如何最大限度地减少在 Microsoft Excel 工作簿中的元数据

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概要

这篇文章解释了您可以使用的工作簿中的元数据量减到最少的各种方法。

当您创建、 打开,或将工作簿保存在 Excel 中时,工作簿可能包含您不想以电子方式分发工作簿时,与其他人共享的内容。此信息称为元数据。元数据用于各种用途的增强对编辑、 查看、 归档和检索的 Office 文档。

通过 Excel 的用户界面很容易地访问某些元数据。其他元数据 (如才可以访问通过特别的方法由在低级别二进制文件编辑器中打开工作簿。

以下是可能存储在工作簿中的元数据的一些示例:
  • 您的姓名
  • 您的姓名缩写
  • 您的公司或组织的名称
  • 您的计算机名称
  • 网络服务器或硬盘上保存工作簿的名称
  • 其他文件属性和摘要信息
  • 嵌入的 OLE 对象的不可见部分
  • 文档修订
  • 隐藏的文本或单元格
  • 个性化的视图
  • 注释

更多信息

元数据中以多种方式在 Excel 中创建的工作簿。如此一来,没有任何单个方法以从您的工作簿中删除所有此类内容。以下各节介绍在 Excel 工作簿中的元数据可能会保存位置的区域。

安装最新的更新

以下更新程序可用。 有关这些更新的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
305095Office XP 更新的历史记录
269356概述和 Excel 2000 更新的历史记录
232652概述和 Excel 修补程序的历史记录

如何从程序中删除您的用户名

若要查看或更改您的用户名,请按照下列步骤操作:
  1. 工具 菜单上单击 选项。单击 常规 选项卡。请参阅 用户名 编辑框。
  2. 如果您不希望的任何要在您的工作簿中显示此信息,编辑框中输入非识别性信息或空格,然后单击 确定 接受所做的更改。
任何您创建的新工作簿将包含此的信息,而不是您键入第一次安装 Office 时的默认值。但是,已有的工作簿可能已包含此信息。

如何删除个人摘要信息

当您创建或保存工作簿在 Excel 中时,摘要信息可能会保存在工作簿中。有几种方法可用于获取此信息的访问权限:
  • 打开工作簿。在 文件 菜单上单击 属性摘要统计内容,和 自定义 选项卡可能包含您的姓名、 经理姓名和您的公司名称的各种属性。
  • 在 Windows 浏览器中用鼠标右键单击该的工作簿,然后单击快捷菜单上的 属性。在 属性 对话框中的选项卡可能包含您想要删除的信息。
  • 您可以使用一个 Microsoft Visual Basic 应用程序的宏或其他程序代码读取在 属性 对话框中显示的属性。
要从现有的工作簿或模板中删除摘要信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开工作簿或模板。
  2. 文件 菜单上单击 属性
  3. 摘要 选项卡上删除 作者经理公司,和其他不希望分发的编辑框中的任何文本。
  4. 自定义 选项卡上删除的任何属性都包含您不希望分发的信息。
  5. 当您完成后单击 确定。在 文件 菜单上单击 保存
  6. 文件 菜单上单击 关闭
完成这些步骤之后,该工作簿将不包含摘要属性。

当您连接到网络中删除个人摘要信息

如果您登录到一个网络您的网络用户名可能会出现在 $ 作者 中编辑框在 摘要 选项卡上,并且在 统计 选项卡上的 上次保存者 字段中,当您保存工作簿时。即使您已从您的计算机上删除所有其他个人信息,也可以发生这种情况。

当您在网络上时,请从一个工作簿中删除摘要信息,请按照下列步骤操作:
  1. 如果工作簿存储在网络服务器上,将工作簿复制到本地硬盘中。
  2. 启动您的计算机,但做 到您的网络上的日志。当您看到网络登录对话框时,单击 取消 或按 ESC。

    注意如果您无法启动 Windows,按 esc 键 (例如对于您的计算机运行的 Microsoft Windows NT),您不能继续执行这些步骤。
  3. 打开工作簿。
  4. 文件 菜单上单击 属性
  5. 摘要 选项卡上删除 作者经理公司,和包含不希望分发的信息的其他编辑框中的任何文本。
  6. 自定义 选项卡上删除的任何属性都包含您不希望分发的信息。
  7. 完成后单击 确定。在 文件 菜单上单击 保存
  8. 文件 菜单上单击 关闭
当您登录到,不要打开该文件 的网络。如果您执行的操作您的网络用户名可能会写入到文件中。 但是,您可以使用 Windows 资源管理器将文件复制到网络服务器或一张软盘。

