如何在 Outlook (IMO) 中管理个人文件夹文件

本文介绍如何备份在 Microsoft Outlook 中创建的数据。此类数据包括电子邮件、联系人、约会、任务、便笺和日记条目。

本文讨论以下主题：

• 如何制作个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本
• 如何导出 .pst 文件数据
• 如何导入 .pst 文件数据
• 如何通过使用“个人文件夹备份”实用工具自动执行 .pst 文件的备份
• 如何备份 Outlook 设置文件
• 如何导出和导入规则
• 如何管理 .pst 文件

备份了在 Outlook 中创建的数据后，如果这些数据由于硬件故障或其他意外事件而丢失或损坏，就可以将它们还原。通过备份原始硬盘中的数据，然后将其还原到新的硬盘上，还可以将数据传送到同一计算机上的不同硬盘中，或者传送到另一台计算机上的硬盘中。

如何制作个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本

Outlook 将数据存储在设置您的邮件帐户时创建的 .pst 文件中。这些文件在 Outlook 文件夹列表中的默认显示名称是“个人文件夹”。如果使用默认名称，则文件夹列表项将显示为“Outlook 今日 - 个人文件夹”。您可以自定义这些显示名称。

若要备份整个 .pst 文件，请按照下列步骤操作：

1. 启动 Outlook。若要查找存储 Outlook 项目的 .pst 文件，请右键单击“文件夹列表”中的“Outlook 今日”，然后单击快捷菜单上的“folder name 的属性”。请注意，folder name 是当前 .pst 文件的显示名称。然后，单击“高级”。
2. 记下“路径”框中 .pst 文件的位置。在 Microsoft Windows 中，.pst 文件的默认路径如下：
   C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
   对于您的计算机，在“路径”框中看到的路径可能有所不同。可以将 .pst 文件存储在硬盘上的任何位置。如果您为 Outlook 项目存储定义了其他 .pst 文件并且要备份这些文件，请使用相同的步骤来查找每个 .pst 文件的路径。
   
   单击“取消”两次以关闭对话框。
3. 在“文件”菜单上，单击“退出”以退出 Outlook。
4. 制作在步骤 2 中记下的文件的副本。有关如何在 Windows 中执行此项任务的更多信息，请参阅 Windows 印刷文档或联机帮助。如果您使用的是备份程序，请查阅其文档，找出要在备份集中包括 .pst 文件时应使用的方法。

使用步骤 2 中的“个人文件夹”对话框可以对 .pst 文件执行其他操作。例如，可通过编辑该名称来自定义 .pst 文件的标签。此外，还可以单击“开始压缩”以减少 .pst 文件的大小。

如果总是需要从软盘或 CD 之类的可移动媒体或其他任何存储媒体中还原 .pst 文件，请复制上述步骤中创建的文件的备份副本。应该使用步骤 2 中记录的路径将 .pst 文件的备份副本从可移动媒体复制到硬盘驱动器中。

如何导出 .pst 文件数据

若要导出单个 Outlook 文件夹（如“联系人”文件夹或“日历”文件夹），请按照下列步骤操作：

1. 在“文件”菜单上，单击“导入和导出”。
2. 单击“导出到文件”，然后单击“下一步”。
3. 在“创建文件的类型”中，单击“个人文件夹文件 (.pst)”，然后单击“下一步”。
4. 在“选定导出的文件夹”中，单击要导出的文件夹。单击以选中“包括子文件夹”（如果适用），然后单击“下一步”。
5. 在“将导出文件另存为”中，单击“浏览”选择 .pst 文件的位置以接收要导出的数据。或者，键入路径和文件名，然后单击“完成”。

如何导入 .pst 文件数据

若要在 Outlook 中导入 .pst 文件，请按照下列步骤操作：

1. 在“文件”菜单上，单击“导入和导出”。
2. 单击“从另一程序或文件导入”，然后单击“下一步”。
3. 在“从下面位置选择要导入的文件类型”中，单击“个人文件夹文件 (.pst)”，然后单击“下一步”。
4. 在“导入文件”中，单击“浏览”找到要导入的 .pst 文件，然后单击“下一步”。如果您知道路径，请在该框中键入该路径。
5. 在“从下面位置选择要导入的文件夹”中，单击包含要导入的数据的文件夹。
   
   如果该文件夹包含子文件夹，并且您要在导入过程中包含子文件夹中的数据，请单击以选中“包括子文件夹”复选框。如果导入目标为当前选定的文件夹，请单击“导入项目到当前文件夹”。否则，请单击“导入项目到相同文件夹”。这将在所选的目标文件夹中创建匹配的项目。
6. 单击“完成”。

如何通过使用“个人文件夹备份”实用工具自动执行 .pst 文件的备份

Microsoft 发布了一个用于自动执行 .pst 文件备份的实用工具。若要获得此实用工具，请访问下面的 Microsoft 网站： 有关“个人文件夹备份”实用工具的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

如何备份 Outlook 设置文件

如果希望在安装了 Outlook 的其他计算机上复制自定义设置，可能需要将下列文件加入备份：

• Outcmd.dat - 此文件存储工具栏及菜单设置。
• Profile Name.fav - 这是包含 Outlook 面板设置的收藏夹文件。
• Profile Name.htm - 此文件存储 HTML 格式的自动签名。
• Profile Name.rtf - 此文件存储 RTF 格式的自动签名。
• Profile Name.txt - 此文件存储纯文本格式的自动签名。
  
