如何管理 Outlook 中的個人資料夾檔案 (CW)

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注意 只有當初在安裝 Outlook 時，是使用 [公司或工作群組] 選項來安裝，才可以套用本文中的程序。這個選項可以讓您使用「訊息應用程式發展介面」(Messaging Application Programming Interface，MAPI) 服務。如果要判斷您的安裝類型，請按一下 [說明] 功能表上的 [關於 Microsoft Outlook]。如果您的安裝是「公司或工作群組」類型，就會看到 [公司或工作群組]。

如需有關如何使用 Microsoft Outlook 98 或 Microsoft Outlook 2000 的「僅 Internet 郵件」(IMO) 安裝來管理個人資料夾 (.pst) 檔案的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
196492
(http://support.microsoft.com/kb/196492/ )
如何管理 Outlook 中的個人資料夾檔案 (IMO)
如需有關如何在 Microsoft Outlook 2002 或 Microsoft Office Outlook 2003 中管理個人資料夾 (.pst) 檔案的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
287070
(http://support.microsoft.com/kb/287070/ )
如何管理 Outlook 2002 和 Outlook 2003 中的 .pst 檔案
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結論

本文將告訴您，如何管理、備份和還原您在 Microsoft Outlook 中建立的個人資料夾 (.pst) 檔案。這些檔案包括電子郵件、連絡人、約會、工作、記事和日誌項目。Outlook 會將資料儲存在 MAPI 資料夾中。MAPI 資料夾可以儲存在硬碟上名為 .pst 的檔案中。或者，如果您將 Outlook 搭配 Microsoft Exchange Server 使用，則資料可以儲存在伺服器的信箱中。

本文討論下列主題：
  • 建立個人資料夾 (.pst) 檔案的備份
  • 匯出 .pst 檔案資料
  • 匯入 .pst 檔案資料
  • 將 Outlook 資料從一部電腦轉送到另一部電腦
  • 備份 Exchange Server 電腦上的資料
  • 備份個人通訊錄
  • 使用「個人資料夾備份」公用程式自動備份 .pst 檔案
  • 備份 Outlook 設定檔案
  • 設定預設傳送位置
  • 從設定檔中刪除 .pst 檔案
  • 從資料夾清單中移除個別資料夾
當您備份在 Outlook 中建立的資料時，可以在硬體故障或其他意外狀況發生時，還原遺失或損壞的資料。當您備份資料時，也可以將資料轉送至相同電腦的不同硬碟上或是不同的電腦上。如果要執行這項操作，可以先備份原始硬碟中的資料，然後再將資料移到新的硬碟上。
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其他相關資訊

建立個人資料夾 (.pst) 檔案的備份

如果您未將 Outlook 和 Microsoft Exchange Server 搭配使用，則 Outlook 會將所有資料儲存在 .pst 檔案中。如果您想要備份或匯出特定資料夾 (例如 [連絡人] 或 [行事曆] 資料夾)，請依照＜匯出 .pst 檔案資料＞一節中的步驟執行。

如果要備份整個 .pst 檔案，請依照下列步驟執行：
  1. 關閉任何與郵件相關的程式，例如 Outlook、Exchange 或 Microsoft Windows Messaging。
  2. 按一下 [開始]，指向 [設定]，然後按一下 [控制台]。
  3. 按兩下 [郵件與傳真] 或 [郵件]。
  4. 按一下您要備份的 [個人資料夾] 服務。根據預設，這項服務稱為 [個人資料夾]。然而，服務可能會被重新命名。如果服務已重新命名，您可以判斷服務的類型。如果要執行此項操作，請按一下服務清單中的服務，然後按一下 [內容]。如果該服務是「個人資料夾」服務，出現的對話方塊中的標題列便會顯示 [個人資料夾]。在看過對話方塊的標題列之後，請按一下 [取消]。請使用這個方法以判斷任何您不熟悉的服務類型。

    您的設定檔中可能擁有一個以上的「個人資料夾」服務。在這種情況下，每一組個人資料夾都必須個別備份。

    如果您的設定檔沒有「個人資料夾」服務，但您還能在 Outlook 中儲存如電子郵件、連絡人或約會等資訊，表示您的資訊可能是儲存在 Microsoft Exchange Server 電腦的信箱中。在這種情況下，請參閱＜備份 Exchange Server 電腦上的資料＞一節。

