Comment faire pour configurer et utiliser les Dossiers personnels partagés dans Outlook 2000

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Sommaire

INTRODUCTION

Cet article explique comment configurer et utiliser les Dossiers personnels partagés dans Outlook 2000. Lorsque vous utilisez les dossiers personnels partagés, vous pouvez partager des dossiers Outlook avec chaque destinataire de courrier électronique. Cet article décrit également les types de dossiers que vous ne pouvez pas partager.

Remarques
  • Pour utiliser les dossiers personnels partagés, tous les utilisateurs doivent utiliser Outlook 2000 ou Microsoft Outlook 98.
  • Tous les messages qui sont envoyés doivent être au format RTF (Rich Text Format).
  • La fonctionnalité Dossiers personnels partagés est conçue pour les petits environnements de bureau au sein d'un réseau local.
  • Elle est idéale pour partager des contrats, des tâches et des discussions électroniques simples.
  • Les dossiers personnels partagés fonctionnent avec Outlook lorsqu'Outlook est installé avec l'option « Messagerie Internet uniquement » ou « Société ou groupe de travail » activée.

Plus d'informations

À propos de l'utilisation de la fonction Dossiers personnels partagés

Pour utiliser les dossiers personnels partagés, une personne (le propriétaire) crée le dossier maître puis envoie des invitations d'abonnement aux autres utilisateurs qui sont des membres potentiels. Pour devenir membres, les autres utilisateurs acceptent cette invitation. Les informations contenues dans le dossier maître sont ensuite automatiquement répliquées sur l'ordinateur des membres. Ce processus permet aux membres d'accéder au dossier.

Un dossier partagé qui porte le même nom que le dossier maître est créé dans le magasin du membre, puis un message électronique est envoyé au propriétaire. Les mises à jour sont ensuite envoyées au membre. Ces mises à jour sont déplacées vers un dossier masqué à l'aide des règles Outlook lors de la remise des mises à jour. Ces mises à jour sont traitées environ toutes les 30 secondes lorsqu'Outlook est inactif. Lorsque les mises à jour sont traitées, des messages sont envoyés automatiquement au dossier approprié.

Remarque C'est en raison de ce processus que les messages des dossiers personnels partagés ne sont que brièvement visibles dans la boîte de réception après le déplacement des messages.

Les informations sur les ajouts, les suppressions et les mises à jour sont échangées par des messages électroniques masqués. Il s'agit des autorisations dont disposent les utilisateurs pour modifier les données. Lorsque des éléments nouveaux ou modifiés sont remis au dossier partagé, ceux-ci sont marqués comme « non lus ». Le nombre d'éléments « non lus » augmente pour ce dossier. En outre, ce chiffre apparaît en gras dans l'affichage des dossiers.

Selon les niveaux d'autorisation affectés au membre, les modifications apportées par ce membre sont envoyées au propriétaire et au reste des membres. Tous les conflits sont résolus par le propriétaire. Toutes les modifications effectuées dans le dossier du propriétaire ou dans le dossier du membre sont identifiées. Les mises à jour sont automatiquement envoyées à l'heure indiquée dans la boîte de dialogue Partage du dossier.

Remarque Un membre peut forcer l'envoi d'une mise à jour en cliquant sur Envoyer les mises à jour dans la boîte de dialogue Partage.

Comment faire pour utiliser la fonction Dossiers personnels partagés

Pour utiliser la fonction Dossiers personnels partagés, vous devez ajouter le composant Dossiers personnels partagés, partager les fichiers requis, puis affecter les autorisations requises aux membres.

Comment faire pour ajouter le composant Dossiers personnels partagés

Pour ajouter le composant à Outlook, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur Démarrer, pointez sur Paramètres, puis cliquez sur Panneau de configuration.
  2. Double-cliquez sur Ajout/Suppression de programmes.
  3. Cliquez sur Microsoft Office 2000, puis sur Ajouter/Supprimer.
  4. Cliquez sur Ajouter/supprimer des composants.
  5. Développez Microsoft Outlook pour Windows.
  6. Cliquez sur l'icône en regard de Dossiers personnels partagés, puis sur Exécuter à partir du disque dur.
  7. Cliquez sur Mettre à jour, puis sur OK lorsque le programme d'installation se termine.

