WD97: Como minimizar metadados em documentos do Microsoft Word

Sempre que criar, abrir ou salvar um documento no Microsoft Word 97, o documento pode conter conteúdo que você não deseja compartilhar com outros quando você distribuir o documento eletronicamente. Esta informação é conhecido como "metadados". Os metadados são usados para uma variedade de finalidades para aperfeiçoar a edição, visualização, arquivamento e recuperação de documentos Microsoft Office.

Alguns metadados estão prontamente acessíveis através do usuário do Microsoft Word interface; outros metadados estão acessíveis somente por meios extraordinários, como como abrir um documento em um editor de arquivo binário de nível inferior. Aqui estão alguns exemplos de metadados que podem ser armazenados em seus documentos:

• Seu nome
• Suas iniciais
• O nome da empresa ou organização
• O nome do computador
• O nome do servidor de rede ou disco rígido onde você salvou o documento
• Outras informações de resumo e propriedades de arquivo
• Partes não-visíveis de objetos OLE incorporados
• Os nomes dos autores do documento anterior
• Revisões do documento
• Versões do documento
• Informações do modelo
• Texto oculto
• Comentários

Este artigo explica vários métodos que você pode usar para Minimize a quantidade de metadados contidos em documentos do Word.

Os metadados são criados de várias maneiras dentro do Word documentos. Como resultado, não há nenhum método único que você pode usar para eliminar todo o conteúdo de seus documentos. As seções a seguir descrevem as áreas onde os metadados podem ser salvos em documentos do Word.

Se você ainda não tiver Microsoft Office 97 SR-2

Se você não estiver usando ele, você deve obter e instalar Microsoft Office 97 Service Release 2 (SR-2). Para baixar o SR-2, use sua Web navegador, visite o seguinte site da Microsoft:

Como remover seu nome de usuário de seus programas

Você pode exibir ou alterar seu nome de usuário. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Clique em Opções no menu Ferramentas . Selecione a guia Informações do usuário .
   Você deve ver as seguintes caixas de edição:
   
   Nome
   Iniciais
   Endereço para correspondência
2. Se você não quiser que essas informações apareçam em documentos, digite seqüências não-identificada ou espaços na edição apropriada caixas e clique em OK para aceitar as alterações.

Todos os novos documentos que você criar irá conter esta informações, em vez dos valores padrão inseridos quando você instalou o Office. No entanto, os documentos existentes já podem conter essas informações.

Como remover informações de resumo pessoais

Quando você cria ou salva um documento no Word, as informações de resumo podem ser salvas no documento. Há vários métodos que você pode usar para acesse essas informações:

• Abra o documento. No menu arquivo , clique em Propriedades. As guias de Resumo, estatísticas, conteúdoe Personalizar podem conter várias propriedades, como seu nome, seu nome do gerente e o nome da empresa.
• No Windows Explorer, clique com o botão direito no documento e Clique em Propriedades no menu de atalho. Como acima, as guias na caixa de diálogo Propriedades podem conter informações.
• É possível usar um Visual Basic for Applications macro ou outro código de programa para ler as propriedades exibidas na caixa de diálogo Propriedades .

Você pode limpar informações de resumo de um documento existente ou modelo. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Abra o documento ou modelo.
2. No menu arquivo , clique em Propriedades.
3. Na guia Resumo , desmarque o autor, gerente, empresae outras caixas de edição que você não deseja distribuir.
4. Na guia Personalizar , exclua qualquer propriedade que contêm informações que não deseja distribuir.
5. Quando terminar, clique em OK. No menu arquivo , clique em Salvar . Em seguida, clique em Fechar no menu arquivo .

Depois de concluir essas etapas, o documento não deve conter propriedades de resumo.

Remover informações de resumo pessoais quando estiver conectado a uma rede

Se você estiver conectado a uma rede, seu nome de usuário de rede pode aparecem na caixa de edição autor na guia Resumo e no campo gravado por na guia estatísticas quando você salva um documento. Isso pode ocorrer mesmo se você tiver removidas todas as outras informações pessoais do seu computador.

Remover informações de resumo de um documento quando você estiver em uma rede, siga estas etapas:

1. Se o documento estiver armazenado em um servidor de rede, copie-o para o disco rígido local.
2. Iniciar o computador, mas não faça logon na rede. Quando você vir a caixa de diálogo de logon de rede, clique em Cancelar ou pressione ESCAPE.
   
   Observação Se você não puder iniciar o Windows pressionando ESC (por exemplo, o computador está sendo Windows NT), você não pode continuar estas etapas.
3. Abra o documento.
4. No menu arquivo , clique em Propriedades.
5. Na guia Resumo , o autor, gerente, empresae outras caixas de edição que contêm informações que você não limpar deseja distribuir.
6. Na guia Personalizar , exclua qualquer propriedade que contêm informações que você faz não deseja distribuir.
7. Quando terminar, clique em OK. No menu arquivo , clique em Salvar . Em seguida, clique em Fechar no menu arquivo .

