Como gerenciar arquivos de pastas particulares no Outlook (IMO)

Esse artigo descreve como fazer backup dos dados criados no Microsoft Outlook. Esses dados incluem emails, contatos, compromissos, tarefas, anotações e entradas de diário.

Esse artigo descreve os seguintes tópicos:

• Como fazer backup de uma cópia de um arquivo de pastas particulares (.pst)
• Como exportar dados do arquivo .pst
• Como importar dados do arquivo .pst
• Como automatizar o backup dos arquivos .pst, usando o utilitário Backup das pastas particulares
• Como fazer backup dos arquivos de configurações do Outlook
• Como exportar e importar regras
• Como gerenciar os arquivos .pst

Ao fazer backup dos dados criados no Outlook, é possível restaurá-los mesmo que tenham sido perdidos ou danificados devido a uma falha de hardware ou de outro evento inesperado. Também é possível transferir os dados para um disco rígido diferente no mesmo computador ou em um diferente, fazendo backup dos dados pelo disco rígido original e, em seguida, restaurando-os no novo disco rígido.

Como fazer backup de uma cópia de um arquivo de pastas particulares (.pst)

O Outlook armazena seus dados em um arquivo .pst, criado ao definir a conta de email. Pastas particulares é o nome padrão para exibição dos arquivos na Lista de pastas do Outlook. Caso você use o nome padrão, a entrada da Lista de pastas indica "Outlook Hoje - Pastas particulares." É possível personalizar esses nomes para exibição.

Para fazer backup de todo o arquivo .pst, execute as seguintes etapas:

1. Inicie o Outlook. Para localizar o arquivo .pst, no qual os itens do Outlook estão armazenados, clique com o botão direito do mouse em Outlook Hoje na Lista de Pastas e clique em Propriedades nome_da_pasta no menu de atalho. Observe que nome_da_pasta é o nome para exibição do arquivo .pst atual. Clique em Avançado.
2. Na caixa Caminho, observe a localização do arquivo .pst. No Microsoft Windows, o caminho padrão do arquivo .pst é o seguinte:
   C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
   O caminho que você vê na caixa Caminho pode ser diferente no computador. O arquivo .pst pode ser armazenado em qualquer lugar do disco rígido. Caso você tenha definido outros arquivos .pst para o armazenamento dos itens do Outlook e queira fazer backup deles, use o mesmo procedimento na localização do caminho de todos os arquivos .pst.
   
   Clique em Cancelar duas vezes para fechar as caixas de diálogo.
3. No menu Arquivo, clique em Sair para encerrar o Outlook
4. Crie uma cópia do arquivo observado na etapa 2. Para obter mais informações sobre como realizar a tarefa no Windows, consulte a documentação impressa ou a Ajuda online do Windows. Caso você esteja usando um programa de backup, consulte a documentação para saber o método que deve ser usado para incluir o arquivo .pst no conjunto de backup.

A caixa de diálogo Pastas Particulares, na etapa 2, permite que você realize outras operações no arquivo .pst. Por exemplo, é possível personalizar o rótulo do arquivo .pst, editando o nome. Além disso, é possível clicar em Compactar Agora para reduzir o tamanho de um arquivo .pst.

Caso seja necessário restaurar um arquivo .pst por uma mídia removível como, por exemplo, um disquete, um CD ou qualquer outra mídia de armazenamento, copie a cópia de backup do arquivo criado nas etapas anteriores. É necessário copiar a cópia de backup do arquivo .pst pela mídia removível na unidade de disco rígido, usando o caminho observado na etapa 2.

Como exportar dados do arquivo .pst

Para exportar uma pasta individual do Outlook como, por exemplo, a pasta Contatos ou a pasta Calendário, execute as seguintes etapas:

1. No menu Arquivo, clique em Importar e exportar.
2. Clique em Exportar para arquivo e em Avançar.
3. Em Criar arquivo do tipo, clique em Arquivo de pasta particular (.pst) e em Avançar.
4. Em Selecionar a pasta de origem, clique na pasta do arquivo que você deseja exportar. Marque Incluir subpastas, caso se aplique, e clique em Avançar.
5. Em Salvar arquivo exportado como, clique em Procurar para selecionar a localização do arquivo .pst que receberá os dados que você deseja exportar. Ou digite o nome do caminho e do arquivo e clique em Concluir.

