Beschrijving en voorbeelden van gegevensvalidatie in Excel

Gegevensvalidatie is een functie die beschikbaar is in Microsoft Excel. Met deze functie kunt u:

• Een lijst maken van de gegevens die de toegestane waarden in een cel beperken.
• Een bericht maken waarin het type gegevens dat in een cel is toegestaan, wordt uitgelegd.
• Berichten maken die verschijnen wanneer er onjuiste gegevens zijn ingevoerd.
• Controleren of er onjuiste gegevens zijn ingevoerd met de werkbalk Formules controleren.
• Een reeks numerieke waarden instellen die in een cel kunnen worden ingevoerd.
• Bepalen of een gegeven geldig is op basis van een berekening in een andere cel.

In dit artikel worden enkele manieren beschreven om de functie voor gegevensvalidatie in Microsoft Excel te gebruiken. Daarnaast worden er voorbeelden gegeven om toe te lichten hoe deze functie moet worden geïmplementeerd.

Opmerking in de onderstaande voorbeelden wordt ervan uitgegaan dat u met een nieuwe Microsoft Excel-werkmap werkt en dat u begint met het eerste voorbeeld en vervolgens de voorbeelden doorneemt in de volgorde waarin ze worden weergegeven.

Een lijst maken met toegestane gegevens voor de cel

U kunt een lijst maken met gegevens die u voor een bepaalde cel op een werkblad wilt toelaten. Vervolgens kunt u met de functie voor gegevensvalidatie de cel beperken zodat hierin uitsluitend gegevens uit de lijst worden geaccepteerd.

Ga als volgt te werk om een vervolgkeuzelijst te maken en de waarden in de cel tot deze gegevens te beperken:

1. Selecteer cel A1.
2. Open het menu Data en klik op Valideren.
3. Klik op het tabblad Instellingen op Lijst in de vervolgkeuzelijst Toestaan.
4. De selectievakjes Lege cellen negeren en Vervolgkeuzelijst in cel zijn standaard ingeschakeld. Schakel deze selectievakjes niet uit.
5. Typ a,b,c in het vak Bron.
   
   Opmerking U kunt ook een benoemd bereik of celverwijzing invoeren als deze een lijst met waarden bevatten. Deze moeten beide worden voorafgegaan door een gelijkteken.
6. Klik op OK.
   
   Naast cel A1 wordt nu een vervolgkeuzelijst weergegeven die u kunt gebruiken om de waarde te selecteren die in de cel moet worden ingevoerd.
7. Klik eerst op de vervolgkeuzelijst en vervolgens op een willekeurig item in de lijst.

Deze waarde wordt in de cel ingevoerd.

Opmerking U kunt ook handmatig 'a', 'b' of 'c' (zonder aanhalingstekens) in de cel invoeren; u hoeft deze waarden niet in de lijst te selecteren. Als u probeert handmatig een andere waarde in te voeren, verschijnt er een foutbericht en kan de waarde niet in deze cel blijven staan. U kunt dan kiezen tussen Opnieuw en Annuleren.

Een bericht maken waarin het type gegevens dat in een cel is toegestaan, wordt uitgelegd

U kunt een bericht maken waarin het type gegevens dat in een cel kan worden ingevoerd, wordt uitgelegd. Wanneer u de cel selecteert, wordt het bericht in de buurt van de cel weergegeven. U kunt dit bericht zo nodig verplaatsen en het bericht blijft op het scherm staan totdat u naar een andere cel gaat of op Esc drukt. Als de Office-assistent actief is, verschijnt het bericht in een ballon boven de Office-assistent.

Ga verder met het vorige voorbeeld en voer de volgende stappen uit:

1. Selecteer cel A1.
2. Klik op Valideren in het menu Data en klik vervolgens op het tabblad Invoerbericht.
   
   Opmerking Zorg ervoor dat het selectievakje Invoerbericht weergeven als de cel is geselecteerd is ingeschakeld.
3. Typ Lijst voor cel A1 in het vak Titel.
   
   Dit is de titel van het bericht dat wordt weergegeven. De tekst wordt vet weergegeven.
4. Typ in het vak Invoerbericht de tekst Selecteer a, b of c in de vervolgkeuzelijst.
   
   Dit is de hoofdtekst van het bericht dat wordt weergegeven.
5. Klik op OK.
   
   Het bericht wordt direct weergegeven omdat cel A1 is geselecteerd.
6. Selecteer cel A10.
   
   Zowel de vervolgkeuzelijst naast cel A1 als het bericht voor cel A1 verdwijnt.
7. Selecteer cel A1.
   
   Zowel de vervolgkeuzelijst als het bericht verschijnt naast cel A1.
   
