文章編號: 196492 - 上次校閱: 2006年4月20日 - 版次: 6.0

如何管理 Outlook 中的個人資料夾檔案 (IMO)

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如需有關 Microsoft Outlook 與 Microsoft Outlook Express 電子郵件用戶端之間差異的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
257824? (http://support.microsoft.com/kb/257824/ ) OL2002：Outlook 與 Outlook Express 的差異
本文是下列先前已發佈文件的整合：184817、196492、181620 和 205229

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結論

本文將告訴您，如何備份在 Microsoft Outlook 中建立的資料。這項資料包括電子郵件、連絡人、約會、工作、記事和日誌項目。

本文討論下列主題：
  • 如何建立個人資料夾 (.pst) 檔案的備份
  • 如何匯出 .pst 檔案資料
  • 如何匯入 .pst 檔案資料
  • 如何使用「個人資料夾備份」公用程式自動備份 .pst 檔案
  • 如何備份 Outlook 設定檔案
  • 如何匯出和匯入規則
  • 如何管理 .pst 檔案
備份在 Outlook 中建立的資料，讓您能在硬體故障或其他未預期的事件發生時，還原遺失或損壞的資料。同時，您也可以備份原始硬碟中的資料，然後將其還原至新硬碟，藉此將資料傳送到相同電腦的不同硬碟或不同的電腦中。
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其他相關資訊

如何建立個人資料夾 (.pst) 檔案的備份

Outlook 會將資料儲存在您設定郵件帳戶時所建立的 .pst 檔案中。當您在「Outlook 資料夾清單」中檢視這些檔案時，預設顯示名稱即為「個人資料夾」。如果您使用預設名稱，「資料夾清單」項目的名稱就會是「[個人資料夾] - Outlook Today」。您可以自訂這些顯示名稱。

如果要備份整個 .pst 檔案，請依照下列步驟執行：
  1. 啟動 Outlook。如果要找出儲存 Outlook 項目的 .pst 檔案，請用滑鼠右鍵按一下 [資料夾清單] 中的 [Outlook Today]，然後在快顯功能表上按一下 [folder name 的內容]。請注意，folder name 是目前 .pst 檔案的顯示名稱。然後，按一下 [進階]。
  2. 在 [路徑] 方塊中，記下 .pst 檔案的位置。在 Microsoft Windows 中，.pst 檔案的預設路徑為：
    C:\Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
    在 [路徑] 方塊中看到的路徑可能與您電腦中的路徑不同。.pst 檔案可以儲存在硬碟的任何一個地方。如果您已經定義其他 .pst 檔案來儲存 Outlook 項目，並且想要將其備份，請使用相同的程序找出每個 .pst 檔案的路徑。

    按兩次 [取消]，以關閉對話方塊。
  3. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [結束]，結束 Outlook。
  4. 為您在步驟 2 中記下的檔案製作備份。如需有關如何在 Windows 中執行這項工作的詳細資訊，請參閱 Windows 的書面文件或線上「說明」。如果您使用的是備份程式，請參閱該程式的說明文件，以瞭解可以用來將 .pst 檔案包含在備份組中的方法。
您可以在步驟 2 的 [個人資料夾] 對話方塊中，針對 .pst 檔案執行其他作業。例如，您可以編輯名稱以自訂 .pst 檔案的標籤。此外，您也可以按一下 [開始壓縮]，降低 .pst 檔案的大小。

如果您需要從卸除式媒體 (例如磁碟片、CD 或任何其他存放媒體) 還原 .pst 檔案，請複製在先前步驟中建立的檔案備份。您應該使用在步驟 2 中記下的路徑，將 .pst 檔案的備份從卸除式媒體複製到硬碟中。
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如何匯出 .pst 檔案資料

如果要匯出個別 Outlook 資料夾 (例如 [連絡人] 或 [行事曆] 資料夾)，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [匯入及匯出]。
  2. 按一下 [匯出至檔案]，然後按一下 [下一步]。
  3. 在 [要建立的檔案的類型] 中，按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]，然後按一下 [下一步]。
  4. 在 [請選取要匯出的資料夾] 中按一下想要匯出的資料夾。如果有需要的話，就按一下以選取 [含子資料夾]，然後按一下 [下一步]。
  5. 在 [匯出的檔案儲存為] 中，按一下 [瀏覽] 以選取 .pst 的位置接收要匯出的資料。或者，輸入路徑和檔案名稱，然後按一下 [完成]。
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如何匯入 .pst 檔案資料

