Τρόπος ελαχιστοποίησης των μετα-δεδομένων σε έγγραφα του Microsoft Word 2000

Αναγν. άρθρου: 237361 - Δείτε τα προϊόντα στα οποία αναφέρεται το συγκεκριμένο άρθρο.
Μηχανικά μεταφρασμένοΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ: ΑΥΤΟ ΤΟ ΑΡΘΡΟ ΜΕΤΑΦΡΑΣΤΗΚΕ ΜΕ ΜΗΧΑΝΙΚΗ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗ
Ανάπτυξη όλων | Σύμπτυξη όλων

Σε αυτήν τη σελίδα

Περίληψη

Αυτό το άρθρο βήμα προς βήμα περιγράφει διάφορες μεθόδους τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελαχιστοποιήσετε την ποσότητα των μετα-δεδομένων σε έγγραφα του Word.

Κάθε φορά που δημιουργείτε, ανοίγετε ή αποθηκεύετε ένα έγγραφο στο Microsoft Word 2000, το έγγραφο μπορεί να περιέχει περιεχόμενο που ίσως δεν θέλετε για κοινή χρήστη όταν διανέμετε ηλεκτρονικά το έγγραφο. Αυτές οι πληροφορίες είναι γνωστές ως "μετα-δεδομένα". Τα μετα-δεδομένα χρησιμοποιούνται για διάφορους σκοπούς, προκειμένου να βελτιωθεί η επεξεργασία, η προβολή, η αρχειοθέτηση και η ανάκτηση εγγράφων του Office.

Ορισμένα μετα-δεδομένα είναι εύκολα προσβάσιμο μέσω του περιβάλλοντος χρήστη του Microsoft Word, ενώ άλλα μετα-δεδομένα μόνο είναι προσβάσιμη με ΕΚΤΑΚΤΕΣ μέσα, όπως το άνοιγμα ενός εγγράφου σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας δυαδικών αρχείων χαμηλού επιπέδου. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα μετα-δεδομένων που μπορεί να είναι αποθηκευμένα στα έγγραφά σας:
  • Το όνομά σας
  • Τα αρχικά σας
  • Το όνομα της εταιρείας ή του οργανισμού σας
  • Το όνομα του υπολογιστή σας
  • Το όνομα του διακομιστή δικτύου ή του σκληρού δίσκου όπου αποθηκεύσατε το έγγραφο
  • Άλλες ιδιότητες αρχείων και συνοπτικές πληροφορίες
  • Μη ορατά τμήματα ενσωματωμένων αντικειμένων OLE
  • Τα ονόματα των προηγούμενων συντακτών του εγγράφου
  • Αναθεωρήσεις εγγράφων
  • Εκδόσεις εγγράφων
  • Πληροφορίες προτύπων
  • Κρυφό κείμενο
  • Σχόλια
Τα μετα-δεδομένα δημιουργούνται με διάφορους τρόπους σε έγγραφα του Word. Ως αποτέλεσμα, δεν υπάρχει μεμονωμένη μέθοδος για την κατάργηση όλου αυτού του περιεχομένου από τα έγγραφά σας. Οι ακόλουθες ενότητες περιγράφουν περιοχές όπου μπορεί να έχουν αποθηκευτεί μετα-δεδομένα σε έγγραφα του Word.

Τρόπος κατάργησης του ονόματος χρήστη από τα έγγραφά σας

Για να προβάλετε ή να αλλάξετε το όνομα χρήστη σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Κάντε κλικOptionsΣτο διακομιστήΕργαλείαΜενού (Menu). Επιλέξτε τοΣτοιχεία χρήστηTAB.

    Εμφανίζονται τα ακόλουθα πλαίσια επεξεργασίας:
    NAME
    Αρχικά (Initials)
    Ταχυδρομική διεύθυνση
  2. Εάν δεν θέλετε κάποια από αυτές τις πληροφορίες εμφανίζονται στα έγγραφά σας, πληκτρολογήστε συμβολοσειρές ή κενά διαστήματα μη αναγνώριση στα κατάλληλα πλαίσια και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίOkΓια να αποδεχθείτε τις αλλαγές.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όλα τα νέα έγγραφα που δημιουργείτε θα περιέχουν αυτές τις πληροφορίες, αντί για τις προεπιλεγμένες τιμές που εισαγάγατε κατά την εγκατάσταση του Office. Ωστόσο, μπορεί υπάρχοντα έγγραφα να περιέχουν ήδη αυτές τις πληροφορίες.