  注意：如果将 Microsoft Word 用作电子邮件编辑器，则签名将作为自动图文集条目存储在 Normal.dot 文件中。因此，还应该备份 Normal.dot 文件。

文件夹设计属性包括筛选器、说明、窗体和视图，它们集成到对其创建这些属性的文件夹。如果将项目从一个 .pst 文件导出到另一个，将不保留设计属性。若要备份此信息，请参阅 Microsoft Office Outlook 帮助中的“复制文件夹设计”主题。

注意：“个人文件夹备份”实用工具不备份这些设置文件。

如何导出和导入规则

可通过导出“规则向导”规则，备份它们以供将来使用。若要导出规则，请按照下列步骤操作：

1. 在“工具”菜单上，单击“规则向导”。
2. 单击“选项”。
3. 单击“导出”，然后指定导出规则的文件名。该文件使用 .rwz 文件扩展名。

若要导入以前定义的规则，请按照下列步骤操作：

1. 在 Outlook 面板上，单击“收件箱”。
2. 在“工具”菜单上，单击“规则向导”。
3. 单击“选项”。
4. 单击“导入规则”。
5. 在“文件名”框中，键入现有规则所在的路径和文件名。默认情况下，规则存储在文件扩展名为 .rwz 的文件中。
6. 单击“打开”。

有关如何导入和导出规则的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章：

如何管理 .pst 文件

本节介绍一些备选的备份方法和复制方法。

复制 .pst 文件

您可以使用 .pst 文件，并可以将它从一台计算机复制到另一台计算机。不过，.pst 文件会变得非常大。因此，.pst 文件可能会因太大而无法复制到软盘中。在这种情况下，可以使用 Windows 备份实用工具、其他备份实用工具、CD 驱动器、DVD 驱动器或网络连接。

如何复制“日历”文件夹、“联系人”文件夹和“任务”文件夹之类的特定文件夹

非常大的 .pst 文件通常是由“收件箱”、“已删除邮件”和其他邮件存储文件夹中存储的邮件造成的。若要只共享日历、联系人和任务而不共享邮件文件夹，请按照下列步骤操作。

注意：在将要共享 .pst 文件信息的两台计算机上，都需要执行这些步骤。

1. 另外定义一个 .pst 文件：
   1. 在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“个人文件夹文件 (.pst)”。
   2. 为新的 .pst 文件键入唯一的名称。例如，键入 Shared.pst，然后单击“创建”。
   3. 为 .pst 文件键入一个“显示名称”，如 Shared Folders，然后单击“确定”。
   4. 在“文件”菜单上，单击“退出并注销”以退出 Outlook。
2. 将现有日历、联系人和任务项目复制到新文件夹：
   1. 在“视图”菜单上，单击“文件夹列表”以显示文件夹的列表。
      
      注意：此选项可能已经启用。
   2. 在“文件夹列表”中，右键单击旧的“日历”文件夹，然后单击“复制日历”。
   3. 在“复制文件夹”对话框中，单击在步骤 1c 中命名的 Personal Folders 文件，然后单击“确定”。
   4. 对“联系人”文件夹和“任务”文件夹重复步骤 2a 和 2b。
      
      现在，在新的 Shared Folders 文件中应该有“日历”文件夹、“联系人”文件夹和“任务”文件夹。
      
      重要说明：在继续操作之前，先验证这些新文件夹中是否包含原始文件夹中的所有项目。
3. 删除旧的“日历”文件夹、“联系人”文件夹和“任务”文件夹中的内容。
   
   删除旧的“日历”文件夹、“联系人”文件夹和“任务”文件夹中的内容后，虽然只剩下一组文件夹需要管理，但也意味着将不能接收旧文件夹中项目的提醒或自动更新。产生这种行为的原因，是由于这些文件夹不在默认传送位置中。
   
   下列步骤是可选的。在继续操作前请仔细斟酌。
   1. 单击旧的“日历”文件夹，然后单击“当前视图”窗口中的“当前约会”。
   2. 在“编辑”菜单上，单击“全选”。
   3. 右键单击选定项目，然后单击“删除”。
   4. 单击旧的“联系人”文件夹。
   5. 在“编辑”菜单上，单击“全选”。
   6. 右键单击选定项目，然后单击“删除”。
   7. 单击旧的“任务”文件夹。
   8. 在“编辑”菜单上，单击“全选”。
   9. 右键单击选定项目，然后单击“删除”。

现在，您的邮件应该仍然传递到原始的“个人文件夹”集，而日历、联系人和任务位于新的 Shared Folder 集中。这个新的 Shared Folder 集 (Shared.pst) 现在可能足够小，可以复制到磁盘以便在计算机之间传输。

如何使用网络文件夹共享 Outlook 项目

在 Outlook 98 或 Outlook 2000 中使用网络文件夹功能可以解决共享问题，但有一些限制。接收计算机必须运行 Outlook，并且必须通过 Internet Mail 进行连接。“网络文件夹”选项不允许共享整个 .pst 文件。另外，对于每个文件夹，“网络文件夹”还限定为 2 兆字节 (MB) 数据。不过，在使用“网络文件夹”共享信息的两台计算机之间，可以共享和同步联系人、日历和任务。 有关如何使用“网络文件夹”的更多信息，请单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章： 注意：Outlook 2002 和 Outlook 2003 中未提供“网络文件夹”功能。

有关如何复制文件的更多信息，请在 Windows 95/98 帮助索引中搜索“复制，文件或文件夹”以查看相关主题。