Bagaimana mengelola file folder pribadi Outlook (IMO)

Artikel ini menjelaskan cara membuat cadangan data yang dibuat di Microsoft Outlook. Data ini mencakup pesan e-mail, kontak, janji, tugas, catatan, dan entri jurnal.

Artikel ini membahas topik-topik berikut:

• Cara membuat salinan cadangan dari file folder pribadi (.pst)
• Cara untuk mengekspor .pst file data
• Cara mengimpor .pst file data
• Cara mengotomatisasi dukungan file .pst dengan menggunakan utilitas Cadangan Folder pribadi
• Cara membuat cadangan file pengaturan Outlook
• Bagaimana untuk ekspor dan impor aturan
• Bagaimana mengelola file .pst

Ketika Anda membuat cadangan data yang dibuat di Outlook, Anda dapat memulihkan data jika pernah hilang atau rusak karena kegagalan perangkat keras atau peristiwa lain tak terduga. Anda dapat juga mentransfer data berbeda hard disk di komputer yang sama atau komputer yang berbeda dengan back up data dari hard disk asli dan kemudian mengembalikan ke harddisk baru.

Cara membuat salinan cadangan dari file folder pribadi (.pst)

Outlook menyimpan data dalam file .pst yang dibuat ketika Anda membuat account e-mail Anda. Folder pribadi adalah nama tampilan default untuk berkas ini dalam daftar Folder Outlook. Jika Anda menggunakan nama standar, entri daftar Folder membaca "Outlook Today- Folder pribadi." Anda dapat menyesuaikan tampilan ini nama.

Untuk membuat cadangan berkas .pst seluruh, ikuti langkah berikut:

1. Mulai Outlook. Untuk menemukan berkas .pst yang menyimpan item Outlook, klik kanan Outlook hari ini dalam Daftar folder, lalu klik Properti untuk nama folder pada menu jalan pintas. Perhatikan bahwa nama folder adalah nama tampilan file .pst saat ini. Kemudian, klik Lanjutan.
2. Dalam Jalur kotak, perhatikan lokasi .pst file. Di Microsoft Windows, default path untuk berkas .pst adalah sebagai berikut:
   C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
   Jalan yang Anda lihat dalam Jalur kotak mungkin berbeda pada komputer Anda. .Pst file dapat disimpan di mana saja pada hard disk. Jika Anda telah menetapkan file .pst lain untuk penyimpanan item Outlook, dan Anda ingin untuk mendukung mereka, menggunakan prosedur yang sama untuk menemukan jalan setiap file .pst.
   
   Klik Batalkan dua kali untuk menutup kotak dialog.
3. Pada Berkas menu, klik Keluar untuk keluar dari Outlook.
4. Membuat salinan file bahwa yang tercantum di dalam langkah 2. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara untuk melakukan tugas ini di Windows, lihat Windows dicetak dokumentasi atau bantuan online. Jika Anda menggunakan program cadangan, lihat dokumentasi untuk metode yang Anda harus gunakan untuk menyertakan .pst file dalam set cadangan Anda.

The Folder pribadi kotak dialog di langkah 2 memungkinkan Anda melakukan operasi lain pada .pst file. Sebagai contoh, Anda dapat menyesuaikan label .pst file dengan mengedit nama. Selain itu, Anda dapat klik Kompak sekarang untuk mengurangi ukuran .pst file.

Jika Anda pernah harus memulihkan .pst file dari removable media seperti disket, CD, atau media penyimpanan lainnya, salin salinan cadangan dari file yang Anda buat pada langkah sebelumnya. Anda harus menyalin salinan cadangan dari .pst file dari media yang dapat dipindahkan ke hard disk drive dengan menggunakan jalan yang Anda catat di langkah 2.

Cara untuk mengekspor .pst file data

Untuk mengekspor individu Outlook folder, folder kontak atau folder kalender, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada Berkas menu, klik Impor dan ekspor.
2. Klik Ekspor ke File, lalu klik Berikutnya.
3. Dalam Membuat file jenis Klik File Folder pribadi (.pst), lalu klik Berikutnya.
4. Dalam Pilih folder untuk mengekspor dari, klik map yang ingin diekspor. Klik untuk memilih Termasuk subfolder Jika berlaku, dan kemudian klik Berikutnya.
5. Dalam Simpan file yang diekspor sebagai, klik People untuk memilih lokasi file .pst untuk menerima data yang ingin diekspor. Atau, ketik lintasan dan nama berkas, dan kemudian klik Menyelesaikan.

