列步骤操作:
  1. 右键单击用户定义的文件夹,然后单击快捷菜单上的属性
  2. 同步选项卡上,单击选中该文件夹可用下面的脱机或联机时都可用复选框。
  3. 单击确定
不能使用另一个邮箱以前用过的 .ost 文件。如果您这样做,就会出现以下错误消息:
The file filename.ost cannot be accessed because it has been configured for use with a different mailbox.
注意:在启动 Windows 时,如果系统提示您输入 Windows 密码,请不要按 ESCAPE 键,否则,您无法访问 .ost 文件,因为尚未提供正确的凭据信息。

脱机使用公用文件夹

若要脱机使用公用文件夹,请按照下列步骤操作:
  1. 使用鼠标右键单击(右键单击)要使用的公用文件夹,然后在快捷菜单上单击复制 文件夹名
  2. 复制文件夹对话框中,移到“收藏夹”文件夹,然后单击确定
  3. 在“收藏夹”文件夹中,右键单击新复制的文件夹,然后在快捷菜单上单击属性
  4. 单击同步选项卡,然后单击选中脱机或联机时都可用复选框。
  5. 单击确定
您现在就可以脱机使用公用文件夹了。现在,您可以有选择地将复制到“收藏夹”文件夹中的每个文件夹设置为脱机使用。

同步文件夹

在进行同步处理时,日志文件作为邮件出现在“已删除的邮件”文件夹中。该日志文件包含同步时间、同步文件夹的名称以及所添加项的数量等信息。

若要同步脱机文件夹,请使用下列方法之一。

同步特定的文件夹

单击选中要同步的文件夹,在工具菜单上单击同步,然后单击此文件夹

同步所有的文件夹

工具菜单上,单击同步,然后单击所有文件夹以同步所有的脱机文件夹。

同步一组文件夹

要同步一组文件夹,请先确保这些文件夹可以脱机使用。然后,在工具菜单上指向同步,单击脱机文件夹设置,然后单击要进行同步的一组文件夹。

退出 Outlook 时自动同步所有的文件夹

在退出 Outlook 时,要自动同步所有的文件夹,请按照下列步骤操作:
  1. 工具菜单上,单击选项,然后单击邮件服务选项卡。
  2. 邮件选项下面,单击选中启用脱机访问复选框,然后单击选中联机情况下,退出时同步处理所有的文件夹复选框。
  3. 单击确定
在退出 Outlook 时,就会自动同步所有脱机使用的文件夹。

在注销 Exchange Server 计算机之前,一定要同步并下载通讯簿。尤其是第一次一定要执行此操作,以确保更新所有的脱机文件夹。

若要下载通讯簿,请按照下列步骤操作:
  1. 工具菜单上,单击同步,然后单击下载通讯簿
  2. 要下载的信息下面,单击全部细节无详细内容选项(取决于您的首选参数),然后单击确定
注意,下载脱机通讯簿对话框包含有关不下载详细内容的后果的信息。

如果设置为脱机使用文件夹,则无法使用远程邮件功能。 有关远程邮件及其使用方法的其他信息,请单击下面的文章编号,查看 Microsoft 知识库中的文章:
195436 OL2000:(CW) 远程邮件、脱机文件夹以及脱机工作

属性

文章编号: 195435 - 最后修改: 2003年11月12日 - 修订: 2.0
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Outlook 2000 标准版
关键字:?
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