Comment partager un dossier

Pour partager un dossier, procédez comme suit :
  1. Dans Outlook, sélectionnez un dossier à partager.
  2. Dans le menu Fichier, pointez sur Partager, puis cliquez sur Ce dossier.
  3. Cliquez sur Suivant, puis sur Ajouter pour ajouter un ou plusieurs membres de vos contacts, votre carnet d'adresses personnel ou d'une autre source.
  4. Sélectionnez chaque nouveau membre, cliquez sur Autorisations, puis définissez le niveau d'autorisation de votre choix. Cliquez sur OK, puis sur Suivant.
  5. Ajoutez une description selon les besoins. Cette description sera envoyée au(x) nouveau(x) membre(s) que vous venez d'ajouter. Cliquez sur Suivant, sur Terminer, puis sur OK.

Comment affecter les autorisations requises aux membres

Pour affecter les autorisations requises aux membres, procédez comme suit :
  1. Dans la liste des dossiers Outlook, sélectionnez le dossier pour lequel vous souhaitez affecter des autorisations.
  2. Dans le menu Fichier, pointez sur Partager, puis cliquez sur Ce dossier.
  3. Si vous ne souhaitez plus partager ce dossier, cliquez sur Ne plus partager ce dossier, puis sur Oui.

    Si vous souhaitez changer les autorisations sur ce dossier, cliquez sur Suivant.
  4. Sélectionnez les autorisations des membres à modifier, cliquez sur Autorisations, puis sélectionnez les autorisations de votre choix. Cliquez sur OK, puis sur Suivant.
  5. Modifiez la description selon les besoins. Cette description sera envoyée au membre dont vous venez de modifier les autorisations. Cliquez sur Suivant, sur Terminer, puis sur OK.

Dossiers que vous ne pouvez pas partager

Vous ne pouvez pas utiliser la fonction Dossiers personnels partagés pour partager le dossier Boîte de réception par défaut pour une boîte aux lettres Microsoft Exchange Server. Vous ne pouvez pas non plus partager les dossiers qui se situent sur l'ordinateur qui exécute Exchange Server.

Si vous partagez le dossier Boîte de réception ou un dossier situé sur l'ordinateur Exchange Server, vous pouvez rencontrer les problèmes suivants :
  • Le courrier est bloqué dans la file d'attente de remise locale.
  • Le courrier sortant vers Internet est remis. Le courrier entrant et interne n'est pas remis. Toutefois, aucun rapport de non-remise n'est généré.
  • Le processus Store.exe utilise au moins 50 % des ressources du processeur.
En outre, les événements suivants peuvent être enregistrés dans le journal de l'application :

ID de l'événement : 1033
Source de l'événement : Boîte aux lettres MSExchangeIS
Description : la règle (#NET FOLDERS#) avec le numéro de séquence 0 est ignorée car elle est désactivée. Le nom unique de la boîte aux lettres propriétaire est nom_utilisateur. Base de données « First Storage Group\Mailbox Store (nom_serveur) ».

ID de l'événement : 8206
Source de l'événement : EXCDO
Description : échec de l'agent du calendrier avec le code d'erreur 0x80150856 lors de l'enregistrement du rendez-vous.

Références

Pour plus d'informations sur la façon de résoudre les erreurs des dossiers personnels partagés, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.
229962 Description de la résolution des erreurs des dossiers personnels partagés dans Outlook 2000

Propriétés

Numéro d'article: 195867 - Dernière mise à jour: mardi 22 mai 2007 - Version: 4.0
Les informations contenues dans cet article s'appliquent au(x) produit(s) suivant(s):
  • Microsoft Outlook 2000 Standard
Mots-clés : 
kbfunctions kbsetup kbhowto kbusage KB195867
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