如何在 Outlook (CW) 中管理个人文件夹文件

本文介绍如何管理、备份和还原在 Microsoft Outlook 中创建的个人文件夹 (.pst) 文件，这些文件包括邮件、联系人、约会、任务、便笺和日记条目。Outlook 在 MAPI 文件夹中存储数据。MAPI 文件夹可以存储在硬盘上名为 .pst 的文件中。此外，如果将 Outlook 与 Microsoft Exchange Server 一起使用，则也可以将数据存储在服务器上的邮箱中。

本文讨论以下主题：

• 如何制作个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本
• 如何导出 .pst 文件数据
• 如何导入 .pst 文件数据
• 如何将 Outlook 数据从一台计算机传送到另一台计算机
• 如何备份 Exchange Server 计算机上的数据
• 如何备份个人通讯簿
• 如何通过使用“个人文件夹备份”实用工具自动执行 .pst 文件的备份
• 如何备份 Outlook 设置文件
• 如何设置默认传递位置
• 如何从配置文件中删除 .pst 文件
• 如何从文件夹列表中删除单个文件夹

备份了在 Outlook 中创建的数据后，如果这些数据由于硬件故障或其他意外事件而丢失或损坏，就可以将它们还原。备份数据时，还可以将数据传送到同一计算机上的不同硬盘中，或者传送到另一台计算机上的硬盘中。为此，可以先备份原始硬盘中的数据，然后将数据移到新硬盘中。

如何制作个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本

如果未将 Outlook 与 Microsoft Exchange Server 一起使用，则 Outlook 会将自己的所有数据存储在 .pst 文件中。如果希望备份或导出特定文件夹（如“联系人”文件夹或“日历”文件夹），请按照“如何导出 .pst 文件数据”一节中的步骤操作。

若要备份整个 .pst 文件，请按照下列步骤操作：

1. 关闭与邮件有关的所有程序，如 Outlook、Exchange 或 Microsoft Windows Messaging。
2. 单击“开始”，指向“设置”，然后单击“控制面板”。
3. 双击“邮件和传真”或“邮件”。
4. 单击要备份的“个人文件夹”服务。默认情况下，此服务的名称为“个人文件夹”。不过，可以对服务进行重命名。如果服务已重命名，可以进一步确定服务的类型。为此，请单击服务列表中的该服务，然后单击“属性”。如果该服务是个人文件夹服务，所出现对话框的标题栏中就会显示“个人文件夹”。阅读该对话框的标题栏后，单击“取消”。可以使用该方法确定任何不熟悉的服务类型。
   
   在您的配置文件中可能有多项个人文件夹服务。在这种情况下，每一组个人文件夹都必须单独进行备份。
   
   如果配置文件中没有个人文件夹服务，并且可以在 Outlook 中存储邮件、联系人或约会等信息，则信息极有可能存储在 Microsoft Exchange Server 计算机上的邮箱中。在这种情况下，请参阅“如何备份 Exchange Server 计算机上的数据”一节。
   
   如果服务列表中没有个人文件夹，而且您没有在 Microsoft Exchange Server 邮箱中存储信息，则只能使用 Outlook 浏览文件，而不能使用 Outlook 中的数据存储功能。在这种情况下，没有要备份的数据。
5. 单击“属性”，然后记下列出的路径和文件名。
   
   注意：在单击“开始压缩”时，您或许可以减少 .pst 文件的大小。如果您计划将 .pst 文件备份到软盘上，则这一功能尤其有用。
6. 单击“确定”两次以关闭“属性”对话框。
7. 使用 Windows 资源管理器或“我的电脑”为步骤 5 中记录的文件创建一个副本。

如果总是需要从软盘或 CD 之类的可移动媒体中还原 .pst 文件，请复制使用上述步骤创建的文件的备份副本。将 .pst 文件的备份副本还原到步骤 5 中记录的硬盘、路径和文件名。

如何导出 .pst 文件数据

若要导出单个文件夹（如“联系人”文件夹或“日历”文件夹），请按照下列步骤操作：

1. 在“文件”菜单上，单击“导入和导出”。
2. 单击“导出到文件”，然后单击“下一步”。
3. 选择“个人文件夹文件 (.pst)”，然后单击“下一步”。
4. 单击要导出的文件夹，然后单击“下一步”。
5. 在“将导出文件另存为”中，键入数据要导出到的目标文件名。
6. 单击“完成”。