Cara mengimpor .pst file data

Untuk mengimpor .pst file ke Outlook, ikuti langkah berikut:

1. Pada Berkas menu, klik Impor dan ekspor.
2. Klik Impor dari program atau file lain, lalu klik Berikutnya.
3. Dalam Pilih jenis berkas untuk impor dari, klik File Folder pribadi (.pst), lalu klik Berikutnya.
4. Dalam File untuk impor, klik People untuk menemukan berkas .pst yang ingin Anda impor, dan kemudian klik Berikutnya. Jika Anda tahu jalan, ketik dalam kotak.
5. Dalam Pilih folder untuk impor dari, klik map yang berisi data yang Anda ingin impor.
   
   Jika folder berisi subfolder, dan Anda ingin menyertakan data ini dalam proses impor, klik untuk memilih Termasuk subfolder kotak centang. Apakah tujuan untuk mengimpor folder yang saat ini dipilih, klik Impor item ke folder saat ini. Jika tidak, klik Impor item ke folder yang sama. Ini menciptakan pencocokan item di folder target yang Anda pilih.
6. Klik Menyelesaikan.

Cara mengotomatisasi dukungan file .pst dengan menggunakan utilitas Cadangan Folder pribadi

Microsoft telah merilis sebuah utilitas untuk mengotomatisasi cadangan .pst file. Untuk mendapatkan utilitas, kunjungi Web site Microsoft berikut:Untuk informasi lebih lanjut tentang utilitas Cadangan Folder pribadi, klik nomor artikel di bawah ini untuk melihat artikel di dalam Basis Pengetahuan Microsoft:

Cara membuat cadangan file pengaturan Outlook

Jika Anda telah menyesuaikan pengaturan yang Anda inginkan untuk mereplikasi di komputer lain yang telah menginstal Outlook, Anda mungkin ingin menyertakan file-file berikut dalam cadangan Anda:

• Outcmd.dat - file ini menyimpan pengaturan toolbar dan menu.
• Nama profil.fav - ini adalah file favorit yang mencakup pengaturan untuk Outlook Bar.
• Nama profil.htm - file ini menyimpan HTML AutoSignature.
• Nama profil.RTF - file ini menyimpan Rich Text Format AutoSignature.
• Nama profil.txt - file ini menyimpan teks biasa format AutoSignature.
  
  Catatan Jika Anda menggunakan Microsoft Word sebagai editor e-mail Anda, tanda tangan disimpan di berkas Normal.dot sebagai entri AutoTeks. Anda juga harus membuat cadangan berkas Normal.dot.

Properti folder desain termasuk filter, deskripsi, bentuk, dan pandangan yang terintegrasi ke dalam folder di mana mereka diciptakan. Jika Anda ekspor barang dari satu file .pst ke yang lain, desain properti tidak dipertahankan. Untuk membuat cadangan informasi ini, lihat topik "Menyalin desain folder" dalam Microsoft Office Outlook membantu.

Catatan Utilitas Cadangan folder pribadi tidak kembali ke file pengaturan ini.

Bagaimana untuk ekspor dan impor aturan

Anda dapat membuat cadangan Anda aturan Wizard aturan dengan mengekspor mereka untuk digunakan. Untuk mengekspor aturan, ikuti langkah berikut:

1. Pada Alat menu, klik Aturan Wizard.
2. Klik Opsi.
3. Klik Ekspor, dan kemudian tentukan nama file untuk aturan diekspor. File menggunakan ekstensi nama berkas .rwz.

Untuk mengimpor sebelumnya ditetapkan aturan, ikuti langkah berikut:

1. Pada bilah Outlook, klik Kotak masuk.
2. Pada Alat menu, klik Aturan Wizard.
3. Klik Opsi.
4. Klik Peraturan impor.
5. Dalam Nama Berkas Ketik jenis jalur dan nama file di mana ada aturan berada. Secara default, aturan yang disimpan di berkas yang memiliki ekstensi nama berkas .rwz.
6. Klik Terbuka.

Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana untuk mengimpor dan mengekspor aturan, klik nomor artikel di bawah ini untuk melihat artikel di dalam Basis Pengetahuan Microsoft:

Bagaimana mengelola file .pst

Bagian ini menjelaskan beberapa alternatif metode cadangan dan menyalin metode.

Menyalin .pst file

Anda dapat menggunakan .pst file dan menyalinnya dari komputer lain. Namun, .pst file dapat menjadi sangat besar. Oleh karena itu, .pst file mungkin terlalu besar untuk menyalin ke disket. Dalam skenario ini, Anda dapat menggunakan cadangan Windows atau lain cadangan utilitas, pengandar CD atau pengandar DVD, atau sambungan jaringan.

