Jak zarz¹dzaæ plikami folderów osobistych w programie Outlook (CW)

W tym artykule opisano, jak zarz¹dzaæ plikami folderów osobistych (.pst) utworzonymi w programie Microsoft Outlook oraz jak wykonywaæ ich kopie zapasowe i jak je przywracaæ. Przyk³adem takich plików mog¹ byæ wiadomoœci, kontakty, terminy, zadania, notatki i pozycje dziennika. Program Outlook przechowuje dane w folderach MAPI. Foldery MAPI s¹ przechowywane w pliku o rozszerzeniu .pst na dysku twardym. Jeœli program Outlook dzia³a w trybie Microsoft Exchange Server, dane mog¹ byæ równie¿ przechowywane w skrzynce odbiorczej na serwerze.

W tym artykule opisano nastêpuj¹ce tematy:

• Jak wykonywaæ kopiê zapasow¹ pliku folderów osobistych (.pst)
• Jak eksportowaæ dane pliku .pst
• Jak importowaæ dane pliku .pst
• Jak przesy³aæ dane programu Outlook z jednego komputera na drugi
• Jak wykonywaæ kopie zapasowe danych na komputerze z programem Exchange Server
• Jak wykonywaæ kopiê zapasow¹ osobistych ksi¹¿ek adresowych
• Jak zautomatyzowaæ wykonywanie kopii zapasowych plików .pst przy u¿yciu narzêdzia do wykonywania kopii zapasowej folderów osobistych
• Jak wykonywaæ kopiê zapasow¹ plików ustawieñ programu Outlook
• Jak ustawiæ domyœln¹ lokalizacjê dostarczania
• Jak usun¹æ plik .pst z w³asnego profilu
• Jak usun¹æ pojedynczy folder z listy folderów

Kopia zapasowa danych, które utworzono w programie Outlook, umo¿liwia przywrócenie danych po ich utracie lub zniszczeniu wskutek awarii sprzêtu lub innego nieoczekiwanego zdarzenia. Wykonuj¹c kopiê zapasow¹ danych, mo¿na je równie¿ przes³aæ na inny dysk tego samego lub innego komputera. Aby to zrobiæ, wykonaj kopiê zapasow¹ danych z oryginalnego dysku twardego, a nastêpnie przenieœ dane na nowy dysk twardy.

Jak wykonywaæ kopiê zapasow¹ pliku folderów osobistych (.pst)

Jeœli program Outlook nie jest u¿ywany z programem Microsoft Exchange Server, program Outlook przechowuje wszystkie swoje dane w pliku .pst. Jeœli chcesz wykonaæ kopiê zapasow¹ lub wyeksportowaæ okreœlony folder, taki jak Kontakty czy Kalendarz, wykonaj kroki opisane w sekcji „Jak eksportowaæ dane pliku .pst”.

Aby wykonaæ kopiê zapasow¹ ca³ego pliku .pst, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. Zamknij programy zwi¹zane z poczt¹, takie jak Outlook, Exchange lub Microsoft Windows Messaging.
2. Kliknij przycisk Start, wska¿ polecenie Ustawienia, a nastêpnie kliknij polecenie Panel sterowania.
3. Kliknij dwukrotnie aplet Poczta i faks lub Poczta.
4. Kliknij us³ugê Foldery osobiste, dla której chcesz wykonaæ kopiê zapasow¹. Domyœlnie ta us³uga zosta³a nazwana Foldery osobiste. Jednak ta nazwa mog³a zostaæ zmieniona. Jeœli nazwa us³ugi zosta³a zmieniona, mo¿na ustaliæ przeznaczenie danej us³ugi. Aby to zrobiæ, kliknij us³ugê na liœcie us³ug, a nastêpnie kliknij polecenie W³aœciwoœci. W wyœwietlonym oknie dialogowym na pasku tytu³u jest widoczna nazwa Foldery osobiste, je¿eli taka jest nazwa us³ugi. Po odczytaniu nazwy wyœwietlanej na pasku tytu³u kliknij przycisk Anuluj. Korzystaj¹c z tej metody, sprawdŸ typ dowolnej nieznanej us³ugi.
   
   W danym profilu u¿ytkownika mo¿e byæ dostêpnych kilka us³ug Foldery osobiste. W takim przypadku nale¿y wykonaæ oddzielne kopie zapasowe dla ka¿dego zestawu folderów osobistych.
   
