Como gerir ficheiros de pastas pessoais no Outlook (IMO)

Este artigo descreve como criar cópias de segurança de dados criados no Microsoft Outlook. Estes dados incluem mensagens de correio electrónico, contactos, compromissos, tarefas, notas e entradas do diário.

Este artigo aborda os seguintes tópicos:

• Como criar uma cópia de segurança de um ficheiro de pastas pessoais (.pst)
• Como exportar dados do ficheiro .pst
• Como importar dados do ficheiro .pst
• Como automatizar a criação de cópias de segurança de ficheiros .pst com o utilitário de cópia de segurança de pastas pessoais
• Como criar cópias de segurança de ficheiros de definições do Outlook
• Como exportar e importar regras
• Como gerir ficheiros .pst

A criação de cópias de segurança de dados criados no Outlook permite o restauro dos mesmos caso os perca ou fiquem danificados devido a uma falha de hardware ou a outro evento inesperado. Também pode transferir os dados para um disco rígido diferente do mesmo computador ou de outro computador criando uma cópia de segurança dos dados do disco rígido original e restaurando os mesmos no novo disco rígido.

Como criar uma cópia de segurança de um ficheiro de pastas pessoais (.pst)

O Outlook armazena os dados num ficheiro .pst, que é criado no momento em que o utilizador configura a conta de correio. O nome predefinido destes ficheiros na lista de pastas do Outlook é Pastas pessoais. Se utilizar o nome predefinido, a entrada apresentada na lista de pastas será Outlook hoje - Pasta pessoal". É possível personalizar estes nomes.

Para efectuar uma cópia de segurança integral do ficheiro .pst, siga estes passos:

1. Inicie o Outlook. Para localizar o ficheiro .pst em que os itens do Outlook são armazenados, clique com o botão direito do rato em Outlook hoje na Lista de pastas e clique em Propriedades de nome da pasta no menu de atalho. Note que nome da pasta é o nome do ficheiro .pst actual. Em seguida, clique em Avançadas.
2. Na caixa Caminho, tome nota da localização do ficheiro .pst. No Microsoft Windows, o caminho predefinido para o ficheiro .pst é:
   C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
   O caminho mostrado na caixa Caminho poderá ser diferente no seu computador. Pode armazenar o ficheiro .pst em qualquer localização do disco rígido. Se definiu outros ficheiros .pst para armazenamento de itens do Outlook e pretender efectuar cópias de segurança dos mesmos, utilize o mesmo procedimento para localizar o caminho para cada ficheiro .pst.
   
   Clique em Cancelar duas vezes para fechar as caixas de diálogo.
3. No menu Ficheiro, clique em Sair para sair do Outlook.
4. Faça uma cópia do ficheiro que anotou no passo 2. Para obter mais informações sobre como efectuar esta tarefa no Windows, consulte a documentação impressa ou a ajuda online do Windows. Se estiver a utilizar um programa de criação de cópias de segurança, consulte a respectiva documentação para determinar o método a seguir para incluir o ficheiro .pst no conjunto de cópias de segurança.

A caixa de diálogo Pastas pessoais do passo 2 permite efectuar outras operações no ficheiro .pst. Por exemplo, pode personalizar o rótulo do ficheiro .pst editando o nome. Também é possível clicar em Compactar agora para reduzir o tamanho de um ficheiro .pst.

Se precisar de restaurar um ficheiro .pst a partir de suportes de dados amovíveis, tais como uma disquete, um CD ou outro suporte de armazenamento, copie a cópia de segurança do ficheiro que criou nos passos anteriores. Deverá copiar a cópia de segurança do ficheiro .pst do suporte amovível para o caminho da unidade de disco rígido anotado no passo 2.

Como exportar dados do ficheiro .pst

Para exportar uma pasta individual do Outlook, como a pasta Contactos ou Calendário, siga estes passos:

1. No menu Ficheiro, clique em Importar e exportar.
2. Clique em Exportar para um ficheiro e clique em Seguinte.
3. Em Criar um ficheiro do tipo, clique em Ficheiro de pastas pessoais (.pst) e clique em Seguinte.
4. Em Seleccionar a pasta de origem, clique na pasta que pretende exportar. Clique para seleccionar Incluir subpastas, se aplicável, e clique em Seguinte.
5. Em Guardar o ficheiro exportado como, clique em Procurar para seleccionar a localização do ficheiro .pst a receber os dados que pretende exportar. Em alternativa, escreva o caminho e o nome do ficheiro e clique em Concluir.

