WD2000: 如何使用 Microsoft Query 合併兩個 Excel 檔案

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結論

本文將告訴您,如何使用 Microsoft Query 合併兩個 Microsoft Excel 2000 檔案。若要執行此動作,讓您可以結合成單一檔案的相關的資訊,並在 Microsoft Word 合併列印中使用它。

其他相關資訊

合併兩個 Excel 檔案,可讓您結合成單一檔案的相關的資訊。

如需有關在 Microsoft Excel 中建立合併列印資料來源的詳細資訊,按一下 [說明] 功能表上的 [Microsoft Excel 說明],並在 「 Office 小幫手 」 或 「 解答精靈 」 中輸入 [使用合併列印資料來源 再按一下 [搜尋] 以檢視主題。

範例: 合併兩個 Excel 檔案

一個檔案可包含的 ID 號碼、 名字、 最後一個名稱和清單位置,而另一個檔案可包含的 ID 數字、 地址和薪資清單。

如果在兩個檔案中的識別碼相同,您可以使用 [相似或通用識別碼] 欄位來連結兩個檔案。這可讓您建立包含識別碼數字、 名字、 最後一個名稱、 地址、 位置和薪資的合併。檔案到] 在 Microsoft Query 內部結合檔案必須在 Excel 中正確的格式。每個資料行的資訊需要標題名稱 (不要使用空格、 引號、 所有格符號或連字號在標題名稱)。

在 Excel 檔案 1 的檔案儲存格 A1 包含單字"IDNumber 」 儲存格 B1 中包含單字"名字"儲存格 C1 包含這些兩個範例中 「 姓氏 」 和儲存格 D1 包含 [位置]。File2,在儲存格 A1 包含單字"IDNumber 」 儲存格 B1 包含 「 位址 」,儲存格 C1 中包含 「 薪資]。

檔案 1:
   A1: IDNumber B1: Firstname C1: Lastname   D1: Position
   A2: 1        B2: James     C2: Jones      D2: Clerk
   A3: 2        B3: Harry     C3: Anderson  D3: Administration
				
File2:
   A1: IDNumber   B1: Address        C1:  Salary
   A2: 1          B2: 333 3rd Ave.   C2: $20,000
   A3: 2          B3: 444 4th St.    C3: $25,000
				
檔案 1 中的 [IDNumber 資料行應該是類似於在 File2 IDNumber 資料行。也就是欄名應該是相同,而且檔案 1 中的資訊應該會對應到在 File2 資訊。也就是 IDNumber 1 應代表相同員工在這兩個工作表中。也就是解決詹姆斯 Jones (IDNumber 1 中檔案 1) 應該居住在 333 第 3 個 Ave (在檔案 2 IDNumber 1)。當您連線兩個檔案使用 Microsoft Query 時,您可以擷取所有至單一資料來源有關解決詹姆斯 Jones 資訊。

修改在 Excel 中檔案

建立檔案之後,命名範圍內的每個工作表中的資訊。要這麼做,請您執行下列步驟:
  1. 啟動 Microsoft Excel。
  2. 開啟第一個活頁簿,然後選取包含您想要使用合併列印中的資訊工作表。選取包含此文字檔案的一部份。
  3. 在 [插入] 功能表上指向 [名稱,然後再按 [定義]。
  4. 輸入名稱、 按一下 [確定],然後再儲存檔案。
  5. 針對第二個檔案重複步驟 1-4。(是確定將檔案儲存在相同的目錄中)。
  6. 請結束 Excel。
修改 Excel 中的檔案後,您可以在 Word 中啟動郵件合併。

開始合併列印

要合併請依照下列步驟執行:
  1. 開啟 Word。
  2. 在 [檔案] 功能表上按一下 [新增],再按 [確定]
  3. 在 [工具] 功能表上按一下 [合併列印]。
  4. 按一下 [建立],按一下 表單信件]、 按一下 [使用中視窗,然後再按一下 [關閉]。
現在您已經準備好要建立資料來源。