   Jeœli us³ugi Foldery osobiste nie s¹ dostêpne w danym profilu u¿ytkownika i mo¿na przechowywaæ w programie Outlook informacje, takie jak wiadomoœci, kontakty lub terminy, to informacje tego typu s¹ prawdopodobnie przechowywane w skrzynce pocztowej na komputerze z programem Microsoft Exchange Server. W takim przypadku zobacz sekcjê zatytu³owan¹ „Jak wykonywaæ kopie zapasowe danych na komputerze z programem Exchange Server”.
   
   Jeœli foldery osobiste nie s¹ wyœwietlane na liœcie us³ug i ¿adne informacje nie s¹ przechowywane w skrzynce pocztowej programu Microsoft Exchange Server, program Outlook mo¿e byæ u¿ywany tylko do przegl¹dania plików. Nie mo¿na korzystaæ z funkcji s³u¿¹cych do przechowywania danych w programie Outlook. W takim przypadku nie istniej¹ dane, dla których mo¿na wykonaæ kopiê zapasow¹.
5. Kliknij przycisk W³aœciwoœci, a nastêpnie zanotuj wyœwietlon¹ œcie¿kê i nazwê pliku.
   
   Uwaga: Mo¿na zapewne zmniejszyæ rozmiar pliku .pst, klikaj¹c przycisk Kompaktuj. Takie rozwi¹zanie jest u¿yteczne zw³aszcza wtedy, gdy jest planowane wykonanie kopii zapasowej pliku .pst na dyskietce.
6. Kliknij przycisk OK dwa razy, aby zamkn¹æ okno dialogowe W³aœciwoœci.
7. Wykonaj kopiê zapasow¹ pliku, zgodnie z informacjami zanotowanymi w kroku 5, przy u¿yciu Eksploratora Windows lub okna Mój komputer.

Jeœli kiedykolwiek konieczne bêdzie przywrócenie pliku .pst z noœnika wymiennego, takiego jak dyskietka lub dysk CD, nale¿y skopiowaæ plik kopii zapasowej utworzony w poprzednich krokach. Nale¿y przywróciæ kopiê zapasow¹ pliku .pst ponownie na dysk twardy komputera, zgodnie z folderem i nazw¹ zanotowan¹ w kroku 5.

Jak eksportowaæ dane pliku .pst

Aby wyeksportowaæ jeden folder, taki jak Kontakty czy Kalendarz, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. W menu Plik kliknij polecenie Importuj i eksportuj.
2. Kliknij opcjê Eksport do pliku, a nastêpnie kliknij przycisk Dalej.
3. Kliknij opcjê Plik folderów osobistych (.pst), a nastêpnie kliknij przycisk Dalej.
4. Kliknij folder, który ma byæ wyeksportowany, a nastêpnie kliknij przycisk Dalej.
5. W polu Zapisz eksportowany plik jako wpisz nazwê pliku, do którego s¹ eksportowane dane.
6. Kliknij przycisk Zakoñcz.

Jak importowaæ dane pliku .pst

Aby zaimportowaæ plik .pst do programu Outlook, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. W menu Plik kliknij polecenie Importuj i eksportuj.
2. Kliknij opcjê Importuj z innego programu lub pliku, a nastêpnie kliknij przycisk Dalej.
3. Kliknij opcjê Plik folderów osobistych (.pst), a nastêpnie kliknij przycisk Dalej.
4. Wpisz œcie¿kê i nazwê pliku .pst, który chcesz zaimportowaæ, a nastêpnie kliknij przycisk Dalej.
5. Kliknij folder, do którego s¹ importowane dane.
6. Kliknij przycisk Zakoñcz.

Jak przesy³aæ dane programu Outlook z jednego komputera na drugi

Mimo ¿e nie mo¿na wspó³u¿ytkowaæ plików .pst ani ich synchronizowaæ, mo¿na skopiowaæ dane z programu Outlook do pliku .pst, wykonuj¹c kroki wymienione w sekcjach „Jak eksportowaæ dane pliku .pst” oraz „Jak importowaæ dane pliku .pst”. Aby przes³aæ dane, mo¿na u¿yæ dysku CD, DVD lub innego noœnika przenoœnego. Podczas korzystania z plików .pst nale¿y pamiêtaæ o nastêpuj¹cych kwestiach:

