WD2000: Cómo convertir datos en una columna a una tabla

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Resumen

Cuando utiliza Word para combinar documentos, no se encuentra datos en una sola columna, como en el ejemplo siguiente:
Peter Kelly
Calle 123
12345 Anytown, EE.UU.

Alicia Saavedra
Microsoft
Central de un olmo 456
Cualquierciudad, EE.UU. 67890
En su lugar, la información debe estar diseñada fuera en una tabla o en formato delimitado por tabuladores, similar al siguiente:
   Name         Company     Address           City/State     ZIP_Code
   Peter Kelly              123 Main Street   Anytown, US    12345
   Judy Lew     Microsoft   456 Elm Street    Sometown, US   67890
				
este artículo explica cómo puede cambiar datos de estar en una columna a un formato que Word puede utilizar.

Más información

Documentos de datos creados en otros programas

Si creó el documento de datos en un programa diferente, puede averiguar si ese programa puede guardar los datos en un diseño diferente. ¿Por ejemplo, si los datos proceden de un programa de base de datos, puede guarde el archivo con otro campo y los delimitadores de registro? Si se puede guardar los datos con los delimitadores de campo de ficha y párrafo Marque delimitadores de registro, puede utilizar el archivo en Word sin modificaciones adicionales.

Para obtener más información acerca de combinación y utilizar orígenes de datos, haga clic en Ayuda de Microsoft Word en el menú Ayuda , escriba combinando y utilizando orígenes de datos en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas.

Documentos de datos de WordPerfect

Para obtener información adicional sobre cómo utilizar documentos de WordPerfect datos con Word, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
211702WD2000: Cómo convertir datos de correspondencia de WordPerfect

Convertir texto en tabla en Word

Si ha creado la lista de direcciones en Word o si no puede reorganizar los datos mediante otro programa, convertir el texto a una tabla, que puede utilizar Word para combinar. Para ello, siga estos pasos:
  1. Guarde el archivo que contiene la lista de nombres con un nombre de archivo diferente. Modificar la versión del archivo con el nuevo nombre (de este modo, si ha cometido un error, puede iniciar a través con el documento original).
  2. Reorganizar los nombres en el archivo. Los pasos siguientes requieren que cada dirección se separa con una línea en blanco (vea el ejemplo en la sección "Resumen" al principio de este artículo).

    Nota : este método crea un campo independiente para cada línea en cada dirección. Si desea que la información separada más allá de esto, deberá presionar la tecla TAB en los puntos correspondientes. Por ejemplo, si ha escrito un nombre de primer y el apellido en la misma línea, el método siguiente crea un campo que contiene los nombres y apellidos. Si desea que los nombres y apellidos en distintos campos, debe coloque el punto de inserción entre cada nombre y apellidos y presione la tecla TAB.

    Además, este método coloca las líneas en el primer campo disponible para cada registro, por lo que si los registros no tienen el mismo número de líneas, acabará los registros más cortos con información en campos diferentes de los registros más. Si desea realizar combinaciones condicionales, en el que se espera un determinado tipo de información de algunos campos, deberá modificar el archivo de datos después de crear la tabla.
    • Parte 1: Quitar líneas en blanco entre registros mediante los pasos siguientes:
      1. En el menú Edición , haga clic en Reemplazar .
      2. Haga clic en el cuadro Buscar .
      3. Haga clic en especial y seleccione la Marca de párrafo . ( Nota : si no ve el botón especial , haga clic en más para expandir el cuadro de diálogo.) Repita la operación, para que muestre el cuadro Buscar "^ p ^ p" (sin las comillas).
      4. Si el botón Formato No está disponible (no atenuado), haga clic en este botón para quitar cualquier criterio de formato de búsqueda adicional.
      5. Haga clic en el cuadro Reemplazar con .
      6. Tipo %%% (tres signos de porcentaje).
      7. Si el botón Formato No está disponible (no atenuado), haga clic en este botón para quitar cualquier reemplazo adicional criterio de formato.
      8. Haga clic en Reemplazar todo .

