WD97: 如何縮減 Word 文件中的中繼資料

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結論

每當您建立、 開啟或儲存在 Microsoft 中的文件Word 97 中,文件可能包含您不希望與共用的內容其他人以電子形式散佈文件時。這項資訊也就是 「 中繼資料 」。中繼資料用於各種目的增強編輯、 檢視、 歸檔及擷取的 Microsoft Office 文件。

某些中繼資料是透過 [Microsoft Word 使用者輕易地存取介面 ;其他中繼資料則只能透過特別的方法,存取這類例如在低階二進位檔案編輯器中開啟文件。以下是一些範例可能會儲存在您的文件的中繼資料:
  • 您的姓名
  • 您的姓名縮寫
  • 您的公司或組織名稱
  • 您的電腦名稱
  • 網路伺服器或硬碟,您用來儲存名稱文件
  • 其他檔案內容和摘要資訊
  • 內嵌的 OLE 物件的不可見的部分
  • 上一個文件作者的姓名
  • 文件的修訂
  • 文件版本
  • 範本資訊
  • 隱藏的文字
  • 註解
本文將告訴您可以使用的各種方法最小化 Word 文件中所包含的中繼資料的數量。

其他相關資訊

中繼資料是以各種方式在 Word 中建立文件。如此一來,沒有單一方法,可用來消除所有這類內容從您的文件。下列章節將描述區域中繼資料可能儲存在 Word 文件。

如何從您的程式中移除您的使用者名稱

您可以檢視或變更您的使用者名稱。若要執行這項操作,請按照以下的步驟執行:
  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [選項]。選取 [使用者資訊] 索引標籤。
    您應該會看到下列編輯方塊:
    名稱
    縮寫
    郵寄地址
  2. 如果您不希望任何這些資訊出現在在適當的編輯文件中,輸入無法辨識的字串或空格方塊中,然後再按[確定]以接受變更。
您所建立的新文件會包含這詳細資訊,而非安裝 Office 時所輸入的預設值。不過,現有的文件可能已經包含這些資訊。

如何移除個人摘要資訊

當您建立或儲存文件在 Word 中,摘要資訊也會儲存在文件中。有數種方法可用於存取這項資訊:
  • 開啟 [文件]。在 [檔案] 功能表上按一下 [內容]。摘要統計資料內容自訂索引標籤可以包含各種屬性,像是您的姓名、 您主管的姓名和公司名稱。
  • 在 [Windows 檔案總管] 中,以滑鼠右鍵按一下文件,以及按一下 [快顯功能表上的 [內容]。為上述內容] 對話方塊中的索引標籤可能包含資訊。
  • 也可使用 Visual Basic for Applications 巨集或其他程式碼來讀取屬性] 對話方塊中顯示的屬性。
您可以清除 [從現有的文件的摘要資訊或範本。若要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟文件或範本。
  2. 在 [檔案] 功能表上按一下 [內容]。
  3. 在 [摘要] 索引標籤上清除作者管理員公司與不想散發的任何其他編輯方塊。
  4. 在 [自訂] 索引標籤中,刪除任何包含您不這樣做的資訊內容要將傳遞。
  5. 當您完成之後時,按一下[確定]。按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。然後按一下 [關閉檔案] 功能表上。
在您完成這些步驟之後,不應在文件包含摘要內容。

移除個人摘要資訊連線到網路時

如果您登入到網路,您的網路使用者名稱可能會儲存文件時,會出現在 [摘要] 索引標籤上的 [作者] 編輯方塊,統計資料] 索引標籤上的 [前次存檔人員] 欄位中。這種情形即使您有從您的電腦中移除所有其他個人資訊。

若要移除當您是在網路上的文件中的摘要資訊,請按照以下的步驟執行:
  1. 如果文件儲存到網路伺服器上,複製到您的本機硬碟。
  2. 啟動電腦,但不是需登入到您的網路。當您看到網路登入] 對話方塊時,請按一下 [取消],或按一下 esc 鍵。

    附註即使您不能按 ESC 鍵來啟動 Windows (比方說,您電腦正在執行 Windows NT),您無法繼續執行下列步驟進行。
  3. 開啟 [文件]。
  4. 在 [檔案] 功能表上按一下 [內容]。
  5. 在 [摘要] 索引標籤,清除 [作者管理員公司及其他包含您不這樣做的資訊的編輯方塊要將傳遞。
  6. 在 [自訂] 索引標籤中,刪除任何包含您所做的資訊內容不想散發。
  7. 當您完成之後時,按一下[確定]。按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。然後按一下 [關閉檔案] 功能表上。
當您登入網路時,不要開啟檔案。如果您這麼做,您的網路使用者名稱就會被寫入檔案。不過,您可以使用 Windows 檔案總管將檔案複製到其中一個網路伺服器或磁片。

