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Resumen

Puede utilizar la función Combinar correspondencia en Microsoft Word para crear una lista de datos ordenados y separados por una categoría determinada. Este artículo proporciona instrucciones y un ejemplo que puede utilizar para crear dicha lista.

Cómo configurar el archivo de datos

Ordene el archivo de datos para que todos los registros con el mismo valor para la clave de la categoría del campo (el campo en el que se basa la ordenación) aparezcan juntos, como se muestra en el siguiente archivo de datos de ejemplo. La siguiente lista de ejemplo se ordena por el campo City (City es el campo clave en este ejemplo):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Cómo configurar el documento principal

Nota: < ENTRAR > designa una marca de párrafo en el siguiente ejemplo. Para escribir una marca de párrafo, presione ENTRAR.

Para configurar el documento principal como un catálogo, siga estos pasos:

  1. Abra un nuevo documento en blanco y, a continuación, en el menú Herramientas , haga clic en Combinar correspondencia.

  2. En el Asistente para combinar correspondencia, haga clic en creary, a continuación, haga clic en catálogo.

  3. Haga clic en Nuevo documento principal cuando se le pida.

  4. En el Asistente para combinar correspondencia, haga clic en Obtener datosy, a continuación, haga clic en Abrir origen de datos para adjuntar el archivo de datos (use el archivo de ejemplo que creó en la sección "Cómo para establecer el archivo de datos" de este artículo).

  5. Insertar los siguientes campos para comparar el contenido de cada registro de campo clave con el contenido del siguiente registro de campo clave para determinar si el contenido del campo clave cambia desde un registro de datos a la siguiente.

NOTA: este ejemplo utiliza los datos de ejemplo de la sección "Cómo para establecer el archivo de datos" de este artículo. Para insertar las llaves de campo, presione CTRL+F9.


{ IF MERGESEQ } { = "1" "{ MERGEFIELD City }" "" < ENTRAR > }
{ Conjunto Place1 MERGEFIELD Ciudad de { }}< ENTRAR >
{ Si Place2 { } <> { Place1 }"< ENTRAR >
{ MERGEFIELD City }< ENTRAR >
<ENTER>
{ Empleado MERGEFIELD } { ventas MERGEFIELD }"" empleado MERGEFIELD{ } { ventas MERGEFIELD }" } { conjunto Place2 { MERGEFIELD City }}< ENTRAR >
Los campos que aparecen en este ejemplo producen un catálogo listado en la misma página, como sigue:

Atlanta

Smith $3.000
Puertas de $50.000
Henderson $10.000

Houston

Jones $8.000
Kelley US$ 9.000
Peterson $0

Cómo forzar que cada categoría nueva a una página nueva

El campo clave de este ejemplo es { MERGEFIELD City }. Cuando cambia el valor de Ciudad en el archivo de datos a una ciudad diferente, se agrega una página nueva a los resultados combinados y continúa la operación de combinación en la parte superior de la página siguiente. Para insertar las llaves de campo, presione CTRL+F9.

{ Si { } de MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD City }" "" < ENTRAR >}
{ Conjunto Place1 MERGEFIELD Ciudad de { }}< ENTRAR >
{ Si Place2 { } <> { Place1 }"< ENTRAR >
---Salto de página---
{ MERGEFIELD City }< ENTRAR >
<ENTER>
{ Empleado MERGEFIELD } { ventas MERGEFIELD }"" empleado MERGEFIELD{ } { ventas MERGEFIELD }" } { conjunto Place2 { MERGEFIELD City }}< ENTRAR >
Nota: para insertar un salto de página, presione CTRL+ENTRAR, o haga clic en Salto en el menú Insertar, seleccione Salto de página y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Los campos que aparecen en este ejemplo producen un catálogo listado en páginas independientes como sigue:

Atlanta

Smith $3.000
Puertas de $50.000
Henderson $10.000

---Salto de página---
Houston

Jones $8.000
Kelley US$ 9.000
Peterson $0

Cómo dar formato al campo clave

El campo clave de este ejemplo es {MERGEFIELD City}. Para dar formato al resultado de {MERGEFIELD City} todas las letras mayúsculas, puede insertar el conmutador de formato \ * superior. Para insertar las llaves de campo, presione CTRL+F9.

{ Si { } de MERGESEQ = "1" "{ MERGEFIELD City \ * Upper }" "" < ENTRAR > }
{ Conjunto Place1 MERGEFIELD Ciudad de { }}< ENTRAR >
{ IF Place2 { } <> { Place1 }"< ENTRAR >
{ MERGEFIELD City \ * Upper }< ENTRAR >
<ENTER>
{ Empleado MERGEFIELD } { ventas MERGEFIELD }"" empleado MERGEFIELD{ } { ventas MERGEFIELD }" } { conjunto Place2 { MERGEFIELD City }}< ENTRAR >
Los campos que aparecen en este ejemplo producen un catálogo listado en la misma página, con la ciudad en las letras mayúsculas, como sigue:

ATLANTA

Smith $3.000
Puertas de $50.000
Henderson $10.000

HOUSTON

Jones $8.000
Kelley US$ 9.000
Peterson $0
Nota: puede aplicar un formato diferente para el campo de clave { MERGEFIELD City }, al seleccionar todo el campo (incluyendo las llaves de campo {}) y da formato al campo como prefiera. Para dar formato al campo, haga clic en fuente en el menú formato .


Cómo funciona este proceso

El primer campo IF de estos ejemplos inserta el nombre de la ciudad y un carácter de retorno (< ENTRAR >) para el primer registro en la combinación de correspondencia. Para todos los registros subsiguientes, este campo IF no inserta nada (""). Reconoce el primer registro de correspondencia comparando el campo MERGESEQ (que devuelve el número de secuencia para el registro actual) al numeral "1".

El segundo campo IF inserta un carácter de retorno (o un salto de página si se fuerza cada ciudad a una nueva página), el nombre de la ciudad, dos más devuelven caracteres, el nombre del empleado y el importe de ventas (en ese orden), sólo si el campo IF determina que el registro actual incluye una ciudad nombre que es diferente del registro anterior. Si se determina que el registro actual incluye un nombre de ciudad que es el mismo que el registro anterior, inserta sólo el siguiente nombre de empleado y el importe de ventas.

Este campo IF reconoce el nuevo nombre de ciudad comparando el texto de los marcadores especificados en los dos campos del conjunto. El texto del marcador "Place1" siempre es igual al campo City del registro actual y el texto del marcador "Place2" es igual al campo City del registro anterior.

Referencias

Para obtener más información acerca de campos IF, haga clic en Ayuda de Microsoft Word en el
Menú Ayuda , escriba códigos de campo: campo IF en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.

Para obtener más información acerca de los campos MERGESEQ, haga clic en Ayuda de Microsoft Word en el
Menú Ayuda , escriba códigos de campo: campo MERGESEQ en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.

Para obtener más información acerca del campo SET, haga clic en Ayuda de Microsoft Word en el
Menú Ayuda , escriba códigos de campo: campo SET en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.

Para obtener más información acerca de los modificadores de campo generales, haga clic en Ayuda de Microsoft Word en el menú Ayuda , escriba modificadores generales en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver el tema.

Para obtener información adicional acerca de combinaciones de correspondencia, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:

212322 Cómo: diseñar y configurar los datos de combinación de correspondencia en Microsoft Word 2000

212329 WD2000: cómo utilizar Combinar correspondencia para crear una carta modelo

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