        El documento muestra ahora el principio de cada registro junto al final del registro anterior, separados por tres símbolos de porcentaje:
        Peter Kelly
        Calle 123
        12345 Anytown, EE.UU. %%% Alicia Saavedra
        Microsoft
        Central de un olmo 456
        Cualquierciudad, EE.UU. 67890
    • Parte 2: Reemplazar párrafo marcas con caracteres de tabulación mediante los pasos siguientes:
      1. Haga clic en el cuadro Buscar y eliminar el texto existente.
      2. Haga clic en el botón especial y seleccione la Marca de párrafo .

        Aparecerá el cuadro Buscar ^ p .
      3. Haga clic en el cuadro Reemplazar con y elimine el texto existente.
      4. Haga clic en el botón especial y seleccione el Carácter de tabulación .

        Aparecerá el cuadro Reemplazar con ^ t .
      5. Haga clic en Reemplazar todo .

        El documento muestra todos los registros en lo que parece ser un párrafo, similar a ésta:
           Peter Kelly  123 Main Street  Anytown, US  12345%%%Judy
           Lew         Microsoft        456 Elm Street   Sometown,
           US  67890
        								
        Nota : este método genera un campo adicional cuando se reemplaza el párrafo final con una ficha. Debe eliminar esta ficha final.
    • Parte 3: Reemplazar los signos de porcentaje con el párrafo marca mediante los pasos siguientes:
      1. Haga clic en el cuadro Buscar y eliminar el texto existente. Tipo %%% (tres signos de porcentaje).
      2. Haga clic en el cuadro Reemplazar con y elimine el texto existente.
      3. Haga clic en especial y seleccione la Marca de párrafo . Haga clic en Reemplazar todo .
      4. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar . El texto está ahora en el formato correcto para convertirse en una tabla.
  3. Seleccione el texto se convierta en una tabla.
  4. En el menú tabla , elija convertir y haga clic en texto en tabla .
  5. En la sección Separar texto en , seleccione tabulaciones .
  6. Haga clic en Aceptar . Los datos están ahora en una tabla.
  7. Haga clic en la primera celda de la tabla. En el menú tabla , elija Insertar y, a continuación, haga clic en Filas encima .
  8. En la primera fila, escriba un nombre campo de una palabra para cada columna.
  9. En el menú archivo , haga clic en Guardar .

    Nota : como mencionó antes, si los datos de un campo específico en columnas diferentes, tiene que mover los datos de esos campos a una columna. Si deja en blanco de una columna, eliminarlo siguiendo estos pasos:
    1. Coloque el punto de inserción en la columna.
    2. En el menú tabla , haga clic en Eliminar columnas .
El documento de datos está preparado combinar con un documento principal de combinación de correspondencia de Word.

Propiedades

Id. de artículo: 212334 - Última revisión: miércoles, 06 de diciembre de 2000 - Versión: 1.0
La información de este artículo se refiere a:
  • Microsoft Word 2000 Standard Edition
Palabras clave: 
kbmt kbinfo kbmerge KB212334 KbMtes
Traducción automática
IMPORTANTE: Este artículo ha sido traducido por un software de traducción automática de Microsoft (http://support.microsoft.com/gp/mtdetails) en lugar de un traductor humano. Microsoft le ofrece artículos traducidos por un traductor humano y artículos traducidos automáticamente para que tenga acceso en su propio idioma a todos los artículos de nuestra base de conocimientos (Knowledge Base). Sin embargo, los artículos traducidos automáticamente pueden contener errores en el vocabulario, la sintaxis o la gramática, como los que un extranjero podría cometer al hablar el idioma. Microsoft no se hace responsable de cualquier imprecisión, error o daño ocasionado por una mala traducción del contenido o como consecuencia de su utilización por nuestros clientes. Microsoft suele actualizar el software de traducción frecuentemente.
Haga clic aquí para ver el artículo original (en inglés): 212334

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