    如果服務清單中沒有個人資料夾，而您也不是將資訊儲存在 Microsoft Exchange Server 信箱中，Outlook 便只能用來瀏覽檔案。無法使用 Outlook 中儲存資料的功能。在這種情況下，沒有任何資料可以備份。
  5. 按一下 [內容]，並記下列出的路徑和檔名。

    注意 當您按一下 [立即壓縮] 時，可能可以減少 .pst 檔案的大小。如果您要將 .pst 檔案備份到磁片，這項功能將會特別有用。
  6. 按兩次 [確定] 以關閉 [內容] 對話方塊。
  7. 使用 [Windows 檔案總管] 或 [我的電腦] 複製您在步驟 5 中記下的檔案。
如果您需要從卸除式媒體 (例如磁片或 CD) 還原 .pst 檔案，請複製在先前步驟中建立的檔案備份。請將 .pst 檔案的備份副本還原至與步驟 5 中所記下的相同硬碟、路徑和檔案名稱。

匯出 .pst 檔案資料

如果要匯出個別資料夾 (例如 [連絡人] 資料夾或 [行事曆] 資料夾)，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [匯入及匯出]。
  2. 按一下 [匯出至檔案]，然後按一下 [下一步]。
  3. 按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]，然後按一下 [下一步]。
  4. 按一下您想要匯出的資料夾，然後按一下 [下一步]。
  5. 在 [匯出的檔案儲存為] 中，輸入匯出資料的目標檔案名稱。
  6. 按一下 [完成]。

匯入 .pst 檔案資料

如果要將 .pst 檔案匯入 Outlook，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [匯入及匯出]。
  2. 按一下 [從其他程式或檔案匯入]，然後按一下 [下一步]。
  3. 按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]，然後按一下 [下一步]。
  4. 輸入您想要匯入之 .pst 檔案的路徑和名稱，然後按一下 [下一步]。
  5. 按一下資料要匯入的資料夾。
  6. 按一下 [完成]。

將 Outlook 資料從一部電腦轉送到另一部電腦

雖然您無法共用或同步處理 .pst 檔案，但是您可以依照＜匯出 .pst 檔案資料＞和＜匯入 .pst 檔案資料＞兩節中的步驟執行，將資料從 Outlook 複製到 .pst 檔案。您可以使用 CD、DVD 或其他可攜式媒體來轉送資料。當您使用 .pst 檔案時，請記住：
  • 當您從 CD 或 DVD 複製 .pst 檔案時，請確認 .pst 檔案未設定 [唯讀] 屬性。如果要確認這個設定，請用滑鼠右鍵按一下您從 CD 或 DVD 複製的檔案，然後按一下 [內容]。請確定未選取 [唯讀] 核取方塊。
  • 不支援透過 LAN 連結或 WAN 連結以連線 .pst、.pab、.ost 或 .oab 檔案。當您嘗試透過 LAN 連結或 WAN 連結以連線這些檔案時，可能會遇到問題。 如需詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
    297019
    (http://support.microsoft.com/kb/297019/ )
    無法透過 LAN 或 WAN 連結支援 Outlook .pst 檔案的原因
如果您必須製作輔助用的 .pst 檔案，以儲存在電腦之間轉送或進行備份所需的資料，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [檔案] 功能表上，指向 [新增]，然後按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]。
  2. 為這個新的 .pst 檔案輸入特定的名稱。例如，輸入 Transfer.pst。然後，按一下 [確定]。
  3. 輸入 .pst 檔案的顯示名稱，例如，輸入 Transfer Folders。然後，按一下 [確定]。
  4. 結束 Outlook。
如果您只想要在 Outlook 中將資料夾從 .pst 檔案或信箱複製到次要的 .pst 檔案，請依照下列步驟執行：
  1. 在 Outlook 中，用滑鼠右鍵按一下您想要複製的資料夾，然後按一下 [複製 folder name]。例如，如果要複製 [行事曆] 資料夾，請用滑鼠右鍵按一下 [行事曆] 資料夾，然後按一下 [複製行事曆]。
  2. 在 [複製資料夾] 對話方塊中，按一下您的 [Transfer Folders]，然後按一下 [確定]。
  3. 視需要針對其他資料夾重複執行步驟 1 和 2。