如何导入 .pst 文件数据

若要在 Outlook 中导入 .pst 文件，请按照下列步骤操作：

1. 在“文件”菜单上，单击“导入和导出”。
2. 单击“从另一程序或文件导入”，然后单击“下一步”。
3. 键入要导入的 .pst 文件的路径和名称，然后单击“下一步”。
4. 单击数据导入到其中的目标文件夹。
5. 单击“完成”。

如何将 Outlook 数据从一台计算机传送到另一台计算机

虽然无法共享或同步 .pst 文件，不过可以按照“如何导出 .pst 文件数据”和“如何导入 .pst 文件数据”部分中的步骤操作，将数据从 Outlook 复制到 .pst 文件中。可以使用 CD、DVD 或其他可移动媒体来传送数据。使用 .pst 文件时，请记住以下事项：

• 从 CD 或 DVD 中复制 .pst 文件时，请确认没有将 .pst 文件的属性设置为“只读”。若要验证此设置，请右键单击从 CD 或 DVD 中复制的文件，然后单击“属性”。确保未选中“只读”复选框。
• 不支持通过 LAN 链接或 WAN 链接连接到 .pst、.pab、.ost 或 .oab 文件。尝试这样做时，可能会遇到问题。 有关更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：
  297019? (http://support.microsoft.com/kb/297019/ ) LAN 或 WAN 链接上不支持个人文件夹文件

如果需要制作一个辅助 .pst 文件来存储数据，以便在计算机之间进行传送或作为备份之用，请按照下列步骤操作：

1. 在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“个人文件夹文件(.pst)”。
2. 为新的 .pst 文件键入唯一的名称。例如，键入 Transfer.pst。然后，单击“确定”。
3. 为该 .pst 文件键入显示名称。例如，键入 Transfer Folders。然后，单击“确定”。
4. 退出 Outlook。

如果只希望将文件夹从 .pst 文件或邮箱复制到 Outlook 中的一个辅助 .pst 文件，请按照下列步骤操作：

1. 在 Outlook 中，右键单击要复制的文件夹，然后单击“复制 folder name”。例如，若要复制“日历”文件夹，请右键单击“日历”文件夹，然后单击“复制 Calendar”。
2. 在“复制文件夹”对话框中，单击“Transfer Folders”，然后单击“确定”。
3. 根据需要，对其他文件夹重复步骤 1 和步骤 2。

如何备份 Exchange Server 计算机上的数据

如果将 Outlook 信息存储在 Exchange Server 计算机上，则信息通常在服务器上备份。若要详细了解如何备份和还原存储在 Exchange Server 计算机上的信息，请与您的 Exchange Server 管理员联系。

如果将 Outlook 与 Exchange Server 一起使用，则可以选择让 Outlook 将信息存储在 Exchange Server 计算机上，或者存储在本地硬盘上的个人文件夹集中。若要确定 Outlook 的数据存储位置，请按照下列步骤操作：

1. 在“工具”菜单上，单击“服务”，然后单击“传递”选项卡。
2. 检查“将新邮件传递到以下位置”框。如果该选项包含“邮箱”一词，并且后跟电子邮件名称，则 Outlook 将数据存储在运行 Microsoft Exchange 的计算机上的文件夹中。如果“将新邮件传递到以下位置”框中包含“个人文件夹”字样或其他个人文件夹集的名称，则 Outlook 将新邮件、联系人、约会等存储在本地硬盘上的个人文件夹中。

如果您的信息存储在本地硬盘上的个人文件夹集中，并且您希望备份数据，请参阅“如何制作个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本”一节。

如何备份个人通讯簿

虽然可以将联系人信息保存在 Microsoft Exchange Server 邮箱或个人文件夹中，并通过 Outlook 通讯簿进行访问，但个人通讯簿会创建一个存储在本地硬盘上的文件。若要确保此通讯簿得到备份，必须在备份过程中加入扩展名为 .pab 的所有文件。

若要找到您的个人通讯簿文件，请按照下列步骤操作：

1. 在 Microsoft Windows 98 和 Windows 95 中，单击“开始”，指向“查找”，然后单击“文件或文件夹”。
   
   在 Microsoft Windows Server 2003、Windows XP、Windows 2000 和 Windows Millennium Edition 中，单击“开始”，指向“搜索”，然后单击“文件或文件夹”。
2. 键入 *.pab，并在“搜索范围”列表中单击“我的电脑”，然后单击“立即搜索”以开始搜索。

