Outlook'ta (IMO) kiþisel klasörler dosyalarýný yönetme

Bu makalede, Microsoft Outlook'ta oluþturulan verilerin nasýl yedekleneceði açýklanýr. E-posta iletileri, kiþiler, randevular, görevler, notlar ve günlük giriþleri bu verilere dahildir.

Bu makalede aþaðýdaki konular açýklanýr:

• Kiþisel klasörler (.pst) dosyasýnýn yedek kopyasýný oluþturma
• .pst dosyasý verilerini verme
• .pst dosyasý verilerini alma
• Kiþisel Klasör Yedekleme yardýmcý programý ile pst dosyalarýnýn yedeklenmesini otomatikleþtirme
• Outlook ayar dosyalarýný yedekleme
• Kurallarý alma ve verme
• .pst dosyalarýný yönetme

Outlook'ta oluþturduðunuz verileri yedeklediðinizde, donaným hatasý veya baþka bir beklenmeyen olay nedeniyle kaybedilen veya zarar gören verileri geri yükleyebilirsiniz. Özgün sabit diskteki verileri yedekledikten sonra yeni sabit diske geri yükleyerek, verileri ayný bilgisayardaki farklý bir sabit diske veya farklý bir bilgisayara da aktarabilirsiniz.

Kiþisel klasörler (.pst) dosyasýnýn yedek kopyasýný oluþturma

Outlook, verilerini posta hesabýnýzý kurduðunuzda oluþturulan bir .pst dosyasýnda depolar. Kiþisel Klasörler, bu dosyalar için Outlook Klasör Listesi'ndeki varsayýlan görünen addýr. Varsayýlan adý kullanýrsanýz, Klasör Listesi girdisinde "Outlook Bugün - Kiþisel Klasör" görünür. Bu görünen adlarý özelleþtirebilirsiniz.

.pst dosyasýnýn tamamýný yedeklemek için aþaðýdaki adýmlarý izleyin:

1. Outlook'u baþlatýn. Outlook öðelerinin depolandýðý .pst dosyasýný bulmak için, Klasör Listesi'nde Outlook Bugün'ü sað týklatýn ve sonra da kýsayol menüsünden Klasör adý özellikleri'ni týklatýn. Klasör adý, geçerli .pst dosyasýnýn görünen adýdýr. Ardýndan, Geliþmiþ'i týklatýn.
2. Yol kutusunda, .pst dosyasýnýn konumunu not alýn. Microsoft Windows'da, .pst dosyasýnýn varsayýlan yolu þudur:
   C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
   Yol kutusunda gördüðünüz yol sizin bilgisayarýnýzda farklý olabilir. .pst dosyasý sabit diskinizde herhangi bir konumda depolanabilir. Outlook öðelerini depolamak için baþka .pst dosyalarý tanýmladýysanýz ve bunlarý yedeklemek istiyorsanýz, ayný yordamý kullanarak her bir .pst dosyasýnýn konumunu bulun.
   
   Ýletiþim kutusunu kapatmak için iki kez Ýptal'i týklatýn.
3. Outlook'tan çýkmak üzere Dosya menüsünde Çýkýþ'ý týklatýn.
4. 2. adýmda not aldýðýnýz dosyanýn bir kopyasýný oluþturun. Windows'da bu görevi gerçekleþtirme hakkýnda daha fazla bilgi için, basýlý Windows belgelerine veya çevrimiçi Yardým'a bakýn. Bir yedekleme programý kullanýyorsanýz, .pst dosyasýný yedekleme kümenize eklemek için kullanmanýz gereken yöntemi bu programýn belgelerinden öðrenin.

2. adýmdaki Kiþisel Klasörler iletiþim kutusu, .pst dosyasýnda baþka iþlemler gerçekleþtirmenize olanak verir. Örneðin, .pst dosyasýnýn adýný düzenleyerek dosya etiketini özelleþtirebilirsiniz. Ayrýca, .pst dosyasýnýn boyutunu azaltmak üzere Þimdi Sýkýþtýr'ý týklatabilirsiniz.

.pst dosyasýný disket gibi bir taþýnabilir medyadan, CD'den veya baþka bir depolama biriminden geri yüklemeniz gerekirse, dosyanýn önceki adýmlarda oluþturduðunuz yedek kopyasýný kopyalayýn. .pst dosyasýnýn taþýnabilir medyadaki yedek kopyasýný, 2. adýmda not aldýðýnýz yolu kullanarak sabit diske kopyalamalýsýnýz.

