Gestione di file delle cartelle personali in Outlook con supporto per Società o gruppo di lavoro

In questo articolo viene descritto come gestire, eseguire il backup e ripristinare file di cartelle personali (con estensione pst) creati in Microsoft Outlook. In questi file sono inclusi messaggi, contatti, appuntamenti, attività, note e voci del diario. I dati vengono archiviati da Outlook in cartelle MAPI che possono essere a loro volta archiviate in un file, denominato file con estensione pst, sul disco rigido. In alternativa, se si utilizza Outlook con Microsoft Exchange Server, i dati possono essere archiviati in una cassetta postale sul server.

In questo articolo vengono trattati i seguenti argomenti:

• Esecuzione di una copia di backup di un file delle cartelle personali (con estensione pst)
• Esportazione dei dati di file con estensione pst
• Importazione dei dati di file con estensione pst
• Trasferimento dei dati di Outlook da un computer all'altro
• Backup dei dati su un computer che esegue Exchange Server
• Backup di rubriche personali
• Automazione del backup di file con estensione pst tramite l'utilità di backup delle cartelle personali
• Backup di file delle impostazioni di Outlook
• Impostazione del percorso di consegna predefinito
• Eliminazione di un file con estensione pst dal profilo
• Rimozione di una singola cartella dall'Elenco cartelle

Se si esegue il backup dei dati creati in Outlook, sarà possibile ripristinare i dati eventualmente persi o danneggiati a causa di un errore hardware o di altri eventi imprevisti. Durante l'esecuzione del backup dei dati è inoltre possibile trasferire i dati su un disco rigido diverso nello stesso computer o in un altro computer. A questo scopo, è possibile eseguire il backup dei dati dal disco rigido originale e quindi spostarli sul nuovo disco rigido.

Esecuzione di una copia di backup di un file delle cartelle personali (con estensione pst)

Se non si utilizza Outlook insieme a Microsoft Exchange Server, tutti i dati di Outlook vengono archiviati in un file con estensione pst. Se si desidera eseguire il backup o esportare una determinata cartella, ad esempio la cartella Contatti o la cartella Calendario, attenersi alla procedura descritta nella sezione "Esportazione dei dati di file con estensione pst".

Per eseguire il backup dell'intero file con estensione pst, attenersi alla seguente procedura:

1. Chiudere tutti i programmi correlati alla posta, come Outlook, Exchange o Microsoft Windows Messaging.
2. Fare clic sul pulsante Start, scegliere Impostazioni, quindi Pannello di controllo.
3. Fare doppio clic su Posta e Fax o su Posta elettronica.
4. Fare clic sul servizio Cartelle personali di cui si desidera eseguire il backup. Per impostazione predefinita, questo servizio è denominato Cartelle personali, tuttavia i servizi possono essere rinominati. In questo caso è possibile determinare il tipo di servizio selezionandolo nell'elenco di servizi e quindi scegliendo Proprietà. Sulla barra del titolo della finestra di dialogo che verrà visualizzata sarà indicato Cartelle personali se si tratta di questo tipo di servizio. Dopo aver determinato il tipo di servizio, scegliere Annulla. Utilizzare questo metodo per determinare il tipo di qualsiasi servizio non immediatamente riconoscibile.
   
   Nel profilo in uso potrebbe essere presente più di un servizio Cartelle personali. In questo scenario sarà necessario eseguire separatamente il backup di ogni set di cartelle personali.
   
   Se invece nel profilo non sono presenti servizi Cartelle personali ed è stato possibile archiviare informazioni quali messaggi, contatti o appuntamenti in Outlook, tali informazioni saranno probabilmente archiviate in una cassetta postale sul computer che esegue Microsoft Exchange Server. In questo scenario vedere la sezione "Backup dei dati su un computer che esegue Exchange Server".
   
   Se nell'elenco di servizi non sono presenti cartelle personali e non vengono memorizzate informazioni in una cassetta postale di Microsoft Exchange Server, sarà possibile utilizzare Outlook solo per la ricerca di file. Non sarà invece possibile utilizzare le funzionalità di Outlook per le quali è prevista l'archiviazione di dati. In questo scenario non sono disponibili dati di cui eseguire il backup.
5. Scegliere Proprietà e prendere nota del percorso e del nome file elencati.
   