Quando fizer logon na rede, não abra o arquivo. Se fizer isso, seu nome de usuário de rede pode ser gravado no arquivo. No entanto, você pode usar o Windows Explorer para copiar o arquivo para uma rede servidor ou um disquete.

Como remover comentários dos documentos

O Microsoft Word oferece a capacidade de adicionar comentários aos documentos. Normalmente, os comentários contêm o nome da pessoa que criou, para que Você pode saber quem o escreveu.

Os comentários geralmente aparecem como uma seção realçada de texto; Clique com o botão direito no comentário e clique em Excluir comentário.

Qualquer novo comentário que você criar não deve conter nome de usuário, porque você removeu da sua caixa de diálogo Opções , como mostrado acima.

Como remover cabeçalhos e rodapés de documentos

Cabeçalhos e rodapés nos documentos podem conter identificando informações. Para remover informações de cabeçalhos e rodapés, siga estas etapas:

1. Clique em cabeçalho e rodapé no menu Exibir .
2. O cabeçalho e rodapé aparecem na parte superior e inferior de cada página do documento; Altere-os como desejar.
3. Quando terminar, clique em Fechar na barra de ferramentas cabeçalho e rodapé .

Como remover marcas de revisão

Os documentos podem conter marcas de revisão, que permitem a Determine quem fez alterações específicas em um documento. Quando você aceita ou rejeitar marcas de revisão, o texto revisado é salvo no documento e a revisão marcas são removidas.

Como desabilitar a gravação rápida

O recurso de gravação rápida acelera o processo de salvar um documento salvando somente as alterações feitas em um documento.

Devido o design do recurso de gravação rápida, o texto que você exclui de um documento pode permanecem no documento, mesmo depois de salvar o documento. Se você estiver preocupado sobre o texto excluído permanece no documento, siga estas etapas:

1. No menu Ferramentas , clique em Opções.
2. Selecione a guia Salvar .
3. Desmarque a caixa de seleção "Permitir gravação rápida". Clique em OK.

Observação No Microsoft Word 97 SR-1 e posterior, o recurso de gravação rápida é desativada por padrão.

Para adicionais informações, clique nos números abaixo para ler os artigos de Base de dados de Conhecimento da Microsoft:

Como procurar e remover texto formatado como oculto

Em documentos do Word, é possível formatar texto como oculto. Como texto oculto pode conter informações que você não deseja distribuir o, você talvez queira reexibir e removê-lo. Para remover todo o texto em um documento que é formatado como oculta, siga estas etapas:

1. No menu Ferramentas , clique em Opções. Selecione a guia Exibir .
2. Selecione a caixa de seleção texto oculto e, em seguida, clique em OK.
3. No menu Editar , clique em Substituir.
4. Clique no botão mais para expandir a caixa de diálogo.
5. Clique na caixa de edição ao lado de Localizar.
6. Clique no botão Formatar e, em seguida, clique em fonte. Marque a caixa de seleção oculto e clique em OK.
7. Clique em Substituir tudo.

Todo o texto oculto é removido do documento. Para desativar o a exibição de texto oculto, siga estas etapas:

1. No menu Ferramentas , clique em Opções. Selecione a guia Exibir .
2. Desmarque a caixa de seleção texto oculto . Clique em OK.

Como remover os hiperlinks dos documentos

Os documentos podem conter hiperlinks para outros documentos ou páginas da Web em uma intranet ou na Internet. Os hiperlinks geralmente aparecem como azuis sublinhado seqüências de texto.

Você pode excluir manualmente um único hiperlink de um documento clicando no hiperlink apontando para hiperlink no menu de atalho e clicando em Remover hiperlink.

Se você deseja excluir todos os hiperlinks em um documento Você pode usar um Visual Basic for Applications macro para fazer isso. Para obter informações adicionais, clique no seguinte artigo número para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft:

Como remover estilos de documentos

Os documentos podem incluir estilos que contêm metadados. Você pode remover esses estilos ou renomeá-los. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Abra o documento que contém os estilos.
2. No menu Formatar , clique em estilo.
3. Selecione o estilo que você deseja excluir ou renomear. Clique em Excluir para excluir o estilo ou clique em Modificar para renomeá-lo.

Como remover versões antigas do arquivo de documentos

Word inclui um recurso de versão de arquivo que permite que você salve várias versões do mesmo documento no mesmo arquivo. Talvez você queira Exclua versões mais antigas do documento antes de compartilhá-lo com outras pessoas.

