Popis funkce archivace a automatická archivace v aplikaci Outlook 2000

Překlady článku Překlady článku
ID článku: 239652 - Produkty, které se vztahují k tomuto článku.

Pro aplikaci Microsoft Outlook 2002 verzi tohoto článku, Viz 290847.
Microsoft Outlook 98 verzi tohoto článku, Viz 239702.
Verzi tohoto článku, aplikace Microsoft Outlook 97 Viz 239704.
Rozbalit všechny záložky | Minimalizovat všechny záložky

Na této stránce

Souhrn

Tento článek představuje souhrn aplikace Microsoft Outlook Funkce automatické archivace a vysvětluje, jak je používat.

Další informace

Vytvoření položky, v zvětšuje k poštovní schránce aplikace Outlook stejným způsobem jako papíry vlasové na vašem stole. Na světě založené na papíru můžete občas probrat dokumentů a ukládání ty, které jsou důležité ale není často používají. Dokumenty, které jsou méně důležité, jako je například noviny a časopisy, můžete zrušit na základě jejich stáří.

Můžete rychle v aplikaci Outlook stejný proces dokončete. Staré položky lze ručně přemístit soubor úložiště klepnutím Archiv v Soubor nabídky, nebo může mít staré položky automaticky převedeny pomocí automatické archivace. Položky jsou pokládány za staré, jakmile dosáhnou věku je Určete. Pomocí automatické archivace odstranit nebo přesunout staré položky. Můžete aplikaci Outlook Archivovat všechny typy položek, ale dokáže najít pouze soubory, které jsou uloženy v e-mailové složky, například tabulku aplikace Microsoft Excel nebo Microsoft Word dokument, který je připojen k e-mailové zprávy. Soubor, který není uložen v složku nelze archivovat.

Automatická archivace je dvoustupňový proces. Nejprve zapnutí automatické archivace. Za druhé nastavit vlastnosti automatické archivace každou složku, kterou chcete archivovat.

Na úrovni složky můžete Určete, které položky budou archivovány, a jak často jsou archivovány. Jste automaticky archivovat jednotlivé složky nebo můžete nakonfigurovat výchozí Automatické archivace pro všechny složky a potom nakonfigurujte nastavení automatické archivace jednotlivé složky, které nechcete použít výchozí nastavení automatické archivace nastavení. Proces automatické archivace se automaticky spustí při každém spuštění Aplikace Outlook. Aplikace Outlook zkontroluje vlastnosti automatické archivace jednotlivých složek podle data, a přesune staré položky do souboru archivu. Položky ve složce Odstraněná pošta odstranit.

Několik složek aplikace Outlook nastavení je zapnuto automatické archivace na. Tyto složky a jejich výchozí doba stárnutí jsou Kalendář (6 měsíců), Úkoly (6 měsíců), deník (6 měsíců), Odeslaná pošta (2 měsíce) a Odstraněná pošta (2 měsíce). Složky Doručená pošta, poznámky, kontakty a koncepty nemají. Archivace automaticky aktivována. Nelze nastavit složky Kontakty Automatická archivace a nemá vlastnost archivu.

Archivace a export

Při archivaci jsou původní položky zkopírovány do archivu soubor a potom odebrány z aktuální složky. Stávající struktura složek je udržována v novém souboru archivu. Pokud je výše nadřazenou složku jste zvolili pro archivaci, nadřazené složce je vytvořena v souboru archivu, ale položek ve složce nebyly archivovány. Tímto způsobem identické struktura složek existuje mezi souboru archivu a poštovní schránky. Složky jsou vlevo na místě po archivaci, i když jsou prázdné.

Pokud jste Export, původní položky zkopírovány do exportovaného souboru, ale nebudou odebrány z aktuální složky. Kromě toho lze archivovat pouze jeden typ souboru, Soubor osobních složek, ale můžete exportovat mnoho typů souborů.

Pokud jste Export, změní data v záznamech. To je zvláště důležité v v případě, kde položky e mailu bylo odesláno datum na datum vývozu.

Zapnutí automatické archivace

  1. V Nástroje nabídky, klepněte na tlačítko Možnostia klepněte Ostatní na kartě.
  2. Klepněte na tlačítko Automatické archivace.
  3. Klepnutím vyberte Automatickou archivaci každých Zaškrtněte políčko a zadejte, jak často se proces automatické archivace bude spuštěna zadáním čísla v dny pole.
  4. Klepnutím vyberte Výzva pro automatické archivace Zaškrtávací políčko, pokud chcete být upozorněni před položky jsou archivovány.
  5. V Výchozí soubor archivu Zadejte název souboru pro archivované položky, které mají být převedeny nebo klepněte na tlačítko Procházet Vyberte ze seznamu.
  6. Klepněte na tlačítko OK dvakrát na Zavřít Možnosti.
Nyní, když jste zapnuli automatické archivace, musíte nastavit Vlastnosti automatické archivace u každé složky.

Nastavit vlastnosti automatické archivace pro složky

  1. V Seznam složek, klepněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete automaticky archivovat, a pak Klepněte na tlačítko Vlastnosti v místní nabídce.
  2. Klepněte Automatické archivace na kartě.
  3. Chcete-li nastavit automatické archivace pro tuto složku, klepněte na tlačítko VybratUklidit položky starší než.
  4. Můžete určit, kdy má být zboží automaticky převedeno Zadejte číslo v souboru archivu, Měsíců pole.
  5. Určit soubor archivované položky, které mají být převedeny Klepněte na tlačítko Přesunout staré položky do.
  6. V Přesunout staré položky do Zadejte soubor název položky archivovány nebo klepněte na tlačítko Procházet Vyberte ze seznamu a klepněte na tlačítko OK.
POZNÁMKA:: Automatické archivace je třeba nejprve aktivovat. Další informace viz v části "Pro zapnutí na archivace".

Odkazy

Další informace o automatické archivace Nápověda k aplikaci Microsoft Outlook v Nápověda Nabídka Typ Jak archivovat v kanceláři Pomocník nebo Průvodce odpověďmi a potom klepněte na tlačítko Hledání Zobrazit témata.

Vlastnosti

ID článku: 239652 - Poslední aktualizace: 26. dubna 2011 - Revize: 6.0
Informace v tomto článku jsou určeny pro produkt:
  • Microsoft Outlook 2000 Standard Edition
Klíčová slova: 
kbinfo kbautomation kbhowto kbmt KB239652 KbMtcs
Strojově přeložený článek
Důležité: Tento článek byl přeložen pomocí software společnosti Microsoft na strojový překlad, ne profesionálním překladatelem. Společnost Microsoft nabízí jak články přeložené překladatelem, tak články přeložené pomocí software na strojový překlad, takže všechny články ve Znalostní databázi (Knowledge Base) jsou dostupné v češtině. Překlad pomocí software na strojový překlad ale není bohužel vždy dokonalý. Obsahuje chyby ve skloňování slov, skladbě vět, nebo gramatice, podobně jako když cizinci dělají chyby při mluvení v češtině. Společnost Microsoft není právně zodpovědná za nepřesnosti, chyby nebo škody vzniklé chybami v překladu, nebo při použití nepřesně přeložených instrukcí v článku zákazníkem. Společnost Microsoft aktualizuje software na strojový překlad, aby byl počet chyb omezen na minimum.
Projděte si také anglickou verzi článku:239652

Dejte nám zpětnou vazbu

 

Contact us for more help

Contact us for more help
Connect with Answer Desk for expert help.
Get more support from smallbusiness.support.microsoft.com