Περιγραφή και παραδείγματα επικύρωσης δεδομένων στο Excel

Μεταφράσεις άρθρων Μεταφράσεις άρθρων
Αναγν. άρθρου: 211485 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Για μια έκδοση αυτού του άρθρου που αφορά το Microsoft Excel 97, ανατρέξτε στο άρθρο 159252.
Για την έκδοση αυτού του άρθρου που αφορά το Microsoft Excel 98 Macintosh Edition, ανατρέξτε στο άρθρο 181323.
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Η επικύρωση δεδομένων είναι μια δυνατότητα που υπάρχει διαθέσιμη στο Microsoft Excel. Σας επιτρέπει να εκτελέσετε τις ακόλουθες ενέργειες:
  • Να δημιουργήσετε μια λίστα καταχωρήσεων που περιορίζει τις επιτρεπόμενες τιμές σε ένα κελί.
  • Να δημιουργήσετε ένα μήνυμα προτροπής, το οποίο να εξηγεί το είδος των δεδομένων που επιτρέπονται σε ένα κελί.
  • Να δημιουργείτε μηνύματα τα οποία εμφανίζονται όταν καταχωρούνται εσφαλμένα δεδομένα.
  • Να ελέγχετε για εσφαλμένες καταχωρήσεις, χρησιμοποιώντας τη γραμμή εργαλείων Έλεγχος (Auditing).
  • Να ορίζετε μια σειρά αριθμητικών τιμών, οι οποίες είναι δυνατό να εισαχθούν σε ένα κελί.
  • Να καθορίζετε αν μια καταχώρηση είναι έγκυρη με βάση έναν υπολογισμό άλλου κελιού.

Περισσότερες πληροφορίες

Αυτό το άρθρο περιγράφει ορισμένους τρόπους χρήσης της δυνατότητας επικύρωσης δεδομένων στο Microsoft Excel καθώς και παραδείγματα για την επεξήγηση του τρόπου υλοποίησης αυτής της δυνατότητας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Τα παρακάτω παραδείγματα υποθέτουν ότι εργάζεστε με ένα νέο βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel, και ότι μπορείτε να ξεκινήσετε με το πρώτο παράδειγμα και να συνεχίσετε με τα υπόλοιπα παραδείγματα, με τη σειρά που παρουσιάζονται.

Δημιουργία μιας λίστας επιτρεπόμενων καταχωρήσεων στο κελί

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με τις καταχωρήσεις που θα γίνονται αποδεκτές σε ένα κελί ενός φύλλου εργασίας. Στη συνέχεια, μπορείτε να περιορίσετε το κελί έτσι ώστε να κάνει αποδεκτές μόνο τις καταχωρήσεις που λαμβάνονται από τη λίστα, χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα επικύρωσης δεδομένων.

Για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα και να θέσετε περιορισμούς για τις τιμές του κελιού που αφορούν αυτές τις καταχωρήσεις, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Επιλέξτε το κελί A1.
  2. Στο μενού Δεδομένα (Data), κάντε κλικ στην εντολή Επικύρωση (Validation).
  3. Στην καρτέλα Ρυθμίσεις (Settings), κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα (List) της αναπτυσσόμενης λίστας Αποδοχή (Allow).
  4. Από προεπιλογή, είναι επιλεγμένα τα πλαίσια ελέγχου Παράβλεψη κενής (Ignore blank) και Αναπτυσσόμενη εντός του κελιού (In-cell Dropdown) . Μην τα αλλάξετε.
  5. Στο πλαίσιο Προέλευση (Source), πληκτρολογήστε a,b,c.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε επίσης να καταχωρήσετε μια περιοχή με όνομα ή μια αναφορά κελιού εάν περιέχει μια λίστα τιμών. Μπροστά και από τα δύο πρέπει να προηγείται το σύμβολο ισότητας.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Το κελί A1 εμφανίζει τώρα δίπλα του μια αναπτυσσόμενη λίστα την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιλέξετε την τιμή που θα καταχωρήσετε στο κελί.
  7. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα στοιχεία που περιέχει.
Αυτή η τιμή θα καταχωρηθεί στο κελί.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να καταχωρήσετε με μη αυτόματο τρόπο τα στοιχεία "a", "b" ή "c", (χωρίς εισαγωγικά) στο κελί. Δεν χρειάζεται να τα επιλέξετε από τη λίστα. Εάν επιχειρήσετε να καταχωρήσετε με μη αυτόματο τρόπο οτιδήποτε άλλο εκτός από αυτές τις τιμές, εμφανίζεται ένα μήνυμα διακοπής και δεν είστε σε θέση να διατηρήσετε την τιμή σε αυτό το κελί. Οι μοναδικές σας επιλογές είναι Επανάληψη (Retry) ή Άκυρο (Cancel).

