说明和在 Excel 中的数据验证示例

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本文内容

概要

数据验证是一种功能,在 Excel 中可用。 它使您可以执行以下操作:
  • 请限制允许在单元格中值的项的列表。
  • 创建说明允许在单元格中的数据类型的一个提示消息。
  • 创建时输入了不正确的数据显示的消息。
  • 通过使用 审核 工具栏检查不正确的项。
  • 设置可以在单元格中输入的数字值的范围。
  • 确定条目是否有效基于在另一个单元格中的计算。

更多信息

本文介绍了一些方法,使用数据验证功能,在 Excel 中,以及示例来说明如何实现此功能。

: 下面的示例假定您正在使用新的 Microsoft Excel 工作簿和用户启动与第一个示例,并通过在其中显示的顺序示例继续进行。

创建允许在该单元格条目的列表

您可以使工作表上单元格的可接受该条目的列表。然后,您可以限制要接受来自列表中,通过使用数据验证功能的输入单元格。

若要创建下拉列表,并限制对这些项的单元格中的值,请按照下列步骤:

  1. 选择单元格 A1。
  2. 数据 菜单上单击 验证
  3. 设置 选项卡上单击 允许 下拉列表中的 列表
  4. 默认状态下,选择 忽略空值单元格的下拉列表 复选框。请不要更改它们。
  5. 来源 框中键入 一个,b c

    : 如果它包含的值的列表,您还可以输入已命名的区域或单元格引用。两者都必须在前面加等号。
  6. 单击 确定

    单元格 A1 现在有了它旁边的下拉列表,并使用此列表可以选择要在单元格中输入值。
  7. 单击下拉列表,然后单击包含的任何项目。
将在单元格中输入此值。

: 可以手动输入"a"、"b"或"c",(不带引号) 在该单元格 ; 您不必非要从列表中进行选择。如果试图手动输入任何其他这些值停止消息出现,您不能将值保留在该单元格。您的唯一选项是 重试,或 单击取消

创建一个提示的消息来说明允许在单元格中的数据的类型

您可以创建一条消息,说明可以在单元格中输入的数据的类型。当选择了该单元时单元格附近将出现该消息。如果有必要,和它保持,直到您移动到另一个单元格,或按 esc 键,您可以移动此消息。如果 Office 助手是可见的上面 Office 助手气球中会出现该消息。

继续前面的示例中,请按照下列步骤操作:
  1. 选择单元格 A1。
  2. 数据 菜单上单击 验证,然后单击 输入信息 选项卡。

    注意: 请确保选中 单元格被选中时显示输入的信息 复选框。
  3. 标题 框中键入 单元格 A1 的列表

    这就是为消息框显示的标题。它是以粗体文本。
  4. 输入消息 框中键入 请选择 a,b 或 c 从下拉列表下拉

    这是出现在邮件的正文。
  5. 单击 确定

    出现错误消息,因为选定的单元格 A1。
  6. 选择单元格 A10。

    下拉列表中下一步列出到单元格 A1 和两个消失的 A1 单元格的消息。
  7. 选择单元格 A1。

    下拉列表和提示消息会显示在单元格 A1 的旁边。

    : 如果 Office 助手是可见的提示消息会出现在上面 Office 助手气球中。
  8. 将邮件移动到工作表中的另一个位置。

    选择另一个单元格,并再次选择单元格 A1 时该消息将出现在新位置。

    注: 没有能更改此邮件的格式。

创建时输入不正确的数据是显示的消息

当您键入不正确的数据时,Microsoft Excel 将显示错误消息的样式决定是否实施此限制。您可以显示一条消息,则停止从输入除指定的数据值。您还可以显示说明性和警告消息,使您可以输入出的区域数据或您可以在数据上设置限制,但不是显示任何消息。

继续前面的示例中,请按照下列步骤操作:
  1. 选择单元格 A1。
  2. 数据 菜单上单击 验证,然后单击 错误通知 选项卡。

    注意: 请确保选中了 显示出错警告输入无效数据时 复选框。

    创建一个停止通知消息

    如果创建一条消息,通知停止,并在单元格中输入无效数据您唯一的选项将 重试,或 单击取消 ; 您 允许在单元格中输入无效数据。

    1. 样式 列表中单击 停止
    2. 标题 框中键入 单元格 A1 的警告。这就是为消息框显示的标题。
    3. 错误信息 编辑框输入 单元格 A1 的仅允许值是一个,b,或 c。这是邮件的显示并不能超过 225 个字符的正文。
    4. 单击 确定
  3. 手动输入 t,单元格 A1 中。

    显示您创建的停止通知消息,您仅有的选项 重试,或 单击取消
  4. 单击 停止通知 消息框上的 取消
  5. 选择单元格 A1。
  6. 数据 菜单上单击 验证,然后单击 错误通知 选项卡。