Para excluir uma ou mais versões de um documento, siga estas etapas:

1. No menu arquivo , clique em versões.
2. Selecione a versão do documento que você deseja excluir. Você pode selecionar mais de uma versão pressionando a tecla CTRL enquanto seleciona as versões.
3. Clique em Excluir.
4. Quando você terminar de excluir versões antigas da documento, clique em Salvar no menu arquivo .

Como remover vínculos dos códigos de campo

Imagens vinculadas e outros objetos em documentos do Word podem conter vinculando informações como, por exemplo, o caminho para a imagem vinculada ou objeto. Você pode Remova informações de vinculação do seu documento editando os códigos de campo.

Para exibir códigos de campo, siga estas etapas:

1. No menu Ferramentas , clique em Opções. Selecione a guia Exibir .
2. Marque a caixa de seleção códigos de campo . Clique em OK.

Depois de códigos de campo estiverem visíveis, você pode verificar para ver se quaisquer eles contêm informações de identificação.

Para remover o vínculo informações de uma imagem vinculada ou outro objeto, siga estas etapas:

1. Selecione a imagem vinculada ou objeto. Ou selecione o código de campo para a imagem ou objeto, se os códigos de campo estão visíveis.
2. Pressione CTRL + SHIFT + F9.

A imagem ou objeto é agora desvinculados. Observe que desvincular um imagem ou objeto pode deixá-los não-editáveis.

Como remover o nome e local

Todos os documentos criados no Word são baseados em um modelo. Por padrão, este é o arquivo de modelo Normal. dot, localizado na pasta modelos. No entanto, você pode criar um documento baseado em um modelo diferente no outro local. O caminho e o nome deste modelo são armazenados dentro de Propriedades do documento.

Para exibir o nome e o local, clique em Propriedades no menu arquivo e selecione a guia Resumo .

Mesmo se você não enviar o modelo com o documento, o documento mantém o nome e local do modelo. Para alterar o nome e o local não identificar valores, execute estas etapas:

1. No menu Ferramentas , clique em modelos e suplementos.
2. Clique em Anexar.
3. Selecione um modelo que tem um nome e local que não são confidenciais ou exclusivas. Por exemplo, porque cada computador com Microsoft Word instalado inclui normal. dot, convém selecionar normal. dot.
4. Clique em Abrir. Clique em OK.

Observação O modelo pode conter macros, entradas de AutoTexto, estilos personalizados, e barras de ferramentas personalizadas. A alteração dos modelos pode tornar alguns desses itens disponível para seu documento.

Como remover informações de Slip de roteamento

Se você enviar um documento por email usando uma lista de circulação informações de roteamento podem ser anexadas ao documento. Para remover essas informações do documento, você deve salvar o documento em um formato que não retenha informações de slip de roteamento.

No Microsoft Word, salve o documento em RTF (Rich Text Format) ou no formato HTML. Feche o documento e, em seguida reabra o novo arquivo. Porque as informações de slip de roteamento não estão mais presentes, Agora você pode salvar o documento no formato do Microsoft Word.

Você pode também siga estas etapas:

1. Desative a gravação rápida usando as instruções mostradas acima.
2. No menu arquivo , aponte para Enviar parae clique em Outro destinatário da circulação.
3. Clique em Limpar para remover a lista de circulação. Clique em OK.
4. No menu arquivo , clique em Salvar.

O documento é salvo agora sem nenhuma informação de slip de roteamento.

Como remover os nomes de autores anteriores

O Word armazena os nomes das 10 últimas pessoas que trabalharam em um documento no documento. Este é um recurso automático que não pode ser desativado.

No entanto, você pode remover os nomes dos 10 últimos autores de um documento salvando o documento em um formato que não retenha tais informações. Por exemplo, se você salvar o documento em qualquer RTF (Rich Text Formato) ou formato HTML, as informações de criação serão perdidas. Você pode fechar e reabrir o documento RTF/HTML e salvá-lo no formato Microsoft Word.

Como remover seu nome de código Visual Basic

Quando você grava uma macro Visual Basic no Word, a macro gravada começa com um cabeçalho similar ao seguinte:



Para remover seu nome de qualquer macro que você registrou, Siga estas etapas:

1. Abra o documento que contém as macros.
2. No menu Ferramentas , aponte para Macroe clique em Editor de Visual Basic. Ou pressione ALT + F11.
3. Na janela Projetos, clique duas vezes o módulo que contém macros.
4. Remova seu nome de código de macro gravada.

Quando você terminar de remover o nome, pressione ALT + Q para retornar o programa. Clique em Salvar no menu arquivo .

Como remover referências Visual Basic a outros arquivos

No Editor de Visual Basic, é possível criar uma referência para outro arquivo. Se um usuário abre um documento que contém referências a outros arquivos, o usuário pode ver os nomes dos arquivos indicados.