如何移除文件中的註解

Microsoft Word 可讓您的文件中加入註解。一般而言,註解包含建立它們的人的名稱,以便您可以分辨撰寫它們的人員。

註解通常會顯示為反白顯示] 區段的文字。您可以在 [註解上按一下滑鼠右鍵,然後按一下刪除註解

不應該包含任何您所建立的新註解您的使用者名稱,因為您已移除該程式選項] 對話方塊中,如上所示。

如何從文件移除頁首及頁尾

頁首及頁尾中的文件可能包含用來識別資訊。若要移除頁首及頁尾的資訊,請遵循下列步驟執行:
  1. 按一下 [檢視] 功能表上的 [頁首及頁尾]。
  2. 頁首及頁尾會出現在頂端和底部的每一個在您的文件 ; 頁面視需要將它們變更。
  3. 當您完成之後時,在 [頁首及頁尾] 工具列上按一下 [關閉]。

如何移除修訂標記

文件可以包含修訂標記,可讓您以決定誰對文件特定的變更。當您接受或拒絕修訂記號,修訂的文字會儲存在文件中,與修訂移除標記。

如何停用 FastSave

快速儲存 」 功能可以加速儲存文件的程序藉由儲存對文件所做的變更。

因為快速儲存 」 功能的設計,可能會從文件刪除的文字保留在文件中,即使在儲存文件中。如果您擔心關於文件中刪除的文字,請遵循下列步驟:
  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [選項]。
  2. 選取 [儲存] 索引標籤。
  3. 清除 「允許快速儲存」] 核取方塊。按一下[確定]
附註在 [Microsoft Word 97 sr-1 及更新版本,「 快速儲存 」 功能是預設情況下關閉的。

對於其他資訊,請按一下下列文件編號,檢視中的文件Microsoft 知識庫 」:
71999WD97: 如何停用快速儲存] 選項
190733 WD97: 開啟 Word 文件,在文字編輯器中的會顯示已刪除的文字
192480 WD97: 常見問題集 「 允許快速儲存

如何搜尋及移除文字格式化為隱藏

在 Word 文件,它可能會為隱藏文字的格式。由於隱藏的文字可能包含的資訊,您可能不想散發,您可能會想要取消隱藏並加以移除。若要移除文件中的所有文字,格式為隱藏,請依照下列步驟執行:
  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [選項]。選取 [檢視] 索引標籤。
  2. 選取 [隱藏文字] 核取方塊,然後按一下[確定]
  3. 在 [編輯] 功能表上按一下 [取代]。
  4. 按一下以展開對話方塊的 [更多資訊] 按鈕。
  5. 按一下 [尋找目標] 旁的編輯方塊中。
  6. 按一下 [格式] 按鈕,然後按一下 [字型。選取 [隱藏] 核取方塊,然後按一下[確定]
  7. 按一下 [全部取代]。
從文件中,移除所有隱藏的文字。若要關閉顯示隱藏文字,請依照下列步驟執行:
  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [選項]。選取 [檢視] 索引標籤。
  2. 清除 [隱藏文字] 核取方塊。按一下[確定]

如何從文件移除超連結

文件可能包含對其他文件或網頁的超連結內部網路或網際網路。超連結通常顯示成藍色加底線文字字串。

您可以手動刪除從單一超連結以滑鼠右鍵按一下超連結,指向快顯功能表,然後按一下 [移除超連結超連結的文件。

如果您想要刪除的文件中所有超連結若要這樣做,您可以使用 Visual Basic for Applications 巨集。 如需詳細資訊,請按一下下面的文件檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的數字:
156353XL97: 沒有其他功能表選擇來選取所有的超連結

如何從文件移除樣式

文件可能包含具有中繼資料的樣式。您可以移除這些樣式或重新命名它們。若要這樣做,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟文件之樣式所在。
  2. 在 [格式] 功能表上按一下 [樣式]。
  3. 選取您想要刪除或重新命名的樣式。按一下 [刪除] 以刪除樣式,或按一下 [修改],以將它重新命名。

如何從文件移除舊檔案版本

Word 包含檔案版本功能,可讓您儲存在相同檔案中的同一個文件的多個版本。您可能想要刪除較舊版本的文件,才能與其他人共用。

若要刪除一或多個版本的文件,請依照下列步驟執行:
  1. 在 [檔案] 功能表上按一下 [版本]。
  2. 選取您想要刪除的文件的版本。您可以藉由在選取時按住 CTRL 鍵選取多個版本版本。
  3. 按一下 [刪除]。
  4. 當您完成刪除的舊版本文件、 按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存