Cara menyalin folder tertentu, seperti folder kalender, folder kontak, dan tugas folder

File .pst besar biasanya disebabkan oleh pesan-pesan yang disimpan dalam kotak masuk, item dihapus, dan dalam surat lain menyimpan folder. Untuk berbagi hanya kalender, kontak, dan tugas tanpa berbagi folder pesan, ikuti langkah berikut.

Catatan Ikuti langkah ini pada kedua komputer yang akan berbagi informasi file .pst.

1. Menetapkan file .pst kedua:
   1. Pada Berkas menu, titik Baru, lalu klik File folder pribadi (.pst).
   2. Ketik nama yang unik untuk berkas .pst. Sebagai contoh, ketik Shared.PST, lalu klik Buat.
   3. Type a Nama tampilan, seperti Map Berbagi-pakai, untuk .pst file, dan kemudian klik Oke.
   4. Pada Berkas menu, klik Keluar dan Log Off untuk keluar dari Outlook.
2. Salin Anda ada kalender, kontak, dan tugas item ke folder baru:
   1. Pada Lihat menu, klik Daftar folder untuk menampilkan daftar folder.
      
      Catatan Pilihan ini mungkin sudah diaktifkan.
   2. Dalam Daftar folder, klik kanan lama Anda Kalender folder, dan kemudian klik Menyalin kalender.
   3. Dalam Menyalin Folder kotak dialog, klik Folder pribadi file yang Anda bernama di langkah 1 c, dan kemudian klik Oke.
   4. Ulangi langkah-langkah 2a dan 2b untuk folder kontak dan folder tugas.
      
      Anda seharusnya sudah memiliki folder kalender, folder kontak, dan tugas folder dalam baru Anda Map Berbagi-pakai file.
      
      Penting Sebelum Anda melanjutkan, pastikan bahwa folder baru ini berisi semua item yang berada di folder asli.
3. Menghapus isi tua folder kalender, folder kontak, dan tugas folder.
   
   Meskipun menghapus isi tua folder kalender, folder kontak, dan folder tugas Anda meninggalkan Anda dengan hanya satu set folder untuk mengelola, itu juga berarti bahwa Anda tidak akan menerima pengingat atau pembaruan otomatis untuk item di folder tersebut. Perilaku ini terjadi karena folder tidak berada di titik pengiriman default Anda.
   
   Langkah-langkah berikut opsional. Menganggap mereka dengan hati-hati sebelum Anda melanjutkan.
   1. Klik folder kalender lama, dan kemudian klik Janji aktif dalam Tampilan saat ini jendela.
   2. Pada Mengedit menu, klik Pilih semua.
   3. Klik kanan item yang dipilih, dan kemudian klik Hapus.
   4. Klik folder Kontak tua.
   5. Pada Mengedit menu, klik Pilih semua.
   6. Klik kanan item yang dipilih, dan kemudian klik Hapus.
   7. Klik folder tugas lama.
   8. Pada Mengedit menu, klik Pilih semua.
   9. Klik kanan item yang dipilih, dan kemudian klik Hapus.

Anda sekarang masih harus memiliki pesan yang dikirim ke Folder pribadi asli yang mengatur sementara kalender, kontak, dan tugas di Folder bersama baru ditetapkan. Set Shared Folder baru (Shared.pst) sekarang mungkin cukup kecil untuk dapat disalin ke disk untuk transportasi antara komputer.

Bagaimana untuk berbagi item Outlook dengan menggunakan folder Net

Ada solusi berbagi terbatas yang tersedia dengan menggunakan fungsi Net folder di Outlook 98 atau di Outlook 2000. Menerima komputer harus menjalankan Outlook dan harus terhubung dengan menggunakan Internet mail. Pilihan folder Net tidak membiarkan Anda berbagi file .pst seluruh. Selain itu, Net folder terbatas 2 megabyte (MB) data untuk setiap folder. Namun, Anda dapat berbagi dan menyinkronkan kontak, kalender, dan tugas, antara dua komputer yang menggunakan Net folder untuk berbagi informasi. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menggunakan folder bersih, klik nomor artikel di bawah ini untuk melihat artikel di dalam Basis Pengetahuan Microsoft:Catatan Fungsi Net folder tidak tersedia di Outlook 2002 atau di Outlook 2003.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menyalin file, Cari Bantuan Windows 95/98 Indeks untuk "menyalin, file atau folder" untuk melihat topik terkait.