如何删除工作簿中的注释

Excel 提供了能够将注释添加到工作簿。 通常,注释包含它们的创建者的名称。

在 Microsoft Excel 中的注释显示为一个单元格的右上角的小红三角。若要查看批注,右键单击相应的单元格然后单击快捷菜单上的 删除批注 命令。

您创建的任何新注释不能包含您的用户名,因为您删除它在 选项 对话框从本文前面的"如何来删除您用户名称从您程序"部分中所述。

如何从页眉和页脚中删除信息

页眉和页脚的工作簿中可能包含识别信息。要从页眉和页脚中删除信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开工作簿。
  2. 文件 菜单上单击 页面设置。单击 页眉/页脚 选项卡,然后更改页眉和页脚按钮,以便它们不包含任何标识信息。
  3. 当您完成时单击 确定
请注意,您必须重复此过程在每个工作表上的工作簿中的每个工作表可包含其自身的页眉和页脚。

如何从工作簿中删除超链接

工作簿可能包含指向其他文档或 Web 页 intranet 或 Internet 上的超链接。超链接通常显示为蓝色带下划线的文本字符串。

若要手动从工作簿中删除单个超链接,用鼠标右键单击该超链接,指向快捷方式菜单上的 超链接,然后单击 删除超链接

若要删除一个工作簿中的所有超链接,您可以使用 Visual Basic 应用程序的宏。 有关如何编写此类宏的其他信息请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
213790若要选择一个工作表中的所有超链接没有菜单命令
156353若要选择所有超链接没有菜单选项

如何从工作簿中删除样式

在 Excel 中的工作簿可能包括包含元数据的样式。您可以删除这些的样式,或对其重命名。若要这样做,请按照下列步骤操作:
  1. 打开包含该样式的工作簿。
  2. 格式 菜单上单击 样式
  3. 选择您要删除或重命名样式。单击删除样式,或单击 样式名 中的 删除 框,然后键入一个新的样式名称来重命名样式。

如何显示隐藏单元格、 行,和 Microsoft Excel 工作簿中的列

在 Microsoft Excel 中,就可以隐藏整个行和工作表中的单元格的列。

若要取消隐藏所有工作表中的单元格,请按照下列步骤操作:
  1. 单击 全选 按钮在工作表的左上角。或按 CTRL + SHIFT + 空格键。
  2. 格式 菜单上指向 ,然后单击 取消隐藏
  3. 格式 菜单上指向 ,然后单击 取消隐藏
所有单元格现在是可见的。

请注意单元格可能仍有其高度或宽度设置为一个非常小的值使该单元格难以看到。这是否大小写请按照下列步骤操作:
  1. 单击 全选 按钮在工作表的左上角。或按 CTRL + SHIFT + 空格键。
  2. 格式 菜单上指向 ,然后单击 自动调整
  3. 格式 菜单上指向 ,然后单击 列宽
这将强制所有的单元格,若要调整大小以显示其内容。

注意它是仍然可能很难看到单元格内容的 ; 例如对于则单元格内容的格式设置为在单元格的背景中使用白色字体颜色,也是白色。若要将所选单元格的字体属性在 格式 菜单上单击 单元格,然后单击 字体 选项卡。

如何取消隐藏 Microsoft Excel 工作簿中的隐藏工作表

在 Excel 中的工作簿可能包含隐藏的工作表包含信息的。若要取消隐藏工作表,指向 格式 菜单上的 工作表,然后单击 取消隐藏。如果隐藏的工作表您可以选择的工作表,然后单击 确定

注意如果 取消隐藏 命令,则无法使用了没有隐藏的表或工作簿受保护。在 工具 菜单上指向 保护,然后单击 撤消工作簿保护。如果输入一个密码提示键入以取消保护工作簿。

如何从 Microsoft Excel 工作簿中删除链接

Microsoft Excel 工作簿可能包含链接到其他工作簿中的单元格的公式。如果您发送一个包含链接到另一个用户的工作簿,它们将能够通过使用 链接 对话框中确定的其他工作簿的名称。

若要从工作簿中删除链接,您必须在您的工作簿中删除到其他工作簿中公式的所有引用。若要执行此操作的一种方法是请按照下列步骤操作:
  1. 编辑 菜单上单击 链接
  2. 选择的您不再需要链接,工作簿的名称,然后单击 更改源
  3. 选择正在编辑的工作簿,例如对于如果编辑的 C:\Data\Test.xls 选择 C:\Data\Test.xls。依次 确定
  4. 为此工作簿链接到的任何其他工作簿中重复步骤 2-3。
  5. 当您完成时单击 确定
注意通过执行这些步骤,您可能会影响公式的结果在您的工作簿中 ; 您甚至可能导致某些公式返回不正确的结果。

