Como gerir ficheiros de pastas pessoais no Outlook (CW)

Este artigo descreve como gerir, criar uma cópia de segurança e restaurar ficheiros de pastas pessoais (.pst) criados no Microsoft Outlook. Estes ficheiros incluem mesnagens, contactos, compromissos, tarefas, notas e entradas do diário. O Outlook armazena os dados em pastas MAPI. As pastas MAPI podem ser armazenadas num ficheiro denominado ficheiro .pst, no disco rígido. Em alternativa, se utilizar o Outlook com o Microsoft Exchange Server, os dados podem ser armazenados numa caixa de correio no servidor.

Este artigo aborda os seguintes tópicos:

• Como criar uma cópia de segurança de um ficheiro de pastas pessoais (.pst)
• Como exportar dados de um ficheiro .pst
• Como importar dados de um ficheiro .pst
• Como transferir dados do Outlook de um computador para outro
• Como criar cópias de segurança de dados num computador com o Exchange Server
• Como criar cópias de segurança de livros de endereços pessoais
• Como automatizar a criação de cópias de segurança de ficheiros .pst com o utilitário de cópia de segurança de pastas pessoais
• Como criar cópias de segurança de ficheiros de definições do Outlook
• Como definir a localização de entrega predefinida
• Como eliminar um ficheiro .pst file do seu perfil
• Como remover uma pasta individual da Lista de pastas

A criação de cópias de segurança de dados criados no Outlook permite o restauro dos mesmos caso os perca ou fiquem danificados devido a uma falha de hardware ou a outros eventos inesperados. Quando cria cópias de segurança dos dados, pode também transferir os dados para um disco rígido diferente no mesmo ou noutro computador. Para o fazer, pode criar cópias de segurança a partir do disco rígido original e mover os dados para o novo disco rígido.

Como criar uma cópia de segurança de um ficheiro de pastas pessoais (.pst)

Se não estiver a utilizar o Outlook com o Microsoft Exchange Server, o Outlook armazena todos os dados num ficheiro .pst. Se pretender exportar ou criar uma cópia de segurança de uma determinada pasta, como a pasta Contactos ou Calendário, siga os passos da secção "Como exportar dados de um ficheiro .pst".

Para criar uma cópia de segurança do ficheiro .pst completo, siga estes passos:

1. Feche quaisquer programas relacionados com correio, como o Outlook, o Exchange ou o Microsoft Windows Messaging.
2. Clique em Iniciar, aponte para Definições e clique em Painel de controlo.
3. Faça duplo clique em Correio e fax ou Correio.
4. Clique no serviço Pastas pessoais de que pretende criar uma cópia de segurança. Por predefinição, este serviço é denominado Pastas pessoais. No entanto, os nomes dos serviços podem ser alterados. Se o nome de um serviço tiver sido alterado, é possível determinar o tipo do serviço. Para o fazer, clique no serviço, na lista de serviços, e clique em Propriedades. Na caixa de diálogo apresentada, a barra de título mostrará Pastas pessoais se for um serviço desse tipo. Depois de ler a barra de título, clique em Cancelar. Utilize este método para verificar o tipo de qualquer serviço com o qual não esteja familiarizado.
   
   É possível que tenha mais do que um serviço de pastas pessoais no perfil. Neste cenário, deverá criar cópias de segurança distintas de cada conjunto de pastas pessoais.
   
   Se não existirem serviços de pastas pessoais no perfil e tiver conseguido armazenar informações, tais como mensagens de correio electrónico, contactos ou compromissos no Outlook, as informações estarão provavelmente armazenadas numa caixa de correio de um computador com o Microsoft Exchange Server. Neste cenário, consulte a secção "Como criar cópias de segurança de dados num computador com o Exchange Server".
   
   Se não existirem pastas pessoais na lista de serviços, e não estiver a armazenar informações numa caixa de correio do Microsoft Exchange Server, o Outlook só poderá ser utilizado procurar ficheiros. As funcionalidades que armazenam dados no Outlook não poderão ser utilizadas. Neste cenário, não existem dados para se criar uma cópia de segurança.
5. Clique em Propriedades e anote o caminho e o nome do ficheiro que está listado.
   
   Nota: provavelmente será possível reduzir o tamanho de um ficheiro .pst clicando em Compactar agora. Isso é particularmente útil se pretender criar uma cópia de segurança do ficheiro .pst numa disquete.
6. Clique em OK duas vezes para fechar a caixa de diálogo Propriedades.
7. Efectue uma cópia do ficheiro que anotou no passo 5 utilizando o Explorador do Windows ou O meu computador.

Se alguma vez precisar de restaurar um ficheiro .pst a partir de suportes de dados amovíveis, como uma disquete ou CD, copie a cópia de segurança do ficheiro que criou com os passos anteriores. Restaure a cópia de segurança do ficheiro .pst no mesmo disco rígido e caminho e com o mesmo nome de ficheiro que anotou no passo 5.

Como exportar dados de um ficheiro .pst

Para exportar uma pasta individual, como a pasta Contactos ou Calendário, siga estes passos:

1. No menu Ficheiro, clique em Importar e exportar.
2. Clique em Exportar para um ficheiro e clique em Seguinte.
3. Clique em Ficheiro de pastas pessoais (.pst) e clique em Seguinte.
4. Clique na pasta que pretende exportar e clique em Seguinte.
5. Em Guardar o ficheiro exportado como, escreva o nome do ficheiro para o qual os dados serão exportados.
6. Clique em Concluir.

Como importar dados de um ficheiro .pst

Para importar um ficheiro .pst para o Outlook, siga estes passos:

1. No menu Ficheiro, clique em Importar e exportar.
2. Clique em Importar de outro programa ou ficheiro e clique em Seguinte.
3. Clique em Ficheiro de pastas pessoais (.pst) e clique em Seguinte.
4. Escreva o caminho e o nome do ficheiro .pst que pretende importar e clique em Seguinte.
5. Clique na pasta para a qual os dados serão importados.
6. Clique em Concluir.

Como transferir dados do Outlook de um computador para outro

Embora não seja possível partilhar ou sincronizar ficheiros .pst, poderá seguir os passos das secções "Como exportar dados de um ficheiro .pst" e "Como importar dados de um ficheiro .pst" para copiar dados do Outlook para um ficheiro .pst. Poderá utilizar um CD, DVD ou outro suporte portátil para transferir os dados. Não se esqueça dos seguintes requisitos quando trabalhar com ficheiros .pst:

• Quando copiar ficheiros .pst de um CD ou DVD, certifique-se de que o atributo Só de leitura não está definido para o ficheiro .pst. Para verificar esta definição, clique com o botão direito do rato no ficheiro que copiou do CD ou do DVD e clique em Propriedades. Certifique-se de que a caixa de verificação Só de leitura não está seleccionada.
• Ligar a ficheiros .pst, .pab, .ost ou .oab através de ligações LAN ou WAN não é suportado. Poderá ter problemas ao tentar ligar a estes ficheiros através de ligações LAN ou WAN. Para obter mais informações, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):
  297019  (http://support.microsoft.com/kb/297019/ ) Os ficheiros de pastas pessoais não são suportados numa ligação de rede local (LAN) ou de rede alargada (WAN)

Se tiver de criar um ficheiro .pst secundário para armazenar dados para transferência entre computadores ou para fins de cópia de segurança, siga estes passos:

1. No menu Ficheiro, aponte para Novo e clique em Ficheiro de pastas pessoais (pst).
2. Escreva um nome exclusivo para o novo ficheiro .pst. Por exemplo, escreva Transfer.pst. Em seguida, clique em OK.
3. Escreva um nome a apresentar para o ficheiro .pst; por exemplo, escreva Pastas de transferência. Em seguida, clique em OK.
4. Saia do Outlook.

Se apenas pretender copiar pastas de um ficheiro .pst ou de uma caixa de correio para um ficheiro .pst secundário no Outlook, siga estes passos:

1. No Outlook, clique com o botão direito do rato na pasta que pretende copiar e clique em Copiar 'nome_da_pasta'. Por exemplo, para copiar a pasta Calendário, clique com o botão direito do rato na pasta Calendário e clique em Copiar 'Calendário'.
2. Na caixa de diálogo Copiar pasta, clique nas pastas da transferência e clique em OK.
3. Repita os passos 1 e 2 conforme necessário para outras pastas.