Δημιουργία ενός μηνύματος προτροπής που εξηγεί τον τύπο των δεδομένων που επιτρέπονται σε ένα κελί

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μήνυμα που εξηγεί τον τύπο των δεδομένων που επιτρέπεται να καταχωρηθούν σε ένα κελί. Όταν επιλέξετε το κελί, το μήνυμα εμφανίζεται δίπλα στο κελί. Μπορείτε να μετακινήσετε το μήνυμα, αν είναι απαραίτητο και αυτό παραμένει μέχρι να μετακινηθείτε σε ένα άλλο κελί ή να πιέσετε το πλήκτρο ESC. Εάν είναι ορατός ο "Βοηθός του Office" (Office Assistant), το μήνυμα εμφανίζεται σε ένα πλαίσιο επάνω από το βοηθό του Office (Office Assistant).

Συνεχίζοντας με το προηγούμενο παράδειγμα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Επιλέξτε το κελί A1.
  2. Στο μενού Δεδομένα (Data), κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση (Validation) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Μήνυμα εισαγωγής (Input Message).

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση του μηνύματος εισαγωγής κατά την επιλογή του κελιού (Show input message when cell is selected).
  3. Στο πλαίσιο Τίτλος (Title), πληκτρολογήστε Λίστα για το κελί A1 (List for cell A1).

    Αυτός είναι ο τίτλος του πλαισίου μηνύματος που εμφανίζεται. Το κείμενο εμφανίζεται με έντονη γραφή.
  4. Στο πλαίσιο Μήνυμα εισαγωγής (Input Message), πληκτρολογήστε Επιλέξτε a, b ή c από την αναπτυσσόμενη λίστα (Please select either a, b or c from the drop-down list).

    Αυτό είναι το σώμα του μηνύματος που εμφανίζεται.
  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Το μήνυμα εμφανίζεται επειδή έχετε επιλέξει το κελί A1.
  6. Επιλέξτε το κελί A10.

    Η αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στο κελί A1 και το μήνυμα για το κελί A1 εξαφανίζονται.
  7. Επιλέξτε το κελί A1.

    Τόσο η αναπτυσσόμενη λίστα όσο και το μήνυμα προτροπής εμφανίζονται δίπλα στο κελί A1.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν είναι ορατός ο "Βοηθός του Office" (Office Assistant), το μήνυμα προτροπής εμφανίζεται σε ένα πλαίσιο επάνω από το βοηθό του Office (Office Assistant).
  8. Μετακινήστε το μήνυμα σε άλλη θέση του φύλλου εργασίας.

    Όταν επιλέξετε ένα άλλο κελί και, στη συνέχεια, επιλέξετε ξανά το κελί A1, το μήνυμα εμφανίζεται στη νέα του θέση.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν υπάρχει τρόπος να αλλάξετε τη μορφοποίηση αυτού του μηνύματος.

Δημιουργία μηνύματος που εμφανίζεται όταν καταχωρούνται εσφαλμένα δεδομένα

Το στυλ του μηνύματος λάθους του Microsoft Excel που εμφανίζεται όταν πληκτρολογήσετε εσφαλμένα δεδομένα καθορίζει αν οι περιορισμοί έχουν τεθεί σε ισχύ. Μπορείτε να εμφανίσετε ένα μήνυμα το οποίο αποτρέπει την εισαγωγή τιμών δεδομένων εκτός από αυτών που έχουν καθοριστεί. Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε επεξηγηματικά και προειδοποιητικά μηνύματα, τα οποία σας επιτρέπουν να καταχωρείτε δεδομένα εκτός κλίμακας ή μπορείτε να θέσετε όρια στα δεδομένα αλλά να μην εμφανίζονται καθόλου μηνύματα.