• Po skopiowaniu plików .pst z dysku CD lub DVD nale¿y sprawdziæ, czy plik .pst nie jest oznaczony atrybutem Tylko do odczytu. Aby sprawdziæ to ustawienie, kliknij prawym przyciskiem myszy plik, który zosta³ skopiowany z dysku CD lub DVD, a nastêpnie kliknij polecenie W³aœciwoœci. Upewnij siê, ¿e pole wyboru Tylko do odczytu nie jest zaznaczone.
• Pod³¹czanie plików .pst, .pab, .ost lub .oab przez ³¹cze sieci lokalnej lub sieci WAN nie jest obs³ugiwane. Podczas pod³¹czania tych plików przez ³¹cze sieci lokalnej lub sieci WAN mog¹ pojawiæ siê problemy. Aby uzyskaæ wiêcej informacji, kliknij nastêpuj¹cy numer artyku³u w celu wyœwietlenia tego artyku³u z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:
  297019

  (http://support.microsoft.com/kb/297019/PL/ )

  Pliki folderów osobistych nie s¹ obs³ugiwane za poœrednictwem ³¹cza sieci lokalnej lub sieci WAN

Aby utworzyæ zapasowy plik .pst w celu przechowywania danych i przesy³ania ich pomiêdzy komputerami lub w celu wykonania kopii zapasowej, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. W menu Plik wska¿ polecenie Nowy, a nastêpnie kliknij polecenie Plik folderów osobistych (.pst).
2. Wpisz unikatow¹ nazwê nowego pliku .pst. Na przyk³ad wpisz Transfer.pst. Nastêpnie kliknij przycisk OK.
3. Wpisz nazwê wyœwietlan¹ pliku .pst, na przyk³ad wpisz Foldery przysy³ania. Nastêpnie kliknij przycisk OK.
4. Zamknij program Outlook.

W celu skopiowania folderów z pliku .pst lub skrzynki pocztowej do innego pliku .pst w programie Outlook wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. W programie Outlook kliknij prawym przyciskiem myszy wybrany do kopiowania folder, a nastêpnie kliknij polecenie Kopiuj folder nazwa folderu. Na przyk³ad, aby skopiowaæ folder Kalendarz, kliknij prawym przyciskiem myszy folder Kalendarz, a nastêpnie kliknij polecenie Kopiuj folder Kalendarz.
2. W oknie dialogowym Kopiuj folder kliknij pozycjê Foldery przysy³ania, a nastêpnie kliknij przycisk OK.
3. Jeœli to konieczne, potwórz kroki 1 i 2 dla innych folderów.

Jak wykonywaæ kopie zapasowe danych na komputerze z programem Exchange Server

Jeœli informacje s¹ przechowywane na komputerze z programem Exchange Server, ich kopie zapasowe s¹ zazwyczaj wykonywane na serwerze. Aby uzyskaæ wiêcej informacji na temat sposobu wykonywania kopii zapasowej informacji przechowywanych na komputerze z programem Exchange Server i ich przywrócenia, skontaktuj siê z administratorem programu Exchange Server.

Jeœli program Outlook jest u¿ywany z programem Exchange Server, mo¿na wybraæ opcjê przechowywania informacji programu Outlook na komputerze z programem Exchange Server lub w zestawie folderów osobistych na lokalnym dysku twardym. Aby sprawdziæ, gdzie program Outlook przechowuje dane, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. W menu Narzêdzia kliknij polecenie Us³ugi, a nastêpnie kliknij kartê Dostarczanie.
2. Zbadaj pole Dostarcz now¹ pocztê do nastêpuj¹cej lokalizacji. Jeœli w tym polu jest wyœwietlany wyraz „Mailbox” i nazwa e-mail, oznacza to, ¿e program Outlook przechowuje dane w folderach na komputerze z programem Microsoft Exchange. Jeœli w polu Dostarcz now¹ pocztê do nastêpuj¹cej lokalizacji s¹ wyœwietlane wyrazy „Folder osobisty” lub inna nazwa zestawu folderów osobistych, oznacza to, ¿e program Outlook przechowuje nowe wiadomoœci, kontakty, terminy itp. w folderach osobistych na lokalnym dysku twardym.

Jeœli chcesz wykonaæ kopiê zapasow¹ danych, które s¹ przechowywane w zestawie folderów osobistych na lokalnym dysku twardym, zobacz sekcjê „Jak wykonaæ kopiê zapasow¹ pliku folderów osobistych (.pst)”.