Como criar cópias de segurança de dados num computador com o Exchange Server

Quando as informações do Outlook são armazenadas num computador com o Exchange Server, a cópia de segurança dessas informações é normalmente criada no servidor. Para obter mais informações sobre como criar de cópias de segurança e restaurar informações armazenadas num computador com o Exchange Server, contacte o administrador do Exchange Server.

Se utilizar o Outlook com o Exchange Server, pode optar por configurar o Outlook para armazenar informações no computador com o Exchange Server ou num conjunto de pastas pessoais no disco rígido local. Para determinar onde o Outlook armazena os dados, siga estes passos:

1. No menu Ferramentas, clique em Serviços e clique no separador Entrega.
2. Examine a caixa Enviar novo correio para a seguinte localização. Se a opção contiver a expressão "Caixa de correio" seguida de um nome de correio electrónico, o Outlook armazena dados em pastas do computador com o Exchange Server. Se a caixa Enviar novo correio para a seguinte localização contiver a expressão "Pastas pessoais" ou outro nome de um conjunto de pastas pessoais, o Outlook armazena as novas mensagens, contactos, compromissos e outros itens nas pastas pessoais do disco rígido local.

Se as informações estiverem armazenadas num conjunto de pastas pessoais no disco rígido local e pretender criar uma cópia de segurança dos dados, consulte a secção "Como criar uma cópia de segurança de um ficheiro de pastas pessoais (.pst)".

Como criar cópias de segurança de livros de endereços pessoais

Embora as informações de contactos possam ser mantidas numa caixa de correio do Microsoft Exchange Server ou numa pasta pessoal e possam ser acedidas através do livro de endereços do Outlook, o livro de endereços pessoal cria um ficheiro que é armazenado no disco rígido local. Para se certificar de que é criada uma cópia de segurança deste livro de endereços, tem de incluir quaisquer ficheiros com a extensão .pab no processo de cópia de segurança.

Para localizar o ficheiro do livro de endereços pessoal, siga estes passos:

1. No Microsoft Windows 98 e no Windows 95, clique em Iniciar, aponte para Localizar e clique em Ficheiros ou pastas.
   
   No Microsoft Windows Server 2003, no Windows XP, no Windows 2000 e no Windows Millennium Edition, clique em Iniciar, aponte para Procurar e clique em Ficheiros ou pastas.
2. Escreva *.pab, clique em O meu computador na lista Procurar em e clique em Localizar agora ou Procurar agora para iniciar a procura.

Anote a localização do ficheiro .pab e inclua o ficheiro na cópia de segurança.

Caso seja necessário restaurar este livro de endereços no mesmo computador ou num computador diferente, adicione o serviço Livro de endereços pessoal ao perfil e aponte para o ficheiro .pab. Para obter mais informações sobre como configurar perfis e serviços, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):

Como automatizar a criação de cópias de segurança de ficheiros .pst com o utilitário de cópia de segurança de pastas pessoais

A Microsoft disponibilizou um utilitário para automatizar a cópia de segurança do ficheiro .pst. Para obter este utilitário, visite o seguinte Web site da Microsoft: Para obter mais informações sobre como transferir ficheiros de suporte da Microsoft, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base): A Microsoft procedeu à detecção de vírus neste ficheiro. A Microsoft utilizou o software de detecção de vírus mais actual, disponível na data de publicação do ficheiro. O ficheiro está armazenado em servidores com segurança melhorada, que ajudam a impedir quaisquer alterações não autorizadas ao ficheiro. Para obter mais informações sobre os ficheiros de pastas pessoais, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):

Como criar cópias de segurança de ficheiros de definições do Outlook

Se tiver personalizado definições que pretenda replicar noutro computador com o Outlook instalado, poderá pretender incluir os seguintes ficheiros na cópia de segurança:

• Outcmd.dat - Este ficheiro armazena definições de barras de ferramentas e de menus.
• Nome_do_perfil.fav - Este é o ficheiro dos favoritos que inclui as definições para a barra do Outlook.
• Nome_do_perfil.htm - Este ficheiro armazena a assinatura automática em HTML.
• Nome_do_perfil.rtf - Este ficheiro armazena a assinatura automática no formato RTF (Rich Text Format).
• Nome_do_perfil.txt - Este ficheiro armazena a assinatura automática em formato de texto simples.
  