   Opmerking Als de Office-assistent actief is, verschijnt het bericht in een ballon boven de Office-assistent.
8. Verplaats het bericht naar een andere locatie op het werkblad.
   
   Als u een andere cel selecteert en vervolgens nogmaals cel A1 selecteert, wordt het bericht op de nieuwe locatie weergegeven.
   
   Opmerking U kunt de opmaak van dit bericht niet wijzigen.

Een bericht maken dat verschijnt wanneer er onjuiste gegevens worden ingevoerd

De stijl van het foutbericht dat in Microsoft Excel wordt weergegeven wanneer u onjuiste gegevens invoert, bepaalt of de beperkingen van kracht worden. U kunt een bericht laten weergeven waarmee u voorkomt dat er andere gegevenswaarden dan de gespecificeerde waarden kunnen worden ingevoerd. Er kunnen ook verklarende berichten of waarschuwingen worden weergegeven die wel toestaan dat u gegevens buiten het bereik invoert, of u kunt beperkingen opstellen voor de gegevens zonder dat er berichten verschijnen.

Ga verder met het vorige voorbeeld en voer de volgende stappen uit:

1. Selecteer cel A1.
2. Klik op Valideren in het menu Data en klik vervolgens op het tabblad Foutmelding.
   
   Opmerking Controleer of het selectievakje Foutmelding weergeven na het invoeren van ongeldige gegevens is ingeschakeld.
   

   Een stopwaarschuwing maken

   Als u een stopwaarschuwing maakt en ongeldige gegevens in de cel invoert, kunt u alleen Opnieuw of Annuleren kiezen. Het is niet toegestaan om ongeldige gegevens in de cel in te voeren.
   
   
   1. Klik in de lijst Stijl op Stoppen.
   2. Typ Waarschuwing voor cel A1 in het vak Titel. Dit is de titel van het bericht dat wordt weergegeven.
   3. Typ De enige toegestane waarden voor cel A1 zijn a, b en c in het vak Foutbericht. Dit is de hoofdtekst van het bericht dat wordt weergegeven. Deze hoofdtekst mag uit maximaal 225 tekens bestaan.
   4. Klik op OK.
3. Typ t in cel A1.
   
   De stopwaarschuwing die u hebt gemaakt, wordt weergegeven en u kunt alleen Opnieuw of Annuleren kiezen.
4. Klik op Annuleren in het vak Stopwaarschuwing.
5. Selecteer cel A1.
6. Klik op Valideren in het menu Data en klik vervolgens op het tabblad Foutmelding.
   
   Opmerking Controleer of het selectievakje Foutmelding weergeven na het invoeren van ongeldige gegevens is ingeschakeld.
   

   Een waarschuwingsbericht maken

   Als u een waarschuwingsbericht maakt en vervolgens ongeldige gegevens in de cel invoert, hebt u iets meer keuzemogelijkheden dan bij een stopwaarschuwing. Bij een waarschuwingsbericht kunt u kiezen uit drie mogelijkheden: Ja, waardoor u toch ongeldige gegevens kunt invoeren; Nee, waardoor u de kans krijgt geldige gegevens in te voeren; en Annuleren, waardoor de ongeldige gegevens worden verwijderd.
   
   
   1. Klik in de lijst Stijl op Waarschuwing.
   2. Typ Waarschuwing voor cel A1 in het vak Titel. Dit is de titel van het bericht dat wordt weergegeven.
   3. Typ De enige toegestane waarden voor cel A1 zijn a, b en c in het vak Foutbericht. Dit is de hoofdtekst van het bericht dat wordt weergegeven. Deze hoofdtekst mag uit maximaal 225 tekens bestaan.
   4. Klik op OK.
7. Typ j in cel A1.
   
   Nu verschijnt het door u gemaakte waarschuwingsbericht met de vraag of u wilt doorgaan.
8. Klik op Ja.
   
   De ongeldige waarde 'j' wordt ingevoerd in cel A1.
9. Selecteer cel A1.
10. Klik op Valideren in het menu Data en klik vervolgens op het tabblad Foutmelding.
    
    Opmerking Controleer of het selectievakje Foutmelding weergeven na het invoeren van ongeldige gegevens is ingeschakeld.
    

    Een informatiebericht maken

    Als u een informatiebericht maakt en ongeldige gegevens in de cel invoert, hebt u de meeste keuzemogelijkheden. Wanneer een informatiebericht wordt weergegeven, kunt u klikken op OK om de ongeldige waarde te accepteren of op Annuleren om de waarde te weigeren.
    