Jak wykonywaæ kopiê zapasow¹ osobistych ksi¹¿ek adresowych

Chocia¿ informacje o kontaktach mog¹ byæ przechowywane w skrzynce pocztowej programu Microsoft Exchange Server lub w folderach osobistych, a dostêp do nich jest mo¿liwy z Ksi¹¿ki adresowej programu Outlook, osobista ksi¹¿ka adresowa tworzy plik, który jest przechowywany na lokalnym dysku twardym. Aby zapewniæ wykonanie kopii zapasowej tej ksi¹¿ki adresowej, w procesie wykonywania kopii zapasowej nale¿y uwzglêdniæ pliki z rozszerzeniem pab.

Aby zlokalizowaæ plik osobistej ksi¹¿ki adresowej, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. W systemie Microsoft Windows 98 oraz Windows 95 kliknij przycisk Start, wska¿ polecenie ZnajdŸ, a nastêpnie kliknij polecenie Pliki lub Foldery.
   
   W systemie Microsoft Windows Server 2003, Windows XP, Windows 2000 oraz w systemie Windows Millennium Edition kliknij przycisk Start, wska¿ polecenie Wyszukaj, a nastêpnie kliknij polecenie Pliki lub Foldery.
2. Wpisz *.pab, kliknij pozycjê Mój komputer na liœcie Szukaj w, a nastêpnie kliknij przycisk ZnajdŸ teraz, aby rozpocz¹æ wyszukiwanie.

Zanotuj lokalizacjê pliku .pab i uwzglêdnij plik .pab w kopii zapasowej.

Jeœli konieczne jest przywrócenie tej ksi¹¿ki adresowej na tym samym lub innym komputerze, wystarczy dodaæ us³ugê Osobista ksi¹¿ka adresowa do danego profilu i wskazaæ plik .pab. Aby uzyskaæ wiêcej informacji dotycz¹cych sposobu konfigurowania profilów i us³ug, kliknij nastêpuj¹cy numer artyku³u w celu wyœwietlenia tego artyku³u z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:

Jak zautomatyzowaæ wykonywanie kopii zapasowych plików .pst przy u¿yciu narzêdzia do wykonywania kopii zapasowej folderów osobistych

Firma Microsoft wyda³a narzêdzie s³u¿¹ce do automatyzacji wykonywania kopii zapasowych pliku .pst. Narzêdzie to mo¿na uzyskaæ w nastêpuj¹cej witrynie firmy Microsoft w sieci Web: Aby uzyskaæ wiêcej informacji na temat sposobów pobierania plików Pomocy technicznej firmy Microsoft, kliknij nastêpuj¹cy numer artyku³u w celu wyœwietlenia tego artyku³u z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base: Firma Microsoft przeskanowa³a ten plik w poszukiwaniu wirusów. Firma Microsoft u¿y³a najnowszego oprogramowania do wykrywania wirusów dostêpnego w chwili opublikowania pliku. Plik jest przechowywany na serwerach z zaawansowanym poziomem zabezpieczeñ, które u³atwiaj¹ ochronê przed wprowadzeniem nieautoryzowanych zmian w pliku. Aby uzyskaæ wiêcej informacji dotycz¹cych plików folderów osobistych, kliknij nastêpuj¹cy numer artyku³u w celu wyœwietlenia tego artyku³u z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:

Jak wykonywaæ kopiê zapasow¹ plików ustawieñ programu Outlook

Aby dostosowane ustawienia zreplikowaæ na innym komputerze z programem Outlook, poza plikiem folderów osobistych do kopii mo¿na do³¹czyæ nastêpuj¹ce pliki:

• Outcmd.dat — w tym pliku s¹ przechowywane ustawienia pasków zadañ i menu.
• Nazwa profilu.fav — jest to plik Ulubione, w którym znajduj¹ siê ustawienia dotycz¹ce paska programu Outlook.
• Nazwa profilu.htm — w tym pliku jest przechowywany autopodpis w formacie HTML.
• Nazwa profilu.rtf — w tym pliku jest przechowywany Autopodpis w formacie RTF.
• Nazwa profilu.txt — w tym pliku jest przechowywany Autopodpis w formacie zwyk³ego tekstu.
  
  Uwaga: Jeœli edytorem poczty e-mail jest program Microsoft Word, podpisy s¹ przechowywane w szablonie Normal.dot jako pozycje Autotekstu. Wykonuj¹c kopiê zapasow¹, nale¿y uwzglêdniæ równie¿ plik Normal.dot.
  
