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文章编号: 195719 - 最后修改: 2006年4月20日 - 修订: 8.1

如何在 Outlook (CW) 中管理个人文件夹文件

本文综合了以前提供的几篇文章:168644、181014、195782、164407、179735、205229、238777、162206 和 181620
注意:只有在使用“用于企业或工作组”选项安装了 Outlook 时,本文中的过程才适用。选择此选项后,您就可以使用消息处理应用程序编程接口 (MAPI) 服务。要确定安装类型,请单击“帮助”菜单上的“关于 Microsoft Outlook”。如果您安装了“用于企业或工作组”选项,就会看到“用于企业或工作组”。

有关如何使用 Microsoft Outlook 98 或 Microsoft Outlook 2000 的“仅支持 Internet Mail”(IMO) 安装来管理个人文件夹 (.pst) 文件的信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
196492? (http://support.microsoft.com/kb/196492/ ) 如何在 Outlook (IMO) 中管理个人文件夹文件


有关如何在 Microsoft Outlook 2002 或 Microsoft Office Outlook 2003 中管理个人文件夹 (.pst) 文件的信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
287070? (http://support.microsoft.com/kb/287070/ ) 如何在 Outlook 2002 和 Outlook 2003 中管理 .pst 文件

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概要

本文介绍如何管理、备份和还原在 Microsoft Outlook 中创建的个人文件夹 (.pst) 文件,这些文件包括邮件、联系人、约会、任务、便笺和日记条目。Outlook 在 MAPI 文件夹中存储数据。MAPI 文件夹可以存储在硬盘上名为 .pst 的文件中。此外,如果将 Outlook 与 Microsoft Exchange Server 一起使用,则也可以将数据存储在服务器上的邮箱中。

本文讨论以下主题:
  • 如何制作个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本
  • 如何导出 .pst 文件数据
  • 如何导入 .pst 文件数据
  • 如何将 Outlook 数据从一台计算机传送到另一台计算机
  • 如何备份 Exchange Server 计算机上的数据
  • 如何备份个人通讯簿
  • 如何通过使用“个人文件夹备份”实用工具自动执行 .pst 文件的备份
  • 如何备份 Outlook 设置文件
  • 如何设置默认传递位置
  • 如何从配置文件中删除 .pst 文件
  • 如何从文件夹列表中删除单个文件夹
备份了在 Outlook 中创建的数据后,如果这些数据由于硬件故障或其他意外事件而丢失或损坏,就可以将它们还原。备份数据时,还可以将数据传送到同一计算机上的不同硬盘中,或者传送到另一台计算机上的硬盘中。为此,可以先备份原始硬盘中的数据,然后将数据移到新硬盘中。

更多信息

如何制作个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本

如果未将 Outlook 与 Microsoft Exchange Server 一起使用,则 Outlook 会将自己的所有数据存储在 .pst 文件中。如果希望备份或导出特定文件夹(如“联系人”文件夹或“日历”文件夹),请按照“如何导出 .pst 文件数据”一节中的步骤操作。

若要备份整个 .pst 文件,请按照下列步骤操作:
  1. 关闭与邮件有关的所有程序,如 Outlook、Exchange 或 Microsoft Windows Messaging。
  2. 单击“开始”,指向“设置”,然后单击“控制面板”。
  3. 双击“邮件和传真”或“邮件”。
  4. 单击要备份的“个人文件夹”服务。默认情况下,此服务的名称为“个人文件夹”。不过,可以对服务进行重命名。如果服务已重命名,可以进一步确定服务的类型。为此,请单击服务列表中的该服务,然后单击“属性”。如果该服务是个人文件夹服务,所出现对话框的标题栏中就会显示“个人文件夹”。阅读该对话框的标题栏后,单击“取消”。可以使用该方法确定任何不熟悉的服务类型。

    在您的配置文件中可能有多项个人文件夹服务。在这种情况下,每一组个人文件夹都必须单独进行备份。

    如果配置文件中没有个人文件夹服务,并且可以在 Outlook 中存储邮件、联系人或约会等信息,则信息极有可能存储在 Microsoft Exchange Server 计算机上的邮箱中。在这种情况下,请参阅“如何备份 Exchange Server 计算机上的数据”一节。

    如果服务列表中没有个人文件夹,而且您没有在 Microsoft Exchange Server 邮箱中存储信息,则只能使用 Outlook 浏览文件,而不能使用 Outlook 中的数据存储功能。在这种情况下,没有要备份的数据。
  5. 单击“属性”,然后记下列出的路径和文件名。

    注意:在单击“开始压缩”时,您或许可以减少 .pst 文件的大小。如果您计划将 .pst 文件备份到软盘上,则这一功能尤其有用。
  6. 单击“确定”两次以关闭“属性”对话框。
  7. 使用 Windows 资源管理器或“我的电脑”为步骤 5 中记录的文件创建一个副本。
如果总是需要从软盘或 CD 之类的可移动媒体中还原 .pst 文件,请复制使用上述步骤创建的文件的备份副本。将 .pst 文件的备份副本还原到步骤 5 中记录的硬盘、路径和文件名。