   Nota È possibile ridurre le dimensioni di un file con estensione pst scegliendo Comprimi. Questa opzione è particolarmente utile se si prevede di eseguire il backup di un file con estensione pst su un disco floppy.
6. Scegliere OK due volte per chiudere la finestra di dialogo Proprietà.
7. Eseguire una copia del file di cui si è preso nota nel passaggio 5 utilizzando Esplora risorse o Risorse del computer.

Se fosse necessario ripristinare un file con estensione pst da un supporto rimovibile, ad esempio un disco floppy o un CD, copiare la copia di backup del file creata mediante la procedura precedente. Ripristinare la copia di backup del file con estensione pst nel disco rigido, percorso e nome file annotati nel passaggio 5.

Esportazione dei dati di file con estensione pst

Per esportare una singola cartella, ad esempio la cartella Contatti o Calendario, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere Importa ed esporta dal menu File.
2. Fare clic su Esporta in un file, quindi scegliere Avanti.
3. Scegliere File delle cartelle personali (.pst), quindi Avanti.
4. Selezionare la cartella che si desidera esportare, quindi scegliere Avanti.
5. In Salva file esportato con nome digitare il nome del file nel quale esportare i dati.
6. Scegliere Fine.

Importazione dei dati di file con estensione pst

Per importare un file con estensione pst in Outlook, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere Importa ed esporta dal menu File.
2. Fare clic su Importa dati da altri programmi e file, quindi scegliere Avanti.
3. Scegliere File delle cartelle personali (.pst), quindi Avanti.
4. Digitare il percorso e il nome del file con estensione pst che si desidera importare, quindi scegliere Avanti.
5. Selezionare la cartella in cui verranno importati i dati.
6. Scegliere Fine.

Trasferimento dei dati di Outlook da un computer all'altro

Benché non sia possibile condividere o sincronizzare file con estensione pst, è possibile seguire le procedure riportate nella sezione "Esportazione dei dati di file con estensione pst" e "Importazione dei dati di file con estensione pst" per copiare dati da Outlook in un file con estensione pst. Per il trasferimento dei dati è possibile utilizzare un CD, un DVD o un altro supporto di memorizzazione portatile. Quando si utilizzano file con estensione pst, tenere presente quanto segue:

• Quando si copiano file con estensione pst da un CD o un DVD, verificare che per tale file non sia impostato l'attributo Sola lettura. Per verificare questa impostazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul file copiato dal CD o dal DVD, quindi scegliere Proprietà. Assicurarsi che la casella di controllo Sola lettura non sia selezionata.
• La connessione a file con estensione pst, pab, ost o oab su un collegamento LAN o WAN non è supportata. Se si tenta di connettersi a questi tipi di file su un collegamento LAN o WAN, potrebbero verificarsi dei problemi. Per ulteriori informazioni, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:
  297019

  (http://support.microsoft.com/kb/297019/ )

  I file delle cartelle personali non sono supportati in una LAN o in un collegamento WAN

Se è necessario creare un file con estensione pst secondario per archiviare dati da trasferire tra computer oppure a scopi di backup, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su File delle cartelle personali (pst).
2. Digitare un nome univoco per il nuovo file con estensione pst. Ad esempio, digitare Trasferimento.pst. Scegliere quindi OK.
3. Digitare un nome visualizzato per il file con estensione pst, ad esempio Trasferimento cartelle. Scegliere quindi OK.
4. Chiudere Outlook.

Se si desidera semplicemente copiare cartelle da un file con estensione pst o da una cassetta postale a un file con estensione pst secondario in Outlook, attenersi alla seguente procedura:

1. In Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera copiare, quindi scegliere Copia nome cartella. Ad esempio, per copiare la cartella Calendario, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Calendario, quindi scegliere Copia Calendario.
2. Nella finestra di dialogo Copia cartella selezionare Trasferimento cartelle, quindi scegliere OK.
3. Ripetere i passaggi 1 e 2 per le altre cartelle, secondo le esigenze.

