Beschreibung der Features Archivieren und AutoArchivierung in Outlook 2000

Dieser Artikel beinhaltet eine Zusammenfassung des Features AutoArchivierung in Microsoft Outlook und erläutert, wie Sie es verwenden können.

Microsoft Outlook-Postfächer werden mit zunehmender Anzahl von Elementen immer größer (ähnlich wie Papierstapel auf dem Schreibtisch). Papiere können Sie gelegentlich durchgehen und wichtige, aber selten verwendete Dokumente ablegen. Weniger wichtige Dokumente wie Zeitungen und Zeitschriften entsorgen Sie, je nach ihrer Aktualität.

Dieselbe Vorgehensweise ist in Microsoft Outlook möglich. Sie können alte Elemente manuell in eine Speicherdatei übertragen, indem Sie im Menü Datei auf Archivieren klicken. Mit der Funktion AutoArchivierung können Sie alte Elemente automatisch übertragen. Welche Elemente als alt gelten, können Sie selbst festlegen. Die AutoArchivierung unterstützt das Löschen bzw. Verschieben alter Elemente. In Outlook können beliebige Elementtypen archiviert werden. Es können aber nur Dateien gesucht werden, die in einem E-Mail-Ordner gespeichert sind, beispielsweise eine Microsoft Excel-Kalkulationstabelle oder ein Microsoft Word-Dokument, die als Anlage an eine E-Mail-Nachricht angefügt wurden. Eine Datei, die nicht in einem E-Mail-Ordner gespeichert ist, kann auch nicht archiviert werden.

AutoArchivierung muss hierzu zwei Schritte durchführen. Zunächst aktivieren Sie die Funktion AutoArchivierung. Danach legen Sie für jeden zu archivierenden Ordner die AutoArchivierungs-Eigenschaften fest.

Auf Ordnerebene können Sie festlegen, welche Elemente archiviert werden sollen und wie häufig die Archivierung erfolgen soll. Sie können einzelne Ordner automatisch archivieren oder eine AutoArchivierungs-Standardeinstellung für alle Ordner festlegen und anschließend abweichende AutoArchivierungs-Einstellungen für einzelne Ordner definieren. Die AutoArchivierung wird automatisch bei jedem Start von Outlook ausgeführt. Outlook überprüft die AutoArchivierungs-Eigenschaften für jeden Ordner nach dem Datum und verschiebt alte Elemente in die Archivdatei. Die Elemente, die sich im Ordner "Gelöschte Objekte" befinden, werden gelöscht.

Einige Outlook-Ordner werden mit der Funktion AutoArchivierung installiert. Dabei handelt es sich um die folgenden Ordner mit den entsprechenden Archivierungsintervallen: Kalender (6 Monate), Aufgaben (6 Monate), Journal (6 Monate), Gesendete Objekte (2 Monate) und Gelöschte Objekte (2 Monate). Für die Ordner "Posteingang", "Notizen", "Kontakte" sowie "Entwürfe" ist die Funktion AutoArchivierung nicht standardmäßig aktiviert. Für den Ordner "Kontakte" kann die AutoArchivierung nicht aktiviert werden, überdies verfügt er über keine Archivierungseigenschaft.

Archivieren im Vergleich zu Exportieren

Beim Archivieren werden die Originalelemente in die Archivdatei kopiert und anschließend aus dem aktuellen Ordner entfernt. Die bestehende Ordnerstruktur bleibt in der neuen Archivdatei erhalten. Falls sich der archivierte Ordner in einem übergeordneten Ordner befindet, wird dieser in der Archivdatei ebenfalls erstellt, allerdings ohne die darin enthaltenen Elemente zu archivieren. Auf diese Weise wird die Ordnerstruktur des Postfachs in der Archivdatei nachgebildet. Ordner werden nach dem Archivieren nicht entfernt, selbst dann nicht, wenn sie leer sind.

Beim Exportieren werden die Originalelemente in die Exportdatei kopiert, aber nicht aus dem aktuellen Ordner entfernt. Darüber hinaus können Sie nur eine Dateiart (Persönlicher Ordner) archivieren, exportieren hingegen können Sie zahlreiche Dateiarten.

Die Datumsangaben in den Datensätzen werden beim Exportieren geändert. Dies ist besonders dann von Bedeutung, wenn bei E-Mails als Sendedatum das Exportdatum übernommen wird.

AutoArchivierung aktivieren

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschließend auf die Registerkarte Weitere.
2. Klicken Sie auf AutoArchivierung.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle, und geben Sie an, wie häufig die AutoArchivierung ausgeführt werden soll, indem Sie in das Feld Tage eine Zahl eingeben.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen, wenn Sie vor der Archivierung eine Benachrichtigung erhalten möchten.
5. Geben Sie in das Feld Standardarchivdatei den Namen der Datei ein, in die die archivierten Elemente übertragen werden sollen, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen.
6. Klicken Sie auf OK und im nächsten Fenster nochmals auf OK, um Optionen zu schließen.

Nachdem Sie die AutoArchivierung aktiviert haben, müssen Sie die AutoArchivierungs-Eigenschaften für jeden Ordner festlegen.

AutoArchivierungs-Eigenschaften für einen Ordner festlegen

1. Klicken Sie unter Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den die AutoArchivierung erfolgen soll, und klicken Sie danach im Kontextmenü auf Eigenschaften.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung.
3. Aktivieren Sie Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als, um die AutoArchivierung für diesen Ordner festzulegen.
4. Geben Sie in das Feld Monate eine Zahl ein, um den Zeitraum anzugeben, wann die Elemente automatisch in die Archivdatei übertragen werden sollen.
5. Klicken Sie auf Alte Elemente verschieben nach, und geben Sie eine Datei an, in die die archivierten Elemente übertragen werden sollen.
6. Geben Sie in das Feld Alte Elemente verschieben nach einen Dateinamen für die archivierten Elemente ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen. Klicken Sie danach auf OK.

Hinweis: Sie müssen zuerst die AutoArchivierung aktivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "AutoArchivierung aktivieren".

Weitere Informationen zur AutoArchivierung finden Sie in der integrierten Hilfe von Microsoft Outlook. Klicken Sie im Menü ? auf Microsoft Outlook-Hilfe, und geben Sie Wie archiviere ich in den Office- oder Antwort-Assistenten ein. Klicken Sie danach auf Suchen, um das Thema anzuzeigen.