  Nota: se utilizar o Microsoft Word como editor de correio electrónico, as assinaturas serão armazenadas no ficheiro Normal.dot como entradas de texto automático. Também deverá criar uma cópia de segurança do ficheiro Normal.dot.
  
  As propriedades de estrutura de uma pasta incluem permissões, filtros, descrições, vistas e formulários integrados nas pastas onde foram criados. Se os itens forem exportados de um ficheiro .pst para outro, as propriedades de estrutura não são mantidas. Para criar uma cópia de segurança destas informações, consulte o tópico "Copiar a estrutura de uma pasta" na ajuda do Microsoft Office Outlook.

No Outlook 97

• Nome_do_perfil.fav - Este é o ficheiro dos favoritos que inclui as definições para a barra do Outlook.
  
  Nota: quando tenta utilizar o ficheiro dos favoritos de uma cópia de segurança da configuração do Outlook, o perfil criado no novo computador deve ser idêntico ao perfil original. Caso contrário, o ficheiro dos favoritos é inválido e será gerado um novo ficheiro de favoritos. Para obter mais informações sobre como replicar a barra do Outlook, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):
  196346  (http://support.microsoft.com/kb/196346/ ) Cannot replicate the Outlook bar
• Nome_do_perfil.rtf - Este ficheiro armazena a assinatura automática no formato RTF (Rich Text Format).
  
  Nota: se utilizar o Word como editor de correio electrónico, as assinaturas serão armazenadas no ficheiro Normal.dot como entradas de texto automático. Também deverá criar uma cópia de segurança do ficheiro Normal.dot.

Como definir a localização de entrega predefinida

Para definir a localização de entrega predefinida, siga estes passos:

1. No menu Ferramentas, clique em Serviços.
2. Na caixa de diálogo Serviços, clique no separador Entrega.
3. Na caixa Enviar novo correio para a seguinte localização, clique para seleccionar o serviço onde pretende enviar e receber mensagens.
   
   Se configurar um computador para utilizar Correio remoto, deverá clicar no nome de um ficheiro .pst.
   
   Se configurar um computador para utilizar Pastas offline, deverá clicar no nome da caixa de correio do Exchange Server.
4. Clique em OK.
5. Termine e reinicie o Outlook.

Como eliminar um ficheiro .pst file do seu perfil

Para eliminar um ficheiro .pst do um perfil, siga estes passos:

1. Saia do Outlook.
2. Clique em Iniciar, aponte para Definições e clique em Painel de controlo.
3. Faça duplo clique em Correio ou Correio e fax.
4. No separador Serviços, clique em Pastas pessoais e clique em Remover.

Aviso: para reiniciar o Outlook, tem de ter um ficheiro .pst associado ao perfil se tinha o ficheiro .pst definido como ponto de entrega para novas mensagens. Os dados deste ficheiro .pst só estarão disponíveis se forem importados ou associados novamente ao perfil.

Como remover uma pasta individual da 'Lista de pastas'

Para remover uma pasta individual da Lista de pastas, siga estes passos:

1. Certifique-se de que a Lista de pastas é apresentada. Para visualizar a Lista de pastas, clique em Ver e clique em Lista de pastas.
2. Na Lista de pastas, clique como botão direito do rato na pasta que pretende eliminar.
3. Clique em Eliminar 'nome_da_pasta'.

Este procedimento remove a pasta da Lista de pastas. A pasta eliminada é definida como uma subpasta de Itens eliminados. Esvazie os Itens eliminados para remover permanentemente a pasta.

Nota: a utilização do Outlook com pastas pessoais como ponto de entrega não permite a partilha avançada de informações de grupo de trabalho. Esta funcionalidade está disponível apenas quando o destino de entrega predefinido é definido como a caixa de correio do Exchange Server.