Backup dei dati su un computer che esegue Exchange Server

Quando i dati di Outlook vengono archiviati su un computer che esegue Exchange Server, di solito il backup viene eseguito su quel server. Per ulteriori informazioni su come eseguire il backup e il ripristino dei dati archiviati su un computer che esegue Exchange Server, contattare l'amministratore di Exchange Server.

Se Outlook viene utilizzato insieme a Exchange Server, è possibile scegliere di impostare l'archiviazione dei dati di Outlook sul computer che esegue Exchange Server oppure in un set di cartelle personali sul disco rigido locale. Per determinare la posizione di archiviazione dei dati di Outlook, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere Servizi dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Consegna.
2. Esaminare il contenuto della casella Consegna nuovi messaggi in. Se nell'opzione è presente la parola "Cassetta postale" seguita da un nome di posta elettronica, significa che i dati di Outlook vengono memorizzati in cartelle sul computer che esegue Microsoft Exchange. Se invece nella casella Consegna nuovi messaggi in sono presenti le parole "Cartella personale" o un altro nome per un set di cartelle personali, significa che i nuovi messaggi, i contatti, gli appuntamenti e altri elementi di Outlook vengono archiviati nelle cartelle personali sul disco rigido locale.

Se i dati vengono archiviati in un set di cartelle personali sul disco rigido locale e si desidera eseguire il backup di questi dati, vedere la sezione "Esecuzione di una copia di backup di un file delle cartelle personali (con estensione pst)".

Backup di rubriche personali

Benché le informazioni sui contatti possano essere archiviate sia in una cassetta postale di Microsoft Exchange Server sia in una cartella personale a cui è possibile accedere tramite la Rubrica di Outlook, la Rubrica personale crea un file che viene archiviato sul disco rigido locale. Per assicurarsi che venga eseguito il backup di questa rubrica, è necessario includere nel processo di backup tutti i file con estensione pab.

Per individuare il file della Rubrica personale, attenersi alla seguente procedura:

1. In Microsoft Windows 98 e in Windows 95 fare clic sul pulsante Start, scegliere Trova, quindi fare clic su File o cartelle.
   
   In Microsoft Windows Server 2003, Windows XP, Windows 2000 e Windows Millennium Edition fare clic sul pulsante Start, scegliere Trova, quindi fare clic su File o cartelle.
2. Digitare *.pab, fare clic su Risorse del computer nell'elenco Cerca in, quindi scegliere Trova per avviare la ricerca.

Prendere nota del percorso del file con estensione pab e includere questo file nel processo di backup.

Qualora fosse necessario ripristinare questa Rubrica nello stesso computer o in un altro computer, aggiungere semplicemente il servizio Rubrica personale al profilo indicando il percorso del file con estensione pab. Per ulteriori informazioni sulla configurazione di profili e servizi, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

Automazione del backup di file con estensione pst tramite l'utilità di backup delle cartelle personali

Microsoft ha rilasciato un'utilità che rende automatico il backup del file delle cartelle personali (con estensione pst). Per ottenere questa utilità, visitare il seguente sito Web: Per ulteriori informazioni sul download di file di supporto Microsoft, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito: Il file è stato controllato e non contiene virus. Microsoft ha utilizzato il software antivirus più recente disponibile al momento della data di pubblicazione del file. Il file viene salvato su server con un livello di protezione avanzata che impedisce modifiche non autorizzate. Per ulteriori informazioni sui file delle cartelle personali, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:

Backup di file delle impostazioni di Outlook

Se sono state personalizzate impostazioni e si desidera replicarle in un altro computer con installato Outlook, si consiglia di includere i seguenti file nel processo di backup:

• Outcmd.dat: in questo file sono memorizzate le impostazioni relative alla barra degli strumenti e ai menu.
• Nome profilo.fav: si tratta del file dei Preferiti che comprende le impostazioni della barra di Outlook.
• Nome profilo.htm: in questo file è memorizzata la firma automatica in formato HTML.
• Nome profilo.rtf: in questo file è memorizzata la firma automatica in formato RTF.
• Nome profilo.txt: in questo file è memorizzata la firma automatica in formato Testo normale.
  