備份 Exchange Server 電腦上的資料

當 Outlook 資訊儲存在 Exchange Server 電腦上時，通常都會備份到伺服器上。如需有關如何備份或還原 Exchange Server 電腦所儲存之資訊的詳細資訊，請連絡您的 Exchange Server 系統管理員。

如果您搭配 Exchange Server 使用 Outlook，可以選擇讓 Outlook 將資訊儲存在 Exchange Server 電腦上，或是儲存在本機硬碟上的一組個人資料夾中。如果要判斷 Outlook 儲存資料的位置，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [服務]，然後按一下 [傳送] 索引標籤。
  2. 檢查 [傳送新郵件到下列位置] 方塊。如果這個選項含有文字「信箱」，且後面接著電子郵件的名稱，表示 Outlook 將資料儲存在執行 Microsoft Exchange 的電腦的資料夾中。如果 [傳送新郵件到下列位置] 方塊中含有文字「個人資料夾」或一組個人資料夾的另一個名稱，表示 Outlook 將新的電子郵件、連絡人、約會等儲存在本機硬碟上的個人資料夾中。
如果您的資訊儲存在本機硬碟的一組個人資料夾中，而您想要備份資料，請參閱＜建立個人資料夾 (.pst) 檔案的備份＞一節。

備份個人通訊錄

雖然連絡人資訊可以保存在 Microsoft Exchange Server 信箱或「個人資料夾」內，並使用 Outlook 通訊錄存取，但是「個人通訊錄」仍會建立一個檔案，儲存在您的本機硬碟上。為了確定備份這份通訊錄，您必須將所有副檔名為 .pab 的檔案都包含在備份程序中。

如果要找出您的個人通訊錄檔案，請依照下列步驟執行：
  1. 在 Microsoft Windows 98 和 Windows 95 中，按一下 [開始]，指向 [尋找]，然後按一下 [檔案] 或 [資料夾]。

    在 Microsoft Windows Server 2003、Windows XP、Windows 2000 和 Windows Millennium Edition 中，按一下 [開始]，指向 [搜尋]，然後按一下 [檔案] 或 [資料夾]。
  2. 輸入 *.pab，在 [尋找在] 清單中選取 [我的電腦]，然後按一下 [立即尋找] 開始搜尋。
記下 .pab 檔案的位置，並將包含在您的備份中。

如果您必須將這份通訊錄還原到同一部電腦或其他電腦上，請將「個人通訊錄」服務加入設定檔，再指向這個 .pab 檔。 如需有關如何設定設定檔和服務的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
195478
(http://support.microsoft.com/kb/195478/ )
Description of user profiles and information services in Outlook 2000 with the Corporate or Workgroup option

使用「個人資料夾備份」公用程式自動備份 .pst 檔案

Microsoft 已經發行可自動備份 .pst 檔案的公用程式。如果要取得此公用程式，請造訪下列 Microsoft 網站：
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8B081F3A-B7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01&displaylang=en
(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8B081F3A-B7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01&displaylang=en)
如需有關如何下載 Microsoft 支援檔案的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
119591
(http://support.microsoft.com/kb/119591/ )
如何從線上服務取得 Microsoft 支援檔案
Microsoft 已對這個檔案做過病毒的掃描。Microsoft 是利用發佈當日的最新病毒偵測軟體來掃描檔案，看看有沒有病毒感染。檔案會儲存在安全的伺服器上，以避免任何未經授權的更改。 如需有關個人資料夾檔案的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
238782
(http://support.microsoft.com/kb/238782/ )
OL2000：如何自動備份您的個人資料夾檔案