Συνεχίζοντας με το προηγούμενο παράδειγμα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Επιλέξτε το κελί A1.
  2. Στο μενού Δεδομένα (Data), κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση (Validation) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προειδοποιητικό μήνυμα (Error Alert).

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση προειδοποιητικού μηνύματος μετά την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων (Show error alert after invalid data is entered).

    Δημιουργία προειδοποιητικού μηνύματος διακοπής

    Εάν δημιουργήσετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα διακοπής και, στη συνέχεια, καταχωρήσετε εσφαλμένα δεδομένα στο κελί, οι μοναδικές σας επιλογές είναι Επανάληψη (Retry) ή Άκυρο (Cancel) και δεν επιτρέπεται να καταχωρήσετε μη έγκυρα δεδομένα στο κελί.

    • Στη λίστα Στυλ (Style), κάντε κλικ στην εντολή Διακοπή (Stop).
    • Στο πλαίσιο Τίτλος (Title), πληκτρολογήστε Προειδοποίηση για το κελί A1 (Warning for cell A1). Αυτός είναι ο τίτλος του πλαισίου μηνύματος που εμφανίζεται.
    • Στο πλαίσιο επεξεργασίας Προειδοποιητικό μήνυμα (Error Message), καταχωρήστε το στοιχείο Οι μοναδικές διαθέσιμες τιμές για το κελί A1 είναι οι a, b ή c (The only allowable values for cell A1 are a, b, or c). Αυτό είναι το σώμα του μηνύματος που εμφανίζεται και περιορίζεται στους 225 χαρακτήρες.
    • Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  3. Καταχωρήστε με μη αυτόματο τρόπο το στοιχείο t, στο κελί A1.

    Εμφανίζεται το προειδοποιητικό μήνυμα που δημιουργήσατε και οι μοναδικές σας επιλογές είναι Επανάληψη (Retry) ή Άκυρο (Cancel).
  4. Κάντε κλικ στην εντολή Άκυρο (Cancel) του πλαισίου μηνύματος Προειδοποιητικό μήνυμα (Stop Alert).
  5. Επιλέξτε το κελί A1.
  6. Στο μενού Δεδομένα (Data), κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση (Validation) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προειδοποιητικό μήνυμα (Error Alert).

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση προειδοποιητικού μηνύματος μετά την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων (Show error alert after invalid data is entered).

    Δημιουργία προειδοποιητικού μηνύματος

    Εάν δημιουργήσετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα και καταχωρήσετε εσφαλμένα δεδομένα στο κελί, οι επιλογές που έχετε είναι λίγο πιο ευέλικτες από αυτές ενός προειδοποιητικού μηνύματος. Ένα προειδοποιητικό μήνυμα έχει τρεις επιλογές: Ναι (Yes), για να επιτρέπεται η καταχώρηση μη έγκυρων δεδομένων, Όχι (No), για να έχετε μια ευκαιρία να καταχωρήσετε μη έγκυρα δεδομένα και Άκυρο (Cancel), για να καταργήσετε την μη έγκυρη καταχώρηση.

    • Στη λίστα Στυλ (Style), κάντε κλικ στην εντολή Προειδοποίηση (Warning).
    • Στο πλαίσιο Τίτλος (Title), πληκτρολογήστε Προειδοποίηση για το κελί A1 (Warning for cell A1). Αυτός είναι ο τίτλος του πλαισίου μηνύματος που εμφανίζεται.
    • Στο πλαίσιο Προειδοποιητικό μήνυμα (Error Message), πληκτρολογήστε Οι μοναδικές διαθέσιμες τιμές για το κελί A1 είναι οι a, b ή c (The only allowable values for cell A1 are a, b, or c). Αυτό είναι το σώμα του μηνύματος που εμφανίζεται και περιορίζεται στους 225 χαρακτήρες.
    • Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  7. Καταχωρήστε με μη αυτόματο τρόπο το στοιχείο j, στο κελί A1.

