Como trabalhar com pastas particulares no Outlook 2000

Pastas particulares são pastas criadas para armazenar mensagens de email no disco rígido ou em outro servidor. Você adiciona uma Pasta particular principal como um serviço ao Perfil do usuário e atribui a ele um nome de arquivo. As Pastas particulares têm extensão .pst. Nas agências de correio do Microsoft Mail, uma pasta particular é criada automaticamente pois a pasta Caixa de entrada e as do Outlook se encontram lá.

O arquivo Pastas particulares contém pastas, mensagens, formulários e arquivos. Você trabalha com o arquivo Pastas particulares (.pst) como com qualquer outro arquivo, e é possível salvá-lo, copiá-lo e movê-lo para outro local no disco rígido, para um disquete ou para um servidor. Também é possível designar um arquivo Pastas particulares como o local de entrega das mensagens de entrada.

OBSERVAÇÃO: Usar o Outlook para pastas particulares como o ponto de entrega não permite o compartilhamento avançado de informações do grupo de trabalho. Essa funcionalidade do grupo de trabalho está disponível somente quando o local de entrega padrão está definido para a caixa de correio do Microsoft Exchange Server.

Ao instalar o Outlook com a opção Exclusivo para Internet Mail (IMO), ignore a seção "Definir o local de entrega (IMO)".

Defina o local de entrega (CW)

Para definir o local de entrega, execute as seguintes etapas:

1. No menu Ferramentas, clique em Serviços.
2. Em Serviços, clique na guia Entrega.
3. Em "Entregar novo correio para a seguinte caixa de local", clique para selecionar onde deseja que as mensagens sejam recebidas e de onde sejam enviadas.
   
   Se configurar um computador para que use Email Remoto, é necessário clicar no nome de um arquivo de pasta particular Se configurar um computador para usar pastas offline, é necessário clicar no nome da caixa de correio do Microsoft Exchange Server.
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4. Clique em OK.
5. Encerre e reinicie o Outlook.

Para definir o local de entrega

Para uma instalação de Exclusivo para Internet Mail, execute as seguintes etapas:

1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Arquivo de pastas particulares (.pst).
2. Em Criar pastas particulares, navegue até o local em que deseja criar o arquivo, digite um nome no campo Nome do arquivo e clique em Criar.
3. Digite um nome para Pastas particulares se desejar, defina as Configurações de criptografia e digite a senha que deseja usar para proteger o arquivo e clique em OK.
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4. No menu Exibir, clique em Lista de pastas para exibi-la.
5. Na Lista de pastas, clique em Pastas particulares e, no menu Arquivo, aponte para Pasta e clique em Propriedades.
   
   OBSERVAÇÃO: Se criou um novo nome para Pastas particulares, aparecerá como Propriedades para "<Nome da pasta particular>."
6. Clique para selecionar "Entregar email POP neste arquivo de pastas particulares" e clique em OK.
7. Encerre e reinicie o Outlook.

Se tiver uma pasta pessoal na Lista de pastas que não deseja exibir mais, clique com o botão direito do mouse sobre ela e clique em Fechar "<Nome da pasta particular>". A pasta será removida da Lista de pastas.

Fazendo backup do arquivo de Pastas particulares

Execute as seguintes etapas para fazer backup do arquivo de Pastas particulares e todas as subpastas:

1. No menu Arquivo, clique em Importar e exportar para abrir o Assistente para importação e exportação.
2. Na lista "Escolha uma ação a ser executada", clique para selecionar "Exportar para um arquivo" e clique em Avançar.
3. Na lista "Criar um arquivo do tipo", clique para selecionar "Arquivo de pasta particular (.pst)" e clique em Avançar.
4. Na lista "Selecionar a pasta de origem", clique em "Pastas particulares".
5. Clique para selecionar a caixa de seleção "Incluir subpastas" e clique em Avançar.
6. Na caixa "Salvar arquivo exportado como", digite o caminho e nome de arquivo de um arquivo de destino .pst, ou clique em Procurar para selecionar o arquivo de destino .pst.
7. Em Opções, clique para selecionar como deseja duplicar os itens tratados e clique em Concluir.