備份 Outlook 設定檔案

如果您想要將自訂設定複製到另一台使用 Outlook 的電腦，則您可能會想要將下列檔案包含在備份中：
  • Outcmd.dat - 此檔案儲存工具列和功能表設定。
  • Profile Name.fav - 此為包含 Outlook 功能區設定的「我的最愛」檔案。
  • Profile Name.htm - 這個檔案儲存 HTML 自動簽名。
  • Profile Name.rtf - 這個檔案儲存 RTF 格式的自動簽名。
  • Profile Name.txt - 這個檔案儲存純文字格式自動簽名。

    注意 如果您使用 Microsoft Word 做為電子郵件編輯器，簽名就會以自動圖文集項目的形式儲存在 Normal.dot 中。因此，您應該也要備份 Normal.dot 檔案。

    資料夾設計內容會包含權限、篩選器、描述、表單以及檢視，這些項目會整合到所在的資料夾中。如果您將項目從 .pst 檔案匯出至另一個 .pst 檔案，設計內容將不會保留下來。如果要備份這項資訊，請參閱「Microsoft Office Outlook 說明」中的＜複製資料夾設計＞主題。

在 Outlook 97 中

  • Profile Name.fav - 此為包含 Outlook 功能區設定的「我的最愛」檔案。

    注意 當您嘗試使用 Outlook 設定備份的「我的最愛」檔案時，在新電腦上建立的設定檔必須與原來的設定檔完全相同。否則，「我的最愛」檔案便會無效，並因而產生新的「我的最愛」檔案。 如需有關如何複寫 Outlook 功能區的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
    196346
    (http://support.microsoft.com/kb/196346/ )
    OL2000: Cannot Replicate the Outlook Bar
  • Profile Name.rtf - 這個檔案儲存 RTF 格式自動簽名。

    注意 如果您使用 Word 做為電子郵件編輯器，簽名就會以自動圖文集項目的形式儲存在 Normal.dot 中。因此，您應該也要備份 Normal.dot 檔案。

設定預設傳送位置

如果要設定預設傳送位置，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [服務]。
  2. 在 [服務] 對話方塊中，按一下 [傳送] 索引標籤。
  3. 在 [傳送新郵件到下列位置] 方塊中，按一下以選取您要傳送和接收郵件的位置。

    如果您將電腦設定成使用 [遠端郵件]，就必須按一下 .pst 檔案的名稱。

    如果您將電腦設定成使用 [離線資料夾]，就必須按一下 Exchange Server 信箱的名稱。
  4. 按一下 [確定]。
  5. 結束 Outlook，然後重新啟動 Outlook。

從設定檔中刪除 .pst 檔案

如果要從設定檔刪除 .pst 檔案，請依照下列步驟執行：
  1. 結束 Outlook。
  2. 按一下 [開始]，指向 [設定]，然後按一下 [控制台]。
  3. 按兩下 [郵件] 或 [郵件與傳真]。
  4. 在 [服務] 索引標籤上，按一下 [個人資料夾]，然後按一下 [移除]。
警告 當您重新啟動 Outlook 時，如果已將 .pst 檔案設定為新電子郵件的傳送點，則必須建立 .pst 檔案與設定檔的關聯。除非這個 .pst 檔案中的資料已匯入設定檔或重新建立與設定檔的關聯，否則將無法使用。

從資料夾清單中移除個別資料夾

如果要從「資料夾清單」中移除個別資料夾，請依照下列步驟執行：
  1. 確定顯示 [資料夾清單]。如果要顯示 [資料夾清單]，請按一下 [檢視]，然後按一下 [資料夾清單]。
  2. 在 [資料夾清單] 中，用滑鼠右鍵按一下您想要刪除的資料夾。
  3. 按一下 [刪除 folder name]。
如此便會從 [資料夾清單] 中移除資料夾。刪除的資料夾會設定為 [刪除的郵件] 的子資料夾。請清空 [刪除的郵件] 以永久移除資料夾。

注意 進階工作群組資訊共用並不允許使用 Outlook 的個人資料夾做為傳送點。此功能只有在預設傳送目的地設定為 Exchange Server 信箱時才可以使用。
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屬性

文章編號: 195719 - 上次校閱: 2011年5月15日 - 版次: 10.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
  • Microsoft Outlook 98 Standard Edition
  • Microsoft Outlook 97 Standard Edition
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kbbackup kbhowto KB195719
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