    Το προειδοποιητικό μήνυμα εμφανίζεται και σας ρωτά αν θέλετε να συνεχίσετε (Continue).
  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes).

    Η μη έγκυρη τιμή "j" καταχωρείται στο κελί A1.
  9. Επιλέξτε το κελί A1.
  10. Στο μενού Δεδομένα (Data), κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση (Validation) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προειδοποιητικό μήνυμα (Error Alert).

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση προειδοποιητικού μηνύματος μετά την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων (Show error alert after invalid data is entered).

    Δημιουργία ενός προειδοποιητικού μηνύματος πληροφοριών

    Εάν δημιουργήσετε ένα μήνυμα πληροφοριών και καταχωρήσετε μη έγκυρα δεδομένα στο κελί, οι επιλογές σας είναι οι περισσότερο ευέλικτες. Όταν εμφανιστεί ένα προειδοποιητικό μήνυμα πληροφοριών, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε την μη έγκυρη τιμή ή μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Άκυρο (Cancel) για να την απορρίψετε.

    • Στη λίστα Στυλ (Style), κάντε κλικ στην εντολή Πληροφορίες (Information).
    • Στο πλαίσιο Τίτλος (Title), πληκτρολογήστε Προειδοποίηση για το κελί A1 (Warning for cell A1). Αυτός είναι ο τίτλος του πλαισίου μηνύματος που εμφανίζεται.
    • Στο πλαίσιο Προειδοποιητικό μήνυμα (Error Message), πληκτρολογήστε Οι μοναδική διαθέσιμη τιμή για το κελί A1 είναι η a, η b ή η c (The only allowable value for cell A1 are a, b, or c). Αυτό είναι το σώμα του μηνύματος που εμφανίζεται και περιορίζεται στους 225 χαρακτήρες.
    • Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  11. Καταχωρήστε με μη αυτόματο τρόπο το στοιχείο p, στο κελί A1.

    Το προειδοποιητικό μήνυμα πληροφοριών που δημιουργήσατε εμφανίζεται και σας ζητά να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε την τιμή που καταχωρήσατε.
  12. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η μη έγκυρη τιμή "p" καταχωρείται στο κελί A1.

Έλεγχος για μη έγκυρες τιμές με τη χρήση της γραμμής εργαλείων ελέγχου

Μετά την καταχώρηση των δεδομένων σας, μπορείτε να αναζητήσετε καταχωρήσεις έξω από τα όρια που έχετε θέσει. Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Περικύκλωση μη έγκυρων δεδομένων (Circle Invalid Data) της γραμμής εργαλείων Έλεγχος (Auditing), εμφανίζονται κύκλοι γύρω από τα κελιά που περιέχουν εσφαλμένες καταχωρήσεις. Εάν διορθώσετε μια μη έγκυρη καταχώρηση, ο κύκλος εξαφανίζεται.

Συνεχίζοντας με το προηγούμενο παράδειγμα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Από το μενού Εργαλεία (Tools), κάντε κλικ στην εντολή Προσαρμογή (Customize).
  2. Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή (Format), κάντε κλικ στην καρτέλα Γραμμές εργαλείων (Toolbars).
  3. Στη λίστα Γραμμές εργαλείων (Toolbars), κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Έλεγχος (Auditing) (στην περίπτωση που δεν είναι ήδη επιλεγμένο) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Κλείσιμο (Close).
  4. Στη γραμμή εργαλείων Έλεγχος (Auditing), κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου Περικύκλωση μη έγκυρων δεδομένων (Circle Invalid Data). Το κελί A1 εμφανίζεται μέσα σε κύκλο.
  5. Επιλέξτε το κελί A1.
  6. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο κελί A1 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μία από τις καταχωρήσεις της λίστας. Ο κύκλος εξαφανίζεται.

Ορισμός μιας περιοχής αριθμητικών τιμών, οι οποίες επιτρέπεται να καταχωρηθούν σε ένα κελί

Μπορείτε να θέσετε όρια για τα δεδομένα που επιτρέπεται να καταχωρηθούν σε ένα κελί, μπορείτε να θέσετε ελάχιστα ή μέγιστα ή να ελέγξετε την επίδραση που μπορεί να έχει μια καταχώρηση σε ένα άλλο κελί.