Fazendo backup das pastas do Outlook

Pastas do Outlook, como Calendário, Contatos, Diário, Tarefas e pastas de mensagens de email são componentes do arquivo de Pastas particulares em uma instalação Exclusivo para Internet Mail. Esse procedimento fará backup de uma pasta individual do Outlook em um arquivo Pastas particulares (.pst). Para fazer backup individual do Calendário, Contatos, Tarefas e Diário, execute as seguintes etapas:

1. No menu Arquivo, clique em Importar e exportar para abrir o Assistente para importação e exportação.
2. Na lista "Escolha uma ação a ser executada", clique para selecionar "Exportar para um arquivo" e clique em Avançar.
3. Na lista "Criar um arquivo do tipo", clique para selecionar "Arquivo de pasta particular (.pst)" e clique em Avançar.
4. Na lista "Selecionar a pasta de origem", clique na pasta de itens do Outlook que deseja fazer backup. Por exemplo, selecione a pasta Contatos para fazer backup em um arquivo .pst diferente.
5. Clique em Avançar.
6. Na caixa "Salvar arquivo exportado como", digite o caminho e o nome de um arquivo de destino .pst ou clique em Procurar e selecione um arquivo de destino .pst.
7. Em Opções, clique para selecionar como deseja duplicar os itens tratados e clique em Concluir.

Exportando pastas do Outlook para outro formato de arquivo

Execute as seguintes etapas para exportar pastas do Outlook para um formato de arquivo diferente:

1. No menu Arquivo, clique em Importar e exportar para abrir o Assistente para importação e exportação.
2. Na lista "Escolha uma ação a ser executada", clique para selecionar "Exportar para um arquivo" e clique em Avançar.
3. Na lista "Criar um arquivo do tipo", clique para selecionar outro formato de arquivo, como o "Valores separados por tabulações (Windows)", e clique em Avançar.
4. Na lista "Selecionar a pasta de origem", clique na pasta de itens do Outlook que deseja exportar. Por exemplo, selecione a pasta Contatos para exportar em um arquivo de formato diferente.
5. Clique em Avançar.
6. Em "Salvar arquivo exportado como", digite o caminho e nome do arquivo, ou clique em Procurar para selecionar um arquivo de destino e clique em Avançar. Clique em Concluir para iniciar a exportação.

OBSERVAÇÃO: Os campos no arquivo exportado farão correspondência com os nomes de arquivos internos do Outlook. Se desejar alterar esses nomes, é necessário fazer isso no programa que recebe o arquivo.

Excluindo um Pst do perfil

Para excluir Arquivos de pastas particulares (pst) de um perfil, execute as seguintes etapas:

1. Feche o Outlook.
2. Clique em Iniciar, aponte para Configurações e clique em Painel de controle.
3. Clique no ícone Email ou Email e fax.
4. Na guia Serviços, clique em Pastas particulares e em Remover.

AVISO: Para reiniciar o Outlook, uma Pasta particular deve estar associada ao perfil caso tenha definido a Pasta particular como ponto de entrega de novas mensagens. Os dados no arquivo Pasta particular não estarão disponíveis a menos que sejam importados ou associados novamente ao perfil.

Removendo uma pasta individual da Lista de pastas

Para remover Pastas individuais de uma Lista de pastas, execute as seguintes etapas:

1. A partir da Lista de pastas, clique com o botão direito do mouse na pasta que deseja excluir.
2. Clique em "Excluir <nome da pasta>".

Essa ação removerá o arquivo da Lista de pastas e irá defini-la como subpasta em Itens excluídos. Esvazie as Pastas excluídas para remover a pasta permanentemente.

OBSERVAÇÃO: Usar o Outlook para pastas particulares como o ponto de entrega não permite o compartilhamento avançado de informações do grupo de trabalho. Essa funcionalidade está disponível somente quando a entrega padrão está definida para a caixa de correio do servidor do Exchange.

Para obter informações adicionais sobre como usar os arquivos PST, clique nos números abaixo para exibir os artigos na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (alguns artigos podem estar em inglês):