  Wœród w³aœciwoœci projektu folderu znajduj¹ siê uprawnienia, filtry, opisy, formularze i widoki zintegrowane z folderami, w których zosta³y utworzone. Po wyeksportowaniu elementów z jednego pliku .pst do innego w³aœciwoœci projektu nie zostan¹ zachowane. Aby wykonaæ kopiê zapasow¹ tych informacji, zobacz temat „Kopiowanie projektu folderu” w Pomocy programu Microsoft Office Outlook.

W programie Outlook 97

• Nazwa profilu.fav — jest to plik Ulubione, w którym znajduj¹ siê ustawienia dotycz¹ce paska programu Outlook.
  
  Uwaga: Przy próbie u¿ycia pliku Ulubione z kopii zapasowej konfiguracji programu Outlook nale¿y pamiêtaæ, aby profil tworzony na nowym komputerze by³ identyczny z profilem Ÿród³owym. W przeciwnym przypadku plik Ulubione bêdzie nieprawid³owy i zostanie utworzony nowy plik Ulubione. Aby uzyskaæ wiêcej informacji dotycz¹cych replikowania pasku programu Outlook, kliknij nastêpuj¹cy numer artyku³u w celu wyœwietlenia tego artyku³u z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:
  196346

  (http://support.microsoft.com/kb/196346/PL/ )

  Cannot replicate the Outlook bar
• Nazwa profilu.rtf — w tym pliku przechowywany jest Autopodpis w formacie RTF.
  
  Uwaga: Jeœli edytorem poczty e-mail jest program Microsoft Word, podpisy s¹ przechowywane w szablonie Normal.dot jako pozycje Autotekstu. Wykonuj¹c kopiê zapasow¹, nale¿y uwzglêdniæ równie¿ plik Normal.dot.

Jak ustawiæ domyœln¹ lokalizacjê dostarczania

Aby ustawiæ domyœln¹ lokalizacjê dostarczania, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. W menu Narzêdzia kliknij polecenie Us³ugi.
2. W oknie dialogowym Us³ugi kliknij kartê Dostarczanie.
3. W polu Dostarcz now¹ pocztê do nastêpuj¹cej lokalizacji kliknij, aby wybraæ miejsce dostarczania i wysy³ania wiadomoœci.
   
   Jeœli komputer zosta³ skonfigurowany do u¿ycia Poczty zdalnej, kliknij nazwê pliku .pst.
   
   Jeœli komputer zosta³ skonfigurowany do u¿ycia Folderów offline, kliknij nazwê skrzynki pocztowej na serwerze Exchange.
4. Kliknij przycisk OK.
5. Zamknij program Outlook, a nastêpnie ponownie go uruchom.

Jak usun¹æ plik .pst z w³asnego profilu

Aby usun¹æ plik .pst z profilu, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. Zamknij program Outlook.
2. Kliknij przycisk Start, wska¿ polecenie Ustawienia, a nastêpnie kliknij polecenie Panel sterowania.
3. Kliknij dwukrotnie aplet Poczta lub Poczta i faks.
4. Na karcie Us³ugi kliknij pozycjê Foldery osobiste, a nastêpnie kliknij przycisk Usuñ.

Ostrze¿enie: Aby ponownie uruchomiæ program Outlook, plik .pst musi byæ skojarzony z profilem, w którym plik .pst by³ skonfigurowany jako punkt dostarczania nowych wiadomoœci. Dane w pliku .pst nie bêd¹ dostêpne do chwili zaimportowania ich do profilu lub ponownego skojarzenia z profilem.

Jak usun¹æ pojedynczy folder z listy folderów

Aby usun¹æ pojedynczy folder z listy folderów, wykonaj nastêpuj¹ce kroki:

1. Upewnij siê, ¿e lista folderów jest wyœwietlona. Aby wyœwietliæ listê folderów, kliknij menu Widok, a nastêpnie polecenie Lista folderów.
2. Na liœcie folderów kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz usun¹æ.
3. Kliknij polecenie Usuñ nazwa folderu.

Folder zostanie usuniêty z listy folderów. Usuniêty folder bêdzie wyœwietlony jako podfolder na liœcie Elementy usuniête. Aby trwale usun¹æ folder, opró¿nij Elementy usuniête

Uwaga: Skonfigurowanie w programie Outlook folderów osobistych jako punktu dostarczania uniemo¿liwia korzystanie z zaawansowanego wspó³u¿ytkowania informacji w grupach roboczych. Ta funkcja jest dostêpna tylko w przypadku, gdy domyœlna lokalizacja dostarczania znajduje siê w skrzynce pocztowej serwera Exchange.