建立 Microsoft 查詢資料來源

如果要建立 Microsoft Query 的資料來源,請依照下列步驟執行:
  1. 在 Word 合併列印中,按一下 [取得資料],按一下 [建立資料來源],然後再按一下 [MS 查詢
  2. 與選取的 新資料來源,按一下以選取 [使用查詢精靈來建立及編輯查詢] 核取方塊,然後再按一下 [確定]
  3. 輸入您的資料來源的任何名稱。
  4. 在 [選取一個驅動程式,] 底下選取 [Microsoft Excel 驅動程式 (*.xls)]。
  5. 按一下 [連線]。
  6. 選取 資料庫版本 (比方說 Excel 97-2000),然後按一下 [選取活頁簿
  7. 找出並選取第一個的 Excel 檔案並直到返回 [選擇資料來源] 對話方塊按一下 [確定]

建立查詢

如果要建立查詢,請依照下列步驟執行:
  1. 選擇資料來源] 對話方塊中,應該被選取您剛建立的資料來源。如果未選取,選取它,],再按 [確定]
  2. 在 [查詢精靈-選擇直欄] 對話方塊的 [可用的資料表和資料行 下, 連按兩下出現在已命名的範圍]。

    這會顯示欄標題。
  3. 一次選取您要用來建立合併列印資料來源的資料行名稱,然後按一下 >] 按鈕。

    注意: 您必須選取欄位,這兩個工作表有共通--在這個案例 IDNumber。
  4. 下一步] 三次 (以略過篩選和排序)。
  5. 按一下 [檢視資料] 或 [在 Microsoft Query 中的編輯查詢] 選項,然後按一下 [完成]
啟動 Microsoft Query,並將資訊從第一個的 Excel 檔案可供使用。

加入第二個檔案和在 Microsoft Query 中加入資料

如果要在 Microsoft Query 中聯結資料,請依照下列步驟執行:
  1. Microsoft Query 中按一下 [表格] 功能表上的 [新增表格]。
  2. 底部的 [新增表格] 對話方塊的旁邊 活頁簿,選取您想要使用合併列印中的其他 Excel 檔案。

    注意: 這個檔案必須位於與您在 [查詢精靈] 中,加入的檔案相同的目錄。
  3. 按一下 [新增],然後按一下 [關閉]。
  4. 在第一份的 Excel 表格中按一下您想要聯結 (比方說 IDNumber 欄位),欄位],然後將指標拖曳到第二份 Excel 表格中的類似欄位]。

    聯結線應會顯示。

    注意: 有些欄位名稱可能會出現在 [查詢] 窗格 (大白色矩形 [資料表] 底下)。您可以使用這些欄位,或者您可以刪除每一個插入點放欄位名稱上,直到顯示向下箭號。要刪除欄位,請選取資料行然後按 DELETE 鍵。

選取您想要使用合併列印中的欄位

選取您想要使用合併列印中的欄位,請依照下列步驟執行:
  1. 在第一份表格中按一下 [第一個您想要使用的欄位名稱]。
  2. 將欄位名稱拖曳至 [查詢] 窗格。
  3. 對每個您想要使用的欄位重複步驟 1 和 2。
  4. 按一下 [檔案] 功能表 傳回資料到 Microsoft Word
Word 會再提示您使用選項來 編輯主文件

建立合併列印主文件

如果要建立合併列印主文件,請依照下列步驟執行:
  1. 當您收到 「 Word 會找任何合併欄位到主文件中...」 訊息時,按一下 [編輯主文件]。

    合併欄位,從這兩個 Excel 檔案現在都能使用 [合併列印工具列上的 [插入合併欄位] 按鈕。
  2. 若要在您的文件中插入合併欄位,按一下 [合併列印] 工具列上的 [插入合併欄位] 按鈕。
  3. 在 [工具] 功能表上按一下 [合併列印]。
  4. 按一下 [合併] 按鈕。
  5. 按一下要合併到新文件中的 [合併列印] 按鈕。
合併的資料應該包含從 Excel 中的兩個資料表的資訊。

?考

如需有關合併列印] 和 [Microsoft 查詢的詳細資訊,按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中 「 文件:
212322WD2000: 如何設計及設定合併列印資料
212314WD2000: 如何使用合併列印的 Microsoft Excel 資料來源
212329WD2000: 如何啟動合併列印
258217WD2000: 無法連接,請插入具有 ODBC 和 MSQuery 資料庫

屬性

文章編號: 211802 - 上次校閱: 2000年12月6日 - 版次: 1.1
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 2000 Standard Edition
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