.pst dosyasý verilerini verme

Kiþiler veya Takvim klasörü gibi tek baþýna bir Outlook klasörünü vermek için þu adýmlarý izleyin:

1. Dosya menüsünde, Al ve Ver'i týklatýn.
2. Dosyaya Ver'i ve sonra Ýleri'yi týklatýn.
3. Oluþturulacak dosya türü'nde, Kiþisel Klasörler Dosyasý (.pst) seçeneðini ve ardýndan Ýleri'yi týklatýn.
4. Ýçinden öðe verilecek klasörü seç alanýnda, vermek istediðiniz klasörü týklatýn. Alt klasör varsa, Alt Klasörlerle Birlikte'yi týklatarak seçin ve sonra da Ýleri'yi týklatýn.
5. Verilen dosyayý farklý kaydet alanýnda, vermek istediðiniz verilerin alýnacaðý .pst dosyasýnýn konumunu seçmek üzere Gözat'ý týklatýn. Dilerseniz, yolu ve dosya adýný kendiniz yazýp Son'u týklatýn.

.pst dosyasý verilerini alma

Bir .pst dosyasýný Outlook'a almak için þu adýmlarý izleyin:

1. Dosya menüsünde, Al ve Ver'i týklatýn.
2. Baþka dosya veya programdan alma'yý ve sonra Ýleri'yi týklatýn.
3. Alýnacak dosya türünü seçin'de, Kiþisel Klasör Dosyasý (.pst) seçeneðini ve ardýndan Ýleri'yi týklatýn.
4. Alýnacak Dosya'da, almak istediðiniz .pst dosyasýný bulmak üzere Gözat'ý ve sonra da Ýleri'yi týklatýn. Yolu biliyorsanýz kutuya yazýn.
5. Ýçinden öðe alýnacak klasörü seçin'de, almak istediðiniz verileri içeren klasörü týklatýn.
   
   Klasör alt klasörler içeriyorsa ve bu verilerin de alma iþlemine dahil olmasýný istiyorsanýz, Alt Klasörlerle Birlikte onay kutusunu týklatarak seçin. Alma hedefi seçili olan klasörse, Öðeleri geçerli klasöre al'ý týklatýn. Aksi durumda, Öðeleri ayný klasöre al'ý týklatýn. Bu, eþlenen öðeleri seçtiðiniz hedef klasörde oluþturur.
6. Son'u týklatýn.

Kiþisel Klasör Yedekleme yardýmcý programý ile pst dosyalarýnýn yedeklenmesini otomatikleþtirme

Microsoft, .pst dosyanýzýn yedeklenmesini otomatikleþtirmek için bir yardýmcý program yayýmlamýþtýr. Yardýmcý programý edinmek için, aþaðýdaki Microsoft Web sitesini ziyaret edin: Kiþisel Klasör Yedekleme yardýmcý programý hakkýnda daha fazla bilgi için, Microsoft Bilgi Bankasý'ndaki makaleyi görüntülemek üzere aþaðýdaki makale numarasýný týklatýn:

Outlook ayar dosyalarýný yedekleme

Outlook'un yüklü olduðu baþka bir bilgisayarda çoðaltmak istediðiniz özelleþtirilmiþ ayarlarýnýz varsa, aþaðýdaki dosyalarý da yedekleme iþleminize eklemek isteyebilirsiniz:

• Outcmd.dat - Bu dosya araç çubuðu ve menü ayarlarýný depolar.
• Profil Adý.fav - Bu, Outlook Çubuðu ile ilgili ayarlarý da içeren Sýk Kullanýlanlar dosyanýzdýr.
• Profil Adý.htm - Bu dosyada HTML Otomatik Ýmza depolanýr.
• Profil Adý.rtf - Bu dosyada Zengin Metin Biçimi Otomatik Ýmza depolanýr.
• Profil Adý.txt - Bu dosyada Düz Metin biçimli Otomatik Ýmza depolanýr.
  
  Not E-posta düzenleyicisi olarak Microsoft Word'ü kullanýyorsanýz, imzalar Normal.dot dosyasýnda Otomatik Metin girdisi olarak depolanýr. Normal.dot dosyasýný da yedeklemelisiniz.

Klasör tasarým özellikleri, oluþturulduklarý klasörlerle tümleþtirilmiþ filtreler, izinler, açýklamalar, formlar ve görünümler içerir. Bir .pst dosyasýndan diðerine öðe verirseniz, tasarým özellikleri korunmaz. Bu bilgileri yedeklemek için, Microsoft Office Outlook Yardýmý'nda "Klasör tasarýmýný kopyalama" konusuna bakýn.

Not Kiþisel Klasörler Yedeði yardýmcý programý, bu ayar dosyalarýný yedeklemez.

Kurallarý alma ve verme

Kural Sihirbazý kurallarýný daha sonra kullanmak üzere dosyaya vererek yedekleyebilirsiniz. Kurallarýnýzý dosyaya vermek için aþaðýdaki adýmlarý uygulayýn:

1. Araçlar menüsünde, Kural Sihirbazý'ný týklatýn.
2. Seçenekler'i týklatýn.
3. Ver'i týklatýn ve sonra da verilen kurallarýnýz için dosya adýný belirtin. Dosya, .rwz dosya adý uzantýsýný kullanýr.

Önceden tanýmlanmýþ kurallarý almak için þu adýmlarý izleyin:

1. Outlook Çubuðu'nda, Gelen Kutusu'nu týklatýn.
2. Araçlar menüsünde, Kural Sihirbazý'ný týklatýn.
3. Seçenekler'i týklatýn.
4. Kural Al'ý týklatýn.
5. Dosya Adý kutusuna, varolan kuralýn bulunduðu yolu ve dosya adýný yazýn. Varsayýlan olarak, kurallar .rwz dosya adý uzantýsýna sahip bir dosyada depolanýr.
6. Aç'ý týklatýn.

Kurallarýnýzý alma ve verme hakkýnda daha fazla bilgi için, Microsoft Bilgi Bankasý'ndaki makaleyi görüntülemek üzere aþaðýdaki makale numarasýný týklatýn:

.pst dosyalarýný yönetme

Bu bölümde, bazý alternatif yedekleme ve kopyalama yöntemleri açýklanýr.

.pst dosyasýný kopyalama

Kullandýðýnýz bir .pst dosyasýný bir bilgisayardan bir baþkasýna kopyalayabilirsiniz. Ancak, .pst dosyasýnýn boyutu çok büyüyebilir. Bu nedenle, .pst dosyasý diskete sýðmayacak kadar büyük olabilir. Bu senaryoda, Windows Yedekleme'yi veya baþka bir yedekleme yardýmcý programýný, bir CD veya DVD sürücüsünü veya bir að baðlantýsýný kullanabilirsiniz.

Takvim, Kiþiler veya Görevler klasörü gibi öze klasörleri kopyalama

Büyük boyutlu bir .pst dosyasýnýn nedeni genelde Gelen Kutusu'nda, Silinmiþ Öðeler'de ve diðer posta depolama klasörlerinde depolanan iletilerdir. Posta klasörlerinizi paylaþmadan yalnýzca takviminizi, kiþilerinizi ve görevlerinizi paylaþmak için aþaðýdaki adýmlarý izleyin.

Not Bu adýmlarý, .pst dosyasý bilgilerinin paylaþýlacaðý her iki bilgisayarda da uygulayýn.

1. Ýkinci bir .pst dosyasý tanýmlayýn:
   1. Dosya menüsünde, Yeni'nin üzerine gelin ve Kiþisel Klasörler Dosyasý (.pst) öðesini týklatýn.
   2. Yeni .pst dosyasý için benzersiz bir ad yazýn. Örneðin, Paylaþýlan.pst yazýn ve Oluþtur'u týklatýn.
   3. .pst dosyasý için Paylaþýlan Klasörler gibi bir Görünen Ad yazýn ve sonra da Tamam'ý týklatýn.
   4. Outlook'tan çýkmak üzere Dosya menüsünde Çýk ve Oturumu Kapat'ý týklatýn.
2. Varolan takvim, kiþiler ve görev öðelerinizi yeni klasöre kopyalayýn:
   1. Görünüm menüsünde, klasörlerin listesini görüntülemek üzere Klasör Listesi'ni týklatýn.
      
      Not Bu seçenek zaten etkinleþtirilmiþ olabilir.
   2. Klasör Listesi'nde, eski Takvim klasörünüzü sað týklatýn ve sonra da Takvimi Kopyala'yý týklatýn.
   3. Klasör Kopyala iletiþim kutusunda, adým 1c'de adlandýrdýðýnýz Kiþisel Klasörler dosyasýný ve ardýndan Tamam'ý týklatýn.
   4. Kiþiler ve Görevler klasörleri için de adým 2a ve 2b'yi yineleyin.
      
      Yeni oluþturduðunuz Paylaþýlan Klasörler dosyasýnda bir Takvim klasörü, bir Kiþiler klasörü ve bir Görevler klasörü olmalýdýr.
      
      Önemli Devam etmeden önce, bu yeni klasörlerin özgün klasörlerdeki tüm öðeleri içerdiðini doðrulayýn.
3. Eski Takvim, Kiþiler ve Görevler klasörlerinizin içeriðini temizleyin.
   
   Eski Takvim, Kiþiler ve Görevler klasörlerinizin içeriðini temizlemek yalnýzca bir klasör kümesini yönetmeniz gerektiði anlamýna gelmekle birlikte, bu klasörlerdeki öðeler için anýmsatýcýlarý veya otomatik güncelleþtirmeleri alamayacaðýnýz anlamýna da gelir. Bu davranýþ, klasörlerin varsayýlan teslim noktasýnda bulunmamasý nedeniyle oluþur.
   
   Aþaðýdaki adýmlar isteðe baðlýdýr. Devam etmeden önce bu adýmlarý dikkatlice deðerlendirin.
   1. Eski Takvim klasörünüzü týklatýn, sonra da Geçerli Görünüm penceresinde Etkin Randevular'ý týklatýn.
   2. Düzen menüsünde, Tümünü Seç'i týklatýn.
   3. Seçilen öðeleri sað týklatýn ve Sil'i týklatýn.
   4. Eski Kiþiler klasörünüzü týklatýn.
   5. Düzen menüsünde, Tümünü Seç'i týklatýn.
   6. Seçilen öðeleri sað týklatýn ve Sil'i týklatýn.
   7. Eski Görevler klasörünüzü týklatýn.
   8. Düzen menüsünde, Tümünü Seç'i týklatýn.
   9. Seçilen öðeleri sað týklatýn ve Sil'i týklatýn.

Bundan sonra, iletileriniz özgün Kiþisel Klasör kümenize ve takvim, kiþiler ve görevleriniz ise yeni Paylaþýlan Klasör kümenize teslim edilmelidir. Bu yeni Paylaþýlan Klasör kümesi (Paylaþýlan.pst), bilgisayarlar arasýnda aktarýlmak üzere diske kopyalanacak kadar küçük boyutlu olabilir.

Outlook öðelerini Að Klasörleri kullanarak paylaþtýrma

Outlook 98 ve Outlook 2000'de Að Klasörleri iþlevselliði aracýlýðýyla kullanýlabilen sýnýrlý bir paylaþým çözümü bulunmaktadýr. Dosyayý alacak olan bilgisayarda Outlook çalýþmalý ve bu bilgisayara Internet postasý kullanýlarak baðlanmalýdýr. Að Klasörleri seçeneði bir .pst dosyasýnýn tamamýný paylaþmanýza izin vermez. Ayrýca, Að Klasörleri her klasör için 2 megabayt (MB) veriyle sýnýrlýdýr. Ancak, bilgileri paylaþmak için Að Klasörleri kullanan iki bilgisayar arasýnda kiþilerinizi, takviminizi ve görevlerini paylaþabilir ve eþitleyebilirsiniz. Að Klasörleri'ni kullanma hakkýnda daha fazla bilgi için, Microsoft Bilgi Bankasý'ndaki makaleyi görüntülemek üzere aþaðýdaki makale numarasýný týklatýn: Not Að Klasörleri iþlevselliði Outlook 2002 veya Outlook 2003'te kullanýlamaz.

Dosyalarý kopyalama hakkýnda daha fazla bilgi için, Windows 95/98 Yardým Dizini'nde "kopyalama, dosya veya klasörler" için arama yaparak ilgili konularý görüntüleyin.