Como gerenciar arquivos de pastas particulares no Outlook (IMO)

Este artigo descreve como fazer backup dos dados que são criados no Microsoft Outlook. Esses dados incluem mensagens de email, contatos, compromissos, tarefas, anotações, e entradas de diário.

Este artigo aborda os seguintes tópicos:

• Como fazer uma cópia de backup de um arquivo de pastas particulares (. pst)
• Como exportar dados do arquivo. pst
• Como importar dados de arquivo. pst
• Como automatizar o backup backup de arquivos. pst usando o utilitário Backup das pastas particulares
• Como fazer backup dos arquivos de configurações do Outlook
• Como exportar e importar regras
• Como gerenciar arquivos. pst

Quando você faz backup de dados criados no Outlook, você pode restaurar os dados se for perdidos ou danificados devido a uma falha de hardware ou outros eventos inesperados. Você também pode transferir os dados para um disco rígido diferente no mesmo computador ou em um computador diferente, fazendo o backup dos dados do disco rígido original e, em seguida, restaurá-la para o novo disco rígido.

Vídeo: Como gerenciar seus arquivos de pastas particulares do Outlook (. pst)

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Como fazer uma cópia de backup de um arquivo de pastas particulares (. pst)

O Outlook armazena seus dados em um arquivo. pst que é criado quando você configurar sua conta de email. Pastas particulares é o nome de exibição padrão para esses arquivos na lista de pastas do Outlook. Se você usar o nome padrão, a entrada de lista de pastas lê "Outlook hoje- Pasta pessoal." Você pode personalizar esses exibição nomes.

Para fazer backup do arquivo. pst inteiro, siga estas etapas:

1. Inicie o Outlook. Para localizar o arquivo. pst, onde são armazenados os itens do Outlook, clique com botão direito Outlook hoje no Lista de pastase, em seguida, clique em Propriedades para nome da pasta no menu de atalho. Observe que nome da pasta é o nome de exibição do arquivo. pst atual. Em seguida, clique em Avançado.
2. No Caminho caixa, anote o local do arquivo. pst. No Microsoft Windows, o caminho padrão para o arquivo. pst é:
   C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst.
   O caminho que você consulte o Caminho caixa pode ser diferente no seu computador. O arquivo. pst pode ser armazenado em qualquer lugar no seu disco rígido. Se você tiver definido a outros arquivos. pst para o armazenamento de itens do Outlook e deseja mantê-los, use o mesmo procedimento para localizar o caminho de cada arquivo. pst.
   
   Clique em Cancelar duas vezes para fechar as caixas de diálogo.
3. Sobre o Arquivo menu, clique em Sair para sair do Outlook.
4. Faça uma cópia do arquivo que você que anotou na etapa 2. Para obter mais informações sobre como executar esta tarefa no Windows, consulte o Windows documentação impressa ou a Ajuda on-line. Se você estiver usando um programa de backup, consulte a documentação para o método que você deve usar para incluir o arquivo. pst em seu conjunto de backup.

O Pastas particulares caixa de diálogo na etapa 2 permite que você realize outras operações no arquivo. pst. Por exemplo, você pode personalizar o rótulo do arquivo. pst editando o nome. Além disso, você pode clicar em Compactar agora para reduzir o tamanho de um arquivo. pst.

Se você tiver que restaurar um arquivo. pst de uma mídia removível como um disquete, um CD ou outra mídia de armazenamento, copie o backup do arquivo que você criou nas etapas anteriores. Você deve copiar a cópia de backup do arquivo. pst de uma mídia removível na unidade de disco rígido usando o caminho que você anotou na etapa 2.

Como exportar dados do arquivo. pst

Para exportar uma pasta individual do Outlook, como a pasta de contatos ou a pasta Calendário, execute estas etapas:

1. Sobre o Arquivo menu, clique em Importar e exportar.
2. Clique em Exportar para arquivoe, em seguida, clique em Avançar.
3. Em Criar um arquivo do tipo Clique em Arquivo de pasta particular (. pst)e, em seguida, clique em Avançar.
4. Em Selecione a pasta de origem, clique na pasta que você deseja exportar. Clique para selecionar Incluir subpastas Se ele se aplica e, em seguida, clique em Avançar.
5. Em Salvar arquivo exportado como, clique em Procurar para selecionar o local do arquivo. pst para receber os dados que você deseja exportar. Ou, digite o caminho e nome de arquivo e, em seguida, clique em Concluir.

Como importar dados de arquivo. pst

Para importar um arquivo. pst no Outlook, execute estas etapas:

1. Sobre o Arquivo menu, clique em Importar e exportar.
2. Clique em Importar de outro programa ou arquivoe, em seguida, clique em Avançar.
3. Em Selecione o tipo de arquivo de origem, clique em Arquivo de pasta particular (. pst)e, em seguida, clique em Avançar.
4. Em Arquivo a ser importado, clique em Procurar para localizar o arquivo. pst que você deseja importar e, em seguida, clique em Avançar. Se você souber o caminho, digite-o na caixa.
5. Em Selecione a pasta de origem, clique na pasta que contém os dados que você deseja importar.
   
   Se a pasta contém subpastas e você deseja incluir esses dados no processo de importação, clique para selecionar o Incluir subpastas caixa de seleção. Se o destino de importação é a pasta atualmente selecionada, clique em Importar itens para a pasta atual. Caso contrário, clique em Importar itens para a mesma pasta. Isso cria itens correspondentes na pasta de destino que você selecionar.
6. Clique em Concluir.

Como automatizar o backup backup de arquivos. pst usando o utilitário Backup das pastas particulares

A Microsoft lançou um utilitário para automatizar o backup de seu arquivo. pst. Para obter o utilitário, visite o seguinte site da Microsoft:Para obter mais informações sobre o utilitário Backup das pastas particulares, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft:

Como fazer backup dos arquivos de configurações do Outlook

Se você personalizou as configurações que você deseja replicar em outro computador que tenha o Outlook instalado, você poderá incluir os seguintes arquivos no backup:

• Outcmd. dat - este arquivo armazena as configurações de menu e barra de ferramentas.
• Nome do perfil. fav - Este é o arquivo Favoritos que inclui as configurações da barra do Outlook.
• Nome do perfil. htm - Este arquivo armazena a autoassinatura de HTML.
• Nome do perfil. rtf - este arquivo armazena a AutoAssinatura do formato de texto rico.
• Nome do perfil. txt - este arquivo armazena a AutoAssinatura no formato de texto sem formatação.
  
  Observação Se você usar o Microsoft Word como editor de email, as assinaturas serão armazenadas no arquivo normal. dot como entradas de AutoTexto. Você também deve fazer backup do arquivo normal. dot.

Propriedades de design de pasta incluem filtros, descrições, formulários e modos de exibição que estão integrados às pastas em que foram criados. Se você exportar itens de um arquivo. pst para outro, as propriedades de design não serão mantidas. Para fazer backup de informações, consulte o tópico "Copiar o design de uma pasta" na Ajuda do Microsoft Office Outlook.

Observação O utilitário Backup das pastas particulares não faz o backup desses arquivos de configurações.

Como exportar e importar regras

Você pode fazer backup do Assistente de regras exportando-as para uso posterior. Para exportar suas regras, siga estas etapas:

1. Sobre o Ferramentas menu, clique em Assistente de regras.
2. Clique em Opções de.
3. Clique em Exportaçãoe, em seguida, especifique o nome do arquivo para suas regras exportadas. O arquivo usa a extensão de nome de arquivo. rwz.

Para importar regras previamente definidas, siga estas etapas:

1. Na barra do Outlook, clique em Caixa de entrada.
2. Sobre o Ferramentas menu, clique em Assistente de regras.
3. Clique em Opções de.
4. Clique em Importar regras.
5. No Nome do arquivo Digite o caminho e o nome do arquivo onde residem as regras existentes. Por padrão, as regras são armazenadas em um arquivo que tem uma extensão de nome de arquivo. rwz.
6. Clique em Abrir.

Para obter mais informações sobre como importar e exportar suas regras, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft:

Como gerenciar arquivos. pst

Esta seção descreve alguns métodos de backup alternativos e de cópia.

Copiar um arquivo. pst

Você pode usar um arquivo. pst e copiá-lo de um computador para outro. No entanto, um arquivo. pst pode ficar muito grande. Portanto, um arquivo. pst pode ser muito grande para copiar para um disquete. Nesse cenário, você pode usar o Backup do Windows ou outro utilitário de backup, uma unidade de CD ou uma unidade de DVD ou uma conexão de rede.