    注意: 请确保选中了 显示出错警告输入无效数据时 复选框。

    创建一个警告警报消息

    如果创建一条警告消息,并在单元格中输入无效数据所需的选项是比停止通知消息更灵活。警告警报消息有三个选项: ,,以允许输入无效数据 ; ,使您有机会输入有效的数据 ; 和 取消,删除无效的条目。

    1. 样式 列表中单击 警告
    2. 标题 框中键入 单元格 A1 的警告。这就是为消息框显示的标题。
    3. 错误消息 框中键入 单元格 A1 的仅允许值是一个,b,或 c。 这是邮件的显示并不能超过 225 个字符的正文。
    4. 单击 确定
  7. 手动输入单元格 A1 中的 j

    将出现创建该警告消息,询问是否要继续。
  8. 单击

    在单元格 A1 中输入"j"的无效值。
  9. 选择单元格 A1。
  10. 数据 菜单上单击 验证,然后单击 错误通知 选项卡。

    注意: 请确保选中了 显示出错警告输入无效数据时 复选框。

    创建一个信息性通知消息

    如果创建一条信息消息,并在单元格中输入无效数据所需的选项是最灵活的。将显示一个信息警报消息时您可以单击 确定 以接受值无效,也可以单击 $ 取消 以将其拒绝。

    1. 样式 列表中单击 信息
    2. 标题 框中键入 单元格 A1 的警告。这就是为消息框显示的标题。
    3. 错误消息 框中键入 仅允许单元格 A1 的值是一个,b,或 c。 这是邮件的显示并不能超过 225 个字符的正文。
    4. 单击 确定
  11. 手动输入单元格 A1 中的 p

    将出现创建该信息警报消息,询问是否要接受或拒绝您输入的值。
  12. 单击 确定

    在单元格 A1 中输入"p"的值无效。

检查使用审核工具栏的错误条目

输入您的数据后,您可以查找设置的限制之外的项。审核 工具栏单击 圈释无效数据 时包含不正确的项的单元格周围会出现圆圈。如果您更正无效输入项,该圆形会消失。

继续前面的示例中,请按照下列步骤操作:

  1. 工具 菜单上单击 自定义
  2. 自定义 对话框中单击 工具栏 选项卡。
  3. 工具栏 列表中单击以选中 审核 复选框 (如果它尚未选中),然后单击 关闭
  4. 审核 工具栏上单击 圈释无效数据 控件。单元格 A1 是带圆圈。
  5. 选择单元格 A1。
  6. 单击单元格 A1 旁的下拉箭头,然后单击列表中条目之一。该圆形会消失。

设置可以在单元格中进行输入的一个范围的数字值

您可以在单元格中输入的数据上放置限制,您可以设置的最小值与最大值或检查效果的项可能有另一个单元格上。

  1. 选择单元格 A5。
  2. 数据 菜单上单击 验证,然后单击 设置 选项卡。
  3. 允许 列表中单击 整个数字。
  4. 数据 列表中单击 之间
  5. 最小值 框中输入 1。
  6. 最大值 框中输入 10。

    : 可以使用步骤 5 和 6 的单元格引用来指定包含最小值和最大值的单元格。
  7. 单击 确定
  8. 在单元格 A5 中输入值 3。值输入而不会出现错误。
  9. 在单元格 A5 中输入值 33。

    因为您创建的数据有效性设置单元格 A1 (一个信息警报) 不会应用到的单元格 A5、 收到停止通知消息 (这是默认值) 和您的唯一选项是要单击 重试取消
  10. 单击 取消。3 的值将显示在该单元格中。

确定条目是否有效基于在另一个单元格的计算

在数据有效性对话框中可以使用公式、 表达式或计算的引用在另一个单元格中以确定您使该条目是否有效。
  1. 输入单元格 B10 中的值为 1。
  2. 选择单元格 A10。
  3. 数据 菜单上单击 验证,然后单击 设置 选项卡。
  4. 允许 列表中单击 自定义
  5. 公式 框中输入以下公式:

    =if(a10>b10,true,false)

    : 您输入的公式必须以等号开头,并且它的计算结果必须为真或假。它并不限于 IF 函数。
  6. 单击 确定
  7. 输入单元格 A10 中的值-1。

    您收到一则停止通知消息,说明值无效。
  8. 单击 重试
  9. 单元格 A10 中输入值 3。

    由于此值是大于您在单元格 B10 中输入的值,您不会收到任何错误消息。

参考

有关数据有效性的详细信息,单击 帮助 菜单上的 Microsoft Excel 帮助、 在 Office 助手或应答向导中,键入 数据有效性,然后单击 搜索 以查看返回的主题。

属性

文章编号: 211485 - 最后修改: 2007年1月23日 - 修订: 3.2
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Excel 2000 标准版
  • Microsoft Excel 2002 标准版
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