Minimaliseren van metagegevens in Office-documenten

Wanneer u maken, openen of opslaan van een document in een van de programma's die aan het begin van dit artikel worden vermeld, kan het document bevatten informatie die u niet delen met anderen wilt als u distribueert de elektronisch document. Deze informatie wordt "metagegevens" genoemd. Metagegevens voor verschillende doeleinden gebruikt om het bewerken, weer geven, indien ing, verbeteren en ophalen van Office-documenten.

Sommige metagegevens zijn gemakkelijk toegankelijk zijn via de gebruikersinterface van Office-programma. Andere metagegevens zijn echter alleen buitengewone manier toegankelijk, zoals het openen van een document in een low-level, binaire bestandseditor. Hieronder volgen enkele voorbeelden van metagegevens die mogelijk in uw documenten zijn opgeslagen:

• Uw naam
• Uw initialen
• De naam van uw bedrijf of organisatie
• De naam van uw computer
• De naam van de net werk server of vaste schijf waar u hebt opgeslagen het document
• Andere bestands eigenschappen en samenvattings gegevens
• Niet-zichtbare delen van ingesloten OLE-objecten
• De namen van vorige auteurs van documenten
• Document revisies
• Document versies
• Sjabloon gegevens
• Verborgen tekst of cellen
• Persoonlijke weergaven
• Opmerkingen

Metagegevens uit uw documenten verwijderen

Voor meer informatie over het verwijderen van metagegevens uit uw documenten, klikt u op de de volgende artikel nummers om de artikelen worden weer gegeven in de Microsoft Knowledge Base:

Algemene suggesties over beveiliging

Het beveiligings niveau van uw computer omgeving verhogen Lees de volgende suggesties:

• Wanneer u niet achter uw computer werkt, beveiligen uw computer met een wacht woord beveiligde schermbeveiliging, een activerings wacht woord, of de Windows NTVergrendelen Workstationopdracht.
• Als uw computer geen gedeelde mappen heeft, controleert u of u wacht woorden toepassen op mappen, zodat alleen gemachtigde gebruikers toegang tot uw aandelen. Gebruik toegangsbeheer op gebruikers niveau voor een betere beveiliging, zodat u kunt precies wie toegang heeft tot gedeelde mappen op uw computer.
• Wanneer u een bestand verwijdert, de Prullenbak legen onmiddellijk. U kunt overwegen een hulp programma dat volledig worden gewist of overschreven bestanden wanneer ze worden verwijderd.
• Wanneer u back-up van uw gegevens, opslaan van de back-upbestanden in een veilige locatie, zoals een kluis, een storting beveiliging of een vergrendelde kast. Een kopie van uw back-ups op een veilige locatie opslaan in geval uw primaire locatie onbruikbaar.
• Belangrijke documenten moeten wacht woord zijn beveiligd om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde gebruikers deze openen kunnen. Wacht woorden moeten worden opgeslagen een afzonderlijke, veilige locatie.
  
  BELANGRIJK: Als u een wacht woord vergeet, is er geen manier om te zetten de de inhoud van een wacht woord beveiligd document.
• Verspreid geen documenten in elektronische vorm. In plaats daarvan deze afdrukken en distribueren. Gebruik geen identificeerbare elementen, zoals unieke letter typen, water merken, logo's of speciaal papier, tenzij voor bijvoorbeeld voor een presentatie.
• E-mailadres isnietanoniem. Verzend een document via e-mail als u betrokken bent uw identiteit wordt aangesloten op enigerlei wijze aan het document.
• Verzend een document via Internet met behulp van HTTP- of FTP-protocol. Informatie die via deze protocollen wordt verzonden ''gewone tekst'. Dit betekent dat het technisch mogelijk (hoewel onwaarschijnlijk) de informatie wordt onderschept.