如何导出 .pst 文件数据

若要导出单个文件夹(如“联系人”文件夹或“日历”文件夹),请按照下列步骤操作:
  1. 在“文件”菜单上,单击“导入和导出”。
  2. 单击“导出到文件”,然后单击“下一步”。
  3. 选择“个人文件夹文件 (.pst)”,然后单击“下一步”。
  4. 单击要导出的文件夹,然后单击“下一步”。
  5. 在“将导出文件另存为”中,键入数据要导出到的目标文件名。
  6. 单击“完成”。

如何导入 .pst 文件数据

若要在 Outlook 中导入 .pst 文件,请按照下列步骤操作:
  1. 在“文件”菜单上,单击“导入和导出”。
  2. 单击“从另一程序或文件导入”,然后单击“下一步”。
  3. 键入要导入的 .pst 文件的路径和名称,然后单击“下一步”。
  4. 单击数据导入到其中的目标文件夹。
  5. 单击“完成”。

如何将 Outlook 数据从一台计算机传送到另一台计算机

虽然无法共享或同步 .pst 文件,不过可以按照“如何导出 .pst 文件数据”和“如何导入 .pst 文件数据”部分中的步骤操作,将数据从 Outlook 复制到 .pst 文件中。可以使用 CD、DVD 或其他可移动媒体来传送数据。使用 .pst 文件时,请记住以下事项:
  • 从 CD 或 DVD 中复制 .pst 文件时,请确认没有将 .pst 文件的属性设置为“只读”。若要验证此设置,请右键单击从 CD 或 DVD 中复制的文件,然后单击“属性”。确保未选中“只读”复选框。
  • 不支持通过 LAN 链接或 WAN 链接连接到 .pst、.pab、.ost 或 .oab 文件。尝试这样做时,可能会遇到问题。 有关更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
    297019? (http://support.microsoft.com/kb/297019/ ) LAN 或 WAN 链接上不支持个人文件夹文件
如果需要制作一个辅助 .pst 文件来存储数据,以便在计算机之间进行传送或作为备份之用,请按照下列步骤操作:
  1. 在“文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“个人文件夹文件(.pst)”。
  2. 为新的 .pst 文件键入唯一的名称。例如,键入 Transfer.pst。然后,单击“确定”。
  3. 为该 .pst 文件键入显示名称。例如,键入 Transfer Folders。然后,单击“确定”。
  4. 退出 Outlook。
如果只希望将文件夹从 .pst 文件或邮箱复制到 Outlook 中的一个辅助 .pst 文件,请按照下列步骤操作:
  1. 在 Outlook 中,右键单击要复制的文件夹,然后单击“复制 folder name”。例如,若要复制“日历”文件夹,请右键单击“日历”文件夹,然后单击“复制 Calendar”。
  2. 在“复制文件夹”对话框中,单击“Transfer Folders”,然后单击“确定”。
  3. 根据需要,对其他文件夹重复步骤 1 和步骤 2。

如何备份 Exchange Server 计算机上的数据

如果将 Outlook 信息存储在 Exchange Server 计算机上,则信息通常在服务器上备份。若要详细了解如何备份和还原存储在 Exchange Server 计算机上的信息,请与您的 Exchange Server 管理员联系。

如果将 Outlook 与 Exchange Server 一起使用,则可以选择让 Outlook 将信息存储在 Exchange Server 计算机上,或者存储在本地硬盘上的个人文件夹集中。若要确定 Outlook 的数据存储位置,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“服务”,然后单击“传递”选项卡。
  2. 检查“将新邮件传递到以下位置”框。如果该选项包含“邮箱”一词,并且后跟电子邮件名称,则 Outlook 将数据存储在运行 Microsoft Exchange 的计算机上的文件夹中。如果“将新邮件传递到以下位置”框中包含“个人文件夹”字样或其他个人文件夹集的名称,则 Outlook 将新邮件、联系人、约会等存储在本地硬盘上的个人文件夹中。
如果您的信息存储在本地硬盘上的个人文件夹集中,并且您希望备份数据,请参阅“如何制作个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本”一节。

如何备份个人通讯簿

虽然可以将联系人信息保存在 Microsoft Exchange Server 邮箱或个人文件夹中,并通过 Outlook 通讯簿进行访问,但个人通讯簿会创建一个存储在本地硬盘上的文件。若要确保此通讯簿得到备份,必须在备份过程中加入扩展名为 .pab 的所有文件。

若要找到您的个人通讯簿文件,请按照下列步骤操作:
  1. 在 Microsoft Windows 98 和 Windows 95 中,单击“开始”,指向“查找”,然后单击“文件或文件夹”。

    在 Microsoft Windows Server 2003、Windows XP、Windows 2000 和 Windows Millennium Edition 中,单击“开始”,指向“搜索”,然后单击“文件或文件夹”。
  2. 键入 *.pab,并在“搜索范围”列表中单击“我的电脑”,然后单击“立即搜索”以开始搜索。
记下 .pab 文件的位置,并将该文件加入到备份中。

如果需要将此通讯簿还原到同一台计算机上或其他计算机上,只需将个人通讯簿服务添加到配置文件中并指向 .pab 文件即可。 有关如何对配置文件和服务进行配置的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
195478? (http://support.microsoft.com/kb/195478/ ) Outlook 2000(安装时选中“用于企业或工作组”选项)中用户配置文件和信息服务的说明

如何通过使用“个人文件夹备份”实用工具自动执行 .pst 文件的备份

Microsoft 发布了一个用于自动执行 .pst 文件备份的实用工具。若要获得此实用工具,请访问下面的 Microsoft 网站:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=zh-cn&FamilyID=8B081F3A-B7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01 (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=zh-cn&FamilyID=8B081F3A-B7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01)
有关如何下载 Microsoft 支持文件的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
119591? (http://support.microsoft.com/kb/119591/ ) 如何从联机服务获取 Microsoft 支持文件
Microsoft 已对此文件进行了病毒扫描。Microsoft 使用的是该文件发布时可以获得的最新病毒检测软件。该文件存储在安全性得到增强的服务器上,以防止在未经授权的情况下对其进行更改。 有关个人文件夹文件的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
238782? (http://support.microsoft.com/kb/238782/ ) 如何自动备份 Outlook 2000 和 Outlook 2003 中的个人文件夹文件

如何备份 Outlook 设置文件

如果希望在安装了 Outlook 的其他计算机上复制自定义设置,可能需要将下列文件加入备份:
  • Outcmd.dat - 此文件存储工具栏及菜单设置。
  • Profile Name.fav - 这是包含 Outlook 面板设置的收藏夹文件。
  • Profile Name.htm - 此文件存储 HTML 格式的自动签名。
  • Profile Name.rtf - 此文件存储 RTF 格式的自动签名。
  • Profile Name.txt - 此文件存储纯文本格式的自动签名。

    注意:如果将 Microsoft Word 用作电子邮件编辑器,则签名将作为自动图文集条目存储在 Normal.dot 文件中。因此,还应该备份 Normal.dot 文件。

    文件夹设计属性包括权限、筛选器、说明、窗体和视图,它们集成到对其创建了这些属性的文件夹。如果将项目从一个 .pst 文件导出到另一个,将不保留设计属性。若要备份此信息,请参阅 Microsoft Office Outlook 帮助中的“复制文件夹设计”主题。

在 Outlook 97 中

  • Profile Name.fav - 这是包含 Outlook 面板设置的收藏夹文件。

    注意:如果尝试使用 Outlook 配置备份中的收藏夹文件,则在新计算机上创建的配置文件必须与起始配置文件相同。否则,收藏夹文件将无效,并生成一个新的收藏夹文件。 有关如何复制 Outlook 面板的更多信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
    196346? (http://support.microsoft.com/kb/196346/ ) 无法复制 Outlook 面板
  • Profile Name.rtf - 此文件存储 RTF 格式的自动签名。

    注意:如果使用 Word 作为电子邮件编辑器,则签名将作为自动图文集项目存储在 Normal.dot 中。因此,还应该备份 Normal.dot 文件。

如何设置默认传递位置

若要设置默认传递位置,请按照下列步骤操作:
  1. 在“工具”菜单上,单击“服务”。
  2. 在“服务”对话框中,单击“传递”选项卡。
  3. 在“将新邮件传递到以下位置”框中,单击以选择要发送和接收邮件的位置。

    如果将计算机设置为使用“远程邮件”,则必须单击一个 .pst 文件的名称。

    如果将计算机设置为使用“脱机文件夹”,则必须单击 Exchange Server 邮箱的名称。
  4. 单击“确定”。
  5. 退出 Outlook,然后重新启动 Outlook。

如何从配置文件中删除 .pst 文件

若要从配置文件中删除 .pst 文件,请按照下列步骤操作:
  1. 退出 Outlook。
  2. 单击“开始”,指向“设置”,然后单击“控制面板”。
  3. 双击“邮件”或“邮件和传真”。
  4. 在“服务”选项卡上,单击“个人文件夹”,然后单击“删除”。
警告:在将 .pst 文件设置为新邮件的传递位置的情况下,若要重新启动 Outlook,必须将一个 .pst 文件与配置文件相关联。除非将此 .pst 文件导入配置文件或者重新与配置文件相关联,否则该文件中的数据将不可用。

如何从文件夹列表中删除单个文件夹

若要从文件夹列表中删除单个文件夹,请按照下列步骤操作:
  1. 确保已显示文件夹列表。若要显示文件夹列表,请单击“视图”,然后单击“文件夹列表”。
  2. 在文件夹列表中,右键单击要删除的文件夹。
  3. 单击“删除 folder name”。
此时将从文件夹列表中删除该文件夹。已删除文件夹将被设置为“已删除邮件”的子文件夹。清空“已删除邮件”可永久地删除该文件夹。

注意:在 Outlook 中将个人文件夹用作传递位置时,不允许共享高级工作组信息。只有在默认传递目标设置为 Exchange Server 邮箱时,才允许使用此共享功能。

这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Outlook 2000 标准版
  • Microsoft Outlook 98 标准版
  • Microsoft Outlook 97 标准版
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