记下 .pab 文件的位置，并将该文件加入到备份中。

如果需要将此通讯簿还原到同一台计算机上或其他计算机上，只需将个人通讯簿服务添加到配置文件中并指向 .pab 文件即可。 有关如何对配置文件和服务进行配置的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

如何通过使用“个人文件夹备份”实用工具自动执行 .pst 文件的备份

Microsoft 发布了一个用于自动执行 .pst 文件备份的实用工具。若要获得此实用工具，请访问下面的 Microsoft 网站： 有关如何下载 Microsoft 支持文件的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章： Microsoft 已对此文件进行了病毒扫描。Microsoft 使用的是该文件发布时可以获得的最新病毒检测软件。该文件存储在安全性得到增强的服务器上，以防止在未经授权的情况下对其进行更改。 有关个人文件夹文件的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

如何备份 Outlook 设置文件

如果希望在安装了 Outlook 的其他计算机上复制自定义设置，可能需要将下列文件加入备份：

• Outcmd.dat - 此文件存储工具栏及菜单设置。
• Profile Name.fav - 这是包含 Outlook 面板设置的收藏夹文件。
• Profile Name.htm - 此文件存储 HTML 格式的自动签名。
• Profile Name.rtf - 此文件存储 RTF 格式的自动签名。
• Profile Name.txt - 此文件存储纯文本格式的自动签名。
  
  注意：如果将 Microsoft Word 用作电子邮件编辑器，则签名将作为自动图文集条目存储在 Normal.dot 文件中。因此，还应该备份 Normal.dot 文件。
  
  文件夹设计属性包括权限、筛选器、说明、窗体和视图，它们集成到对其创建了这些属性的文件夹。如果将项目从一个 .pst 文件导出到另一个，将不保留设计属性。若要备份此信息，请参阅 Microsoft Office Outlook 帮助中的“复制文件夹设计”主题。

在 Outlook 97 中

• Profile Name.fav - 这是包含 Outlook 面板设置的收藏夹文件。
  
  注意：如果尝试使用 Outlook 配置备份中的收藏夹文件，则在新计算机上创建的配置文件必须与起始配置文件相同。否则，收藏夹文件将无效，并生成一个新的收藏夹文件。 有关如何复制 Outlook 面板的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：
  196346? (http://support.microsoft.com/kb/196346/ ) 无法复制 Outlook 面板
• Profile Name.rtf - 此文件存储 RTF 格式的自动签名。
  
  注意：如果使用 Word 作为电子邮件编辑器，则签名将作为自动图文集项目存储在 Normal.dot 中。因此，还应该备份 Normal.dot 文件。

如何设置默认传递位置

若要设置默认传递位置，请按照下列步骤操作：

1. 在“工具”菜单上，单击“服务”。
2. 在“服务”对话框中，单击“传递”选项卡。
3. 在“将新邮件传递到以下位置”框中，单击以选择要发送和接收邮件的位置。
   
   如果将计算机设置为使用“远程邮件”，则必须单击一个 .pst 文件的名称。
   
   如果将计算机设置为使用“脱机文件夹”，则必须单击 Exchange Server 邮箱的名称。
4. 单击“确定”。
5. 退出 Outlook，然后重新启动 Outlook。

如何从配置文件中删除 .pst 文件

若要从配置文件中删除 .pst 文件，请按照下列步骤操作：

1. 退出 Outlook。
2. 单击“开始”，指向“设置”，然后单击“控制面板”。
3. 双击“邮件”或“邮件和传真”。
4. 在“服务”选项卡上，单击“个人文件夹”，然后单击“删除”。

警告：在将 .pst 文件设置为新邮件的传递位置的情况下，若要重新启动 Outlook，必须将一个 .pst 文件与配置文件相关联。除非将此 .pst 文件导入配置文件或者重新与配置文件相关联，否则该文件中的数据将不可用。

如何从文件夹列表中删除单个文件夹

若要从文件夹列表中删除单个文件夹，请按照下列步骤操作：

1. 确保已显示文件夹列表。若要显示文件夹列表，请单击“视图”，然后单击“文件夹列表”。
2. 在文件夹列表中，右键单击要删除的文件夹。
3. 单击“删除 folder name”。

此时将从文件夹列表中删除该文件夹。已删除文件夹将被设置为“已删除邮件”的子文件夹。清空“已删除邮件”可永久地删除该文件夹。

注意：在 Outlook 中将个人文件夹用作传递位置时，不允许共享高级工作组信息。只有在默认传递目标设置为 Exchange Server 邮箱时，才允许使用此共享功能。