OL2000:(CW) 何謂離線資料夾,以及如何使用離線資料夾?

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結論

當您將 Outlook 2000 與 Microsoft Exchange Server Information Service 搭配使用時,就可以「離線」使用資料夾;也就是說,您不需要網路連線,就可以使用資料夾中的內容。 本文將告訴您,如何建立、使用及同步處理離線資料夾。

離線資料夾只可以在 Exchange Server 上使用。

其他相關資訊

離線資料夾是離線使用 Exchange Server 最快速且最簡單的方法。離線資料夾可以讓您在沒有連線至網路 (離線) 的情況下,使用 Exchange Server 資料夾中的內容,並且在您連線至網路時,同步處理資料夾。

離線資料夾是儲存在離線資料夾 (.ost) 檔案中,而 .ost 檔案預設是儲存在目前的 [Windows] 資料夾中。.ost 檔案與個人資料夾 (.pst 檔案) 一樣,都可以壓縮起來,以節省電腦上的空間。

離線資料夾檔案與一組個人資料夾之間的差別在於,離線資料夾檔案會以 Exchange Server 電腦上資料夾的鏡映影像方式啟動,並且會在同步處理期間由伺服器加以更新。至於一組個人資料夾,只是您的硬碟或 Exchange Server 電腦以外的伺服器上的儲存位置。

當您離線工作時,可以使用離線資料夾的內容,就像是在使用伺服器上的資料夾一樣。 例如,您可以變更及移動離線收件匣中的郵件、傳送位於離線寄件匣中的郵件,以及讀取您的離線公用資料夾。您可以繼續接收線上信箱中的新郵件。 然而,在連接至網路之前,您無法得知伺服器上的這些變更。

當您需要更新離線資料夾的內容時,可以先同步處理資料夾與伺服器上的資料,再繼續離線工作。Synchronize 命令會透過撥號網路連線至伺服器、複製所有變更,然後中斷連線。 從離線資料夾或相對應的伺服器資料夾中所刪除的任何郵件,都會在同步處理之後,從這兩個資料夾中刪除。

建立離線資料夾檔案

如果要建立離線資料夾檔案,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [服務]
  2. 按一下 [Microsoft Exchange Server],再按 [內容]
  3. [進階] 索引標籤上,按一下 [離線資料夾檔設定]
  4. 輸入要做為離線資料夾檔案的檔案路徑。
  5. 如果您收到下列訊息:
    找不到檔案 pathfilename.ost。您要建立它嗎?
    按一下 [確定]
  6. 按一下 [確定],再按一下 [確定]
注意:Outlook 必須連線至 Exchange Server 電腦,才能執行初始建立及同步處理離線資料夾檔案。

Exchange Server 電腦上所有的標準 Outlook 資料夾 (收件匣、寄件匣、刪除的郵件、寄件備份、行事曆、連絡人、日誌、記事和工作) 現在都可以在離線時使用。您無法個別選擇哪些資料夾可以離線使用,哪些資料夾不可以離線使用。 如果要將公用資料夾設定為離線使用,請參閱本文中的<離線使用公用資料夾>一節。

將使用者定義的資料夾設定為離線使用

如果要將任何使用者定義的資料夾設定為離線使用,請依照下列步驟執行:
  1. 用滑鼠右鍵按一下使用者定義的資料夾,再按一下快顯功能表上的 [內容]
  2. [同步處理] 索引標籤上,按一下以選取 [此資料夾適用於] 下的 [離線或連線時] 核取方塊。
  3. 按一下 [確定]
您不可以使用先前用於其他信箱的 .ost 檔案。如果您執行這項操作,就會收到下列錯誤訊息:
檔案 filename.ost 的組態被設成與其他的信箱搭配使用,所以無法存取。
注意:當您啟動 Windows 時,請勿在提示您輸入 Windows 密碼時按下 ESC 鍵,否則會因為沒有提供適當的憑證資訊,而無法存取 .ost 檔案。

離線使用公用資料夾

如果要離線使用公用資料夾,請依照下列步驟執行:
  1. 用滑鼠右鍵按一下您想要使用的公用資料夾,然後按一下快顯功能表上的 [複製 foldername]
  2. [複製資料夾] 對話方塊中,移動至 [我的最愛] 資料夾,再按一下 [確定]
  3. 在 [我的最愛] 資料夾中,以滑鼠右鍵按一下剛剛複製的資料夾,再按一下快顯功能表上的 [內容]
  4. 按一下 [同步處理] 索引標籤,然後按一下以選取 [離線或連線時] 核取方塊。
  5. 按一下 [確定]
現在,您的公用資料夾已經可以離線使用。您也可以選擇性地將複製到 [我的最愛] 資料夾中的每個資料夾設定為離線使用。

同步處理資料夾

進行同步處理時,[刪除的郵件] 資料夾中會有一個記錄檔以郵件的形式出現。 這個記錄檔包含許多資訊,例如同步處理的時間、同步處理的資料夾名稱,以及新增的郵件數量。

如果要同步處理離線資料夾,請使用下列其中一種方法。

同步處理特定資料夾

按一下以選取您想要同步處理的資料夾,然後按一下 [工具] 功能表上的 [同步處理],再按 [此資料夾]

同步處理所有資料夾

[工具] 功能表上,按一下 [同步處理],再按 [所有資料夾],同步處理所有離線資料夾。

同步處理資料夾群組

如果要同步處理資料夾群組,請先確定這些資料夾都可以離線使用。然後,指向 [工具] 功能表上的 [同步處理],按一下 [離線資料夾設定],再按一下您想要執行群組同步處理的資料夾。

結束 Outlook 時,自動同步處理所有資料夾

如果要在結束 Outlook 時,自動同步處理所有資料夾,請依照下列步驟執行:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項],再按 [郵件服務] 索引標籤。
  2. [郵件選項] 下,按一下以選取 [啟用離線存取] 核取方塊,再按一下以選取 [如果在線上,結束時所有資料夾同步] 核取方塊。
  3. 按一下 [確定]
當您結束 Outlook 時,就可以自動同步處理所有可離線使用的資料夾。

在您登出 Exchange Server 電腦之前,先同步處理並下載「通訊錄」是很重要的。特別是在第一次執行時,因為這樣才能確保您的所有離線資料夾都已經更新。

如果要下載您的「通訊錄」,請執行下列步驟:
  1. [工具] 功能表上,按一下 [同步處理],再按 [下載通訊錄]
  2. [要下載的資訊] 下,根據您的喜好選擇按一下 [完整詳細資料][無詳細資訊] 選項,再按 [確定]
請注意,[下載離線通訊錄] 對話方塊包含有關下載細節 (不含詳細資訊) 的資訊。

如果您設定了使用離線資料夾,就無法使用「遠端郵件」功能。如需有關「遠端郵件」及使用方法的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
195436 OL2000:(CW) 遠端郵件、離線資料夾及離線工作

屬性

文章編號: 195435 - 上次校閱: 2004年6月25日 - 版次: 1.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
關鍵字:?
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