如何從功能變數代碼移除連結

可能包含連結的影像和其他 Word 文件中的物件連結資訊,例如連結的圖像或物件的路徑。您可以藉由編輯功能變數代碼,從文件中移除連結資訊。

若要顯示功能變數代碼,請依照下列步驟執行:
  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [選項]。選取 [檢視] 索引標籤。
  2. 選取 [功能變數代碼] 核取方塊。按一下[確定]
功能變數代碼變為可見之後,您可以檢查以查看是否有任何其中包含了識別資訊。

若要移除連結資訊從連結的圖像或其他物件時,請遵循下列步驟:
  1. 選取連結的圖像或物件。鍵入或選取功能變數代碼影像或物件,看得見功能變數代碼時。
  2. 按 CTRL + SHIFT + F9。
影像或物件現在會解除連結。請注意該取消連結圖像或物件可能會造成再也無法編輯。

如何移除範本名稱及位置

在 Word 中建立的所有文件是以範本為基礎。藉由預設值,這是 Normal.dot 範本檔中,在 [範本] 資料夾中。不過,您可以建立在不同的範本為基礎的文件另一個位置。這個範本的名稱與路徑儲存在文件的屬性。

若要檢視範本名稱及位置,請按一下在 [檔案] 功能表中,選取 [摘要] 索引標籤上的屬性

即使您並未傳送範本,內含文件中,文件會保留範本的位置與名稱。若要變更將範本名稱及位置,為無法辨識的值,請依照下列步驟執行:
  1. 在 [工具] 功能表上按一下 [範本與增益集]。
  2. 按一下 [附加]。
  3. 選取一個名稱和位置所沒有的範本安全性或獨特。比方說,因為有 Microsoft 每一部電腦安裝的 Word 便會包括 Normal.dot,您可能想要選取 Normal.dot。
  4. 按一下 [開啟]。然後按一下[確定]
附註範本可能包含巨集、 自動圖文集項目、 自訂樣式與自訂的工具列。變更範本可能會讓每個項目的無法在文件。

如何移除傳閱名單資訊

如果您傳送文件使用一份傳閱名單,透過電子郵件傳閱資訊可能會附加至文件。若要移除這項資訊從 [文件中,您必須儲存文件的格式,並不能傳閱名單資訊。

在 Microsoft Word 中儲存的文件中RTF (Rtf 格式) 或 HTML 格式。關閉文件,然後再重新開啟新的檔案。由於傳閱名單資訊已經不存在,您現在可以為 Microsoft Word 格式儲存文件。

您可以也請依照下列步驟執行:
  1. 請關閉 FastSave 使用上述的指示。
  2. 在 [檔案] 功能表上指向 [傳送到],按一下 [其他傳閱名單收件人
  3. 按一下 [清除] 以移除傳閱名單]。然後按一下[確定]
  4. 在 [檔案] 功能表上按一下 [儲存]。
立即儲存文件後沒有任何傳閱名單資訊。

如何移除先前作者姓名

Word 會儲存最後 10 個人員處理使用者的姓名文件中的文件。這是一種無法停用的自動功能。

然而,您可以移除從最後 10 個作者姓名藉由在一種格式,並不能如中儲存文件的文件資訊。比方說,如果您儲存文件以任一個 rtf 格式 (Rtf 文字格式) 或 HTML 格式,作者資訊就會遺失。接著您可以關閉然後重新開啟 RTF/HTML 文件,並將它儲存成 Microsoft Word 格式。

如何從 Visual Basic 程式碼移除您的姓名

當您在 Word 中錄製的巨集錄製 Visual Basic 巨集類似下列的標題開始:

   ' Macro1 Macro
   ' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>
				


若要避免任何已錄製的巨集移除您的姓名請依照下列步驟執行:
  1. 開啟包含巨集的文件。
  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [巨集,並按一下 [ Visual Basic 編輯器]。或按 ALT + F11。
  3. 在 [專案] 視窗中,連按兩下的模組,包含巨集。
  4. 從錄製的巨集程式碼移除您的姓名。
當您完成移除您的姓名,請按 ALT + Q 以傳回在程式中。然後按一下 [檔案] 功能表上的儲存

如何移除 Visual Basic 參照到其他檔案

在 Visual Basic 編輯器中,也可建立參考至另一個檔案。如果使用者開啟包含參照到其他的文件檔案中,使用者可以看到參照檔案的名稱。

若要移除這些參考,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟包含參考的文件。
  2. 在 [工具] 功能表上按一下 [巨集,並按一下 [ Visual Basic 編輯器]。或按 ALT + F11。
  3. 在 [工具] 功能表上按一下 [參考]。
  4. 清除參照的檔案或檔案旁的核取方塊。當您完成時,請按一下[確定]
  5. 按 ALT + Q。
  6. 在 [檔案] 功能表上按一下 [儲存]。
附註正在移除參照到其他檔案可能受損的能力巨集作用於您的文件無法正確運作。

