Como criar etiquetas de endereçamento usando mala direta no Word

Este artigo passo a passo descreve como usar o recurso de mala direta no Microsoft Word para criar etiquetas.

Como criar etiquetas de endereçamento usando mala direta

Criar uma mala direta envolve um documento principal com uma fonte de dados de mesclagem. Um documento principal contém o texto e outros itens que permanecem os mesmos em cada etiqueta. Uma fonte de dados contém as informações que se altera em cada etiqueta, como o nome e endereço de cada destinatário.

Campos de mesclagem, que você insere no documento principal, instruem o Word onde para imprimir informações da fonte de dados. Quando você executa a mala direta, o Word substitui campos de mesclagem no documento principal com informações de fonte de dados. Cada linha (ou registro) na fonte de dados produz uma etiqueta individual.

O procedimento a seguir demonstra como criar uma mala direta para criar etiquetas.

Etapa 1: O documento principal

Inicie um novo documento para criar um novo rótulo ou abra um documento existente que foi usado anteriormente para Mesclar rótulos.

1. Abra o documento no Word. No menu Ferramentas , clique em mala direta .
   
   A caixa de diálogo Auxiliar de mala direta é exibida.
2. Em 1. Documento principal , clique em criar e, em seguida, clique em Etiquetas de endereçamento .
3. Clique em janela .
   
   O documento ativo se torna o documento principal de mala direta.
   
   Word retorna para o auxiliar de mala direta.

Etapa 2: Data Source

A fonte de dados contém as informações que podem variar em cada etiqueta. Você pode abrir uma fonte de dados existente criada no Word, ou você pode criar uma nova fonte de dados e preencha as informações de destinatário.

Observação : A fonte de dados também pode ser criada em outro programa, como o Microsoft Excel ou Microsoft Access, ou você pode usar um catálogo particular de endereços criado no Microsoft Exchange Server ou Schedule +, ou você pode usar outro arquivo delimitado ou de um arquivo de texto ASCII.

1. Em 2. Fonte de dados , clique em Obter dados .
2. As opções são criar uma nova fonte de dados, abrir uma fonte de dados existente, opções de cabeçalho e usar o catálogo de endereços. Use o método apropriado para o tipo de fonte de dados que você deseja usar.

método 1: criar uma nova fonte de dados

1. A caixa de diálogo Criar fonte de dados aparece com uma lista de nomes de campos normalmente usados em cartas, etiquetas de endereçamento e envelopes. Você pode renomear os campos e remover os campos que você não precisa. Para adicionar nomes de campo, digite o nome na caixa Nome do campo e, em seguida, clique em Adicionar nome do campo . Clique em OK quando tiver terminado.
   
   Word solicitará que você salve a fonte de dados.
2. Digite um nome de arquivo na caixa nome do arquivo e, em seguida, clique em OK .
   
   O Word exibirá uma mensagem com as opções Editar fonte de dados e Configurar o documento principal .
3. Clique em Editar fonte de dados .
4. A caixa de diálogo Formulário de dados é exibida para você digitar suas informações de destinatário. Se não houver nenhuma informação para um campo específico, deixe a caixa em branco.
   
   O conjunto de informações em cada formulário constitui em dados de um registro.
   
   Depois de inserir as informações para um registro, clique em Adicionar novo para mover para o próximo registro. Depois de adicionar todos os seus dados, clique em OK .
5. No menu Ferramentas , clique em mala direta .
   
   A caixa de diálogo Auxiliar de mala direta é exibida.
6. Vá para o Step 3: Edit Main Document seção mais adiante neste artigo.

método 2: abrir uma fonte de dados existente

1. Na caixa de diálogo Auxiliar de mala direta , clique em Obter dados .
2. Clique em Abrir fonte de dados .
3. Na lista de arquivos na caixa de diálogo Abrir fonte de dados , selecione a fonte de dados que você deseja usar e em seguida, clique em Abrir .
   