    
    1. Klik in de lijst Stijl op Info.
    2. Typ Waarschuwing voor cel A1 in het vak Titel. Dit is de titel van het bericht dat wordt weergegeven.
    3. Typ De enige toegestane waarden voor cel A1 zijn a, b en c in het vak Foutbericht. Dit is de hoofdtekst van het bericht dat wordt weergegeven. Deze hoofdtekst mag uit maximaal 225 tekens bestaan.
    4. Klik op OK.
11. Typ p in cel A1.
    
    Nu verschijnt het door u gemaakte informatiebericht met de vraag of u de ingevoerde waarde wel of niet wilt accepteren.
12. Klik op OK.
    
    De ongeldige waarde 'p' wordt ingevoerd in cel A1.

Controleren op ongeldige gegevens met de werkbalk Controleren

Nadat uw gegevens zijn ingevoerd, kunt u zoeken naar gegevens die buiten de door u ingestelde grenzen vallen. Als u op de werkbalk Formules controleren klikt op Ongeldige gegevens omcirkelen, worden cellen met ongeldige gegevens omcirkeld. Als u een ongeldige waarde corrigeert, wordt de cirkel weggehaald.

Ga verder met het vorige voorbeeld en voer de volgende stappen uit:

1. Klik op Aanpassen in het menu Extra.
2. Klik in het dialoogvenster Aanpassen op het tabblad Werkbalken.
3. Schakel in de lijst Werkbalken het selectievakje Formules controleren in (als dat nog niet is gebeurd) en klik op Sluiten.
4. Klik op de werkbalk Formules controleren op de knop Ongeldige gegevens omcirkelen. Cel A1 wordt omcirkeld.
5. Selecteer cel A1.
6. Klik op de pijl naast cel A1 en vervolgens op een van de waarden in de lijst. De cirkel verdwijnt.

Een reeks numerieke waarden instellen die in een cel kunnen worden ingevoerd

U kunt de gegevens die in een cel kunnen worden ingevoerd, beperken. U kunt minimum- of maximumwaarden instellen of controleren welk effect een ingevoerde waarde op een andere cel kan hebben.

1. Selecteer cel A5.
2. Klik op Valideren in het menu Data en klik vervolgens op het tabblad Instellingen.
3. Selecteer Geheel getal in de lijst Toestaan.
4. Klik in de lijst Gegeven op tussen.
5. Typ 1 in het vak Minimum.
6. Typ 10 in het vak Maximum.
   
   Opmerking Voor stap 5 en 6 kunt u celverwijzingen gebruiken om cellen met de minimum- en maximumwaarde op te geven.
7. Klik op OK.
8. Geef de waarde 3 op in cel A5. De waarde wordt zonder fouten ingevoerd.
9. Geef de waarde 33 op in cel A5.
   
   Omdat de instellingen voor gegevensvalidatie die u hebt gemaakt voor cel A1 (een informatiebericht) niet van toepassing zijn op de instellingen voor cel A5, wordt er een stopwaarschuwing weergegeven (dit is de standaardwaarde) en kunt u alleen klikken op Opnieuw of Annuleren.
10. Klik op Annuleren. De waarde 3 wordt in de cel weergegeven.

Bepalen of ingevoerde waarden geldig zijn op basis van een berekening in een andere cel

In het dialoogvenster voor gegevensvalidatie kunt u een formule, een expressie of een verwijzing naar een berekening in een andere cel gebruiken om te bepalen of de waarde die u invoert, geldig is.

1. Geef de waarde 1 op in cel B10.
2. Selecteer cel A10.
3. Klik op Valideren in het menu Data en klik vervolgens op het tabblad Instellingen.
4. Klik in de lijst Toestaan op Aangepast.
5. Geef de volgende formule op in het vak Formule:
   
   =ALS(A10>B10;WAAR;ONWAAR)
   
   Opmerking De formule die u invoert, moet beginnen met een gelijkteken en moet het resultaat waar of onwaar opleveren. De formule is niet beperkt tot de ALS-functie.
6. Klik op OK.
7. Geef de waarde -1 op in cel A10.
   
   Er wordt een stopwaarschuwing weergegeven met de melding dat de waarde ongeldig is.
8. Klik op Opnieuw.
9. Geef de waarde 3 op in cel A10.
   
   Er wordt geen foutbericht weergegeven aangezien deze waarde groter is dan de waarde die u in cel B10 hebt ingevoerd.

Als u meer informatie wilt over gegevensvalidatie, klikt u op Microsoft Excel Help in het menu Help, typt u gegevensvalidatie in de Office-assistent of de Antwoordwizard en klikt u op Zoeken om de gevonden onderwerpen weer te geven.