如何移除網路或硬碟資訊

當您儲存文件到本機硬碟或網路伺服器上,可能會識別本機硬碟或網路伺服器資訊寫入至文件。

您可以移除這項資訊從文件。若要執行這項操作,請依照下列步驟執行:
  1. 開啟 [文件]。
  2. 在 [檔案] 功能表上按一下 [另存新檔]。將文件儲存至軟碟機 (通常是 a:)。
  3. 在 [檔案] 功能表上按一下 [關閉]。
  4. 請移除該磁片從軟碟機。
您現在可以使用 [Windows 檔案總管,複製的文件這片磁碟片到任何硬碟或網路伺服器。

附註: 由於磁碟片 (一般為 1.44 MB),有空間限制如果文件的檔案大小超過可用的不能使用這個方法這片磁碟片上的空間。

在文件內的內嵌的物件可能包含中繼資料

如果您將內嵌文件,而靜態物件的物件會保留它自己的內容,而不管您怎麼做才能文件。針對例如,如果您將內嵌 Word 文件,Microsoft Excel 活頁簿文件和活頁簿每一個都有它自己的內容。

您可以從內嵌物件移除中繼資料,啟動該物件,移除任何重新啟動容器文件中繼資料依照上述,(使用上述範例中,這是 Word 文件),然後儲存容器文件。

附註當您啟動文件,只有部份中的內嵌的物件內嵌的物件就會顯示在文件;此物件可能包含不會出現的其他資訊。如果您想要包含的文件僅呈現的內嵌的物件,而非其實際內容剪下物件,然後使用將物件轉貼到文件中使用中繼檔的 [編輯] 功能表上的 [選擇性貼上項目格式。執行這項操作之後,您無法再編輯內嵌的物件;不過,此外,也不會包含任何中繼資料。

如何從 Office 文件中移除唯一的識別項

由於在 Microsoft 中包含程式的設計Office 97 中,可能會建立或儲存 Office 97 程式中的文件包含唯一識別項。
如需有關這些識別項的詳細資訊,如何將它們移除,請按一下下面的文章編號,檢視中的文件「 Microsoft 知識庫 」:
222180OFF97: 作法和原因唯一識別項被建立在 Office 文件

關於安全性的一般建議

以下是一些您可用來增加的一般建議在您的電腦環境的安全性層級:
  • 無論何時,只要不在您的電腦,安全關聯密碼保護螢幕保護程式、 開機密碼或 Windows NT 鎖定功能。
  • 如果您的電腦有任何共用的資料夾,請確定您套用了密碼,以便只有授權的使用者可以存取這些共用資源。如果要增加安全性,使用使用者層級存取控制,以便讓您可以控制誰可以存取電腦中共享的完全相同。
  • 當您刪除檔案時,請立即清理 「 資源回收筒 」。您可能要考慮的公用程式完全清除或覆寫檔案何時才會刪除。
  • 當您備份資料時,儲存在備份檔案安全的位置,例如保險箱、 貴重物品保管箱,或是上鎖的檔案櫃。寫方式儲存在安全的離線位置備份一份您主要的位置是無法使用。
  • 重要的文件應該以密碼保護,以確保只有授權的使用者可以開啟它們。您的密碼儲存在安全的其他位置。請注意如果您無法想起密碼,任何方法可以取得受密碼保護的文件的內容中。
  • 勿以電子形式的文件。相反地,它們列印出來。例如有特色的字型,請不要使用辨識的項目浮水印、 標誌或特殊紙張,除非必要 (例如,對於簡報)。
  • 電子郵件不是匿名。以電子郵件進行傳送文件如果您關心您正在以任何方式附加到文件的識別。
  • 不要使用在網際網路上傳送文件HTTP 或 FTP 通訊協定。以 「 清除傳送通過這些通訊協定的資訊文字 」,這表示它是嚴格來說,這有可能 (雖然可能性不大)攔截。

如需詳細資訊

針對在本文中所討論的主題的更多資訊按一下下列文件編號,檢視在 Microsoft眭舑:
195005WD97: 自動填入某些文件內容
216866 WD97: 未加密屬性] 下方的摘要資訊
178121 WD97: 沒有密碼提示的 [修改] 中的郵件用戶端
194494 WD97: 密碼保護時遺失儲存為舊版本
170940 WD97: 密碼不會提示與第一個擴充的 sub-document
223396 OFF: 如何在 Microsoft Office 文件中的中繼資料最小化
223789 XL: 如何縮減 Microsoft Excel 活頁簿中的中繼資料
223793 PPT97: 如何在 Microsoft PowerPoint 簡報中的中繼資料最小化

屬性

文章編號: 223790 - 上次校閱: 2013年6月28日 - 版次: 3.0
這篇文章中的資訊適用於:
  • Microsoft Word 97 Standard Edition
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