如果要將 .pst 檔案匯入 Outlook，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [匯入及匯出]。
  2. 按一下 [從其它程式或檔案匯入]，然後按 [下一步]。
  3. 在 [指定要匯入的檔案的位置] 中，按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]，然後按一下 [下一步]。
  4. 在 [要匯入的檔案] 中，按一下 [瀏覽] 找出想要匯入的 .pst 檔案，然後按一下 [下一步]。如果您知道路徑，則可以在方塊中輸入路徑。
  5. 在 [請選取要匯入的資料夾] 中，按一下想要匯入的資料所在的資料夾。

    如果資料夾包含子資料夾，並且您想要將此資料包含在匯入程序中，請按一下以選取 [含子資料夾] 核取方塊。如果匯入目的地是目前選取的資料夾，請按一下 [匯入項目到目前的資料夾]。如果不是的話，請按一下 [匯入項目到以下的資料夾]。這個選項會在選取的目的地資料夾中建立相符的項目。
  6. 按一下 [完成]。
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如何使用「個人資料夾備份」公用程式自動備份 .pst 檔案

Microsoft 已發行自動備份 .pst 檔案的公用程式。如果要取得此公用程式，請造訪下列 Microsoft 網站：
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=8b081f3a-b7d0-4b16-b8af-5a6322f4fd01&DisplayLang=en (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=8b081f3a-b7d0-4b16-b8af-5a6322f4fd01&DisplayLang=en)
如需有關「個人資料夾備份」公用程式的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
238782? (http://support.microsoft.com/kb/238782/ ) OL2000：如何自動備份您的個人資料夾檔案
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如何備份 Outlook 設定檔案

如果您想要將自訂設定複製到另一台使用 Outlook 的電腦，則您可能會想要將下列檔案包含在備份中：
  • Outcmd.dat - 本檔案儲存工具列和功能表設定。
  • Profile Name.fav - 此為包含 Outlook 功能區設定的「我的最愛」檔案。
  • Profile Name.htm - 這個檔案會儲存 HTML 自動簽名。
  • Profile Name.rtf - 這個檔案會儲存 RTF 格式自動簽名。
  • Profile Name.txt - 這個檔案會儲存純文字格式自動簽名。

    注意 如果您使用 Microsoft Word 做為電子郵件編輯器，簽名就會以自動圖文集項目的形式儲存在 Normal.dot 中。因此，您應該也要備份 Normal.dot 檔案。
資料夾設計內容包含篩選器、描述、表單以及檢視，這些項目會整合到所在的資料夾中。如果您將項目從 .pst 檔案匯出至另一個 .pst 檔案，設計內容將不會保留下來。如果要備份這項資訊，請參閱「Microsoft Office Outlook 說明」中的＜複製資料夾設計＞主題。

注意「個人資料夾備份」公用程式不會備份這些設定檔案。
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如何匯出和匯入規則

您可以透過匯出「規則精靈規則」備份這些規則，以便日後使用。如果要匯出您的規則，請依照下列步驟執行：
  1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [規則精靈]。
  2. 按一下 [選項]。
  3. 按一下 [匯出]，然後指定所匯出規則的檔案名稱。檔案的副檔名為 .rwz。
如果要匯入先前定義的規則，請依照下列步驟執行：
  1. 在 Outlook 功能區中，按一下 [收件匣]。
  2. 在 [工具] 功能表上，按一下 [規則精靈]。
  3. 按一下 [選項]。
  4. 按一下 [匯入規則]。
  5. 在 [檔案名稱] 方塊中，輸入現有規則所在的路徑與檔案名稱。根據預設，規則會儲存在副檔名為 .rwz 的檔案中。
  6. 按一下 [開啟]。
如需有關如何匯出和匯入規則的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
196206? (http://support.microsoft.com/kb/196206/ ) OL2000: How to Import Existing Rules into the Rules Wizard
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如何管理 .pst 檔案

本節說明一些其他的備份和複製方法。

複製 .pst 檔案

您可以使用 .pst 檔案，並將檔案從一台電腦複製到另一台電腦。但是，.pst 檔案可能會變得很大。.pst 檔案可能會因為太大而無法複製到磁碟片中。在此情況下，您可以使用 Windows 備份程式或其他備份公用程式、光碟機或 DVD 磁碟機，或者網路連線。

