So wird 's gemacht: Entwerfen und Zusammenführen von Daten in Microsoft Word 2000 einrichten

Dieser Artikel erläutert das zulässige Format für eine Seriendruck-Datenquelle in Microsoft Word 2000 und bietet Vorschläge und Fragestellungen, die hilfreich sein, Fragen Sie eine Datenquelle erstellen.

Das am einfachsten verwendbare Format für eine Datenquelle ist eine Word-Tabelle. Allerdings können Sie verwenden alle Datenbank-ähnliches Format wie beispielsweise eine Textdatei in der Felder durch Kommas oder Tabstopps getrennt werden und Datensätze durch Absatzmarken voneinander getrennt werden.

In einer Datenquelle wird jede Kategorie von Informationen, wie z. B. Last Name als Feld bezeichnet. Die Gruppe von Feldern, die Informationen über eine Person bilden wird Datensatz genannt.

Zum Planen und Organisieren der Datenquelle

Bevor Sie eine Datenquelle erstellen, entscheiden Sie, welche Informationen Sie einschließen möchten und wie Sie diese Informationen verwenden, und dann die Datenbank entwerfen möchten. In langfristig erspart dies Ihnen Zeit und Arbeit. Sollten Sie sich folgenden Fragen stellen, wenn Sie Ihre Datenquelle vorbereiten:

• Verfügen einige Datensätze mehr Informationen als andere?
  
  Einige Ihrer Datensätze enthalten möglicherweise mehr Informationen als andere. Einige Einträge enthalten beispielsweise einen Firmen- oder Abteilungsnamen und bis zu drei Zeilen für die Adresse. Andere Einträge möglicherweise nur einen Namen, eine einzeilige Straßenangabe und eine dritte Zeile mit Stadt, Bundesland und Postleitzahl.
  
  In der Datenquelle muss jedoch jeder Datensatz die gleiche Anzahl von Datenfeldern enthalten. Entwerfen Sie die Datenquelle, sodass Sie genügend Datenfelder, die den Datensatz mit den meisten Feldern entsprechen hat. Sie müssen nicht jedes Feld im Datensatz einzugeben, Sie können einige Felder leer lassen. Word unterdrückt leere Datensätze automatisch.
• Möchten Sie die Daten sortieren?
  
  Wenn Sie Ihre Daten sortieren möchten, müssen Sie Sie anordnen, sodass Sie die Daten anhand einiger Kriterien sortieren können. Beispielsweise sind Stadt, Bundesland und Postleitzahl in der Regel gedruckt auf derselben Zeile des Adressetiketts, daher sollten Sie alle diese Informationen im gleichen Feld enthalten. Wenn Sie dies tun, kann nicht jedoch Ihren Datensätzen basierend auf den Status oder der Postleitzahl sortieren. Wenn Sie möchten in der Lage sein so sortieren Sie basierend auf einzelnen Adresselemente, trennen Sie jede Information in einem eigenen Feld.
  
  Dasselbe gilt, wenn Sie Ihre Daten nach Nachnamen der Adressaten sortieren möchten. In diesem Fall müssen Sie den Nachnamen und die Vornamen in separate Felder voneinander zu trennen.
• Möchten Sie einen POSTNET-Strichcode verwenden?
  
  E-Mail-Übermittlung in den USA zu beschleunigen, können Sie auf Adressetiketten Etiketten und Umschläge einen POSTNET-Barcode drucken. Um den Barcode zu verwenden, muss sowohl Postleitzahl des Adressaten und die Lieferadresse (Straßenname und Nummer oder Postfach) in eigene Datenfeldern von anderen Teilen der Adresse getrennt sein.
• Werden Sie Informationen in einem bestimmten Feld auf verschiedene Arten verwenden?
  
  In einem Serienbrief Adresse innerhalb die erste Zeile in der Regel enthält einen Titel und des Empfängers vollständigen Namen--zum Beispiel Herr Gerard LaSalle. Die Anrede andererseits, enthält möglicherweise nur den Titel und Nachnamen (sehr geehrter Herr LaSalle) oder nur der erste Name (lieber Gerard). Wenn Sie den Titel, den Vornamen und den Nachnamen in separate Felder eingeben, können Sie das gleiche Feld zum Drucken des Nachnamens in der Adresse und in der Grußformel verwenden. Alternativ dazu können Sie ein Feld für den vollständigen Titel und Namen in der Briefkopfadresse und ein zweites Feld für den Titel und den Nachnamen in der Grußformel verwenden.
• Verwenden Sie die Datenquelle für mehrere Seriendruckdokumente?
  