Τρόπος κατάργησης προσωπικών συνοπτικών πληροφοριών

Όταν δημιουργείτε ή αποθηκεύετε ένα έγγραφο στο Word, ενδέχεται να αποθηκευτούν συνοπτικές πληροφορίες στο έγγραφο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες μεθόδους για πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες:

  • Ανοίξτε το έγγραφο. Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΙδιότητες (Properties). Για ναΠερίληψη,Statistics,Περιεχόμενα (Contents)ANDΠροσαρμογήΟι καρτέλες ενδέχεται να όλα περιέχουν διάφορες ιδιότητες, όπως το όνομά σας, το όνομα του διαχειριστή σας και το όνομα της εταιρείας σας.
  • Στην Εξερεύνηση των Windows, κάντε δεξιό κλικ στο έγγραφο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίΙδιότητες (Properties)από το μενού συντόμευσης. Οι καρτέλες στο στοΙδιότητες (Properties)παράθυρο διαλόγου ενδέχεται να περιέχουν πληροφορίες.
  • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε Visual Basic for Applications μακροεντολή ή κώδικα άλλου προγράμματος για να διαβάσετε τις ιδιότητες που εμφανίζονται στο στοΙδιότητες (Properties)παράθυρο διαλόγου.
Για να καταργήσετε τις συνοπτικές πληροφορίες από υπάρχον έγγραφο ή πρότυπο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Ανοίξτε το έγγραφο ή πρότυπο.
  2. Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΙδιότητες (Properties).
  3. Στο διακομιστήΠερίληψηκαρτέλα, καταργήστε την επιλογή τουΣυντάκτης,manager,Εταιρεία, και οποιαδήποτε άλλη επεξεργασία πλαισίων που δεν θέλετε να διανείμετε.
  4. Στο διακομιστήΠροσαρμογήκαρτέλα, διαγράψτε όλες τις ιδιότητες που περιέχουν πληροφορίες που δεν θέλετε να διανείμετε.
  5. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπίOk. Κάντε κλικΑποθήκευση (Save)Στο διακομιστήFILEμενού και στη συνέχεια κάντε κλικClose (Κλείσιμο)Στο διακομιστήFILEΜενού (Menu).
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το έγγραφο δεν πρέπει να περιέχει ιδιότητες σύνοψης.

Τρόπος κατάργησης προσωπικών συνοπτικών πληροφοριών κατά τη σύνδεση σε ένα δίκτυο.

Εάν είστε συνδεδεμένοι σε δίκτυο, το όνομα χρήστη του δικτύου σας μπορεί να εμφανίζονται στο στοΣυντάκτηςστο πλαίσιο επεξεργασίας τουΠερίληψηκαρτέλα και με τοΤελευταία αποθήκευση απόπεδίο τουStatisticsκαρτέλα, όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο. Αυτό μπορεί να προκύψει ακόμη και αν έχετε καταργήσει όλες τις άλλες προσωπικές πληροφορίες από τον υπολογιστή σας.

Για να καταργήσετε συνοπτικές πληροφορίες από ένα έγγραφο, όταν βρίσκεστε σε ένα δίκτυο:
  1. Αν το έγγραφο είναι αποθηκευμένο σε διακομιστή δικτύου, αντιγράψτε το στον τοπικό σκληρό σας δίσκο.
  2. Ξεκινήστε τον υπολογιστή σας, αλλά ΜΗΝ συνδεθείτε με το δίκτυό σας. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου σύνδεσης δικτύου, κάντε κλικ στο κουμπίΆκυρο (Cancel)ή πατήστε το πλήκτρο ESCAPE.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν δεν είναι δυνατή η εκκίνηση των Windows, πιέζοντας το πλήκτρο ESCAPE (για παράδειγμα, ο υπολογιστής σας εκτελεί τα Windows NT), δεν μπορείτε να συνεχίσετε τα εξής βήματα.
  3. Ανοίξτε το έγγραφο.
  4. Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΙδιότητες (Properties).
  5. Στο διακομιστήΠερίληψηκαρτέλα, καταργήστε την επιλογή τουΣυντάκτης,manager,Εταιρεία, και οποιαδήποτε άλλη επεξεργασία πλαισίων που περιέχουν πληροφορίες που δεν θέλετε να διανείμετε.
  6. Στο διακομιστήΠροσαρμογήκαρτέλα, διαγράψτε όλες τις ιδιότητες που περιέχουν πληροφορίες που δεν θέλετε να διανείμετε.
  7. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπίOk. Κάντε κλικΑποθήκευση (Save)Στο διακομιστήFILEΜενού (Menu). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπίClose (Κλείσιμο)Στο διακομιστήFILEΜενού (Menu).
Για να συνδεθείτε στο δίκτυοΜην ανοίξετε το αρχείο. Αν το ανοίξετε, το όνομα χρήστη δικτύου μπορεί να έχει εγγραφεί στο αρχείο. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την "Εξερεύνηση των Windows" (Windows Explorer) για να αντιγράψετε το αρχείο είτε σε διακομιστή δικτύου είτε σε δισκέτα.

Τρόπος κατάργησης σχολίων σε έγγραφα

Το Microsoft Word παρέχει τη δυνατότητα να προσθέσετε σχόλια σε έγγραφα. Τα σχόλια συνήθως περιέχουν το όνομα του ατόμου που τα δημιούργησε, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε το συντάκτη τους.

Τα σχόλια εμφανίζονται συνήθως ως μια ενότητα με επισήμανση του κειμένου, μπορείτε να κάντε δεξιό κλικ μέσα στο σχόλιο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίΔιαγραφή σχολίουαπό το μενού συντόμευσης.