Como importar dados do ficheiro .pst

Para importar um ficheiro .pst para o Outlook, siga estes passos:

1. No menu Ficheiro, clique em Importar e exportar.
2. Clique em Importar de outro programa ou ficheiro e clique em Seguinte.
3. Em Seleccione o tipo de ficheiro a importar, clique em Ficheiro de pastas pessoais (.pst) e clique em Seguinte.
4. Em Ficheiro a importar, clique em Procurar para localizar o ficheiro .pst que pretende importar e clique em Seguinte. Se souber o caminho, escreva-o na caixa.
5. Em Seleccionar a pasta de origem, clique na pasta que contém os dados que pretende importar.
   
   Se a pasta contiver subpastas e pretender incluir estes dados no processo de importação, clique para seleccionar a caixa de verificação Incluir subpastas. Se o destino da importação for a pasta actualmente seleccionada, clique em Importar itens para a pasta actual. Caso contrário, clique em Importar itens para a mesma pasta em. Esta opção cria itens correspondentes na pasta de destino que seleccionar.
6. Clique em Concluir.

Como automatizar a criação de cópias de segurança de ficheiros .pst com o utilitário de cópia de segurança de pastas pessoais

A Microsoft disponibilizou um utilitário para automatizar a criação de cópias de segurança do ficheiro .pst. Para obter o utilitário, visite o seguinte Web site da Microsoft: Para obter mais informações sobre o utilitário de cópia de segurança de pastas pessoais, clique no número de artigo que se segue para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):

Como criar cópias de segurança de ficheiros de definições do Outlook

Se tiver personalizado definições que pretenda replicar noutro computador com o Outlook instalado, poderá pretender incluir os seguintes ficheiros na cópia de segurança:

• Outcmd.dat - Este ficheiro armazena definições de barras de ferramentas e de menus.
• Nome_do_perfil.fav - Este é o ficheiro dos favoritos, que inclui as definições da barra do Outlook.
• Nome_do_perfil.htm - Este ficheiro armazena a assinatura automática em HTML.
• Nome_do_perfil.rtf - Este ficheiro armazena a assinatura automática em RTF (Rich Text Format).
• Nome_do_perfil.txt - Este ficheiro armazena a assinatura automática em texto simples.
  
  Nota: se utilizar o Microsoft Word como editor de correio electrónico, as assinaturas serão armazenadas no ficheiro Normal.dot como entradas de texto automático. Também deverá criar uma cópia de segurança do ficheiro Normal.dot.

As propriedades de estrutura de pastas incluem filtros, descrições, formulários e vistas que são integradas nas pastas em que foram criadas. Se exportar itens de um ficheiro .pst para outro, as propriedades de estrutura não serão mantidas. Para efectuar uma cópia de segurança destas informações, consulte o tópico "Copiar a estrutura de uma pasta" na ajuda do Microsoft Office Outlook.

Nota: o utilitário de cópia de segurança de pastas pessoais não efectua cópias de segurança destes ficheiros de definições.

Como exportar e importar regras

Pode criar cópias de segurança das regras do Assistente de Regras, exportando-as para uma utilização posterior. Para exportar as regras, siga estes passos:

1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Regras.
2. Clique em Opções.
3. Clique em Exportar regras e especifique o nome do ficheiro para as regras exportadas. O ficheiro utiliza a extensão .rwz.

Para importar regras definidas anteriormente, siga estes passos:

1. Na barra do Outlook, clique em A receber.
2. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Regras.
3. Clique em Opções.
4. Clique em Importar regras.
5. Na caixa Nome do ficheiro, escreva o caminho e o nome do ficheiro no qual residem as regras existentes. Por predefinição, as regras são armazenadas num ficheiro com a extensão .rwz.
6. Clique em Abrir.

Para obter informações adicionais sobre como importar e exportar as regras, clique no número de artigo seguinte para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base):

Como gerir ficheiros .pst

Esta secção descreve alguns métodos alternativos de cópia e de criação de cópias de segurança.

Copiar um ficheiro .pst

Pode utilizar um ficheiro .pst e copiá-lo de um computador para outro. Contudo, o ficheiro .pst pode tornar-se muito grande. Por este motivo, um ficheiro .pst poderá ser demasiado grande para ser copiado para uma disquete. Neste cenário, pode usar o utilitário Cópia de segurança do Windows ou outro utilitário de cópia de segurança, uma unidade de CD ou de DVD, ou uma ligação de rede.