删除链接到其他工作簿的另一种方法是将公式转换为它们的结果。若要这样做,请按照下列步骤操作:
  1. 选择一个链接到另一个工作簿中包含公式的单元格。
  2. 编辑 菜单上单击 复制
  3. 编辑 菜单上单击 选择性粘贴。单击 ,然后单击 确定
公式是现在没有了但该公式将保持的结果。

如何删除跟踪更改从共享的 Microsoft Excel 工作簿

Microsoft Excel 将包含一个修订功能,使您可以跟踪对共享工作簿的用户中所做的更改。若要取消工作簿的修订,请按照下列步骤操作:
  1. 打开工作簿。
  2. 工具 菜单上指向 修订,然后单击 突出显示修订
  3. 单击以清除 (取消选中) 编辑时跟踪修订信息,同时共享工作簿 复选框。单击 确定
  4. 单击 $ 以使工作簿返回到独占使用模式 (不再共享工作簿)。

如何从 Microsoft Excel 工作簿中删除视图

在 Microsoft Excel 工作簿中的自定义视图可能包含您的姓名,特别是如果您正在使用共享工作簿。

若要从工作簿中删除视图,请按照下列步骤操作:
  1. 视图 菜单上单击 自定义视图
  2. 选择包含您的姓名或其他标识信息的任何视图,然后单击 删除
请注意删除视图可能会影响您的工作簿时使用报表管理器来打印报表的打印。

如何从工作簿中删除传送名单信息

如果使用传送名单发送一个工作簿中通过电子邮件路由信息可能会附加到工作簿中。若要从工作簿中删除此信息必须不保留传送名单信息的格式保存工作簿。

在 Microsoft Excel 中保存您的工作簿,例如 SYLK、 Excel 4.0 或 Lotus 1-2-3 格式以较旧的文件格式。关闭该的工作簿,然后重新打开新文件。因为不能再有传送名单信息您可以现在将文件保存为 Microsoft Excel 工作簿中。

您也可以请按照下列步骤操作:
  1. 文件 菜单上指向 发送到,然后单击 其他传送收件人
  2. 单击 清除 删除传送名单。依次 确定
  3. 文件 菜单上单击 保存
现在保存该工作簿时没有任何传送名单信息。

如何从工作簿中删除电子邮件地址信息

通过使用 Microsoft Office XP 中的 发送文件 选项发送邮件时,Office 文档中保留邮件的收件人信息。Excel 2002 会保留该的 TO CC,和文档的就地激活 BCC 电子邮件地址时使用 文件发送收件人 选项和电子邮件标题。

若要去此信息,请按照下列步骤操作:
  1. 文件打开后选择在 工具 菜单上的 选项
  2. 选择 安全 选项卡,然后单击以选中 保存时从文件属性上的个人信息 复选框。
  3. 单击 确定 按钮以关闭 选项 dialiog 框,然后保存您的文件。
保存文件没有保留电子邮件地址。

如何从 Visual Basic 代码中删除您的姓名

录制的宏在 Excel 中记录 vba 宏时, 开头是类似于以下内容的标头:
   ' Macro1 Macro
   ' Macro recorded 3/11/1999 by J. Doe
				
到任何已录制的宏从中删除您的姓名,请按照下列步骤:
  1. 打开包含该宏的工作簿。
  2. 工具 菜单上指向 ,然后单击 Visual Basic 编辑器。或按 ALT + F11。
  3. 在项目窗口中双击包含该宏的模块。
  4. 删除您的姓名从录制的宏代码。
完成后请按 ALT + Q 以返回到该程序。然后,在 文件 菜单上,单击 保存

如何删除 vba 引用以其他文件

在 Visual Basic 编辑器中您可以创建对另一个文件的引用。如果用户打开包含对其他文件的引用的工作簿,用户可以看到的被引用的文件的名称。

若要删除这些引用,请按照下列步骤操作:
  1. 打开包含所引用的工作簿。
  2. 工具 菜单上指向 ,然后单击 Visual Basic 编辑器。或按 ALT + F11。
  3. 工具 菜单上单击 引用
  4. 单击以清除引用的文件旁边的复选框。 完成后单击 确定 以关闭 引用的 VBAProject 对话框。
  5. 按 ALT + Q。
  6. 文件 菜单上单击 保存
注意删除对其他文件的引用可能会影响您的工作簿中的宏能够正常工作。