Νέα σχόλια που δημιουργείτε δεν πρέπει να περιέχει το δικό σας όνομα χρήστη, επειδή έχετε καταργήσει από τοOptionsπαράθυρο διαλόγου, όπως φαίνεται παραπάνω.

Τρόπος κατάργησης κεφαλίδων και υποσέλιδων από έγγραφα

Κεφαλίδες και υποσέλιδα σε έγγραφα μπορεί να περιέχουν πληροφορίες ταυτότητας. Για να καταργήσετε πληροφορίες από κεφαλίδες και υποσέλιδα:
  1. Στο διακομιστήViewμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΚεφαλίδα και υποσέλιδο.
  2. Η κεφαλίδα και το υποσέλιδο εμφανίζονται στο επάνω και στο κάτω μέρος κάθε σελίδας του εγγράφου σας.Αλλάξτε τα σύμφωνα με τις επιθυμίες σας.
  3. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπίClose (Κλείσιμο)Στο διακομιστήΚεφαλίδα και υποσέλιδοΓραμμή εργαλείων.

Τρόπος κατάργησης σημαδιών αναθεώρησης

Τα έγγραφα μπορούν να περιέχουν σημάδια αναθεώρησης, τα οποία σας επιτρέπουν να καθορίσετε ποιος κάνει συγκεκριμένες αλλαγές σε ένα έγγραφο. Όταν αποδέχεστε ή απορρίπτετε σημάδια αναθεώρησης, το αναθεωρημένο κείμενο αποθηκεύεται στο έγγραφο και τα σημάδια αναθεώρησης καταργούνται.

Για να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αναθεωρήσεις:
  1. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, σημείοπαρακολούθησης αλλαγών (Track Changes)και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπίΑποδοχή ή απόρριψη αλλαγών.
  2. ΣτοΑποδοχή ή απόρριψη αλλαγώνπαράθυρο διαλόγου πλαίσιο, χρησιμοποιήστε δύοΕύρεσηΓια να εντοπίσετε συγκεκριμένες αναθεωρήσεις για μεμονωμένα αποδοχή ή απόρριψη ή κάντε κλικ σε κουμπιάΑποδοχή όλωνήΑπόρριψη όλων.
  3. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπίClose (Κλείσιμο).

Τρόπος απενεργοποίησης της γρήγορης αποθήκευσης

Η δυνατότητα γρήγορης αποθηκεύει επιταχύνει τη διαδικασία αποθήκευσης ενός εγγράφου, αποθηκεύοντας μόνο τις αλλαγές που γίνονται σε ένα έγγραφο.

Εξαιτίας της σχεδίασης της δυνατότητας "Γρήγορη αποθήκευση" (Fast Saves), το κείμενο που διαγράφετε από ένα έγγραφο ίσως παραμείνει στο έγγραφο ακόμη και μετά την αποθήκευση του εγγράφου. Εάν σας απασχολεί το διαγραμμένο κείμενο που απομένει στα έγγραφά σας, θα πρέπει να κάνετε τα εξής βήματα:

  1. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίOptions.
  2. Επιλέξτε τοΑποθήκευση (Save)TAB.
  3. Κάντε κλικ για να καταργήσετε την επιλογή τουΕπιτρέπει τη γρήγορη αποθήκευσηΠλαίσιο ελέγχου. Κάντε κλικOk.
Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα να αποθηκεύει, ανατρέξτε στα ακόλουθα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
211209
(http://support.microsoft.com/kb/211209/EN-US/ )
WD2000: Κατά το άνοιγμα εγγράφου του Word σε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου εμφανίζει διαγραφή κειμένου
197978
(http://support.microsoft.com/kb/197978/EN-US/ )
WD2000: Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τη "Δυνατότητα Γρήγορες αποθηκεύσεις"

Με την αναζήτηση και την κατάργηση κείμενο μορφοποιημένο ως κρυφό

Σε έγγραφα του Word, είναι δυνατό να μορφοποιήσετε το κείμενο ως κρυφές. Το κρυφό κείμενο μπορεί να περιέχει πληροφορίες που δεν θέλετε να διανείμετε, επομένως ίσως να θέλετε να το εμφανίσετε και να το καταργήσετε. Για να καταργήσετε όλο το κείμενο ενός εγγράφου που έχει μορφοποιηθεί ως κρυφό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίOptions. Επιλέξτε τοViewTAB.
  2. Κάντε κλικ για να επιλέξετε τοΚρυφό κείμενοπλαίσιο ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπίOk.
  3. Στο διακομιστήΕπεξεργαστείτε τη διαδρομήμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΑντικαταστήστε το τμήμα.
  4. Κάντε κλικ στην καρτέλαπερισσότεραΓια να επεκτείνετε το παράθυρο διαλόγου.
  5. Κάντε κλικ δίπλα στο πλαίσιο επεξεργασίαςΒρείτε τι.
  6. Κάντε κλικ στην καρτέλαΜορφή (Format)κουμπί και στη συνέχεια κάντε κλικγραμματοσειρά. Κάντε κλικ για να επιλέξετε τοΚρυφό (Hidden)πλαίσιο ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπίOk.
  7. Κάντε κλικΑντικατάσταση όλων.
Όλο το κρυφό κείμενο καταργείται από το έγγραφο. Για να απενεργοποιήσετε την εμφάνιση του κρυφού κειμένου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
  1. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίOptions. Επιλέξτε τοViewTAB.
  2. Κάντε κλικ για να καταργήσετε την επιλογή τουΚρυφό κείμενοΠλαίσιο ελέγχου. Κάντε κλικOk.