  Sie können eine einzelne Datenquelle mit allen Typ und Anzahl von Hauptdokumenten zusammenführen. Wenn Sie eine Datenquelle für Serienbriefe drucken einrichten möchten, Planen Sie die Adressinformationen, sodass die gleiche Datenquelle verwendet werden können, die Adressen auf Adressetiketten oder Umschläge drucken.
• Wie viele Felder (Informationen) verwenden Sie pro Datensatz (die Gruppe der Felder)?
  
  Wenn Sie ein paar Angaben für jeden Datensatz haben, können Sie in Word Seriendruck (Menü Extras ).
  
  Es ist eine Einschränkung der 63 Felder im Seriendruck-Manager. Wenn die Anzahl der Felder diesen Wert überschreitet, sollten Sie den Seriendruck-Assistenten nicht verwenden. Verwenden Sie stattdessen eine der folgenden:
  
  
  • Verwenden Sie Microsoft Excel als Datenquelle. Die maximale Anzahl der Datenfelder in einem Excel-Arbeitsblatt beträgt 256.
  • Verwenden Sie eine Microsoft Access-Datenbank als Datenquelle.
  • Verwenden Sie eine mit Tabulatoren oder Trennzeichen getrennte Textdatei als Datenquelle.
  Die Leistungsfähigkeit des Seriendruckvorgangs verschlechtert sich in dem Maße, wie die Anzahl der Felder im Steuersatz steigt. Außerdem wird die Anzahl der Felder, die Sie in Ihr Datendokument einfügen können, möglicherweise durch die Konfiguration Ihres Computers und den verfügbaren Speicherplatz beschränkt.
  
  Der Steuersatz (Kopfzeile) darf keine Leerstellen enthalten. Jedes Steuersatzfeld ist auf 40 Zeichen beschränkt und muss mit einem Buchstaben beginnen. Alle nachfolgenden Zeichen können Buchstaben, Zahlen oder der Unterstrich sein. Sie müssen alle Steuersatzfelder ausfüllen.
  
  Weitere Informationen zu Beschränkungen für Word klicken Sie auf Microsoft Word-Hilfe im Hilfemenü , geben Sie Grenzwerte für Word im Office-Assistenten oder im Antwort-Assistenten ein und anschließend auf Suchen klicken, um das Thema anzuzeigen.
  

Gewusst wie: Verwalten von Daten in Tabellen oder Absätzen

Beim Erstellen einer Datenquelle über Seriendruck-Manager richtet Word die Datenquelle in einer Tabelle. Die Tabelle enthält eine Spalte für jedes Feldname, den Sie im Dialogfeld Datenquelle erstellen angeben. Die erste Zeile der Tabelle ist die Kopfzeile; jede nachfolgende Zeile enthält die Informationen für einen Datensatz.

Zwar Text in jeder Zelle umbrochen kann, wird es korrekt gedruckt. Wenn Sie eine vorhandene Datenquelle oder Datenquelle in Word ohne Verwendung des Seriendruck-Manager einrichten, Sie die Daten folgendermaßen organisieren müssen:

• Sofern Sie eine separate Steuersatzquelle verwenden, stellen Sie sicher, dass der Steuersatz der erste Datensatz (Zeile von Zellen) in der Datenquelle ist. Es dürfen keine Leerstellen, Text oder leere Zeilen vor dem Steuersatz enthalten sein. Der Steuersatz darf keine Leerstellen enthalten. Jedes Steuersatzfeld ist auf 40 Zeichen beschränkt und muss mit einem Buchstaben beginnen. Alle nachfolgenden Zeichen können Buchstaben, Zahlen oder der Unterstrich sein. Sie müssen alle Steuersatzfelder ausfüllen.
• Stellen Sie sicher, dass jeder Datensatz die gleiche Anzahl von Datenfeldern, verfügt wie Feldnamen im Steuersatz. Falls ein Datensatz keine Informationen für ein bestimmtes Feld enthält, lassen Sie die Zelle für dieses Feld leer.
• Anordnen von Informationen in den Datensätzen in der gleichen Reihenfolge von links nach rechts, als die entsprechenden Feldnamen im Steuersatz. Die Reihenfolge der Spalten in der Datenquelle ist nicht wichtig, da Sie die Platzierung Ihrer Daten in das Hauptdokument Mail merge gesteuert werden.

Gewusst wie: entwerfen eine Datenquelle mit vielen Feldern

Seriendruck-Manager erstellt eine Tabelle für die Datendatei. In Word 2000 ist die maximale Anzahl von Feldern (Spalten) 63.