   Se a fonte de dados que você deseja não estiver na lista de arquivos, clique na unidade apropriada e pasta. Selecione a opção apropriada na caixa lista os arquivos do tipo .
   
   O Word exibirá uma mensagem para configurar o documento principal.
4. Clique em Configurar documento principal .
5. Vá para o Step 3: Edit Main Document seção mais adiante neste artigo.

método 3: usar catálogo de endereços

1. Na caixa de diálogo Auxiliar de mala direta , clique em Obter dados e, em seguida, selecione Usar catálogo de endereços .
   
   A caixa de diálogo Usar catálogo de endereços é exibida com os livros de endereços disponíveis listados em Escolher catálogo de endereços .
2. Selecione o catálogo de endereços que você deseja usar como fonte de dados.
   
   Word pode solicitar que você confirme a fonte de dados se Confirmar conversões está selecionado como uma opção.
   
   Se você estiver usando uma lista de catálogo ou contato do endereço do Schedule +, o Word solicitará que você efetuar logon no Schedule + e fornecer uma senha se necessário.
   
   Se você usar um catálogo de endereços do Exchange Server, o Word solicita que você efetuar logon nos serviços do Exchange.
   
   O Word exibirá uma mensagem para configurar o documento principal.
3. Clique em Configurar documento principal .
4. Vá para o Step 3: Edit Main Document seção mais adiante neste artigo.

Etapa 3: Editar documento principal

1. Se não estiver sendo executado o auxiliar de mala direta, clique em mala direta no menu Ferramentas . No auxiliar de mala direta, clique em Configurar em 1. Documento principal .
2. O Word exibe a caixa de diálogo Opções de etiqueta . Clique em tipo de impressora (matricial ou laser), o tipo de produto de rótulo (como Avery) e número do produto. Se você estiver usando uma etiqueta personalizada, clique em detalhes e, em seguida, digite o tamanho da etiqueta. Clique em OK .
   
   O Word exibe a caixa de diálogo Criar rótulo . O ponto de inserção estiver piscando na caixa em Exemplo de etiqueta . Isso é onde você insere os campos de mesclagem para representar onde na etiqueta do Word deve imprimir as informações da fonte de dados.
3. Clique em Inserir campo na caixa de diálogo Criar rótulo . Clique no campo de mesclagem apropriado.
   
   Certifique-se de que você digitar quaisquer espaços ou pontuação que você deseja entre campos de mesclagem de dois ou depois de um campo de mesclagem.
4. Quando você tiver terminado de colocar os campos de mesclagem no exemplo de etiqueta, clique em OK .
   
   Esta etapa retornará o foco para o auxiliar de mala direta.

Etapa 4: Executar a operação

1. Em 3. Mesclar os dados com o documento , clique em Mesclar .
   
   O Word exibe a caixa de diálogo Mesclar . (Se você clicar na opção consulta em vez de mesclagem , você tem a opção para selecionar determinados registros de dados para participar da mesclagem ou para classificar os registros na fonte de dados.)
2. Em Mesclar para , clique em Novo documento para exibir o documento mesclado na tela. Isso permite que você exibir as etiquetas antes de imprimi-las. (Selecione a impressora para enviar as etiquetas diretamente para a impressora.)
3. Com o Novo documento selecionado em Mesclar para , clique em Mesclar .
4. Depois que o documento mesclado aparece na tela, você pode salvá-lo como um documento separado, ou você pode imprimir o documento mesclado clicando em Imprimir no menu arquivo , ou poderá fazer ambos.

Para obter informações adicionais sobre como usar mala direta para criar uma carta modelo, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft: Para obter mais informações sobre mala direta, clique em Ajuda do Microsoft Word no menu Ajuda , digite mala direta no Assistente do Office ou no Assistente de resposta e, em seguida, clique em Pesquisar para exibir o tópico.