  Nota Se si utilizza Microsoft Word come editor di posta elettronica, le firme vengono memorizzate nel file Normal.dot sotto forma di voci di glossario. È necessario eseguire il backup anche di questo file.
  
  Nelle proprietà della struttura della cartella sono inclusi autorizzazioni, filtri, descrizioni, moduli e visualizzazioni integrati nelle cartelle in cui sono stati creati. Se si esportano elementi da un file con estensione pst a un altro, le proprietà personalizzate non vengono mantenute. Per eseguire il backup di queste informazioni, vedere l'argomento relativo alla copia della struttura di una cartella nella Guida in linea di Microsoft Office Outlook.

In Outlook 97

• Nome profilo.fav: si tratta del file dei Preferiti che comprende le impostazioni della barra di Outlook.
  
  Nota Per utilizzare il file dei Preferiti da una copia di backup della configurazione di Outlook, è necessario che il profilo creato sul nuovo computer sia identico al profilo di origine. In caso contrario il file dei Preferiti non sarà valido e ne verrà generato uno nuovo. Per ulteriori informazioni sulla replica della barra di Outlook, fare clic sul numero dell'articolo della Microsoft Knowledge Base riportato di seguito:
  196346

  (http://support.microsoft.com/kb/196346/ )

  OL2000: Impossibile replicare la barra di Outlook
• Nome profilo.rtf: in questo file è memorizzata la firma automatica in formato RTF.
  
  Nota Se si utilizza Word come editor di posta elettronica, le firme vengono memorizzate nel file Normal.dot sotto forma di voci di glossario. È necessario eseguire il backup anche di questo file.

Impostazione del percorso di consegna predefinito

Per impostare il percorso di consegna predefinito, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere Servizi dal menu Strumenti.
2. Nella finestra di dialogo Servizi scegliere la scheda Consegna.
3. Nella casella Consegna nuovi messaggi in selezionare la posizione desiderata per l'invio e la ricezione dei messaggi.
   
   Se si imposta un computer in modo che utilizzi Posta remota, sarà necessario selezionare il nome di un file con estensione pst.
   
   Se si imposta un computer in modo che utilizzi Cartelle fuori rete, sarà necessario selezionare il nome della cassetta postale di Exchange Server.
4. Scegliere OK.
5. Chiudere e riavviare Outlook.

Eliminazione di un file con estensione pst dal profilo

Per eliminare un file con estensione pst da un profilo, attenersi alla seguente procedura:

1. Uscire da Outlook.
2. Fare clic sul pulsante Start, scegliere Impostazioni, quindi Pannello di controllo.
3. Fare doppio clic su Posta elettronica o su Posta e Fax.
4. Nella scheda Servizi fare clic su Cartelle personali, quindi scegliere Rimuovi.

Avviso Per riavviare Outlook è necessario che un file con estensione pst sia associato al profilo, se tale file è stato impostato come destinazione per la consegna dei nuovi messaggi. I dati contenuti in questo file non saranno disponibili finché non verranno importati o riassociati al profilo.

Rimozione di una singola cartella dall'Elenco cartelle

Per rimuovere singole cartelle dall'Elenco cartelle, attenersi alla seguente procedura:

1. Assicurarsi che l'Elenco cartelle sia visualizzato. A questo scopo scegliere Elenco cartelle dal menu Visualizza.
2. Nel riquadro Elenco cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da eliminare.
3. Scegliere Elimina nome cartella.

La cartella verrà eliminata dall'elenco. La cartella eliminata viene impostata come sottocartella della cartella Posta eliminata. Per rimuovere definitivamente la cartella eliminata, svuotare la cartella Posta eliminata.

Nota L'utilizzo in Outlook di cartelle personali come destinazione della posta in arrivo non consente la condivisione avanzata di informazioni sul gruppo di lavoro. Questa funzionalità è disponibile solo se la destinazione predefinita per la consegna è la cassetta postale di Exchange Server.