Como importar dados do arquivo .pst

Para importar um arquivo .pst para o Outlook, execute as seguintes etapas:

1. No menu Arquivo, clique em Importar e exportar.
2. Clique em Importar de outro programa ou arquivo e em Avançar.
3. Em Selecione o tipo de arquivo de onde importar, clique em Arquivo de pasta particular (.pst) e em Avançar.
4. Em Arquivo a ser importado, clique em Procurar, para localizar o arquivo .pst que você deseja importar, e em Avançar. Se você souber o caminho do arquivo, digite-o na caixa.
5. Em Selecionar pasta de origem, clique na pasta que contém os dados que você deseja importar.
   
   Caso a pasta contenha subpastas e você queira incluir os dados no processo de importação, marque a caixa de seleção Incluir subpastas. Caso o destino da importação seja a pasta selecionada atualmente, clique em Importar itens para a pasta atual. Caso contrário, clique em Importar itens para a mesma pasta. Isso cria itens correspondentes na pasta de destino selecionada por você.
6. Clique em Concluir.

Como automatizar o backup dos arquivos .pst, usando o utilitário Backup das pastas particulares

A Microsoft lançou um utilitário para automatizar o backup do arquivo .pst. Para obter o utilitário, visite o seguinte site da Microsoft: Para obter mais informações sobre o utilitário Backup das pastas particulares, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês):

Como fazer backup dos arquivos de configurações do Outlook

Caso tenha configurações personalizadas que deseja replicar em outro computador com o Outlook instalado, você talvez queira incluir os seguintes arquivos no backup:

• Outcmd.dat - Este arquivo armazena configurações da barra de ferramentas e do menu.
• Nome do perfil.fav - Este é o arquivo Favoritos que inclui as configurações da Barra do Outlook.
• Nome do perfil.htm - Este arquivo armazena a AutoAssinatura HTML.
• Nome do perfil.rtf - O arquivo armazena a AutoAssinatura Formato Rich Text.
• Nome do perfil.txt - Este arquivo armazena a AutoAssinatura em Texto sem Formatação.
  
  Observação Caso você use o Microsoft Word como sendo o editor de emails, as assinaturas estarão armazenadas no arquivo Normal.dot como sendo entradas AutoTexto. Também é necessário fazer backup do arquivo Normal.dot.

Entre as propriedades do deign de pasta estão filtros, descrições, formulários e modos de exibição integrados às pastas nas quais eles foram criados. Caso você exporte itens de um arquivo .pst para outro, as propriedades de design não são mantidas. Para fazer backup das informações, consulte o tópico "Copiar o projeto de uma pasta" na Ajuda do Microsoft Office Outlook.

Observação O utilitário Backup das pastas particulares não faz backup dos arquivos de configurações.

Como exportar e importar regras

É possível fazer backup das Regras do assistente de regras, exportando-as para uso posterior. Para exportar as regras, execute as seguintes etapas:

1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de regras.
2. Clique em Opções.
3. Clique em Exportar e especifique o nome de arquivo para as regras exportadas. O arquivo usa a extensão de nome de arquivo .rwz.

Para importar as regras previamente definidas, execute as seguintes etapas:

1. Na barra do Outlook, clique em Caixa de entrada.
2. No menu Ferramentas, clique em Assistente de regras.
3. Clique em Opções.
4. Clique em Importar regras.
5. Na caixa Nome de arquivo, digite o caminho e o nome de arquivo no qual estão as regras existentes. Por padrão, as regras estão armazenadas em um arquivo com uma extensão de nome de arquivo .rwz.
6. Clique em Abrir.

Para obter mais informações sobre como importar e exportar as regras, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês):

Como gerenciar os arquivos .pst

Esta seção descreve alguns métodos de backup alternativos e métodos de cópia.

Copiando um arquivo .pst

É possível usar um arquivo .pst e copiá-lo de um computador para outro. No entanto, um arquivo .pst pode ficar muito grande. Por isso, um arquivo .pst pode ficar muito grande para ser copiado para um disquete. Nessa situação, é possível usar o Backup do Windows ou outro utilitário de backup, uma unidade de CD ou de DVD ou uma conexão de rede.