如何从工作簿中删除网络或硬盘信息

当工作簿保存到本地硬盘或网络服务器时,标识本地硬盘或网络服务器的信息可能会写入到工作簿中。

若要从工作簿中删除此信息,请按照下列步骤操作:
  1. 打开工作簿。
  2. 文件 菜单上单击 另存为。将工作簿保存到软盘驱动器 (通常,A:。
  3. 文件 菜单上单击 关闭
  4. 从软盘驱动器中取出软盘。
现在可以使用 Windows 资源管理器将工作簿从软盘复制到任何硬盘或网络服务器。

注意由于软盘 (通常 1.44 MB) 空间限制此方法不能使用,如果工作簿文件的大小超过了在软盘上的可用空间量。

工作簿中的嵌入的对象可能包含元数据

如果工作簿中嵌入对象,对象仍保留自己的属性而不考虑的工作簿做什么。例如对于在 Microsoft Excel 工作簿中嵌入 Word 文档,如果每个文档和工作簿都有自己的属性。

您可以删除元数据从嵌入的对象通过打开该对象,重新激活容器文档中删除所有的元数据 (在前面的示例中,这是 Excel 工作簿),然后保存容器文档。

注意当您打开工作簿中的嵌入的对象时, 在工作簿中显示嵌入对象的一部分。该对象可能包含未出现的其他信息。您是否要包含仅将嵌入的对象,而不是实际的内容的呈现方式的工作簿请按照下列步骤操作:
  1. 选择对象。在 文件 菜单上单击 剪切
  2. 编辑 菜单上单击 选择性粘贴 若要将对象粘贴到工作簿中,通过使用一个图元文件格式。
执行此操作后,您不能编辑嵌入的对象 ; 但是,该对象将不包含任何元数据。

如何删除 Office 97 文档中的唯一标识符

由于包含在 Microsoft Office 97 中的程序的设计,创建或保存 Office 97 程序中的文档可能包含一个唯一标识符。 有关这些标识符以及如何删除它们的其他信息请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
222180如何以及为何在 Office 文档中创建的唯一标识符
注意更高版本的 Office 程序中不存在此唯一标识符。

有关安全性的一般建议

以下是安全的您可以使用来提高的计算环境中级别的一些一般性建议:
  • 当您不使用在您的计算机安全计算机受密码保护屏幕保护程序、 开机密码或 Windows NT 锁定功能。
  • 如果您的计算机中有任何共享的文件夹请确保您将密码应用于共享文件夹,以便只有授权的用户可以访问您的共享资源。为了更好的安全性使用用户级访问控制,以便您可以控制谁可以访问您的计算机的共享资源的完全。
  • 您在删除文件时可立即清空回收站。 您可能要考虑一种实用工具,完全删除或覆盖文件时将其删除。
  • 当您备份您的数据时,如保险箱、 一个安全存放框或上锁的柜子的安全位置中存储备份文件。 您的主要位置变得不可用时,将存储在安全的非现场位置您备份文件的一个副本。
  • 重要的文档应该是受密码保护,以确保只有授权的用户能够打开它们。应将密码存储在安全的、 单独的位置。请注意如果您无法回想起密码,有没有办法恢复受密码保护的文档的内容。
  • 不要分发电子窗体中的文档。而是,打印它们。不使用识别元素 (如独特的字体、 水印、 徽标,或特殊纸张,除非必要 (例如对于用于演示文稿)。
  • 电子邮件是 匿名。如果您担心您所附加到文档的任何方式的身份,请不电子文档。
  • 不要使用 HTTP 或 FTP 协议在 Internet 上发送文档。通过这些协议发送的信息以"明文形式发送",这意味着从技术上讲是可能 (但不太可能) 截取信息。

有关详细信息

有关本文中讨论的主题的其他信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:
223396如何最大限度地减少在 Office 文档中的元数据
222180如何以及为何在 Office 文档中创建的唯一标识符
314800如何最大限度地减少在 PowerPoint 2002 的演示文稿中的元数据量
314797如何最大限度地减少在 Microsoft PowerPoint 演示文稿中的元数据
223793如何最大限度地减少在 Microsoft PowerPoint 演示文稿中的元数据
290945如何最大限度地减少在 Microsoft Word 2002 中的元数据
237361如何最大限度地减少在 Microsoft Word 2000 文档中的元数据
223790如何最大限度地减少 Word 文档中的元数据

属性

文章编号: 223789 - 最后修改: 2007年1月24日 - 修订: 5.1
这篇文章中的信息适用于:
  • Microsoft Office Excel 2003
  • Microsoft Excel 2002 标准版
  • Microsoft Excel 2000 标准版
  • Microsoft Excel 97 标准版
关键字:?
kbmt kbhowto kbofficeupdate KB223789 KbMtzh
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