如何最大限度地减少在 Office 文档中的元数据

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概要

每当您创建、 打开,或保存文档中的任何在本文开头列出的程序,文档可能包含您可能不希望与其他人共享,如果您以电子方式分发文档的信息。此信息称为"元数据"。元数据用于各种用途的增强对编辑、 查看、 归档和检索的 Office 文档。

通过用户界面的每个 Office 程序很容易地访问某些元数据。仅通过如在低级别、 二进制文件编辑器中打开文档的特别方法访问其他元数据。以下是可能存储在文档中的元数据的一些示例:
  • 您的姓名
  • 您的姓名缩写
  • 您的公司或组织的名称
  • 您的计算机名称
  • 网络服务器或硬盘上保存文档的位置的名称
  • 其他文件属性和摘要信息
  • 嵌入的 OLE 对象的不可见部分
  • 上一个文档作者的姓名
  • 文档修订
  • 文档版本
  • 模板信息
  • 隐藏的文本或单元格
  • 个性化的视图
  • 注释

更多信息

如何从文档中删除元数据

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有关安全性的一般建议

若要增加的计算环境中的安全级别,查看以下建议:

  • 当您不使用在您的计算机时保护您的计算机受密码保护屏幕保护程序、 开机密码或 Windows NT 锁定工作站 命令。
  • 如果您的计算机中有任何共享的文件夹请确保将密码应用到该的文件夹,以便只有授权的用户可以访问您的共享资源。为了更好的安全性使用用户级访问控制,以便您可以控制谁可以访问您的计算机的共享资源的完全。
  • 您在删除文件时可立即清空回收站。 您可能要考虑使用一个实用工具,完全删除或覆盖文件时将其删除。
  • 当您备份您的数据时,如保险箱、 一个安全存放框或上锁的柜子的安全位置中存储备份文件。 您的主要位置变得不可用时,将存储您的备份在安全的非现场位置的一个副本。
  • 重要的文档应该是密码保护,以确保只有授权的用户能够打开它们。应将密码存储在安全的、 单独的位置。

    要点: 如果您忘记了密码,则没有任何方法可以恢复受密码保护的文档的内容。
  • 不要分发电子窗体中的文档。而是,打印它们,并将其分发。不使用识别元素,(如独特的字体、 水印、 徽标,或特殊纸张,除非有必要例如对于的演示文稿。
  • 电子邮件是 匿名。如果您担心您所附加到文档的任何方式的身份,请不要通过电子邮件发送文档。
  • 不要使用 HTTP 或 FTP 协议在 Internet 上发送文档。在"明文"中发送,通过这些协议发送的信息。这意味着从技术上讲是可能 (但不太可能) 截取信息。

属性

文章编号: 223396 - 最后修改: 2007年1月24日 - 修订: 3.4
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Excel 2002 标准版
  • Microsoft PowerPoint 2002 标准版
  • Microsoft Word 2002 标准版
  • Microsoft Excel 2000 标准版
  • Microsoft PowerPoint 2000 标准版
  • Microsoft Word 2000 标准版
  • Microsoft Excel 97 标准版
  • Microsoft PowerPoint 97 标准版
  • Microsoft Word 97 标准版
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