Como copiar pastas específicas, como as pastas 'Calendário', 'Contactos' e 'Tarefas'

Um ficheiro .pst grande é normalmente originado por mensagens armazenadas em A receber, Itens eliminados e noutras pastas de armazenamento de correio. Para partilhar apenas o calendário, os contactos e as tarefas sem partilhar as pastas de correio, siga estes passos.

Nota: siga estes passos em ambos os computadores que partilharão as informações do ficheiro .pst.

1. Defina um segundo ficheiro .pst:
   1. No menu Ficheiro, aponte para Novo e clique em Ficheiro de pastas pessoais (.pst).
   2. Escreva um nome exclusivo para o novo ficheiro .pst. Por exemplo, escreva Partilhado.pst e clique em Criar.
   3. Escreva um nome a apresentar na caixa Nome, como Pastas partilhadas, para o ficheiro .pst e clique em OK.
   4. No menu Ficheiro, clique em Sair e terminar a sessão para sair do Outlook.
2. Copie os itens de calendário, contactos e tarefas existentes para as novas pastas:
   1. No menu Ver, clique em Lista de pastas para visualizar uma lista das pastas.
      
      Nota: esta opção poderá já estar activada.
   2. Na Lista de pastas, clique com o botão da direita do rato na pasta Calendário e clique em Copiar 'Calendário'.
   3. Na caixa de diálogo Copiar pasta, clique no ficheiro Pastas pessoais que denominou no passo 1c e clique em OK.
   4. Repita os passos 2a e 2b para as pastas Contactos e Tarefas.
      
      Deverá agora ter uma pasta Calendário, uma pasta Contactos e uma pasta Tarefas no novo ficheiro Pastas partilhadas.
      
      Importante: antes de continuar, verifique se as novas pastas contêm todos os itens das pastas originais.
3. Remova o conteúdo das pastas Calendário, Contactos e Tarefas antigas.
   
   Embora a remoção do conteúdo das pastas Calendário, Contactos e Tarefas antigas deixe apenas um conjunto de pastas para gerir, também significa que não receberá lembretes nem actualizações automáticas relativos aos itens dessas pastas. Este comportamento ocorre porque as pastas não residem no ponto de entrega predefinido.
   
   Os passos seguintes são opcionais. Avalie-os cuidadosamente antes de prosseguir.
   1. Clique na pasta Calendário antiga e clique em Compromissos activos na janela Vista actual.
   2. No menu Editar, clique em Seleccionar tudo.
   3. Clique com o botão direito do rato nos itens seleccionados e clique em Eliminar.
   4. Clique na pasta Contactos antiga.
   5. No menu Editar, clique em Seleccionar tudo.
   6. Clique com o botão direito do rato nos itens seleccionados e clique em Eliminar.
   7. Clique na pasta Tarefas antiga.
   8. No menu Editar, clique em Seleccionar tudo.
   9. Clique com o botão direito do rato nos itens seleccionados e clique em Eliminar.

As mensagens deverão continuar a ser entregues no conjunto de pastas pessoais original, enquanto o calendário, os contactos e as tarefas se encontram no novo conjunto de pastas partilhadas. Este novo conjunto de pastas partilhadas (Partilhado.pst) poderá ser suficientemente pequeno para ser copiado para uma disquete, para ser transportado entre computadores.

Como partilhar itens do Outlook utilizando 'Pastas de rede'

Existe uma solução de partilha limitada, disponibilizada pela funcionalidade Pastas de rede do Outlook 98 ou do Outlook 2000. O computador de destino tem de ter o Outlook em execução e tem de estar ligado utilizando o correio da Internet. A opção Pastas de rede não permite partilhar um ficheiro .pst completo. Além disso, as Pastas de rede estão limitadas a 2 megabytes (MB) de dados por pasta. Contudo, pode partilhar e sincronizar os contactos, o calendário e as tarefas entre dois computadores que utilizem Pastas de rede para partilhar informações. Para obter mais informações sobre a utilização de Pastas de rede, clique no número de artigo seguinte para visualizar o artigo na base de dados de conhecimento da Microsoft (KB, Microsoft Knowledge Base): Nota: a funcionalidade Pastas de rede não está disponível no Outlook 2002 nem no Outlook 2003.

Para obter mais informações sobre como copiar ficheiros, procure o tópico "copiar, ficheiros ou pastas" no índice remissivo da ajuda do Windows 95/98 para visualizar os tópicos relacionados.