Remover Essas referências, execute estas etapas:

1. Abra o documento que contém referências.
2. No menu Ferramentas , aponte para Macroe clique em Editor de Visual Basic. Ou pressione ALT + F11.
3. No menu Ferramentas , clique em referências.
4. Desmarque a caixa de seleção ao lado do arquivo referenciado ou arquivos. Quando terminar, clique em OK.
5. Pressione ALT + Q.
6. No menu arquivo , clique em Salvar.

Observação Removendo as referências a outros arquivos poderá prejudicar a capacidade de macros em seu documento funcionem corretamente.

Como remover informações de disco rígido ou de rede

Quando você salva um documento para o disco rígido local ou uma rede servidor, as informações que identificam o disco rígido local ou servidor de rede pode estar escrito no documento.

Você pode remover essas informações da o documento. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Abra o documento.
2. No menu arquivo , clique em Salvar como. Salvar o documento em sua unidade de disquete (geralmente, A:).
3. No menu arquivo , clique em Fechar.
4. Remova o disquete da unidade de disquete.

Agora você pode usar o Windows Explorer para copiar o documento de disquete para qualquer disco rígido ou servidor de rede.

Observação: devido à limitação de espaço de um disquete (geralmente 1,44 MB), Este método não pode ser usado se o tamanho do arquivo de documento excede a quantidade de livre espaço em disco flexível.

Objetos incorporados em documentos podem conter metadados

Se você incorporar um objeto em um documento, o objeto ainda retém suas próprias propriedades, independentemente de você fazer o documento. Para exemplo, se você incorporar uma pasta de trabalho do Microsoft Excel em um documento do Word, o documento e a pasta de trabalho tem suas próprias propriedades.

Você pode remover metadados de um objeto inserido ativando o objeto, removendo qualquer metadados conforme descrito acima, reativar o documento portador (usando o acima de exemplo, isso seria o documento do Word) e então salvar o recipiente documento.

Observação Ao ativar um objeto incorporado em um documento, apenas parte da o objeto incorporado é exibido dentro do documento; o objeto pode conter informações adicionais que não aparecem. Se desejar que um documento para conter Recortar somente uma reprodução do objeto incorporado e não o conteúdo real do objeto e use o item Colar especial no menu Editar para colar o objeto no documento usando um metarquivo formato. Após fazer isso, você não pode editar o objeto incorporado; No entanto, não conterá quaisquer metadados.

Como remover os identificadores exclusivos dos documentos do Office

Por causa do design dos programas incluídos no Microsoft Office 97, documentos que são criados ou salvos nos programas do Office 97 podem contém um identificador exclusivo.
Para obter informações adicionais sobre estes identificadores e como removê-los, clique no número abaixo para ler o artigo na Base de dados de Conhecimento da Microsoft:

Sugestões gerais relacionadas à segurança

Aqui estão algumas sugestões gerais que você pode usar para aumentar o nível de segurança no ambiente de computação:

• Sempre que não estão no seu computador, protegê-lo com um proteção de tela protegida por senha, senha de inicialização ou o bloqueio de Windows NT recurso.
• Se seu computador possui pastas compartilhadas, certifique-se de você aplica senhas a elas para que somente usuários autorizados possam acessar os compartilhamentos. Para segurança ainda melhor, use controle de acesso de nível de usuário, para que você possa controlar exatamente quem pode acessar compartilhamentos do computador.
• Quando você exclui um arquivo, esvazie a Lixeira imediatamente. Convém considerar um utilitário que apaga completamente ou sobrescreve os arquivos Quando são excluídos.
• Quando fazer backup dos dados, armazene os arquivos de backup em um local seguro, como um cofre, uma caixa de depósito de segurança ou um gabinete bloqueado. Armazene uma cópia dos backups em um local externo seguro no caso de local principal está inutilizável.
• Documentos importantes devem ser protegidos por senha, para garantir que somente usuários autorizados podem abri-los. As senhas devem ser armazenadas em um local separado e seguro. Observe que se você não pode se lembrar uma senha, há há como recuperar o conteúdo de um documento protegido por senha.
• Não distribua documentos em formato eletrônico. Em vez disso, Imprima-os. Não use elementos de identificação, como fontes de distinção marcas d'água, logotipos ou especial papel, a menos que necessário (por exemplo, para um apresentação).
• O email não é anônimo. Não email um documento se você está preocupado com sua identidade estar ligada de qualquer forma ao documento.
• Não envie um documento pela Internet utilizando o Protocolo HTTP ou FTP. Informações enviadas através destes protocolos são enviadas em "limpar o texto", que significa que é tecnicamente possível (Embora improvável) para que ele ser interceptados.

Para obter mais informações

Para informações adicionais sobre os tópicos discutidos neste artigo, Clique nos números abaixo para ler os artigos na Microsoft Base de Conhecimento: