文章編號: 195435 - 上次校閱: 2004年6月25日 - 版次: 1.0

OL2000：(CW) 何謂離線資料夾，以及如何使用離線資料夾？

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結論

當您將 Outlook 2000 與 Microsoft Exchange Server Information Service 搭配使用時，就可以「離線」使用資料夾；也就是說，您不需要網路連線，就可以使用資料夾中的內容。 本文將告訴您，如何建立、使用及同步處理離線資料夾。

離線資料夾只可以在 Exchange Server 上使用。
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其他相關資訊

離線資料夾是離線使用 Exchange Server 最快速且最簡單的方法。離線資料夾可以讓您在沒有連線至網路 (離線) 的情況下，使用 Exchange Server 資料夾中的內容，並且在您連線至網路時，同步處理資料夾。

離線資料夾是儲存在離線資料夾 (.ost) 檔案中，而 .ost 檔案預設是儲存在目前的 [Windows] 資料夾中。.ost 檔案與個人資料夾 (.pst 檔案) 一樣，都可以壓縮起來，以節省電腦上的空間。

離線資料夾檔案與一組個人資料夾之間的差別在於，離線資料夾檔案會以 Exchange Server 電腦上資料夾的鏡映影像方式啟動，並且會在同步處理期間由伺服器加以更新。至於一組個人資料夾，只是您的硬碟或 Exchange Server 電腦以外的伺服器上的儲存位置。

當您離線工作時，可以使用離線資料夾的內容，就像是在使用伺服器上的資料夾一樣。 例如，您可以變更及移動離線收件匣中的郵件、傳送位於離線寄件匣中的郵件，以及讀取您的離線公用資料夾。您可以繼續接收線上信箱中的新郵件。 然而，在連接至網路之前，您無法得知伺服器上的這些變更。

當您需要更新離線資料夾的內容時，可以先同步處理資料夾與伺服器上的資料，再繼續離線工作。Synchronize 命令會透過撥號網路連線至伺服器、複製所有變更，然後中斷連線。 從離線資料夾或相對應的伺服器資料夾中所刪除的任何郵件，都會在同步處理之後，從這兩個資料夾中刪除。
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建立離線資料夾檔案

如果要建立離線資料夾檔案，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [服務]。
  2. 按一下 [Microsoft Exchange Server]，再按 [內容]。
  3. 在 [進階] 索引標籤上，按一下 [離線資料夾檔設定]。
  4. 輸入要做為離線資料夾檔案的檔案路徑。
  5. 如果您收到下列訊息：
    找不到檔案 pathfilename.ost。您要建立它嗎？
    按一下 [確定]。
  6. 按一下 [確定]，再按一下 [確定]。
注意：Outlook 必須連線至 Exchange Server 電腦，才能執行初始建立及同步處理離線資料夾檔案。

Exchange Server 電腦上所有的標準 Outlook 資料夾 (收件匣、寄件匣、刪除的郵件、寄件備份、行事曆、連絡人、日誌、記事和工作) 現在都可以在離線時使用。您無法個別選擇哪些資料夾可以離線使用，哪些資料夾不可以離線使用。 如果要將公用資料夾設定為離線使用，請參閱本文中的＜離線使用公用資料夾＞一節。
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將使用者定義的資料夾設定為離線使用

如果要將任何使用者定義的資料夾設定為離線使用，請依照下列步驟執行：
  1. 用滑鼠右鍵按一下使用者定義的資料夾，再按一下快顯功能表上的 [內容]。
  2. 在 [同步處理] 索引標籤上，按一下以選取 [此資料夾適用於] 下的 [離線或連線時] 核取方塊。
  3. 按一下 [確定]。
您不可以使用先前用於其他信箱的 .ost 檔案。如果您執行這項操作，就會收到下列錯誤訊息：
檔案 filename.ost 的組態被設成與其他的信箱搭配使用，所以無法存取。
注意：當您啟動 Windows 時，請勿在提示您輸入 Windows 密碼時按下 ESC 鍵，否則會因為沒有提供適當的憑證資訊，而無法存取 .ost 檔案。
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離線使用公用資料夾

如果要離線使用公用資料夾，請依照下列步驟執行：
  1. 用滑鼠右鍵按一下您想要使用的公用資料夾，然後按一下快顯功能表上的 [複製 foldername]。
  2. 在 [複製資料夾] 對話方塊中，移動至 [我的最愛] 資料夾，再按一下 [確定]。
  3. 在 [我的最愛] 資料夾中，以滑鼠右鍵按一下剛剛複製的資料夾，再按一下快顯功能表上的 [內容]。
  4. 按一下 [同步處理] 索引標籤，然後按一下以選取 [離線或連線時] 核取方塊。
  5. 按一下 [確定]。
現在，您的公用資料夾已經可以離線使用。您也可以選擇性地將複製到 [我的最愛] 資料夾中的每個資料夾設定為離線使用。
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同步處理資料夾

進行同步處理時，[刪除的郵件] 資料夾中會有一個記錄檔以郵件的形式出現。 這個記錄檔包含許多資訊，例如同步處理的時間、同步處理的資料夾名稱，以及新增的郵件數量。

如果要同步處理離線資料夾，請使用下列其中一種方法。

同步處理特定資料夾

按一下以選取您想要同步處理的資料夾，然後按一下 [工具] 功能表上的 [同步處理]，再按 [此資料夾]。

同步處理所有資料夾

在 [工具] 功能表上，按一下 [同步處理]，再按 [所有資料夾]，同步處理所有離線資料夾。

同步處理資料夾群組

如果要同步處理資料夾群組，請先確定這些資料夾都可以離線使用。然後，指向 [工具] 功能表上的 [同步處理]，按一下 [離線資料夾設定]，再按一下您想要執行群組同步處理的資料夾。

結束 Outlook 時，自動同步處理所有資料夾

如果要在結束 Outlook 時，自動同步處理所有資料夾，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [選項]，再按 [郵件服務] 索引標籤。
  2. 在 [郵件選項] 下，按一下以選取 [啟用離線存取] 核取方塊，再按一下以選取 [如果在線上，結束時所有資料夾同步] 核取方塊。
  3. 按一下 [確定]。
當您結束 Outlook 時，就可以自動同步處理所有可離線使用的資料夾。

在您登出 Exchange Server 電腦之前，先同步處理並下載「通訊錄」是很重要的。特別是在第一次執行時，因為這樣才能確保您的所有離線資料夾都已經更新。

如果要下載您的「通訊錄」，請執行下列步驟：
  1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [同步處理]，再按 [下載通訊錄]。
  2. 在 [要下載的資訊] 下，根據您的喜好選擇按一下 [完整詳細資料] 或 [無詳細資訊] 選項，再按 [確定]。
請注意，[下載離線通訊錄] 對話方塊包含有關下載細節 (不含詳細資訊) 的資訊。

如果您設定了使用離線資料夾，就無法使用「遠端郵件」功能。如需有關「遠端郵件」及使用方法的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
195436? (http://support.microsoft.com/kb/195436/ZH-TW/ ) OL2000：(CW) 遠端郵件、離線資料夾及離線工作
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
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關鍵字：?
kbhowto KB195435
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