Como copiar pastas específicas, como a pasta Calendário, a pasta de contatos e a pasta de tarefas

Um arquivo. pst grande geralmente é causado por mensagens que são armazenadas na caixa de entrada, itens excluídos e em outro e-mail armazenam pastas. Para compartilhar somente o calendário, contatos e tarefas sem compartilhar as pastas de email, siga estas etapas.

Observação Siga estas etapas em ambos os computadores que irão compartilhar as informações do arquivo. pst.

1. Defina um segundo arquivo. pst:
   1. Sobre o Arquivo aponte para Novoe, em seguida, clique em Arquivo de pastas particulares (. pst).
   2. Digite um nome exclusivo para o novo arquivo. pst. Por exemplo, digite Partilhadoe, em seguida, clique em Criar.
   3. Tipo a Nome de exibição, como Pastas compartilhadas, para o arquivo. pst e clique OK.
   4. Sobre o Arquivo menu, clique em Sair e fazer logoff para sair do Outlook.
2. Copie itens de tarefas, contatos e calendário existente para as novas pastas:
   1. Sobre o Modo de exibição menu, clique em Lista de pastas Para exibir uma lista de pastas.
      
      Observação Esta opção pode já estar ativada.
   2. No Lista de pastas, clique com o botão direito do antigo Calendário pasta e depois clique em Copiar calendário.
   3. No Copiar pasta caixa de diálogo, clique no Pastas particulares arquivo que você nomeou na etapa 1C e, em seguida, clique em OK.
   4. Repita as etapas 2a e 2b para a pasta de contatos e para a pasta de tarefas.
      
      Agora você deve ter uma pasta de calendário, uma pasta de contatos e uma pasta de tarefas em seu novo Pastas compartilhadas arquivo.
      
      Importante Antes de continuar, verifique se estas novas pastas contêm todos os itens que estavam nas pastas originais.
3. Remova o conteúdo do seu antiga calendário pastas, pasta de contatos e tarefas.
   
   Apesar de remover o conteúdo de sua pasta Calendário antiga, pasta de contatos e tarefas pasta deixa apenas um conjunto de pastas para gerenciar, isso também significa que você não receberá lembretes ou das atualizações automáticas para os itens nessas pastas. Esse comportamento ocorre porque as pastas não residem no seu ponto de entrega padrão.
   
   As etapas a seguir são opcionais. Analise-os cuidadosamente antes de continuar.
   1. Clique em sua pasta Calendário antiga e, em seguida, clique em Compromissos ativos no Modo de exibição atual janela.
   2. Sobre o Editar menu, clique em Selecionar tudo.
   3. Com o botão direito os itens selecionados e, em seguida, clique em Excluir.
   4. Clique em sua pasta Contatos antiga.
   5. Sobre o Editar menu, clique em Selecionar tudo.
   6. Com o botão direito os itens selecionados e, em seguida, clique em Excluir.
   7. Clique em sua pasta de tarefas antiga.
   8. Sobre o Editar menu, clique em Selecionar tudo.
   9. Com o botão direito os itens selecionados e, em seguida, clique em Excluir.

Agora ainda, você deve ter mensagens entregues na sua pasta particular original definida, enquanto o calendário, contatos e tarefas estão na sua nova pasta compartilhada definidas. Este novo conjunto de pasta compartilhada (pst) agora pode ser pequeno o suficiente para ser copiado para o disco para transporte entre computadores.

Como compartilhar itens do Outlook usando pastas de rede

Há uma solução de compartilhamento limitada que está disponível utilizando a funcionalidade de pastas de rede no Outlook 98 ou no Outlook 2000. O computador receptor deve estar executando o Outlook e deve estar conectado usando o Internet mail. A opção de pastas de rede não permite que você compartilhar um arquivo. pst inteiro. Além disso, as pastas de rede estão limitadas a 2 megabytes (MB) de dados para cada pasta. No entanto, você pode compartilhar e sincronizar seus contatos, calendário e tarefas entre dois computadores que estejam usando pastas de rede para compartilhar informações. Para obter mais informações sobre como usar pastas de rede, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft:Observação A funcionalidade de pastas de rede não está disponível no Outlook 2002 ou no Outlook 2003.

Para obter mais informações sobre como copiar arquivos, procure a Ajuda do Windows 95/98 Índice para "copiando, arquivos ou pastas" para exibir os tópicos relacionados.