  1. Επιλέξτε το κελί A5.
  2. Στο μενού Δεδομένα (Data), κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση (Validation) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις (Settings).
  3. Στη λίστα Αποδοχή (Allow), κάντε κλικ στην επιλογή Ακέραιος αριθμός (Whole number).
  4. Στο λίστα Δεδομένα (Data), κάντε κλικ στο στοιχείο μεταξύ (between)..
  5. Στο πλαίσιο Ελάχιστη (Minimum), καταχωρήστε τον αριθμό 1.
  6. Στο πλαίσιο Μέγιστη (Maximum), καταχωρήστε τον αριθμό 10.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αναφορές κελιών για τα βήματα 5 και 6 για να καθορίσετε κελιά που περιέχουν τις ελάχιστες και τις μέγιστες τιμές.
  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  8. Καταχωρήστε την τιμή 3 στο κελί A5. Η τιμή καταχωρείται χωρίς σφάλμα.
  9. Καταχωρήστε την τιμή 33 στο κελί A5.

    Επειδή οι ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων που δημιουργήσατε για το κελί A1 (ένα προειδοποιητικό μήνυμα πληροφοριών) δεν ισχύουν για αυτά του κελιού A5, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα (το οποίο είναι η προεπιλεγμένη τιμή) και οι μοναδικές σας επιλογές είναι να κάνετε κλικ στις εντολές Επανάληψη (Retry) ή Άκυρο (Cancel).
  10. Κάντε κλικ στο κουμπί Άκυρο (Cancel). Η τιμή 3 εμφανίζεται στο κελί.

Διαπίστωση αν η καταχώρηση είναι έγκυρη βάσει ενός υπολογισμού σε ένα άλλο κελί

Στο παράθυρο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο, μια έκφραση ή μια αναφορά σε έναν υπολογισμό άλλου κελιού προκειμένου να διαπιστώσετε αν η καταχώρηση που κάνετε είναι έγκυρη.
  1. Καταχωρήστε την τιμή 1 στο κελί B10.
  2. Επιλέξτε το κελί A10.
  3. Στο μενού Δεδομένα (Data), κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση (Validation) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις (Settings).
  4. Στη λίστα Αποδοχή (Allow), κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή (Custom).
  5. Στο πλαίσιο Τύπος (Formula) καταχωρήστε τον ακόλουθο τύπο:

    =IF(A10>B10,TRUE,FALSE)

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ο τύπος που καταχωρείτε πρέπει να ξεκινά με το σύμβολο ισότητας και πρέπει να επιστρέφει το αποτέλεσμα "αληθής" ή "ψευδής". Δεν περιορίζεται στη συνάρτηση IF.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  7. Καταχωρήστε την τιμή -1 στο κελί A10.

    Εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα που αναφέρει ότι η τιμή δεν είναι έγκυρη.
  8. Κάντε κλικ στην επιλογή Επανάληψη (Retry).
  9. Καταχωρήστε την τιμή 3 στο κελί A10.

    Δεν λαμβάνετε κανένα μήνυμα λάθους εφόσον αυτή η τιμή είναι μεγαλύτερη από την τιμή που καταχωρήσατε στο κελί B10.

Αναφορές

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επικύρωση δεδομένων, κάντε κλικ στην εντολή Βοήθεια για το Microsoft Excel (Microsoft Excel Help) του μενού Βοήθεια (Help), πληκτρολογήστε επικύρωση δεδομένων (data validation) στην καρτέλα "Αναζήτηση" (Office Assistant ή Answer Wizard) και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση (Search) για να προβάλετε τα θέματα που επιστρέφονται.

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 211485 - Τελευταία αναθεώρηση: Πέμπτη, 21 Φεβρουαρίου 2008 - Αναθεώρηση: 3.2
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Excel 2000 Standard Edition
  • Microsoft Excel 2002 Standard Edition
Λέξεις-κλειδιά: 
kbhowto kbualink97 kbfaq KB211485

Αποστολή σχολίων

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com