如何複製 [行事曆] 資料夾、[連絡人] 資料夾和 [工作] 資料夾等特定資料夾

.pst 檔案太大通常是由於儲存在 [收件匣]、[刪除的郵件] 和其他郵件儲存資料夾中所儲存的郵件所造成。如果只要共用您的行事曆、連絡人和工作，而不共用郵件資料夾，請依照下列步驟執行。

注意 請在要共用 .pst 檔案資訊的兩台電腦上執行這些步驟。
  1. 定義第二個 .pst 檔案：
    1. 在 [檔案] 功能表上，指向 [新增]，然後按一下 [個人資料夾檔案 (.pst)]。
    2. 為這個新的 .pst 檔案輸入唯一名稱。例如，輸入 Shared.pst，然後按一下 [建立]。
    3. 為該 .pst 檔案輸入 [顯示名稱] (例如共用資料夾)，然後按一下 [確定]。
    4. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [結束並登出]，結束 Outlook。
  2. 將現有的行事曆、連絡人和工作項目複製到新的資料夾：
    1. 在 [檢視] 功能表上，按一下 [資料夾清單] 以顯示資料夾清單。

      注意 這個選項可能已經啟用。
    2. 在 [資料夾清單] 中，用滑鼠右鍵按一下 [行事曆] 資料夾，然後按一下 [複製行事曆]。
    3. 在 [複製資料夾] 對話方塊中，按一下您在步驟 1c 中命名的 Personal Folders 檔案，然後按一下 [確定]。
    4. 針對 [連絡人] 資料夾和 [工作] 資料夾重複執行步驟 2a 和 2b。

      現在，新的 Shared Folders 檔案中應該會有 [行事曆] 資料夾、[連絡人] 資料夾和 [工作] 資料夾。

      重要 在您繼續執行之前，請先驗證這些新資料夾是否包含原始資料夾中包含的所有項目。
  3. 移除舊有 [行事曆] 資料夾、[連絡人] 資料夾和 [工作] 資料夾的內容。

    雖然移除舊有 [行事曆] 資料夾、[連絡人] 資料夾和 [工作] 資料夾的內容會讓您只剩下一組資料夾要管理，但這也表示您不會再收到那些資料夾中的項目提醒或自動更新。這個行為之所以發生，是因為資料夾不在您預設的傳遞點中。

    下列步驟是選擇性的。在您繼續執行之前，請先仔細考慮這些步驟。
    1. 按一下舊有的 [行事曆] 資料夾，然後在 [目前檢視] 視窗中按一下 [目前約會]。
    2. 在 [編輯] 功能表上，按一下 [全選]。
    3. 用滑鼠右鍵按一下選取的項目，然後按一下 [刪除]。
    4. 按一下舊有的 [連絡人] 資料夾。
    5. 在 [編輯] 功能表上，按一下 [全選]。
    6. 用滑鼠右鍵按一下選取的項目，然後按一下 [刪除]。
    7. 按一下舊有的 [工作] 資料夾。
    8. 在 [編輯] 功能表上，按一下 [全選]。
    9. 用滑鼠右鍵按一下選取的項目，然後按一下 [刪除]。
現在，當行事曆、連絡人和工作在您新的共用資料夾組中時，仍然會有郵件傳遞至原始的個人資料夾組。這個新的共用資料夾組 (Shared.pst) 可能會比較小，可複製到光碟在兩台電腦間進行傳輸。

如何使用「網路資料夾」共用 Outlook 項目

在 Outlook 98 或 Outlook 2000 中使用「網路資料夾」功能的共用解決方案非常有限。接收的電腦必須執行 Outlook 且必須使用 Internet 郵件連線。[網路資料夾] 選項無法讓您共用整個 .pst 檔案。此外，「網路資料夾」還限制每個資料夾最多只能包含 2 MB 的資料。但是，您可以在使用「網路資料夾」共用資訊的兩台電腦間共用和同步處理連絡人、行事曆和工作。 如需有關如何使用「網路資料夾」的詳細資訊，請按一下下面的文件編號，檢視「Microsoft 知識庫」中的文件：
195867? (http://support.microsoft.com/kb/195867/ ) OL2000：如何使用 [網路資料夾]
注意 Outlook 2002 或 Outlook 2003 中並未提供「網路資料夾」功能。
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如需有關如何複製檔案的詳細資訊，請在 Windows 95/98「說明索引」中搜尋「複製，檔案或資料夾」以檢視相關主題。
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這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
  • Microsoft Outlook 98 Standard Edition
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