Como copiar pastas específicas como, por exemplo, a pasta Calendário, a pasta Contatos e a pasta Tarefas

Um arquivo .pst muito grande costuma ser causado por mensagens armazenadas na Caixa de Entrada, nos Itens excluídos e em outras pastas para o armazenamento de emails. Para compartilhar apenas o calendário, os contatos e as tarefas sem compartilhar as pastas de email, execute as seguintes etapas.

Observação Execute estas etapas em ambos os computadores que irão compartilhar as informações do arquivo .pst.

1. Defina um segundo arquivo .pst:
   1. no menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Arquivo de pastas particulares (.pst).
   2. Digite um nome exclusivo para o novo arquivo .pst. Por exemplo, digite Shared.pst e clique em Criar.
   3. Digite um Nome para exibição como, por exemplo, Pastas compartilhadas, para o arquivo .pst e clique em OK.
   4. No menu Arquivo, clique em Sair e Log off para encerrar o Outlook.
2. Copie o calendário, os contatos e os itens de tarefa existentes para as novas pastas:
   1. No menu Exibir, clique em Lista de pastas para exibir uma lista de pastas.
      
      Observação A opção talvez já esteja habilitada.
   2. Na Lista de pastas, clique com o botão direito do mouse na pasta Calendário antiga e clique em Copiar calendário.
   3. Na caixa de diálogo Copiar pasta, clique no arquivo Pastas particulares nomeado por você na etapa 1c e clique em OK.
   4. Repita as etapas 2a e 2b para as pastas Contatos e Tarefas.
      
      Agora você deve ter uma pasta Calendário, uma pasta Contatos e uma pasta Tarefas no novo arquivo Pastas compartilhadas .
      
      Importante Antes de continuar, verifique se as novas pastas contêm todos os itens que estavam nas pastas originais.
3. Remova o conteúdo das pastas Calendário, Contatos e Tarefas antigas.
   
   Embora a remoção do conteúdo das pastas Calendário, Contatos e Tarefas antigas deixe você com apenas um conjunto de pastas a serem gerenciadas, isso também significa que você não receberá lembretes ou atualizações automáticas para os itens nas pastas. O comportamento ocorre porque as pastas não residem no ponto de entrega padrão.
   
   As seguintes etapas são opcionais. Analise-as com atenção antes de continuar.
   1. Clique na pasta Calendário antiga e em Compromissos Ativos na janela Modo de Exibição Atual.
   2. No menu Editar, clique em Selecionar tudo.
   3. Clique com o botão direito do mouse nos itens selecionados e clique em Excluir.
   4. Clique na pasta Contatos antiga.
   5. No menu Editar, clique em Selecionar tudo.
   6. Clique com o botão direito do mouse nos itens selecionados e clique em Excluir.
   7. Clique na pasta Tarefa antiga.
   8. No menu Editar, clique em Selecionar tudo.
   9. Clique com o botão direito do mouse nos itens selecionados e clique em Excluir.

Agora você continuará recebendo os emails na Pasta particular original definida, enquanto o calendário, os contatos e as tarefas estão na nova Pasta compartilhada definida. A nova Pasta compartilhada (Shared.pst) talvez seja agora pequena o suficiente para ser copiada para um disco de transporte entre computadores.

Como compartilhar itens do Outlook usando Pastas de rede

Há uma solução em compartilhamento limitado disponível com o uso da funcionalidade Pastas de rede no Outlook 98 ou no Outlook 2000. O computador de destino deve estar executando o Outlook e usando emails da Internet. A opção Pastas de rede não permite que você compartilhe integralmente um arquivo .pst. Além disso, as Pastas de rede estão limitadas a 2 MB de dados por pasta. No entanto, você talvez compartilhe e sincronize os contatos, o calendário e as tarefas entre dois computadores que estejam usando as Pastas de rede para compartilhar as informações. Para obter mais informações sobre como usar as Pastas de rede, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de Dados de Conhecimento Microsoft (a página pode estar em inglês): Observação A funcionalidade Pastas de rede não está disponível no Outlook 2002 ou no Outlook 2003.

Para obter mais informações sobre como copiar arquivos, pesquise no Índice da Ajuda do Windows 95/98 "copiando, arquivos ou pastas" para exibir os tópicos relacionados.