Τρόπος κατάργησης υπερ-συνδέσεων από έγγραφα

Τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν υπερ-συνδέσεις σε άλλα έγγραφα ή ιστοσελίδες σε ένα intranet ή στο Internet. Οι υπερ-συνδέσεις εμφανίζονται ως μπλε υπογραμμισμένες συμβολοσειρές κειμένου.

Για να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο μια μεμονωμένη υπερ-σύνδεση από ένα έγγραφο, κάντε δεξιό κλικ στην υπερ-σύνδεση, τοποθετήστε το δείκτηΥπερ-σύνδεση (Hyperlink)από το μενού συντόμευσης και στη συνέχεια κάντε κλικΚατάργηση υπερ-σύνδεσης.

Αν θέλετε να διαγράψετε όλες τις υπερ-συνδέσεις ενός εγγράφου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολή της VBA (Visual Basic for Applications), για αυτό το σκοπό. Το ακόλουθο δείγμα της Visual Basic για εφαρμογές μακροεντολή καταργεί όλες τις υπερ-συνδέσεις σε ένα έγγραφο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Στο ακόλουθο δείγμα μακροεντολής, καταργείται μόνο η σύνδεση. Το κείμενο της υπερ-σύνδεσης παραμένει στο έγγραφο.

Sub RemoveHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Delete
    Next
Next

End Sub
Για να καταργήσετε όλα τα ίχνη του τόσο την υπερ-σύνδεση και το κείμενο της υπερ-σύνδεσης από το έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ακόλουθο δείγμα μακροεντολής.
Sub RemoveAllHyperlinks()

Dim oDoc As Document
Dim oStory As Range
Dim oHlink As Hyperlink

For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges
    For Each oHlink In oStory.Hyperlinks
        oHlink.Range.Delete
    Next
Next

End Sub
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του δείγματος κώδικα σε αυτό το άρθρο, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο στη Γνωσιακή Βάση της Microsoft (Knowledge Base):
212536
(http://support.microsoft.com/kb/212536/EN-US/ )
OFF2000: Τρόπος για την εκτέλεση του δείγματος κώδικα από άρθρα της Γνωσιακής Βάσης

Τρόπος κατάργησης στυλ από έγγραφα

Έγγραφα μπορεί να περιλαμβάνει στυλ, τα οποία περιέχουν μετα-δεδομένα. Μπορείτε να καταργήσετε αυτά τα στυλ ή να τα μετονομάσετε. Για να το κάνετε αυτό:
  1. Ανοίξτε το έγγραφο που περιέχει τα στυλ.
  2. Στο διακομιστήΜορφή (Format)μενού, κάντε κλικ στο κουμπίστυλ.
  3. Επιλέξτε το στυλ που θέλετε να διαγράψετε ή να μετονομάσετε. Κάντε κλικDeleteΓια να διαγράψετε το στυλ ή κάντε κλικ στο κουμπίΤροποποίηση (Modify)Για να το μετονομάσετε.

Τρόπος κατάργησης παλιών εκδόσεων αρχείου από έγγραφα

Το Word περιλαμβάνει μια δυνατότητα έκδοσης αρχείου που σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε πολλαπλές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου στο ίδιο αρχείο. Ίσως θέλετε να διαγράψετε παλιότερες εκδόσεις του εγγράφου πριν το διαθέσετε για κοινή χρήση με άλλους.

Για να διαγράψετε μία ή περισσότερες εκδόσεις ενός εγγράφου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
  1. Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΕκδόσεις.
  2. Επιλέξτε την έκδοση του εγγράφου που θέλετε να διαγράψετε. Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερες από μία εκδόσεις, πιέζοντας το πλήκτρο CTRL ενώ επιλέγετε τις εκδόσεις.
  3. Κάντε κλικDelete.
  4. Όταν ολοκληρωθεί η διαγραφή των παλιών εκδόσεων του εγγράφου, κάντε κλικ στο κουμπίΑποθήκευση (Save)Στο διακομιστήFILEΜενού (Menu).

Τρόπος κατάργησης συνδέσεων από κωδικούς πεδίων

Συνδεδεμένες εικόνες και άλλα αντικείμενα σε έγγραφα του Word ενδέχεται να περιέχει πληροφορίες σύνδεσης, όπως τη διαδρομή για τη συνδεδεμένη εικόνα ή αντικείμενο. Μπορείτε να καταργήσετε πληροφορίες σύνδεσης από το έγγραφό σας με επεξεργασία των κωδικών πεδίων.

Για να εμφανίσετε κωδικούς πεδίου:

  1. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίOptions. Επιλέξτε τοViewTAB.
  2. Κάντε κλικ για να επιλέξετε τοΚωδικοί πεδίωνΠλαίσιο ελέγχου. Κάντε κλικOk.
Όταν εμφανιστούν οι κωδικοί πεδίων, μπορείτε να δείτε αν περιέχουν πληροφορίες ταυτότητας.

Για να καταργήσετε τις πληροφορίες σύνδεσης από μια συνδεδεμένη εικόνα ή άλλο αντικείμενο:
  1. Επιλέξτε τη συνδεδεμένη εικόνα ή αντικείμενο. Ή επιλέξτε τον κωδικό πεδίου για την εικόνα ή αντικείμενο, εάν οι κωδικοί πεδίων είναι ορατοί.
  2. Πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+SHIFT+F9.
Έχει τώρα καταργηθεί η σύνδεση της εικόνας ή του αντικειμένου. Σημειώστε ότι η αποσύνδεση μιας εικόνας ή ενός αντικειμένου μπορεί να τα καταστήσει μη επεξεργάσιμα.

Τρόπος κατάργησης του ονόματος και θέσης προτύπου

Όλα τα έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί στο Word, βασίζονται σε ένα πρότυπο. Από προεπιλογή, πρόκειται για το αρχείο προτύπου Normal.dot, που υπάρχει στο φάκελο "Πρότυπα" (Templates). Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που βασίζεται σε διαφορετικό πρότυπο σε άλλη θέση. Η διαδρομή και το όνομα αυτού του προτύπου αποθηκεύονται στις ιδιότητες του εγγράφου.

Για να προβάλετε το όνομα του προτύπου και τη θέση, κάντε κλικ στο κουμπίΙδιότητες (Properties)Στο διακομιστήFILEμενού και επιλέξτε τοΠερίληψηTAB.

Ακόμη και αν δεν στείλετε το πρότυπο με το έγγραφο, το έγγραφο διατηρεί το όνομα και τη θέση του προτύπου. Για να αλλάξετε το όνομα του προτύπου και τη θέση σε μη αναγνώριση τιμές, κάντε τα εξής:
  1. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΠρότυπα και πρόσθετα.
  2. Κάντε κλικΕπισύναψη.
  3. Επιλέξτε ένα πρότυπο που έχει όνομα και θέση που δεν είναι μοναδικά και δεν καθιστούν ευαίσθητες πληροφορίες. Για παράδειγμα, επειδή κάθε υπολογιστής που έχει εγκατεστημένο το Microsoft Word περιέχει το πρότυπο Normal.dot, ίσως θελήσετε να επιλέξετε το πρότυπο Normal.dot.
  4. Κάντε κλικOpen. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπίOk.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το πρότυπο μπορεί να περιέχει μακροεντολές, καταχωρήσεις autotext, προσαρμοσμένα στυλ και προσαρμοσμένες γραμμές εργαλείων. Η αλλαγή προτύπων μπορεί να κάνει μερικά από αυτά τα στοιχεία μη διαθέσιμα για το έγγραφό σας.

Τρόπος κατάργησης πληροφοριών δελτίου δρομολόγησης

Αν στείλετε ένα έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιώντας ένα δελτίο δρομολόγησης, πληροφορίες δρομολόγησης μπορεί να είναι συνημμένο στο έγγραφο. Για να καταργήσετε αυτές τις πληροφορίες από το έγγραφο, πρέπει να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε μορφή που δεν διατηρεί τις πληροφορίες δελτίου δρομολόγησης.

Αποθηκεύστε το έγγραφό σας στο Microsoft Word σε μορφή εμπλουτισμένου κειμένου RTF (Rich Text Format) ή σε μορφή HTML. Κλείστε το έγγραφο και στη συνέχεια ανοίξτε πάλι το νέο αρχείο. Επειδή οι πληροφορίες δελτίου δρομολόγησης δεν υπάρχουν πλέον, μπορείτε τώρα να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας στη μορφή του Microsoft Word.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω βήματα:
  1. Κλείσιμο (Turn Off)Επιτρέπει τη γρήγορη αποθήκευσηχρησιμοποιώντας τις οδηγίες που εμφανίζονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο.
  2. Στο διακομιστήFILEμενού, σημείοΑποστολή σε, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίΆλλο δρομολόγησης δελτίου.
  3. Κάντε κλικΑπαλοιφήΓια να καταργήσετε το δελτίο δρομολόγησης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπίOk.
  4. Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΑποθήκευση (Save).
Το έγγραφο αποθηκεύεται τώρα χωρίς πληροφορίες δελτίου δρομολόγησης.

Τρόπος κατάργησης των ονομάτων των προηγούμενων συντάκτες

Το Word αποθηκεύει τα ονόματα των τελευταίων 10 ατόμων που λειτουργούσε σε ένα έγγραφο στο έγγραφο. Αυτή είναι μια αυτόματη δυνατότητα, η οποία δεν μπορεί να απενεργοποιηθεί.

Ωστόσο, μπορείτε να καταργήσετε τα ονόματα των τελευταίων 10 συντακτών από ένα έγγραφο, αποθηκεύοντας το έγγραφο σε μια μορφή που δεν διατηρεί τέτοιες πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν αποθηκεύσετε το έγγραφο σε μορφή RTF (Rich Text Format) ή HTML, οι πληροφορίες συντάκτη χάνονται. Στη συνέχεια, μπορείτε να κλείσετε και να ανοίξετε εκ νέου το έγγραφο RTF/HTML και να το αποθηκεύσετε σε μορφή Microsoft Word.

Τρόπος κατάργησης του ονόματός σας από κώδικα της Visual Basic

Όταν καταγράφετε μια μακροεντολή της Visual Basic στο Word, η καταγεγραμμένη μακροεντολή ξεκινά με κεφαλίδα παρόμοιο με το ακόλουθο:

   ' Macro1 Macro
   ' Macro recorded 3/11/1999 by <User Name>
Για να καταργήσετε το όνομά σας από τις μακροεντολές που έχετε καταγράψει:
  1. Ανοίξτε το έγγραφο που περιέχει τις μακροεντολές.
  2. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, σημείοMacro, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίΕπεξεργασία της Visual Basic. Ή πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+F11.
  3. Στο παράθυρο έργου, κάντε διπλό κλικ στη λειτουργική μονάδα που περιέχει τις μακροεντολές.
  4. Καταργήστε το όνομά σας από τον κώδικα μακροεντολής που έχει καταγραφεί.
Όταν ολοκληρώσετε την κατάργηση του ονόματός σας, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+Q για να επιστρέψετε στο πρόγραμμα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπίΑποθήκευση (Save)Στο διακομιστήFILEΜενού (Menu).

Τρόπος κατάργησης αναφορών της Visual Basic σε άλλα αρχεία

Στην επεξεργασία της Visual Basic, είναι δυνατό να δημιουργήσει μια αναφορά σε ένα άλλο αρχείο. Εάν ένας χρήστης ανοίξει έγγραφο που περιέχει αναφορές σε άλλα αρχεία, τα ονόματα των αρχείων αυτών θα είναι ορατά στο χρήστη.

Για να καταργήσετε αυτές τις αναφορές, κάντε τα εξής:
  1. Ανοίξτε το έγγραφο που περιέχει αναφορές.
  2. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, σημείοMacro, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπίΕπεξεργασία της Visual Basic. Ή πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+F11.
  3. Στο διακομιστήΕργαλείαμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΑναφορές.
  4. Κάντε κλικ για να απενεργοποιήσετε το πλαίσια ελέγχου δίπλα από το αρχείο ή αρχεία στα οποία γίνεται αναφορά. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπίOk.
  5. Πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+Q.
  6. Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΑποθήκευση (Save).
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Κατάργηση αναφορές σε άλλα αρχεία ενδέχεται να μειώσει την ικανότητα των μακροεντολών στο έγγραφο για να λειτουργήσουν σωστά.

Τρόπος κατάργησης πληροφοριών δικτύου ή σκληρού δίσκου

Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο στον τοπικό σκληρό σας δίσκο ή σε ένα διακομιστή δικτύου, οι πληροφορίες που προσδιορίζει τον τοπικό σκληρό δίσκο ή διακομιστή δικτύου ενδέχεται να εγγραφεί στο έγγραφο.

Για να καταργήσετε αυτές τις πληροφορίες από το έγγραφο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Ανοίξτε το έγγραφο.
  2. Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίΑποθήκευση ως. Αποθηκεύστε το έγγραφο στη μονάδα δισκέτας (συνήθως, A:).
  3. Στο διακομιστήFILEμενού, κάντε κλικ στο κουμπίClose (Κλείσιμο).
  4. Αφαιρέστε τη δισκέτα από τη μονάδα δισκέτας.
Μπορείτε τώρα να χρησιμοποιήσετε την "Εξερεύνηση των Windows" (Windows Explorer) για να αντιγράψετε το έγγραφο από τη μονάδα δισκέτας σε οποιονδήποτε σκληρό δίσκο ή διακομιστή δικτύου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Προθεσμία για τον περιορισμό χώρου δισκέτας (συνήθως 1.44 MB), αυτή η μέθοδος δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν το μέγεθος του αρχείου εγγράφου υπερβαίνει το μέγεθος του ελεύθερου χώρου στη δισκέτα.

Ενσωματωμένα αντικείμενα σε έγγραφα μπορεί να περιέχουν μετα-δεδομένα

Εάν μπορείτε να ενσωματώσετε ένα αντικείμενο σε ένα έγγραφο, το αντικείμενο διατηρεί ακόμη τις δικές τους ιδιότητες, ανεξάρτητα από το τι θα κάνετε στο έγγραφο. Για παράδειγμα, αν ενσωματώσετε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel σε έγγραφο του Word, το έγγραφο και το βιβλίο εργασίας έχουν το καθένα τις δικές τους ιδιότητες.

Μπορείτε να καταργήσετε μετα-δεδομένων από ένα ενσωματωμένο αντικείμενο, ενεργοποιώντας το αντικείμενο, καταργώντας τυχόν μετα-δεδομένα όπως περιγράφηκε προηγουμένως, επανενεργοποίηση το έγγραφο κοντέινερ (χρησιμοποιώντας την προηγούμενη παράδειγμα, είναι το έγγραφο του Word), και στη συνέχεια αποθηκεύσετε το έγγραφο κοντέινερ.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν ενεργοποιείτε ένα ενσωματωμένο αντικείμενο σε ένα έγγραφο, εμφανίζεται μόνο ένα μέρος του ενσωματωμένου αντικειμένου στο έγγραφο, το αντικείμενο μπορεί να περιέχει πρόσθετες πληροφορίες που δεν εμφανίζεται. Εάν θέλετε ένα έγγραφο να περιέχει μόνο μια απόδοση του ενσωματωμένου αντικειμένου και όχι τα πραγματικά περιεχόμενα, Κόψτε το αντικείμενο και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τοΕπικόλληση ειδικήεντολή από τοΕπεξεργαστείτε τη διαδρομήμορφή μενού, για να επικολλήσετε το αντικείμενο στο έγγραφο χρησιμοποιώντας ένα μετα-αρχείο. Μετά από αυτό, δεν θα είναι πλέον δυνατή η επεξεργασία του ενσωματωμένου αντικειμένου. Ωστόσο, δεν θα περιέχει μετα-δεδομένα.

Μεταβλητές εγγράφου μπορεί να περιέχουν μετα-δεδομένα

Η Microsoft παρέχει παραδείγματα προγραμματισμού μόνο για λόγους επεξήγησης, χωρίς να παρέχει καμία εγγύηση, σιωπηρή ή ρητή. Σε αυτά περιλαμβάνονται, ενδεικτικά, οι σιωπηρές εγγυήσεις εμπορευσιμότητας ή/και καταλληλότητας για συγκεκριμένο σκοπό. Αυτό το άρθρο προϋποθέτει ότι είστε εξοικειωμένοι με τη γλώσσα προγραμματισμού που παρουσιάζεται, καθώς και με τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία και τον εντοπισμό σφαλμάτων κώδικα διαδικασιών. Οι μηχανικοί υποστήριξης της Microsoft μπορούν να σας εξηγήσουν τη λειτουργικότητα μιας συγκεκριμένης διαδικασίας, αλλά δεν θα τροποποιήσουν αυτά τα παραδείγματα, για να παράσχουν πρόσθετες λειτουργίες, ούτε θα δημιουργήσουν διαδικασίες, για να καλύψουν τις συγκεκριμένες απαιτήσεις σας.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του δείγματος κώδικα σε αυτό το άρθρο, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο στη Γνωσιακή Βάση της Microsoft (Knowledge Base):
212536
(http://support.microsoft.com/kb/212536/EN-US/ )
OFF2000: Τρόπος για την εκτέλεση του δείγματος κώδικα από άρθρα της Γνωσιακής Βάσης
Για να διαγράψετε τις μεταβλητές εγγράφου που περιέχονται στο έγγραφο του Word, χρησιμοποιήστε το παρακάτω παράδειγμα μακροεντολής:
Sub DeleteDocVars()

Dim Response
Dim myVar As Variable

   For Each myVar In ActiveDocument.Variables
      Response = MsgBox("The document variable: " & myVar.Name & vbCr & _
         "Value: " & myVar.Value & vbCr & vbCr & _
         "Do you want to delete the variable from this document?", vbYesNo)
            
      If Response = "6" Then
         ' Delete the variable.
         myVar.Delete
      Else
         End
      End If
   Next myVar
            
   MsgBox "There are no variables in the document."
   
End Sub
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μεταβλητές, στην επεξεργασία της Visual Basic, κάντε κλικ στο κουμπίΒοήθεια της Microsoft Visual BasicΣτο διακομιστήΒοήθεια (Help)μενού, πληκτρολογήστεΙδιότητα μεταβλητώνο Βοηθός του Office ή της "Οδηγός απαντήσεων" και στη συνέχεια κάντε κλικΑναζήτησηΓια να προβάλετε το θέμα.

Γενικές προτάσεις για θέματα ασφαλείας

Ακολουθούν ορισμένες γενικές προτάσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε το επίπεδο ασφαλείας στο περιβάλλον των υπολογιστών σας:
  • Όταν δεν είστε στον υπολογιστή σας, προστατεύστε τον, χρησιμοποιώντας προφύλαξη οθόνης που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, κωδικό πρόσβασης ενέργειας ή τη δυνατότητα κλειδώματος των Windows NT.
  • Αν ο υπολογιστής σας διαθέτει κοινόχρηστους φακέλους, βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζετε σε αυτά κωδικούς πρόσβασης, ώστε να έχουν πρόσβαση μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες. Για ακόμη πιο ενισχυμένη ασφάλεια, χρησιμοποιήστε έλεγχο πρόσβασης σε επίπεδο χρήστη, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε με ακρίβεια τους χρήστες που έχουν δυνατότητα πρόσβασης στους κοινόχρηστους φακέλους του υπολογιστή σας.
  • Όταν διαγράφετε αρχείο, αδειάστε κατευθείαν τον Κάδο ανακύκλωσης (Recycle Bin). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε βοηθητικό πρόγραμμα ολοκληρωτικής κατάργησης ή αντικατάστασης αρχείων όταν διαγράφονται.
  • Όταν δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για τα δεδομένα σας, αποθηκεύστε τα αντίγραφα ασφαλείας σε ασφαλή θέση, όπως χρηματοκιβώτιο, θυρίδα ασφαλείας ή κλειδωμένο συρτάρι. Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο των αντιγράφων ασφαλείας σας σε μια άλλη ασφαλή θέση στην περίπτωση που η κύρια θέσης σας δεν είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθεί.
  • Πρέπει να προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης, για να βεβαιωθείτε ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να ανοίξουν τα σημαντικά έγγραφα. Οι κωδικοί πρόσβασης που χρησιμοποιείτε πρέπει να είναι αποθηκευμένοι σε ασφαλή, ιδιαίτερη θέση. Σημειώστε ότι αν δεν μπορείτε να θυμηθείτε έναν κωδικό πρόσβασης, δεν υπάρχει τρόπος να επαναφέρετε τα περιεχόμενα εγγράφου που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.
  • Μην διανέμετε έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή. Είναι προτιμότερο να τα εκτυπώνετε. Μην χρησιμοποιείτε στοιχεία που προσδιορίζουν ταυτότητα, όπως ξεχωριστές γραμματοσειρές, υδατογραφήματα, λογότυπα ή ειδικό χαρτί, εκτός αν χρειάζεστε (για παράδειγμα, για μια παρουσίαση).
  • Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ΔΕΝ είναι ανώνυμο. Μην στέλνετε ένα έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν σας προβληματίζει η επισύναψη στοιχείων ταυτότητας με οποιονδήποτε τρόπο στο έγγραφο.
  • Μην αποστέλλετε ένα έγγραφο μέσω Internet χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο HTTP ή FTP. Πληροφορίες που στέλνονται μέσω αυτών των πρωτοκόλλων που αποστέλλεται σε "απλό κείμενο", που σημαίνει ότι είναι τεχνικά δυνατό (αν και μικρή) να υποκλαπούν.
Επιστροφή στην αρχή | Αποστολή σχολίων

Αναφορές

Για περισσότερες πληροφορίες

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα θέματα που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο, ανατρέξτε στα ακόλουθα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:
195007
(http://support.microsoft.com/kb/195007/ )
WD2000: Κάποιες ιδιότητες εγγράφου είναι συμπληρώνονται αυτόματα
194606
(http://support.microsoft.com/kb/194606/EN-US/ )
WD2000: Συνοπτικών πληροφοριών υπό ιδιότητες είναι μη κρυπτογραφημένο
209638
(http://support.microsoft.com/kb/209638/ )
WD: Χωρίς ερώτηση κωδικού πρόσβασης για "Τροποποίηση" στο πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας
Επιστροφή στην αρχή | Αποστολή σχολίων

Ιδιότητες

Αναγν. άρθρου: 237361 - Τελευταία αναθεώρηση: Κυριακή, 18 Σεπτεμβρίου 2011 - Αναθεώρηση: 3.0
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για:
  • Microsoft Word 2000 Standard Edition
Λέξεις-κλειδιά: 
kbsavefile kbopenfile kbnewfile kbhowto kbmt KB237361 KbMtel
Μηχανικά μεταφρασμένο
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο είναι προϊόν λογισμικού μηχανικής μετάφρασης της Microsoft και όχι ανθρώπινης μετάφρασης. Η Microsoft σάς προσφέρει άρθρα που είναι προϊόντα ανθρώπινης αλλά και μηχανικής μετάφρασης έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα άρθρα της Γνωσιακής Βάσης μας στη δική σας γλώσσα. Ωστόσο, ένα άρθρο που έχει προκύψει από μηχανική μετάφραση δεν είναι πάντα άριστης ποιότητας. Ενδέχεται να περιέχει λεξιλογικά, συντακτικά ή γραμματικά λάθη, όπως ακριβώς τα λάθη που θα έκανε ένας μη φυσικός ομιλητής επιχειρώντας να μιλήσει τη γλώσσα σας. Η Microsoft δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν ανακρίβειες, σφάλματα ή ζημίες που προκύψουν λόγω τυχόν παρερμηνειών στη μετάφραση του περιεχομένου ή χρήσης του από τους πελάτες της. Επίσης, η Microsoft πραγματοποιεί συχνά ενημερώσεις στο λογισμικό μηχανικής μετάφρασης.
Η αγγλική έκδοση αυτού του άρθρου είναι η ακόλουθη:237361
(http://support.microsoft.com/kb/237361/en-us/ )
Επιστροφή στην αρχή | Αποστολή σχολίων

Αποστολή σχολίων

 
Επιστροφή στην αρχήΕπιστροφή στην αρχή