Wenn Sie weitere Datenfelder in der Datenquelle benötigen, kann nicht Word die Daten in einer Tabelle organisieren. Stattdessen können Sie Ihre Informationen als separate Absätze in einem Word-Dokument anordnen. Der Steuersatz und die einzelnen Datensätze müssen mit einer Absatzmarke abgeschlossen werden, die als Datensatztrennzeichen fungiert. Jeder Feldname im Steuersatz und jedes Feld im Datensatz muss durch ein Tabulatorzeichen oder ein Komma, das als Feldtrennzeichen dient, getrennt werden. Wenn keines der Datenfelder leer sind, müssen Sie ein Feldtrennzeichen, um das leere Feld identifizieren enthalten.

Wenn Sie eine Datenquelle aus einem Programm Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, können Sie diese Daten in eine ASCII-Textformat, getrennt durch Kommas oder Tabstopps, exportieren, oder Sie möglicherweise die Datenbank (Open Database CONNECTIVITY), DDE (Dynamic Data Exchange) oder ein Konvertierungsprogramm anzufügen. Wenn Sie Ihre Daten in ein ASCII-Format exportieren und Word die Feld- und Datensatz-Trennzeichen nicht automatisch erkennt, fordert Word Sie Trennzeichen aktivieren, wenn Sie zuerst die Datenquelle verwendet. Wenn Sie eine Datenquelle in diesem Format in Word festlegen, sollten Sie eine Absatzmarke als Daten Datensatz-Trennzeichen und ein Tabulatorzeichen oder ein Komma als Feldtrennzeichen Daten verwenden.

Zusätzlich zu den allgemeinen Regeln für Organisieren einer Datenquelle gelten folgende Regeln auch an Datenquellen einrichten als normaler Text:

• Drücken Sie die EINGABETASTE, um jeden Datensatz mit einer Absatzmarke abzuschließen. Es dürfen keine zusätzlichen Absatzmarken zwischen oder nach den Datensätzen enthalten sein. Word interpretiert alle leeren Absätze (leere Zeilen) als leere Datensätze.
• Verwenden Sie sowohl im Steuersatz als auch im Datensatz das gleiche Feld-Trennzeichen. Sie dürfen keine verschiedenen Trennzeichen verwenden, wie beispielsweise Tabulatorzeichen im Steuersatz und Kommas für die Datensätze. Da Text in Datenfeldern auch Kommas enthalten kann, ist es besser, Tabstoppzeichen zu verwenden.
• Wenn ein Datensatz keine Informationen für ein bestimmtes Datenfeld enthält, fügen Sie zwei Tabulatorzeichen oder zwei Kommas ein, um das leere Feld zu kennzeichnen. Fügen Sie kein zweites Feld-Trennzeichen ein, wenn das Datenfeld das letzte Feld im Datensatz ist.
• Schließen Sie das Datenfeld in Anführungszeichen ein, falls das Datenfeld eines der folgenden Zeichen enthält:
  • Ein Tabulatorzeichen oder ein Komma, wenn Sie das gleiche Zeichen zum Trennen der Felder verwenden.
  • Einen Zeilenumbruch oder eine Absatzmarke ein.
  • Ein Zeichen, das Sie als Listentrennzeichen in Regions- und Sprachoptionen in der Systemsteuerung angegeben.
• Wenn die Informationen in einem Datenfeld Anführungszeichen (" ") enthalten, geben Sie die Zeichen doppelt ein ("" ""). Beim Zusammenführen der Informationen aus dem Datenfeld wird nur ein Paar Anführungszeichen gedruckt.

Gewusst wie: Gründe für eine separate Steuersatzquelle verwenden entscheiden

In den meisten Fällen empfiehlt es sich um den Feldnamen für jedes Datenfeld in der ersten Zeile oder der Datensatz der Datenquelle aufzulisten. Unter den folgenden Umständen können Sie die Feldnamen jedoch auch in einer separaten Steuersatzquelle aufführen:

• Die gleichen Header Zeile und die Feldnamen können Sie Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, ohne zu wiederholen oder ändern die Kopfzeile in jeder Datenquelle oder ändern die Seriendruck-Feldnamen im Hauptdokument.
• Manchmal eine Datenquelle aus einem anderen Programm keinen Steuersatz, oder Feldnamen im Steuersatz entsprechen nicht die Namen von Seriendruckfeldern im Hauptdokument. Wenn Sie können nicht ändern oder eines Datensatzes Header in der Datenquelle hinzufügen, z. B. können da die Datenquelle schreibgeschützt, ist eine separate Steuersatzquelle, die die Feldnamen enthält, die Sie angeben.

Wenn Sie eine separate Steuersatzquelle verwenden, müssen Sie die Steuersatzquelle und die Datenquelle angeben, bevor Sie das Hauptdokument mit der Datenquelle zusammenführen können.

Gewusst wie: Entwerfen einer Steuersatzquelle

Wenn Sie eine Steuersatzquelle angeben, sollten beachten Sie die folgenden Regeln:

• Die Steuersatzquelle muss die gleiche Anzahl von Feldnamen enthalten, wie Datenfelder in der Datenquelle vorhanden sind.
• Feldnamen in der Steuersatzquelle müssen in der gleichen Reihenfolge wie die entsprechenden Informationen in der Datenquelle aufgeführt werden.
• Verwenden Sie das gleiche Feldtrennzeichen (ein Tabulatorzeichen oder ein Komma) für die Steuersatzquelle und Datenquelle.
• Wenn Ihr Hauptdokument bereits Seriendruckfelder enthält, müssen Sie die gleichen Seriendruckfelder in Ihrer Steuersatzquelle verwenden. Wenn Sie dies nicht tun, müssen Sie die Seriendruckfelder im Hauptdokument entsprechend die Feldnamen in der Steuersatzquelle ersetzen. Nachdem Sie eine Steuersatzquelle angegeben haben, können Sie es bearbeiten, wie Sie die Datenquelle.

So verwenden Sie einen Kopfzeilen-Datensatz aus einer anderen Datenquelle

Wenn Sie eine Datenquelle, die einen Header-Datensatz enthält haben, können Sie diese als Steuersatzquelle. Wenn Sie für Ihre Datenquelle in mehrere Dokumente aufgeteilt haben, können Sie z. B. die Feldnamen im Steuersatz der ersten Datenquelle angeben. Wenn Sie aus anderen Datenquellen, die einen Steuersatz nicht verfügen zusammenführen, geben Sie die erste Datenquelle als Steuersatzquelle. Geben Sie dann jedes verbleibende Datenquellen wiederum.

Word ignoriert die Datensätze aus der ersten Datenquelle und verwendet nur den Steuersatz.

Beim Seriendruck verwendbare Datentypen

Sie können praktisch jede Art von Informationen aus einer Seriendruck-Datenquelle zusammenführen einschließlich:

• Beliebigen Text oder Zahlen.
• Grafiken für die ein Grafikfilter installiert ist.Weitere Informationen zu Grafikfiltern, die mit Word gelieferten klicken Sie auf Microsoft Word-Hilfe im Menü Hilfe , geben Sie Grafiken Dateitypen Sie Word können in Office-Assistenten oder im Antwort-Assistenten und anschließend auf Suchen klicken, um die zurückgegebenen Themen anzuzeigen.
  
  Weitere Informationen zum Installieren von Grafikfiltern und Dateikonverter klicken Sie im Menü Hilfe auf Microsoft Word-Hilfe , geben Sie Installieren oder Entfernen einzelner Komponenten in den Office- oder Antwort-Assistenten und klicken Sie auf Durchsuchen , um die zurückgegebenen Themen anzuzeigen.
  
  Hinweis : Wenn die Grafiken in eine Datenquelle aus einem anderen Programm als Word enthalten sind, müssen Sie die Datei mithilfe eines Dateiformat-Konverters konvertieren.
  
  
• In Programmen, die Object linking and embedding (OLE) unterstützen z. B. den Formel-Editor erstellten Objekte.
• Word-Felder, die ein Ergebnis, wie z. B. ein Feld {=} (Formel) anzeigen.

Um andere Informationen als Text oder Zahlen mit einer Datenquelle hinzuzufügen, die Sie in Word erstellt haben, müssen Sie die Datenquelle in einem Dokumentfenster anzeigen. Klicken Sie dazu auf die Datenquelle -Schaltfläche im Dialogfeld Datenformular . Sie können auch im Menü Datei zum Öffnen einer Word-Datenquelle Öffnen klicken. Fügen Sie dann die Informationen in der entsprechenden Spalte und Zeile der Tabelle in der Datenquelle.

Mit Seriendruck Verwendung kann nicht Datentypen

Sie können Text oder Grafiken in einem Frame in der Datenquelle enthaltenen nicht zusammenführen. Jedoch, Sie können Position Seriendruckfelder innerhalb von Frames. Wenn Sie die Dokumente zusammenführen, werden Text und Grafiken aus der Datenquelle im Rahmen positioniert.

Weitere Informationen zum Erstellen eines Serienbriefs mithilfe des Seriendrucks finden Sie die Artikel der Microsoft Knowledge Base: Weitere Informationen zum Erstellen von Adressetiketten mithilfe des Seriendrucks finden Sie die Artikel der Microsoft Knowledge Base: Weitere Informationen zum Seriendruck in Word klicken Sie im Menü Hilfe auf Microsoft Word-Hilfe , geben Sie Übersicht über den Seriendruck in Office-Assistenten oder im Antwort-Assistenten und klicken Sie auf Durchsuchen , um das Thema anzuzeigen.